城建档案信息化建设存在的问题及对策研究

文｜青岛市城市建设档案馆 王俊刚

1.加强城建档案信息化建设的重要性

1.1 加强城建档案信息化建设是城市发展的必然选择

传统落后的文件管理模式现在已与信息时代的需要不相适应，需要利用先进的信息技术手段改变落后的城建档案管理模式。一座城市在建设过程之中产生了大量的电子城建档案，各种新型档案载体的存在给城建档案工作者的管理或者其他工作都带来了很多挑战。运用信息化技术手段实现现有馆藏纸质档案的数字化的存储、加强和完善电子档案的接收与利用，以及在电子签章的技术支撑下，通过单套制模式的推广和使用，进一步加强城建档案信息资源的共享与利用、服务城市的建设与发展。此项工作的开展对于城市的发展起到支撑作用，也是城建档案工作的重点。[1]

1.2 信息时代对档案信息管理的要求

城建档案管理需要与时代的发展同步伐，传统的以人工服务为导向的城建档案管理模式，无法完成电子档案的收集和利用，严重滞后于档案信息的真实需求。信息大潮的涌来促使城建档案管理部门必须要主动的去改变落后的城建档案管理模式，所以此项升级工作就变的尤其重要。档案信息化建设可以解决传统的占用空间、保存困难、查询不方便等问题。所以我们必须要充分的开发与利用好城建档案的信息化资源，以实现高效的城建档案信息服务，顺应时代的发展。

1.3 城建档案信息化建设是城市发展的要求

城市建设过程中形成的大量文字信息和声像资料，可以真实记录城市的发展，是城市发展的重要文件，是衡量城市建设质量和发展方向的宝贵数据，是积累经验、改进工作、开阔视野、科学规划的重要依据。城市建设档案资源的价值越来越受到重视，一方面，城市的管理和决策者可以从档案资源中了解城市建设的具体情况，对城市的发展做出科学的决策；另一方面，城市居民可以查阅相关建筑档案，为城市居民提供便利。

1.4 信息技术的应用提高了档案接收和管理的工作效率

利用计算机技术，电子档案实现高效有序的归档是新管理模式的必然需要。以前档案管理部门接收纸质版档案，然后在纸质台账中记录并归档。随着数字化技术的推广与使用，档案接收管理模式变为接收纸质档案，然后通过扫描等数字化手段存储电子文件，这种模式也是得到最广泛的模式。随着电子签章技术的出现，档案管理者通过互联网直接接收工程建设过程中形成的原生电子档案，这样的单套制模式更是极大地缩短了档案形成的周期，提高了档案工作人员的工作效率。

2.城建档案信息化建设中存在的问题

2.1 配套设施不够完善

配套的硬件设备的建设是该工作开展的基础与前提。许多城建馆没有配备专业的机房以及网络平台，服务器及存储设备也没有及时更新换代。同时，缺乏档案数字化设施、设备，例如扫描仪等。

软件建设也是城建档案信息化建设的重要基础，如果在软件建设方面没有到位，再好的硬件设施也无法发挥其作用。开发一个稳定、可靠、放心的档案接受与管理软件是非常重要的，可以加快档案信息的处理速度，大大提高档案服务的效率。[2]

2.2 档案信息专业人才缺乏

在档案信息化背景下，档案管理人员需要具备两方面的专业知识:档案专业知识和计算机专业知识。城建档案信息化建设迫切需要一批既懂档案知识又懂信息技术的复合型人才，但现实情况是这样的人才很少。大部分城建档案工作人员的学历多为专科以及在职教育人员，而非研究生及以上学历，并且信息化培训非常欠缺。档案工作人员长期处于传统的工作模式，意识形态落后，接受新事物的能力也比较差，难以将先进的信息技术应用到实际工作中，严重阻碍了这项工作的进一步开展。

2.3 文件数据备份，远程备份和其他安全问题

一些城建档案部门在档案数据备份、远程备份等方面存在一些安全隐患，突发事件时有发生。档案部门必须确保档案数据备份的安全性，否则，一旦发生突发事件将会造成档案数据的大量丢失。馆际互存机制不够健全，不同区域、不同层次的档案异地备份存储缺乏实际可操作性。同时，档案的备份工作也需要专业的存储服务器以及存储介质，一些档案部门缺乏资金的支撑完善档案的备份工作。

2.4 电子文件的接收与归档

电子档案“应收尽收”方面的工作存在较大漏洞，工程建设过程中形成的档案无法实现电子形式的提交与接收。造成这种情况有两个方面的原因，一是建设单位意识落后，不愿接受新事物；二是档案管理部门缺乏相关系统与软件的支撑，这就导致了后续城建档案管理部门审核工作的滞后。

3.推进城建档案信息化建设的措施

3.1 城建档案信息化建设应建立配套基础设施

加大对城建档案信息化建设的资金投入，根据档案馆的实际情况加强相关软硬件建设。为档案部门配备完备的计算机、扫描仪等硬件设施，在现有设备的基础上，适当购置服务器等硬件设备。“工欲善其事，必先利其器”，使用高配置硬件设施必将会使档案信息化工作迈上一个新台阶，将大大提高档案接收管理的工作效率。[3]

同时，应该根据城建档案管理的业务情况，开发先进、实用的系统软件。利用软件快速、方便、安全地接收、管理、保存与利用城建档案是十分必要的。软件应具备：在线与离线的接收电子档案、电子文件的审核、档案的案卷审核以及档案的验收审核，以及移交审核；建立涵盖了所有馆藏项目级、工程级、案卷级和文件级目录数据库等功能。

3.2 培养档案管理信息人才

首先，针对在岗人员，应有计划、有目的地组织培训，提高档案人员的技术能力，保证档案人员的可持续发展。其次，通过有关的学术研究、调查交流等方式，深层次地向档案工作人员展示城建档案管理信息化的过程，转变档案工作人员的思想观念，使档案工作人员信息化理念深入人心，并以此指导工作。三是开设现代档案专业，为社会培养了解档案管理理论知识、精通计算机和网络的复合型人才。

3.3 数据容灾备份措施完善

数据备份是确保档案数据安全的最后一道防线，为防止硬件故障、软件故障、人为因素、恶意攻击、自然灾害等安全威胁，各城建档案管理部门都应当具备系统、完善的备份与容灾机制。根据档案数据备份范围可采用应用级备份与系统级备份，条件许可前提下应采用实时备份减少数据损失。为全面确保在用系统可靠、稳定的运行工作，在发生不可预知的故障或者灾害时能够快速地修复已供生产使用，可采取增量备份与全量备份相结合的备份方式。有条件的城建档案单位也可采取异地备份或远程数据备份，从而进一步确保在存电子档案的安全。档案馆服务器的数据可采用每天夜间自动备份方式，自动将已经备份好的数据文件拷贝到备份服务器进行存储，使数据的安全性得到保障。城建档案馆也可手动将备份服务器中的电子档案数据拷贝到大容量的磁盘当中，实现异地备份。

3.4 电子文档接收与归档问题的解决方法

为做到电子档案的“应收尽收”，一是面向档案报建单位开发工程电子档案报建系统，为报建单位端提供项目管理、在线申报、文件收集、文件整理以及验收申请和移交申请等操作，档案馆端的审核结果会通过短信或者邮件形式进行告知。二是城建档案馆应结合报建端配套接收管理系统，针对报建单位提交的档案申请进行审核。通过该系统可以审核报建单位注册信息，并对报建单位的账户进行管理。在系统管理中可以管理本馆的用户、角色、常用资料、移交清单、申报须知、审核流程配置以及系统配置等。

4.结论

城建档案的信息化建设工作势在必行，并且效益巨大，前途光明，但同时也面临着诸多的问题与挑战。本文对现阶段城建档案信息化建设工作中存在的问题进行研究与总结，针对这些突出问题提出了相应的合理化建议，可为城建档案的信息化建设工作提供参考。