探讨新一代信息技术在办公管理中的作用

谢金波

（福建省泉州南安市机关效能投诉中心，福建 泉州362300）

在信息化时代，以互联网、大数据、人工智能等为代表的新一代信息技术蓬勃发展，广泛应用于政治、经济、社会等领域，对办公管理现代化产生了深刻影响，推动着办公管理现代化的进程。

信息化是一场信息技术与管理革命。办公管理信息化作为信息技术与办公管理的有机结合，已经成为当代信息化的重要的领域之一。

没有信息化就没有现代化。信息化是办公管理迈向现代化的必由之路。

办公管理的现代化需要通过现代化的技术进步来实现。以互联网、大数据、人工智能等为代表的新一代信息技术，作为信息时代办公管理最基本和最普遍的技术手段，正是当前最为新兴的办公管理现代化的有力工具，推动着办公管理不断迈向现代化。

随着科学技术的迅猛发展，信息化已成为一股不可逆转的时代潮流，世界各国都普遍意识到信息化的重要性，将信息化作为推动现代化的重要内容和主要途径。

当今世界，信息化已成为办公管理创新和管理效能提升无法回避的历史趋势。

在信息化时代，以信息化驱动现代化，提升办公管理效能已经成为全球共识，是世界各国不懈追求的目标。

1 办公管理的概述

办公管理是行政管理的重要组成部分，也是政府公共行政管理的重要环节。

办公室是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门，是沟通上下、协调左右、联络内外，辅助上层领导管理工作开展的窗口部门，是沟通、联系和协调领导与部门之间、部门与部门之间、机关与基层之间的综合办事机构。它承担着为领导层收集、传递信息和提供咨询意见以及公文处理、会议管理、办事服务、公车管理等工作任务。

在全球现代化趋势下，现代化是办公管理走向科学化的必然选择。办公管理是否科学以及科学化程度如何，直接关系到所在部门的形象和管理效能的高低。

办公管理现代化，实际上就是管理工作的现代化。推动办公管理现代化，是实现管理工作科学化的重要途径。

在我国，推动政府公共行政办公管理现代化具有十分重要的意义：一是可以实现政府部门内部之间的网络化办公；二是政府部门之间可以通过计算机网络进行信息共享和实时联动；三是政府部门可以通过网络与群众之间进行双向信息互动。它不仅为政府部门的职能转变提供了强有力的科学技术支持；更重要的是，进一步促使政府在行政组织结构、行政管理方式等方面的变革和发展，有助于推动公共行政管理逐步迈向现代化。

2 目前我国公共行政办公管理中存在的不足之处

当今时代被称为信息时代，信息技术在各领域得到了广泛的应用。随着信息技术的不断发展，经过不懈努力，我国公共行政办公管理信息化建设取得了长足进步，办公管理效能明显提高。但是，由于受传统管理理念的影响，我国公共行政办公管理仍然存在着一些不足之处，主要表现为：

第一，办公管理凸显高成本和低效率。一些部门由于办公管理机构配置不科学、不合理，办公管理仍然采用“金字塔”型的层级制管理体系和集权化的组织结构，实行集权化的领导和专制化的决策，在上传下达的过程中，暴露出人员重叠、职责不清、人浮于事等弊端，缺乏科学性、时效性，使得决策传达和落实相当迟缓，增加了管理成本；同时，随着办公管理工作任务日益繁重和传递流程日趋复杂，很多办公管理包办了越来越多的事务，像一个“全能型”管家婆，大包大揽，管了很多不该管的事，一些该管的却没有管或没有管好，这种职能上的错位，不能提供有效的服务，造成了管理的高成本和低效率。

第二，办公管理和服务工作作风问题突出。由于办公室处于行政管理的中枢地位，受特权思想等原因影响，一些行政办公人员官僚主义作风突出，工作效率低，服务意识差，办事推诿拖拉、态度恶劣，上班迟到早退、炒股票、刷抖音、玩游戏、看电影，拈轻怕重、不思进取、得过且过，不作为、慢作为、乱作为、“庸懒散”等现象仍然存在。

第三，办公管理运行不透明。办公室作为沟通上下、协调左右、联络内外的综合办事机构，由于规章制度不健全，管理权力运行方式习惯于自上而下地对事务实行单一向度管理，自己既是管理者，又是监督者，单纯依靠内部监督，权力运行方式不透明和缺乏有效监督，造成权力和责任不对等，容易滋生以权谋私、“暗箱”操作等不良现象。

3 办公管理现代化的主要特征

信息化是现代化最新的时代特征。在现代化建设中，办公管理的现代化应具有以下几个主要特征：

3.1 办公流程现代化

随着新一代信息技术的不断发展，计算机、打印机、扫描仪、投影仪、考勤机等现代化办公设备在各级部门迅速普及，传统办公模式逐渐被现代化办公流程所取代，可以随时根据工作的实际情况设计出个性化的流程，实现工作条理的规范性和工作流程的透明度，极大地节省人工办理成本，提高工作效率。

办公流程现代化，实现办公无纸化，是办公管理现代化的主要特点之一。借助电子信息技术可以实现公文制作及交换、传输的网络化、电子化，即无纸化。政府机关通过采用计算机及网络技术，使政府文件的生成、修改、存储、发送与接收都可以实现无纸化。无纸化行政有助于提高政府的工作效率，减少办公成本。

3.2 业务系统信息化

依托互联网、大数据、人工智能等新一代信息技术，我国信息化基础设施飞速发展，通过采用互联网、大数据等技术，实现了信息管理数字化、业务办理一体化、跟踪监督电子化等业务系统信息化，促使办公室管理由传统的、经验的管理转向现代的、科学的管理，提高了工作效率和决策质量，使业务处理能力和服务水平上了一个新台阶。

在办公业务系统信息化过程中，办公人员可以通过网络交换信息，超越空间、时间的限制，一方发送信息与另一方接收信息几乎可以做到同时进行，就如同办件人员与行政办公人员面谈一样直接、同步、互动。业务系统信息化，实现办公即时性，也是办公管理现代化的主要特点之一。

3.3 办公管理智能化

采用互联网、大数据、人工智能等新一代信息技术手段，将传统办公自动化系统改造成为智能办公系统。智能办公系统具有移动办公功能，可以通过移动终端设备进行远程文件编辑、浏览、签批、传输，实现随时随地移动办公，可以对办事流程进行实时查询、动态跟踪；智能办公系统可以对代办事项根据重要程度、紧急程度等进行智能排序、自动提醒，如代办件提醒、会议通知提醒等，工作人员不需要去查询就可以知道哪些事情需要去处理。这样不但能够提高工作人员的工作效率和质量，而且还能节省时间，打破空间的限制，给办公管理带来了全新的突破和飞跃。办公管理智能化，实现办公人性化，是办公管理现代化的发展方向和主要特点之一。

4 新一代信息技术在公共行政办公管理中的作用

没有信息化就没有现代化。信息化是办公管理现代化的基本要求和重要标志。

技术变革是推动办公管理创新的深刻动因。新一代信息技术对公共行政办公管理现代化的推动作用，主要表现在：

第一，为办公管理提供了更先进的工具。新一代信息技术正作为新技术的出现而充当辅助办公管理变革的“高科技工具”，为公共行政办公管理创新提供技术支撑。基于互联网、大数据技术的协同办公平台、电子政务平台使办公业务提供的服务和信息更加高效、精确；移动办公平台、远程视频会议使办公、开会、沟通协作等实现随时随地进行；随着信息技术手段的深入应用，新一代信息技术作为办公管理的高科技工具，为办公管理提供了强大利器，公共行政办公管理正朝着更加科学、高效的方向发展。

第二，为办公管理提供了更广阔的视角。新一代信息技术正成为办公管理的显微镜、透视镜、望远镜，通过在办公部门建立信息数据库，对办公的文件档案和有价值信息进行规范化和系统化管理，在信息数据库中通过多种形式的存储方式，如使用文字、声音、图像等进行存储，以更广阔的视角感知社会态势，及时、精准地发现、分析、应对社会各个方面的信息，把握社会发展的动态和趋势，为公共行政现代办公管理进行科学决策提供数据依据和技术支撑。如公车监督管理平台，正是运用互联网、大数据、人工智能等新技术全面拓宽监督视角，实时、精准掌握车辆定位、运行状态、历史轨迹、订单情况等动态数据信息，织牢织密“数据铁笼”，实现监督视角“全覆盖、全过程、全方位”。新一代信息技术的每一次发展，都为公共行政办公管理实现精细化管理和优质转型以及提高服务供给质量、提升决策科学性等提供了巨大的动力。

第三，为办公管理提供了更优良的环境。在传统的办公处理工作和业务中，往往会受很多客观条件限制，比如说办公的时间、办公的地点、办公设备绑定等条件限制，这些往往导致了传统的办公处理缺乏移动性、灵活性、时效性，浪费时间和人力、物力。随着新一代信息技术深入渗透到公共行政办公管理领域，集处理公文、信息、事务为一体的移动办公平台得以推广和应用，办公人员的办公操作不需要进行单纯的手工操作，实现机器操作和人工操作相结合，形成良好的人工机器办公系统，办公模式实现办公自动化管理，突破了办公客观条件的限制，办公处理工作和业务不再受时间、空间、办公设备绑定等条件的制约，可在任何时间、任何地点实现网上移动办公，有效扩大办公管理区域，优化办公处理环境。在行政办公效能监察方面，通过对行政办公服务的实时监控，对办公业务全流程、网上办理申请等进行电子监察，能对行政办公和办公服务人员进行科学的效能绩效考评，从而为公共行政办公管理创造了更加优良的环境。

5 探索如何利用信息技术推动办公管理现代化

随着信息化时代的来临，传统办公管理模式的弊端日益显现，已经不能适应现代化发展的需要。新一代信息技术作为公共行政办公管理的现代化工具，已是当今世界的主导趋势。运用新一代信息技术推动公共行政办公管理现代化，促进公共行政办公管理模式变革，提升公共行政办公管理效能已成为全球共识。

现代化是历史发展的必然趋势。在现代化浪潮中，探索利用新一代信息技术推动公共行政办公管理现代化，主要应做好以下几个方面：

第一，推动办公管理理念现代化。行政办公人员是公共行政管理的第一要素。为适应信息时代对公共行政办公管理的要求，必须加强对行政办公人员的信息技术的专业培训，推动行政办公人员尽快改变管理和服务观念，掌握必要的技术，提高办公效率。

在现代化的新形势下，需要不断加强公共行政办公人员的学习与培训，博采众长、兼收并蓄，吸取现代管理先进理念，推进公共行政办公管理理念从“以物为本”向“以人为本”转变，从传统向现代转变，从封闭向开放转变，从经验向精细转变，摈弃“以物为本”“以官为本”等传统办公管理理念，突出“以人为本”“以民为本”的思想，树立民主理念、法治理念、全球理念、发展理念等现代理念，与时俱进，促使行政办公人员开阔视野、提高分析和解决问题的能力，发挥更大的能量和作用，推动公共行政办公管理现代化。

随着公共行政办公管理现代化的不断深入，行政办公人员的观念不断转变，促进了政务服务素质和效能的提高，有效改变了传统的公共行政办公管理服务“脸难看、门难进、事难办”的现象，有效降低了进入政府办事的“门槛”，极大地改变了公共行政办公管理和服务工作作风。

第二，推动办公管理体系现代化。深化行政办公管理机构改革，是推动行政办公管理现代化的关键举措，也是行政办公管理现代化的必然要求。要充分运用新一代信息技术，推进公共行政办公管理机构改革，全面整合资源，加强制度建设，优化职责，精简裁员，提高人员素质，减少管理层级，简化办事流程，加强公共行政办公业务管理纵向贯通和横向协同，规范办公行为，实施绩效管理，提高管理效能，建构基于信息网络技术支撑的整体、开放、协同、智慧的现代化公共行政办公管理体系，提升公共行政办公管理绩效水平。

新一代信息技术在办公管理中的广泛应用，有效地推进了精减公共行政办公组织和优化办公流程等改革工作，有助于精减办公管理层级，使得一个办公组织要完成与过去同样的工作量所需行政人员大为减少，从而使公共行政办公组织更加精干、高效，推动公共行政办公管理体系现代化。

第三，推动办公管理方式现代化。以互联网、大数据、人工智能等为代表的新一代信息技术，是当前最为新兴的办公管理现代化的有力工具，为办公管理现代化提供了高科技利器，不断推动公共行政办公管理朝着现代化方向迈进。

要充分利用以互联网、大数据、人工智能等为代表的新一代信息技术，加强公共行政办公管理信息化基础设施建设，优化和升级办公通讯网络，提升协同办公网络服务功能，构建起集约化、高效化、透明化的线上服务与线下服务相结合的一体化电子办公运行平台；要积极整合办公网络信息资源，建立统一的办公信息资源数据库，实现信息资源共享，提升公共行政办公管理科学化、精细化水平，从而提高运行效率、降低管理成本。

6 结束语

随着新一代信息技术的快速发展，信息技术深刻地改变着人类社会的生活方式，同时也给政府的办公管理模式带来了一场新的变革。

在科技迅速发展的今天，以信息化驱动现代化，推动公共行政办公管理现代化，已成为不可阻挡的历史潮流。如何利用新一代信息技术推动公共行政办公管理现代化，是世界各国面临的一个重要课题。

在新一代信息技术创新发展的浪潮中，探索新一代信息技术在办公管理中的推动作用，促进信息技术和公共行政办公管理的相互融合，提高管理效能，对于推动公共行政办公管理迈向现代化具有重要而深远的意义。