新时期档案管理模式的改变及优化途径探析

汝阳县公安局巡警特警大队 李爱国

档案管理工作是事业单位管理工作的重要构成，关系着事业单位整体的运行效率，相关部门需要充分迎合新时期的发展需求，综合考虑档案管理工作的实际开展情况，指定合理、恰当、有效的档案管理规章制度，明确各大部门在档案管理中的工作任务，促进档案管理工作有序进行。事业单位档案管理工作具有涉及面广、复杂度高、综合性强等特征，涵盖信息数据收集、分析和整理等工作，档案管理人员需要树立全新的管理理念，并将其有效地应用于实际性的管理工作中，推动档案管理模式的改变和优化进程。

一、新时期事业单位档案管理工作改变及优化的重要性

档案，具体来说是指事业单位日常运营过程中产生的原始材料，记载着具有一定社会价值和意义的社会活动。档案的主要构成要素包括载体、查考价值和形成者等，能够在一定程度上重现真实的历史样貌。事业单位档案管理工作人员可以通过对档案信息和档案实体进行直接管理，对相关业务提供利用服务[1]。档案管理工作会对事业单位整体改革发展进程产生直接性的影响，决定着各项管理工作的有序开展。随着经济全球化的不断推进和深入，新时期对事业单位档案管理工作提出更加崭新的要求，档案管理模式改变及优化势在必行。

二、事业单位档案管理工作的现状

（一）档案管理模式无法与信息技术融合

新时期，信息技术已经深入我国各行各业运行过程中，很多事业单位也将其创新性地融入档案管理工作中，以此作为档案管理工作开展的重要辅助。然而，在我国大部分事业单位中，囿于档案信息化管理工作前期所需要投入的庞大资金量，以致出现档案信息化管理系统建设不够健全，仍然沿袭利用纸质形式来进行档案信息数据保存、分析、处理现象的出现，严重局限了档案价值和作用的发挥。例如，在同类型的档案业务处理中，由于档案管理工作效率的局限性，对管理工作的实效性产生严重威胁[2]。

（二）档案管理人员综合水平仍有待提升

现阶段，我国大部分事业单位通常安排兼职属性、专业不对口、学历水平较低的职工来负责档案管理工作，这些职员通常不具备能够进行专业化档案管理的知识技能，无法实现“专人化”的档案管理工作，限制了档案管理工作整体效果。新时期，随着档案管理工作量的激增，事业单位为了满足档案管理人员数量和配置需求，不断降低档案管理人才的筛选标准，导致聘请人员不论是专业素质还是管理能力有待完善。档案管理工作具有专业性、系统性等特征，要求档案管理人员具有耐心、踏实、细心等基本素质，但随着事业单位规模的持续性拓展，档案管理人员薪资待遇不高、兼职属性、专心程度不足等问题存在，促使档案管理工作不能很好地满足新时期的规范要求。除此之外，事业单位缺乏对人员进行定期和非定期档案管理专业化培训的意识，档案管理工作人员管理综合水平仍然具有很大的提升空间。

（三）事业单位不注重档案管理工作

在事业单位建立初期，其中很多的管理工作需要与各部门协同完成，这就意味着档案资料的涉及范围非常广泛，包括基建、装修和征地等信息，且工作任务更为复杂和繁重[3]。然而，随着经济全球化进程的不断加快，加快提升事业单位工作效率是现阶段事业单位的核心发展方向，但由于部分事业单位受到传统档案管理发展理念根深蒂固的影响，单位发展核心始终集中于单位内部整体运行效益，仍有很多事业单位并不注重档案管理工作，并未安排专业管理人员来开展信息数据收集、分析和管理工作，影响了档案管理工作的有效进程。

（四）事业单位档案管理制度不够健全

目前，我国事业单位档案管理规章制度是根据以往社会发展的实际情况进行制定和规范的，已经不能很好地满足新时期社会经济的发展需求。在档案管理工作中，以往的管理规章制度对档案管理工作流程和工作人员提出了要求，但在事业单位结构调整过程中，增加附属部门和技术管理人员，倘若按照以往的规程制度来开展档案管理工作，很难保障预期档案管理执行的实效性，很容易导致管理人员产生侥幸心理，钻制度中岗位职责落实不明确的漏洞，不能按时完成各项管理任务。

三、新时期事业单位档案管理工作改变及优化策略

（一）创新档案管理工作模式

许多事业单位在档案管理过程中，仍然沿袭纸质化的档案管理模式，不能很好地保障保密属性信息数据的安全性，没有对档案信息和档案实体进行有效利用，没有充分发挥档案的价值，促使档案管理工作效率、效果和质量持续性下降。为了切实提升档案管理工作质量，事业单位档案室管理层首先需要创新和改变档案管理工作模式，改善档案工作的服务形式，如开发专门性的档案管理工作网页，为管理工作人员实时性地进行档案信息数据输入、分析、整理、处理、监控等工作提供便利，不仅可以在一定程度上节约档案管理的时间、精力和资金投入，而且可以提升事业单位的综合服务水平，推动事业单位管理工作的信息化。

（二）建立规范的档案管理制度

档案管理工作在事业单位的日常运行过程中起着至关重要的作用，有助于管理人员提高对事业单位目前运行情况和发展情况的把握程度，促使其能够对事业单位档案管理工作的未来有一个基本的预判。因此，在事业档案管理工作中，档案管理工作人员应该要树立正确的法制意识，为提升档案管理工作有效性提供精神支持[4]。

同时，为了推动档案管理工作的规范性，促使其能够更好地跟上新时期的发展步伐，事业单位应该要根据我国政策法规的要求，提高对档案管理工作和档案建设工作的重视程度，将档案管理工作作为事业单位年度规划和发展规划的核心内容，与时俱进地进行档案管理规章制度的改革，帮助全体管理工作人员树立正确的法治意识，确保档案管理各项工作都严格按照新型的管理制度执行，构建高效的档案管理工作体系。

（三）提高档案管理人员的综合素养

为了构建专业性的事业单位档案管理梯队，事业单位首先就需要做好专业档案管理人员的引进工作，聘请档案管理方面经验丰富、专业基础扎实、实践能力强大的专业人士，在事业档案档案室开展常规、全面、专业的档案管理培训工作，在此基础上强化管理人员信息技术操作能力的培养，促进管理人员专业素质的提升。其次，事业单位也应该加大档案室人力资源制度建设，拓宽优秀档案管理人才的引进渠道，提升专业管理人才的占比，以期达到“以先进带动后进”的效果[5]。再者，制定相应的激励政策，对管理工作人员进行科学合理的业绩考核，提高管理工作人员的工作兴趣和热情，激励管理工作人员树立正确的自主学习意识，做好信息数据处理技能、服务能力、业务素养等内容培训；最后，事业单位需要科学合理地进行管理任务的分配，充分考虑每个管理人员的优势，确保管理人才能够得到合理的利用，促使档案管理工作效率得到质的提升。

（四）创新档案管理信息化建设

事业单位档案管理工作涉及的范围很广，内容较为复杂，工作任务较重，主要为档案分析、信息数据收集、档案分类等工作。随着我国社会经济的迅猛发展，常规的档案管理模式已经无法满足新时期庞大数量档案信息数据的管理需求，事业单位需要不断改变和优化常规的档案管理模式，引进先进的科学信息技术，实现档案管理工作的自动化发展。同时，将先进科学信息技术融入档案管理工作过程中，可以提高档案信息数据的准确度，并且能够极大地保证档案信息的保存实践。为了更好地推动档案管理信息化建设进程，事业单位可以从以下方面着手：（1）提升事业单位档案管理人员的信息技术实践操作水平。庞大的档案管理工作量，管理人员很难通过一己之力来进行有效的档案管理，所以管理人员应该要借助先进科学技术，提升对信息数据的把握程度，确保信息数据的准确性，能够及时地进行档案信息的输入、传递、整合、处理工作；（2）强化档案信息管理建设的资金投入，引进更多先进信息技术设备，如扫描仪、计算机、传真机等，以此作为档案管理信息化建设的辅助。管理工作人员需要将所有的信息数据上传至计算机中，利用科学技术进行文字、影像、声音等内容处理，促使档案内容更加丰富、档案分类界限更加清晰、档案管理更有层次感，为管理人员进行档案查阅和管理提供方便；（3）构建网络档案管理平台，档案管理人员可以将档案分为保密属性、公开属性以及中间属性，有助于档案管理人员获取更多的档案信息，实现对档案信息数据的有效利用，为人民群众提供更高质量的档案服务；（4）对档案进行定期和非定期的安全维护。在档案管理工作中，事业单位需要强化库房设备建设，积极主动地做好档案安全维护工作，对档案信息数据进行实时性监控之余，还应该对网络档案管理平台进行不定期的病毒检测和查杀工作，引进先进性的网络档案管理系统安全维护方式，确保档案信息数据的安全性。

综上所述，新时期，为了有效地保障事业单位档案管理工作的质量，相关部门需要确保档案的可靠性、稳定性和真实性，充分发挥档案信息的真实作用和价值。同时，事业单位也要提高对档案管理工作的重视程度和认真程度，建设规范性档案管理规章制度，提高专业性管理人员的占比，确保档案管理工作的有效进行，并为档案管理模式改变及优化提供多重保障。