论事业单位档案管理创新

天津市医药学（协）会管理办公室 李萌

一、事业单位档案管理概述

事业单位档案记录了各种有用的相关信息，事业单位档案管理是对档案提供利用服务的工作，档案管理水平要适应社会的需求。事业单位档案是记录国家科教文卫等事业各方面资料，涉及国家安全信息，如果档案文献资源泄露会形成严重危害，因此，事业单位档案管理具有很高机密性。事业单位档案管理是各项工作中的重要环节，对事业单位工作的开展至关重要。档案工作是事业单位未来发展方向的信息。加强档案管理有利于事业单位领导掌握工作进展情况，为上级领导决策提供重要的参考。在社会不断发展的过程中，在事业单位档案管理中，档案管理信息化已成为重要发展趋势。未来档案信息化设备设施等方面需要提升，要根据事业单位实际需求定期更新设施，实现新型设备设施智能化；要根据使用管理档案工作的要求改善优化，为信息使用做好准备；要重新调整传统形式组织结构等，推进档案信息化建设发展。

二、事业单位档案管理工作的重要意义

（一）传承档案文化

随着事业单位档案服务逐步向大众化开放，档案文化也从幕后走向了台前。人们开始了解事业单位档案文化的内涵和外延，事业单位职工也在传承档案文化中扮演了重要角色。事业单位档案资料中真实记录了事业单位在发展过程中走过的每一步路，尤其是一些具有代表性的文化活动、会议纪要和图片等，更能全面反映出事业单位独具特色的文化内涵。档案本身也是一种文化的表现形式，加强事业单位档案管理工作，不仅能够为事业单位文化活动提供素材和依据，也是在工作之中传承文化。

（二）完善管理体系

事业单位管理体系的构建不是一朝一夕的事，而是要与社会经济发展相适应，不断调整体系内容。事业单位档案资源中囊括了各种有价值的信息，真实反映出了事业单位各项活动的真实现象。通过对这些资料信息的分析与总结，对比社会整体发展形势，能够帮助我们查找到事业单位工作过程中的得失，从而找出差距和不足，并深入研究产生问题的原因，以便于更好地完善事业单位管理体系，明确事业单位下一步的发展方向，为事业单位发展深化改革的奠定基础。

（三）明晰战略目标

事业单位战略目标的制定需要综合比对各类数据，不但需要了解到事业单位发展中有待解决的困境，恰当处理各方的利益。事业单位档案管理系统中的档案数据分析功能，能够帮助我们从纷繁复杂的报表中查找出有价值的数据信息。依据这些数据，事业单位领导层在明晰事业单位发展战略目标时。事业单位是我国市场经济发展的中流砥柱，更是实现国民经济飞速前进的不竭动力。

三、当前事业单位档案管理存在的主要问题

（一）档案管理制度不够完善，管理比较混乱

一些事业单位档案管理制度不健全，很多人员存在错误观念和认识，觉得档案信息一旦归档，想要调取、利用非常麻烦。很多文件档案无法实现及时有效的归档处理，面临丢失、遗漏等问题。有的没有制定科学合理的档案管理制度，有的没有认真落实档案管理规章制度，档案管理工作更加混乱。一些档案通常是分类存储的，但由于人工操作的随易性，文件存储的序不可避免地发生错误，导致文件存储混乱，搜索就像大海捞针，十分困难。

（二）档案管理投入欠缺力度，档案管理信息化程度不高

在一些事业单位，存在档案管理投入不够的问题，档案管理的信息化程度较低，这成为档案管理过程中的重要问题。在互联网信息技术不断发展的过程中，在很多行业，信息技术以及设施发挥了重要的作用。但是事业单位的档案管理的数据信息涉及较多的问题，如果仅仅是人工进行操作，是比较困难的，同时还容易产生纰漏。因此，事业单位在进行档案管理中，需要增加资金投入，不断地提升档案管理的信息化建设。在现如今，很多的事业单位档案管理信息化技术有待提升，在设施以及软硬件方面的发展也有待提升，档案管理的效率需要不断加强。

（三）事业单位档案管理人员的专业性有所欠缺

在当今时代背景下，我国事业单位档案管理质量和效率低下，档案信息利用率低，这与部分事业单位档案管理人员缺乏专职人员，有时还经常换人。由于档案管理人员的事务种类繁多，他们往往无法收集、整理和归档档案，档案分散在各处，反复使用的文档难以提交归档，档案收录不及时，不完整，档案的保管情况不明。一些事业单位档案资料直接锁在库房，这些信息资源无法实现合理的利用，无法发挥其价值，导致档案信息资源的严重浪费。如一些事业单位人事档案管理只是机械的收集和堆放，没有及时整理归档。有的单位甚至多年不归档。导致人事档案手续不完整或丢失，如干部简历、干部绩效考核表等，可供查阅但未签字盖章，部分员工甚至未将材料交人事档案管理部门管理。这种恶性循环直接影响到人事档案管理的正常发展。

（四）对档案管理的发展缺乏关注

档案管理工作伴随着现代技术的飞速发展正在发生着巨大的改变，其改变速度是十分迅速地，而档案管理技术的优化也使其难度与重要性有所提升，但这一点却被众多事业单位所忽视。首先，管理层缺乏对档案管理工作的重视，他们为了获取更高的经济效益，在人力资源获取、技术人员培养等方面投入了大量的精力与心血，却轻视了档案管理工作对于业绩的辅助效果，从而导致档案管理工作被边缘化。其次，档案管理工作人员本身对自身的工作就缺乏正确的认识，由于重视度的欠缺导致其不能不断精进自身的管理能力，甚至对于档案管理的工作内容都不明确，这也使档案资源降低了利用率化。

四、事业单位档案管理工作的创新途径

（一）转变传统的档案管理理念

从事业单位发展角度出发，档案管理工作效率的优化及利用水平的提升都是建立在管理理念转变的基础上的，只有当事业单位内部树立了正确的管理理念，并且不断加强其在档案管理方面的投入与支持才能够获取良好的改革效果。而管理理念的转变需要通过高效的宣传来实现，事业单位应提高档案管理工作重要性的宣传力度，使所有员工都对于档案管理工作具有明确的认知与重视，同时呼吁全体员工参与到档案管理中，如此才能够提升档案管理工作的全面性。而这一切需要领导人员起到模范带头作用，通过管理层的带动与影响使档案管理工作的地位提升，从而真正实现员工对档案管理工作理念的转变。

（二）加强档案管理工作制度的建设

只有构建健全的档案管理体系才能有效提升事业单位档案管理工作的质量和效率。为此，相关工作人员应该在原有的制度之上进行完善，确保各项工作能够全面开展，有效落实。在此基础上还应该针对档案管理工作内容，根据工作特点和工作要求，了解实际工作中存在的问题和工作实际情况，建立完善合理可操作的管理档案管理机制，明确整个事业单位的档案管理工作发展方向。在当今的时代背景下，革新档案管理工作已经是必然发展，这一过程中，加强档案管理工作人员队伍建设十分重要，这是确保档案管理规范性和时效性的重要方法，同时也能将档案管理的责任性发挥出来。针对该工作制定相应的赏罚制度是不容忽视的工作内容，领导可以给予优秀员工一些物质和精神奖励，以此激发其工作热情，对工作质量差，消极的工作者采取惩罚措施，以此保证档案管理人员的稳定性。

（三）提高档案资料的利用效率

为了提高当前事业单位的档案资料管理工作效率和档案利用率，应在实际工作中积极构建信息局域网。信息技术的融入既为单位档案室提供了档案管理便利，同时也为查找档案的人员提供了查找便利。虽然利用电子信息技术能够为工作人员提供更为便利的查询方法，但档案的保密工作也随之变得困难。为此工作人员要在不断实践过程中维护和加强资料的保密工作，强化责任化管理，以此保证整个局域网系统正常安全的运营。针对这方面工作内容，档案管理者应定期组织各部门人员对整个档案室的磁盘陈列、扫描器以及服务器等储存档案资料的设备进行检查，对档案信息网站和数字化扫描系统进行病毒全面检查，以此保证档案信息的安全性。

（四）提高档案管理人员的综合素质

从事档案管理工作的人员，其工作的保密性和服务性极强，这也致使相关工作者需具备较高的综合素质和业务水平。为此，事业单位的相关负责人应定期组织档案管理者参加业务培训，学习档案管理知识，学会利用先进的信息技术有效实现档案管理，能够在工作过程中实现信息采集信息的归档和处理。事业单位可以根据工作者的工作态度和工作能力适当地提高其待遇，确保能够将优秀人才留在档案工作中，从而减少档案管理人员的流动。

五、结束语

档案管理工作对事业单位的发展至关重要，是我国事业单位经济体制改革的重要环节。事业单位改制以来，其档案管理工作的内涵和外延都发生了深刻的变化。对内部管理而言，档案管理工作不再只是档案室的工作范围，而是事业单位各个科室积极配合的一项工作；对外部管理而言，档案管理工作已经从单纯的档案资料保管扩展到了档案资源利用与服务。作为事业单位档案管理人员，要明确自身的岗位职责，提升岗位责任感，深挖工作之中出现的问题，通过交流与实践、探索与改革，让事业单位档案管理真正发挥其应有的作用。