当前劳动人事争议仲裁档案管理工作存在的问题及对策

何洪银

（四川省凉山州盐源县劳动人事争议仲裁院 四川凉山 615700）

档案管理主要活动于行政事业当中，正因此，档案管理工作在行政事业中具有重要的作用，其中本文所要讲述的劳动人事争议仲裁档案管理又是档案管理中重要的一方面。在我国经济形势不断看好的形势下，我国劳动人事争议纠纷呈现出增加的趋势。因此，要构建完善的仲裁档案管理体系，不断地去健全我国劳动人事争议仲裁档案管理的法律法规，这不仅仅可以为我国劳动人事争议仲裁档案管理工作提供相关的标准规范，也可以促使劳动人事争议案件在侦办同时有相关的事实支撑，同时劳动人事争议仲裁档案管理的工作也必须进行相应的优化，这样才能适应新时期有关机关档案管理工作的需要。因此，强化劳动人事争议仲裁档案管理工作势在必行。

一、劳动人事争议仲裁档案管理的概念

劳动人事争议仲裁指的是劳动人事争议仲裁机构，在依据法律法规的情况下审理劳动人事争议案件过程当中，形成的一些具备重大参考价值并且按照相关规定归入档案的各种各样的文书、物证、声像以及其他形式多样的载体材料。

二、劳动人事争议仲裁档案管理的作用

劳动人事争议仲裁档案是劳动争议仲裁活动的一个真实体现，它可以客观真实地反应劳动人事争议仲裁机构办案的全过程，主要具备以下几种作用：

第一是能够对仲裁员的办案活动起到督察的作用，在法律法规所允许的情况下提高工作的效率；

第二是完整仲裁制度的建立，在一定程度上规范了仲裁的工作；

第三是仲裁档案的妥善管理也可以在日后仲裁工作需要时提供相关的参考资料，因此，做好仲裁档案管理工作具有十分重大的意义。

除了以上几种档案管理的作用除外，档案管理工作还具备一个控制成本的作用，这主要可以从两个方面进行探讨：第一个方面是有效降低档案利用者在档案管理时的利用成本；第二个方面是可以在一定程度上降低档案的管理成本。正常来讲，档案的管理成本是不允许降低的，这是因为档案管理工作中投入的成本越大，档案管理工作的开展就会愈发顺利，资源就会更多。但是，在新时期为了提高档案管理工作的效率，同时也为了避免不必要的管理成本的浪费，要对档案管理成本工作进行控制，真正做到在最小投入的情况下达到最优的资源配置。

三、当前劳动人事争议仲裁档案管理工作中存在的主要问题

（一）不够重视对劳动人事争议仲裁档案的管理

一些地方的领导干部以及工作人员缺乏积极性，没有花时间以及精力去认识和学习人事争议仲裁档案管理，更没有花时间去向下级传达档案管理的方法和精神。总体来说，他们对人事争议仲裁档案管理工作的人事存在一些误区，他们只是简单地认为档案管理工作就和日常生活中整理文书一样，简单地整理之后装订即可。甚至一些地方领导都没有积极主动地去整理，而是仅仅让下级工作人员去整理档案，他们认为档案管理工作并不是单位的主要工作，只要将档案保存完好，在需要查阅时借调出来即可。这是十分典型的轻视仲裁档案管理工作的思想，同时这也充分说明了一些人对劳动人事争议仲裁档案管理缺乏一定程度的认知和理解，现如今这种轻视档案管理工作的思想已经完全不能适应新时期的管理需求[1]。

（二）档案管理工作中缺乏人力且现存工作人员素质偏低

在人员编制数量的限制之下，各个地方的劳动人事争议仲裁机构的人员也开始相应减少，伴随着近几年劳动人事纠纷数量的急剧增加，劳动人事争议仲裁工作长期处于一种供小于求的尴尬局面。工作人员每天忙于解决人事纠纷的案件，很少顾及或者更严重地说根本没有时间和精力去做好仲裁档案管理工作。在人员紧缺的尴尬局面下，一些劳动人事争议仲裁机构开始向外借用人员来进行仲裁档案管理的工作，这些临时借调的人员并没有经过专业的档案管理培训，当然有的工作人员也并不了解劳动人事的法律知识，同时他们也对档案管理工作的流程（收集、整理、装订、归档、保管）并不熟悉，经常会疲于应对档案管理的工作。因此，他们只能在工作的同时学习档案管理的方法知识，这种低效率的工作方式严重影响了档案管理工作的质量。

（三）一些仲裁机构基础设施薄弱且管理手段相对落后

很多劳动人事争议仲裁机构因为一些自身或者外来因素，并没有专门的档案管理室来管理仲裁档案。因此，很多档案室其实就是工作人员的办公室，在建设标准方面根本达不到标准，同时这些仲裁机构在基础设施建设方面也比较落后，在他们之中有的会缺少档案管理必要的工具设备，例如计算机、打印机、扫描仪、数码相机等等。在这个信息发达的时代，他们还未了解信息化档案管理，这会导致了一些纸质档案无法进行数据的转换，没有办法将文字存储为信息输出在网络之上。因此，他们只能依靠传统的手动方式对档案文件进行排版、编码以及装订的工作。基础设施的薄弱以及落后的管理手段已经跟不上现如今时代发展的需要，反而会给当前的档案管理工作带来一些负面的影响[2]。

（四）相关档案管理的制度不健全，也没有统一的标准

《劳动人事争议仲裁办案规则》对档案的保存期限以及正副卷做出了相关的规定，一些劳动人事争议仲裁机构也做了相关的档案管理标准。但依然有一小部分的仲裁机构没有制定相关的规章制度，即使制订了规章制度，也并没有严格地去执行，只是在做表面文章。同时仲裁机构并没有统一标准，导致上级监督指导不到位，最终不能达到规范管理的目的。

四、做好劳动人事争议仲裁档案管理的对策

（一）要转变对档案管理工作的传统观念，增强对档案管理工作的认识

做好一件工作的前提条件就是要充分认识这件工作，不可否认的是，做好劳动人事争议仲裁档案管理工作的一个重要基础就是认识和了解。领导干部以及工作人员要加大对档案管理工作的宣传力度，要积极投入其中，并且要充分重视档案管理工作，切实增强档案管理工作的使命感以及责任感。同时也要做出相应的决心，明确做好档案管理工作是各级领导干部以及工作人员不可推卸的责任和义务。在重视档案管理工作的同时，也要强化工作人员的服务意识，促使领导干部和工作人员在无形中树立做好档案管理工作也是服务人民群众的观念，促使工作人员服务态度的转变，把服务人民群众作为档案管理工作的出发点和落脚点。

（二）培养高素质人员，为仲裁档案管理工作提供人才支撑

人是生产的第一要素，如果想要做好仲裁档案管理的工作，一个重要前提就是人才的培养。各个地方仲裁机构可以调整人员的编制数，选用一些具备吃苦耐劳、政治作风正派、有责任心的人才来从事档案管理的工作。在挑选优秀人才之后，仲裁机构也要积极有所作为，在日常生活中要关心他们的工作和生活，直接或者间接性提高仲裁档案管理工作的地位，这样才能充分发挥出他们的主动性和创造性。对于一些专业知识不牢固的人员，仲裁机构也要积极地对他们进行相关的知识培训，提高他们对专业素质和法律知识，帮助他们逐步熟悉仲裁档案管理工作的流程，促使他们掌握科学的档案管理方法和准则，只有这样才能使他们认识到档案管理工作的重要性，才能帮助他们适应新时期档案管理工作的新需求，最终提高档案管理工作的质量。

（三）仲裁机构要加大资金的投入，不断完善基础设施设备

经济是事物发展的重要支撑，做好档案管理工作的根本就是要有足够的经济支撑。国家相关职能部门要和仲裁机构进行积极的交流协调，把仲裁机构所需要的档案管理经费纳入财政预算当中，这样仲裁机构才能加大资金的投入，才能健全相应的基础设施，建立专门的档案管理室来进行档案管理工作。在资金到位的前提条件下，购买一些专门的设施设备，例如计算机、扫描仪、打字复印机等等，在完善设备之后，才能对档案数据进行信息化的处理，实现仲裁档案的线上管理，以此来提高档案管理工作的效率和工作的水平[3]。

（四）统一仲裁机构标准，健全相关制度，为档案管理工作提供法律支持

制度是做好仲裁档案管理制度的保障，相关部门应该制定统一的劳动人事争议仲裁档案管理的标准，规定仲裁档案管理的流程，做到统一规范。与此同时，为了贯彻落实制度的实施，要建立严格的监察考核机制，仲裁档案管理工作不仅要接受上级仲裁机构的监察，也要接受同级工作人员的监察，实行双重的监督制度，保障在制度在实施过程之中，做到赏罚分明，同时也能够维护制度的权威。

（五）推动仲裁档案信息化管理进程

伴随着经济的不断发展，科技也在不断发展。当前仲裁档案管理呈现出数量多，内容杂等问题，把高科技应用于档案管理工作，可以实现仲裁档案的信息化管理，劳动人事争议仲裁档案需要和互联网结合起来，实现“互联网+”的管理模式，这同时也给管理人员提出了新的要求，需要档案管理人员具备与时俱进的观念，顺应时代的发展，只有这样才能提高档案管理的水平和效率。

五、结束语

综上所述，在当前劳动人事争议纠纷案件不断增加的现状下，对于仲裁档案的管理工作有了新的需求。这同时也意味着仲裁档案管理工作面临着新的挑战和难题，这需要各个仲裁机构充分重视仲裁档案管理的工作，在人力、物力、财力等方面不断给予支持，做好档案管理工作。