提高地震科研课题档案质量的对策

龚自禄

(中国地震局地震大地测量重点实验室，湖北 武汉 420071)

科研课题是具有相对独立目标和内容的具体研究对象，是组织科学技术研究的单元。地震类科研课题主要包括地震预测预报、地震应急与救援、地震科学研究、地震仪器研发、震害防御等有关的基础理论研究和应用研究，地震科研课题档案就是这些地震科研课题活动开展过程中形成的各类具有保存价值的文字、图标、声像等各种形式的记录。地震科研课题档案是地震事业发展的重要信息资源和知识宝库，是地震研究最活跃、最前沿的信息池。

科研资料诞生时的质量是归档后档案质量的基础。由于地震科研课题大多是理论性较强、课题规模较小、周期较短，同时也是申请数量最多的一类地震科技项目。地震科研课题档案产生的源头在地震科研课题活动之中，产生于科研人员之手。如果地震科研档案从产生之初就良莠不齐、质量偏低，那么后期档案工作人员再怎么“精雕细琢”，也无法将低劣资料整理成高质量的档案。目前，地震行业对科研课题档案的重视程度普遍不高，不仅是体制机制问题，还有更多深层次原因亟待解决。通过文献搜索发现，更多学者关注的大都是如何整理加工档案，以求提高档案的质量，而很少有学者关注档案移交前的资料质量问题。笔者根据工作实践发现，提高档案移交前的质量，将档案质量关口前移，会有意想不到的效果。

目前，地震科研领域产生的档案资料普遍质量不高，不仅严重影响了档案人员整理加工档案的效果，而且严重影响了档案的再开发利用，进而影响了地震科研事业的向前发展进程。然而，许多地震科研人员，甚至一些领导仍然没有意识到地震档案的严重问题，简单地把档案质量不高的原因全部归咎于档案人员的工作不力。从调查来看，地震科研课题档案质量低劣，大多是因为移交给档案工作人员手中的档案质量不高，并不是因为档案人员整理工作不到位才导致的档案质量问题。因此，提高地震科研课题档案的质量有必要从源头抓起，从地震科研课题资料的产生处抓起。

1 地震科研课题档案归档前的现状

地震科研课题档案种类多，数量大，收集与移交工作量大。移交归档前的收集与整理工作是由课题负责人或其委派人来做的，由于不被课题负责人、科技管理部门重视，或者缺乏档案知识和整理经验，移交到档案部门的科研课题档案的质量普遍不高。

1.1 收集的资料不全或不规范

科研资料由参与科研的人员产生，科研人员档案素养的高低对档案质量影响很大。由于科研人员档案意识不强，或者档案知识匮乏，未及时保留科研过程中产生的各种有价值的资料，导致在移交归档时发现资料不全。有的科研人员缺乏档案收集整理经验，也未寻求档案人员的帮助，导致产生的档案资料不规范、组件不合理等问题。

1.2 课题负责人移交归档积极性不高

有些课题负责人的移交归档意识不强，主动移交归档的积极性较低。有部分课题负责人对课题的申报和验收比较重视，而轻视课题成果的整理与移交。还有些科研人员认为移交归档比较麻烦，为方便自己日后使用，而将科研资料留在自己手上。

1.3 资料管理职责不清

由于认识不足，部分地震科研课题负责人认为资料收集与整理都是档案人员的事情。有的课题负责人在移交时只是将手头上拥有的资料交档案人员，既没有进行价值鉴别，也没有进行组件、组卷整理。他们简单地认为档案收集与整理都是档案人员的事情，应该由档案人员主动去收集并整理科研档案。

1.4 科研课题验收程序不合理

目前，大多数地震科研课题项目的结题阶段或验收阶段没有档案人员的参与，即使少数课题在验收阶段有档案人员列席却并没有赋予其有力的话语权。这就导致科研人员收集整理档案的积极性不高，甚至敷衍了事。这就导致科研人员移交的资料普遍质量不高，也加大了档案人员加工档案资料的难度，从而无法提高档案收藏的质量。

2 提高归档前的地震科研课题档案质量的对策

高质量接收地震科研课题档案是档案人员进行档案管理的重要内容，提高归档前档案的质量不仅可以提高档案的初期质量，还可以使档案工作达到事半功倍的效果。

2.1 提高科研人员的归档意识，加强档案知识培训

档案部门可以举办培训班，对科研人员进行档案法规培训，培训内容包括《档案法》《档案法实施办法》《中国地震局科技档案管理办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等，提高科研人员的归档责任感和档案意识。不定期地针对特定课题开展科研管理人员、专兼职档案人员的业务培训，培训内容可以包括档案归档范围、归档流程、组件组卷原则等，可以邀请经验丰富的科研人员和档案管理人员进行业务指导、交流，通过优秀团队传播经验，不断提高科研人员的档案意识。

2.2 健全完善档案收集整理移交等规章制度

在严格执行《中国地震局科技档案管理办法》的基础上，强调科研课题负责人是立卷归档的第一责任人，制定详细的地震科研课题资料收集、整理、保管、移交等制度，明确档案管理人员、课题负责人、科技管理部门等各自的职责，并针对每一个环节、每一项工作提出具体要求和标准参考。建立协调机制，专门解决特殊课题的特有问题，或者工作实践中遇到的疑难问题。建立科研人员档案奖惩机制，针对移交的高质量档案，对相应的科研人员进行奖励，反之，给予一定的惩戒措施。

2.3 严把档案接收关，确保档案质量

档案移交时的质量奠定了归档入库时档案质量的基础，也在一定程度上决定了档案工作人员的工作效率。档案接收是档案工作人员的收集档案的第一项工作，严格把关档案接收时的质量，发现问题档案立即退回补充，可以大大提高档案的质量。移交归档的地震科研课题档案一定要与实际相符，确保真实、准确，还要讲究成套性、系统性，档案载体要符合相关档案标准，纸张要质地优良、字迹图像清晰，声像档案播放也要清晰可辨，声像档案载体要注意声带、光盘、DVD等载体的使用寿命和质量。在移交时一定要手续完备，科研人员要按照要求提供移交目录清单，并且交接方仔细核对，签字确认后才算交接完成。

2.4 赋予档案接收人员一定的项目验收权限

地震科研课题档案来源于地震科研，产生于地震科研活动的过程之中。目前，许多地震科研课题的结题验收阶段完全没有档案人员参与，或者在课题验收阶段几乎没有赋予档案人员一定的话语权。这种情况就导致地震科研承建单位和监理单位等不重视科研资料的质量和整理，从而使档案接收人员接收到的资料普遍质量不高。如果将档案人员鉴定资料质量是否达到档案移交标准这一项列入课题项目验收程序之中，即将档案验收提前到项目验收环节，不仅可以使课题项目相关人员对课题资料产生的质量和资料的收集整理工作引起足够的重视，而且还可以帮助科研课题项目相关人员及早发现某些档案问题，从而从根源上提高科研档案的质量。

2.5 设置档案专员全程指导科研课题资料的生产与收集

地震科研活动在地震行业系统中占有很重要的位置，相关的档案资料也是地震机构的核心资源。根据科研课题的任务量，科学配备一定数量的档案专员，用于指导科研人员规范地生产资料、科学地收集和整理资料，这是非常有必要的。针对目前地震科研人员档案知识匮乏的现状，配置一定比例的档案专员全程指导科研人员的档案工作，既能快速提高科研资料的初期质量，又能提高科研人员的档案管理水平。

3 结束语

地震科研课题几乎是所有地震行业工作者都会申请的科研课题，产生的相关档案资料数量多、种类多，所以确保地震科研课题档案的高质量要从源头抓起，从资料产生之初就要高标准、高要求地进行资料收集和整理。这样做不仅可以提高地震科研档案的整体质量，还会大大减轻档案工作人员的工作负担。面对目前接收的档案质量较低的现状，剖析根源，对症下药，从提高科研人员档案管理意识抓起，从完善档案收集整理职责制度抓起，善用档案管理话语权，严把档案移交质量关，一定能够不断提高地震科研课题档案的整体质量。