旅游系统档案管理信息化建设分析

保定市旅游发展中心 刘帆

一、旅游系统档案管理信息化建设的必要性

（一）新模式下的发展需求

目前，我国旅游业的发展已经形成了以政府管理部门为主导，多方参与共同建设的格局，并且在资源共享、信息交流方面有着十分突出的需求。但旅游业的运营涉及到的部门与单位比较繁多，为了促进行业的稳定发展，就需要其紧密联系、通力协作，强化联动体系建设。在这样的背景下，对于管理信息化的建设就提出了更高的要求，需要借助高新通信技术来为信息交互、数据分析提供支持，促进不同部门之间的协作，提升旅游项目的竞争力。

（二）档案管理的技术要求

在旅游产业不断革新的背景下，同时也对档案管理的效率与效果提出了比较高的要求，特别是其管理的规范与否对旅游产业发挥着决定性作用，也影响着消费者的满意度。相对落后的管理技术将制约旅游行业应对市场变化的适应能力，阻碍其持续、稳定的发展。此外，档案管理的信息化程度对于产业的扩张与升级也有着影响。所以，只有不断推动旅游系统档案管理的信息化，才能够为行业发展提供源源不断的动力，最大化发挥旅游产业的价值。

二、旅游系统档案管理信息化面临的问题

（一）信息化技术落后

近些年，我国许多旅游平台都建立起了APP或服务网站，为消费者提供了更加多元化、全面化的服务，促进着旅游业的稳定发展，但就整体来看，其信息化管理的效果仍存在一定的局限性，特别是信息化技术的落后问题显得尤为突出。目前在旅游系统档案管理工作中的信息化水平有限，主要还是用于资料的保存、传输和调取，其数据库的系统性和功能性不能满足预期要求，无法最大化发挥信息化的优势。同时，在实现信息化的过程中所运用的软件也比较有限，欠缺专业化、专门化的系统。而对于欠缺信息管理能力的系统设计，其在数据共享和分析方面的能力就比较有限，甚至信息化技术的落后还会导致管理工作中的不同功能需求无法在同一软件中实现，大大降低了管理的效率。

（二）专业人才缺失

专业人才是管理工作开展的基础和关键，也是影响管理水平的核心因素，需要其具备足够的管理学与旅游学知识，同时也应当良好地掌握互联网技术。但目前这一专业人才存在较大的缺口，导致管理信息化的进程比较缓慢，且目前的从业人员也存在专业面较窄的问题，使得档案信息出现更新滞后、丢失甚至错误的现象。总体来看，专业人才的缺失在推动旅游档案管理信息化的过程中产生了十分不利的影响。对于部分引进了先进设备与技术的企业，由于缺乏专业管理人员，因此其也未能达到预期效果，并且造成资源的浪费。

（三）制度建立不完善

在逐步实现旅游系统档案信息化的过程中，其主要目标是为了建立起交互性好、覆盖面广的档案采集与管理体系，以此来适应新时代下民众对于旅游业的多元化需求。但目前，在制度的建立层面仍存在比较大的缺陷，其主要可归为以下几个方面：（1）我国未完善目录档案系统，同时终端系统与网络平台之间也存在一定的不平衡，两者之间存在着较大的发展滞后空间，这就导致为消费者提供的服务质量难以得到保障，同时也限制了管理功能的进一步开发，难以适应信息实时共享的要求。（2）用户平台普遍没有建立功能全面的端口，无法为消费者提供信息检索、路线向导等服务，同时在信息的筛选功能上也比较有限。这也表现出我国旅游系统档案管理的信息化主要还是以数据储存为主要导向，而欠缺对多样化功能的开发以及制度的合理化设计，这对于软硬件功能的融合与协调存在着一定的阻碍。（3）我国旅游系统档案管理信息化建设上缺乏统一性和标准性，尤其是对国际案例的参考比较少，难以形成有效的对接，不利于信息化的长远发展。这就需要技术人员能够具有一定的前瞻性和规范性，能够充分考虑国际标准以及行业发展的方向，建立更加合理有效的管理制度。

三、促进旅游系统档案管理信息化建设的策略

（一）提升信息化管理理念，形成科学化认识

旅游系统档案管理的信息化首先需要建立起与其相匹配的管理理念，充分认识到信息化发展的必要性与先进性，并了解档案管理信息化的重点与难点，为后续工作的开展提供有力的支持。

近些年在快速发展的民生经济带动下，我国旅游业的体量与内容都得到了极大的提升，旅客人次也表现出了快速增长的态势，行业已然步入了发展的黄金期。但与之相反的是，档案管理信息化发展的缓慢滞后，这对于旅游业的持续、稳定发展提出了挑战，也损害着消费者的体验。旅游系统档案的信息化管理囊括了许多内容，譬如安全医疗、行程规划、餐饮住宿等，而这些内容同时受到多重因素的影响，每一块内容的运营也都将产生繁杂的信息数据。结合旅游业的运营情况与外部条件制定合理的规划，优化信息的利用率就成为一项关键的工作，也是在实现信息化管理过程中需要重点解决的一个问题。由此可以看出，旅游系统档案的管理信息化对于提升旅游业的服务质量与发展前景有着紧密的关联。这就要求相关技术人员与管理人员能够充分重视信息化发展，明确其根本意义，立足于行业发展的宏观视角分析目前档案管理暴露出的痛点，在此基础上结合信息化技术的优点完善管理体系。对其中的关键部分还应当制定针对性的策略，可适当倾斜资源协调整体发展，不断推动信息化建设向着更深的层次发展，并且覆盖更加广泛的内容，以更远的战略规划促进旅游业发展。

（二）重视专业人才培养，建立完善考核制度

如上文所述，人是影响旅游业发展的关键因素，因此人才的培养与考核就成为一项需要特别重视的内容，以此来建立起专业能力过硬、管理理念先进的团队。目前我国旅游系统档案管理信息化中的团队成员主要都是某一领域的人才，而在复合型人才方面却十分稀缺，这就导致实际工作效率受到限制，且在综合要求比较高的环节中难以推进。对于这一问题，可采取以下措施：（1）重视复合型人才的培养，明确其在信息化建设中的意义。一般可采取定期培训和专业讲座的方式，培训的内容不仅应当包含旅游学和管理学的专业知识，同时还应当兼顾信息化技术，使得管理人员的能力更加全面化。（2）根据实际运营情况改进引进人才方案和奖惩办法，以此来调动管理人员积极性、吸引高层次人才的加入。可以秉承培养与引进双战略的原则，与当地院校开展校企合作，为学校科研提供实践基地的同时可以吸引更多的人才加入，面向市场组织更具竞争力和专业性的人才队伍，带动管理人员向着更加多样化的方向发展。更加合理的奖惩制度也可以充分调动管理人员的积极性，使其能够认真负责地投入到工作中去。（3）适当调整考核制度，除了需要定期考察管理人员管理学、旅游学等理论知识外，还需要结合行业政策和法律法规进行考核，分析管理团队能力的薄弱点，并以此为基础来查缺补漏，促进信息化管理的全面性、综合性和协调性。

（三）改进信息管理系统，提升管理工作效率

旅游系统档案管理的信息化依赖于具体的管理系统而展开，因此就需要结合实际需求改进系统。

（1）管理系统应当内容丰富，包括与旅游档案相关的基本信息，并且按照一定的层次进行整理，便于后续的处理与调取。同时系统的功能模块也应当尽可能地全面和简洁，能够通过终端快速完成检索、传输和输写等操作，以此来提升数据库的实际价值。

（2）系统在建设时可以与当地主管部门相连，接入对应的终端，便于开展深入的交互协作，通过信息共享等方式打破不同部门之间的交流障碍，并合理化资源的分配与使用。

（3）构筑互联网思维，能够基于系统数据来分析各项参数的实时动态，并以此为基础对未来走向进行预测。此外，借助于大数据技术还可以对游客的年龄组成、流量分布等进行分析，指导管理人员及时调整管理对策，并可针对游客的实际需求改进系统，拓展出更具实用性的功能。譬如提供旅游路线制定、安全风险预警等服务，最大化发挥数据信息的价值。

（4）信息管理系统的不断革新也可通过借鉴国内外成熟案例来实现，在分析已有先进案例优点的基础上使其适应实际需求，特别是先进理念和先进技术的引进具有十分显著的效果。但应注意系统引进时的兼容性问题，保障其具备足够的可行性。

四、结语

总体来看，在消费需求和要求都在不断上升的背景下，旅游业目前面临着改革、升级的挑战，且信息化管理也逐渐展现出越来越突出的优势。实践表明，旅游系统档案管理的信息化对于适应消费者需求、提升服务水平有着重大意义，同时也可以显著改善管理层次。所以，需要结合实际情况，从管理团队、专业技术以及系统建设等方面采取有效措施，尽可能提升信息化管理的效率与效果，促进旅游业在横向拓宽的同时加深纵深发展。