做好新时期办公室行政管理工作的思考

广西北投交通养护科技集团有限公司 黄海河

新时期企业想要快速发展，在行业竞争中拥有较高的核心竞争力，就必须要拓展企业业务，扩大企业生产。这就对企业行政管理能力提出了全新的要求，办公室行政管理工作水平将会直接影响企业常规管理工作质量，对企业发展产生重要的影响。为了提高办公室行政管理工作效率，则需要结合企业实际发展需求建设科学的管理体系，调度相关人力资源，建设更为科学合理的管理措施。打造更加高质量高效率的行政管理模式。

一、办公室行政管理工作内容

办公室行政管理工作是企业内部控制管理工作中的重要组成部分，在企业日常运转过程中起到至关重要的作用。主要工作内容包括以下几方面：

首先，办公室行政需要管理好企业文件资料。所有纸质文件都需要由行政单位统一归档存放，做好文书的存放整理工作，以此来为未来的企业发展以及业务管理积累经验。

其次，做好档案管理工作。企业在生产经营过程中会产生大量的档案资料，这些档案资料对于企业管理以及排查风险具有重要的作用。所以企业档案应当由办公室做好统一的封存，同时对档案进行归类，并按照档案内容进行整理分析，最终提供完善的档案信息查询服务。这样，单位内所有资料获得了共享，提高了企业的整体管理效率。

再次，办公室行政管理工作需要对会议进行组织与记录。大大小小的会议是总结规划企业未来发展的重要日常企业管理工作内容，而作为办公室行政工作，科学合理的安排会议做好会议规划同时记录会议内容，也是基本工作内容之一。对出席人员加以记录，这样可以保障所有部门都传达会议精神，提高会议效果。并且在科学的管理体系下，也可以达到减少会议成本支出，合理利用管理费用，提高企业管理质量。

二、办公室行政管理工作对于企业发展的影响

办公室行政管理工作对于企业发展是必不可少的调节剂，也是促进企业加强内部控制的有效管理措施，特别是对于规模庞大，组织部门复杂的企业来说更是如此。对企业的发展影响主要包括以下几方面：

（一）协调上下级关系

办公室行政管理工作者是链接企业上下级的重要桥梁，承上启下作用明显，对于企业来说，管理者要站在员工角度思考问题，营造一个和谐环境，这样才能够建设科学的企业内部文化，提高企业所有员工向心力。在上级管理者发布工作项目时，办公室人员要快速响应，及时传达提高企业的管理效率和工作的反应力，这样的企业会有更多的机会抓住市场中的机会，获取更高的经济收益，而办公室行政管理工作者就担任了传达信息的作用。同时也作为企业内部的调节剂，发挥重要功能，企业在发展过程中会融入大量的不同工作人员，在工作过程中人与人之间定然会出现一些不愉快的矛盾问题，办公室行政人员应当起到润滑作用，保证企业内部人员和谐。最后办公室行政作为基础管理人员还需要做好工作的推动作用，能够及时了解企业的发展动态以及基层工作人员的思想情况，结合现阶段企业情况为管理者提供科学意见。也能够帮助基层工作人员合理解读企业各项制度政策，真正做好承上启下的作用。

（二）为组织协调打好基础

企业各职能部门在完成相关工作任务时，必须要通过办公室行政。所以说办公室行政管理工作与各部分工作内容拥有紧密联系，所以除了完成内部协调以外，还需要更具业务需求为各部门提供服务与帮助。作为综合性部门，要做好组织协调工作，保证在业务项目开展中提供支持。在目前信息技术快速发展的背景下，信息的传递效率是业务质量的基础保证。这就要求行政管理单位建设网络信息化管理平台，做好信息的共享与协调提出意见反馈意见做到企业内部上下一体。同时行政管理也属于企业的管理单位，由于行政管理会在企业中接触所有职能部门以及领导和基层职员，所以对企业当前的发展情况以及业务进展情况有更加全面的认知，能够掌握企业的第一手资料，发现潜在的风险隐患，基于此，办公室还需要为企业的管理和未来发展提出建设性意见，防范风险的发生为企业的可持续发展保驾护航。

三、在新时期企业办公室行政工作所存在的问题

随着经济的快速发展，社会竞争压力越来越大，企业进入全新的发展时期，不能再利用原有企业管理方案来进行企业管理，必须要紧抱时代发展潮流做好管理措施的改进，这就导致企业行政管理问题越加明显，无法科学辅助企业发展的基本职能。

（一）行政管理制度不完善

我国大部分企业办公室行政管理人员只作为企业领导的助手，基本上领导让干什么就干什么，如果没有领导的吩咐，将没有任何主动工作的欲望，也缺乏工作目标。行政管理缺少科学的制度政策。同时传统办公室行政管理思维不适用于当前快速发展的时代背景，管理效率低下，只能够单纯从上级向下传达信息而没有反馈信息的职能。基于此，建设完善的行政管理制度是企业发展的必然方向，让所有管理人员按照标准完成工作内容提高管理效率与质量。

（二）管理缺乏主动性

虽然办公室行政属于管理人员，但是传统职能基本为秘书工作，所以工作人员招聘门槛较低，只需要完成信息的传达即可。但目前对办公室行政提出了新的管理要求，所以管理工作中所出现的问题正在逐渐突出。例如管理人员执行能力较差，再加上本身信息复杂多元化，需要信息层层申报，严重浪费了企业管理资源。而在传统管理思维的影响下，管理工作者缺少工作积极性与主动性，但行政管理需要管理人员主动收集处理反馈信息，所以行政管理工作质量与效率难以保证。再加上管理经验不足，无法处理上下级关系，很可能会激发矛盾，进一步弱化企业发展。

（三）办公室行政管理作风散漫

在传统工作思维中，办公室行政是一项闲差。行政管理工作人员普遍缺少工作积极性，工作理念存在极大的问题。再加上部分工作人员缺少健康的职业道德，在工作中由于直接接触所有部门领导，很有可能会出现利用个人职务之便为自己谋私的现象。同时部分办公室管理人员思想认知不足，作风不良，办事缺乏严谨性，按照个人工作经验来处理问题，进一步提高了行政管理难度。

四、优化办公室行政管理工作的有效策略

（一）结合企业发展实际情况建设合理的行政工作目标

很多管理人员缺少自身责任意识，没有认识到行政管理工作的重要性，必须要根据企业发展建设行政工作目标才能够明确职责，做好各部门之间的协调管理。办公室作为企业综合管理职能部门，应当将企业正常运转为己任，做好组织职能部门之间的纽带，承担组织联系活动。例如在传达信息的时候管理人员必须要注重企业的管理形象，不能以高高在上的态度来传递信息，注重细节尽可能为基层工作者解释好企业工作发展方向。获得企业员工的认同感。其次在企业与其他企业进行业务交流时，应当维护企业公关形象，体现企业文化。所以企业行政管理工作中必须要拥有明确的工作目标，针对各项业务的展开建立科学的工作流程，维护企业形象建设企业文化，全面提升企业内部向心力，提高内部控制水平。

（二）明确职责规划责任，建立相应的惩罚奖励制度

办公室行政管理工作目前没有明确的责任划分，所以大部分管理人员会出现不做事就不会犯错的现象，工作积极性极差，所以就需要规划职责，明确责任。利用硬性指标监督行政完成职能。主要职责包括做好上下级协调工作，不仅仅只是作为领导的传话机器，要对企业发展拥有个人解读意见。同时维护好上下级关系，企业内部难免出现矛盾纠纷，行政管理要做好润滑剂功能，解决内部矛盾。做后对各部门工作情况展开严密的跟踪调查，总结各职能部门的工作情况，给予部门管理意见，解决企业发展中的潜在风险。最后做好协调调度，企业资源有限，无法时刻保证所有员工拥有充沛的资源，此时就要求管理人员合理规划工作内容，调度企业资源，保证资源利用最大化，降低企业管理成本。

为了提高工作人员积极性还需要建立惩罚奖励制度，利用物质基础激发工作人员积极性发，在发生风险时候也需要追求直接的行政管理人员，提高工作的谨慎性。

（三）构建多元化事务处理格局

办公室是最直接接触管理工作矛盾的管理部门，单一的问题处理方案无法满足所有企业内部矛盾需求。所以建立多元化处理格局就成为必然需求。建立“重要紧急、紧急不重要、重要不紧急、不紧急不重要”的处理综合方案，落实一切服务与企业发展大格局的原则。根据企业日常业务建立相应的业务办理流程，提高行政管理工作的针对性。从宏观层次出发，为企业的可持续发展打下良好基础。在人才招聘与培养过程中还需要以思维灵活有能力情商高的工作人为主，提高管理团队的建设。

五、结语

总而言之，企业发展与办公室行政管理工作有着紧密地联系，必须要突破传统行政管理模式，建立办公室行政管理标准，强化工作人员职业责任感以及职业目标，建立信息化管理制度，保证工作人员可以祝融融入企业管理中，不再是被动地听从管理者的吩咐。真正让办公室行政管理成为促进企业发展的重要契机。