高校智慧档案馆智能服务路径研究

李晓红

新时期，高校智慧档案馆担负着记录高校活动和变化的独特使命，智慧大学背景下的档案管理更加需要具有与时俱进的新特点。本文基于高校智慧档案馆的概念及特征探索高校智慧档案馆智能服务路径，不仅可以支持和促进智慧高校的快速建设和可持续发展，同时也丰富和拓展了档案学的研究范围，这一研究必将促进档案馆从“数字化”向“智慧型”的演进，实现高校档案的全面现代化管理。

一、高校智慧档案馆的基本特征

1.信息资源的互动与共享。高校智慧档案馆向全社会开放，这不仅体现在对任何有利于其发展的新技术的整合上，更体现在档案资源向公众的开放上。智慧档案的智能控制、组织和管理，可以共享和发布档案信息资源，在后台建立跨系统的应用集成，实现跨部门信息共享、跨数据库网络通信、跨图书馆服务与管理[1]。这些都使得档案馆能够随时与其他社会部门、档案馆人员与其他社会人员进行沟通，降低了社会信息互动的成本。

2.信息资源应用的高效性。首先，智慧互联消除了馆与馆之间的隔阂，高校智慧档案馆的行政色彩逐渐淡化。师生可以根据自己的需要，通过互联网查询所需档案及其互动趋势。其次，高校智慧档案使档案资源具有可感知性，整合海量、异构、分布式的数据资源，实现对智慧档案馆的多层次、全面、方便和及时的档案管理、搜索、导航和出借服务。高校智慧档案馆的运行由先进技术提供，这些技术大大提高了高校智慧档案收集和保存的效率。

3.智慧服务的创新性。创新服务是高校档案馆拓展文化教育功能的新途径。高校档案馆原本是保存和认识文献的重要场所[2]。创新服务是“互联网+信息技术”的融合，高校档案除了基础工作外，还实现了对高校智慧档案馆智能化服务能力的新探索。创新的工作方法可以极大地提高学生的个人实践能力和广泛的师生参与度，如档案创客空间的建设，使用户能够在海量的档案信息中寻找更准确的信息。创新服务是提高高校档案公众参与度的新途径，如三维档案成果展示、档案创客空间等高校档案创新服务，使高校智慧档案馆从单纯的获取文献知识、查阅资料、阅览资料的单一静态空间，转变为一个特殊的三维协同创作场所，可以实现共享。智慧服务实现了高校档案馆除基本业务和基本服务外的全新智慧模式服务创新，以校内、校外师生为中心，以大量网络虚拟人为中心，更加主动地为广大师生提供更加务实、创新的服务。

二、高校智慧档案馆智能服务创新的难点

高校智慧档案馆智能服务创新给学校档案馆发展带来了挑战和机遇，高校智慧档案馆的发展概念提出时间较短，在制度构建、服务模式创新、技术现代化和人力资源建设等方面均存在一定的问题，但是高校应该秉承积极学习的态度，发挥主动性，抓住发展机遇，着重解决以下几个方面的问题。

1.解决资金问题和系统协调。智慧档案管理需要完成相关部门的档案整合工作，通过软件为文件系统提供支持，加强服务器、网络建设需要高校提供足够的相关建设资金；在某些情况下，由于缺乏适当的设备和其他资源供给，一些档案工作不多或档案工作经费不足的学校的建立意愿不强[3]。总的来说，高校智慧档案馆建设不仅要解决一些硬件建设的资金问题，更重要的是为整合档案系统和学校系统、加强数据交换等还需要更多软件系统购买支出。

2.解决档案工作中技术人员短缺的问题。在学校管理系统中，档案工作涉及学校各主要工作，档案包含公共信息、时代数据和历史信息，数据资源十分庞大，管理技术要求较高。智慧型管理服务需要专业的复合型人才，满足计算机信息系统知识管理的需要。但是当前多数高校管理人员不知道如何利用智慧管理系统，复合型档案管理人员十分稀缺。为了满足目前的工作需要，必需解决智慧档案复合型人才不足的问题。

3.传统资源的整合问题。档案是学校的基础，涉及所有的学校部门和附属单位，但档案管理系统往往被孤立或忽视，成为一个单独和孤立的系统，在复合型工作人员短缺的情况下只能先发展学校的基层档案；档案资源在低频率使用，很多资源通常被遗忘在传统管理系统中。因此，档案资源的整合问题亟待解决。

4.降低收集档案的难度。全面收集档案材料的责任由每个档案管理人员承担[4]。由于高等教育机构中教育、科学、学生档案和其他材料属于不同部门，经由许多人管理，数据收集困难。因为档案知识的缺乏，一些重要的材料往往很容易丢失。高等教育部门的智慧管理系统应整合数据来源，但各数据是异质性的，信息来源和组织不同。因此，需要建立一个集思广益的高校智慧档案馆智能服务创新系统，可自动从大学平台上收集大约80%的存档材料。

三、高校智慧档案馆智能服务策略构建

1.构建个性化信息需求搜索引擎。坚持个性化服务模式创新，使高校用户能够根据自己的信息需求获取所需的智慧档案数据资源，这是大数据时代智慧档案服务由“供给型”向“需求型”发展的历史要求。目前，高校用户对智慧档案需求的感知往往是基于事后统计分析，缺乏自动化、智能化的系统和机制，档案馆不能及时得知用户的需求，不能迅速作出反应，而且目前对用户档案需求的记录和分析还不够详细[5]。因此，档案馆应建立一个信息系统及其支撑机制，即用户信息需求的感知引擎。从师生用户的角度来看，一方面，加入高校信息公共智慧管理平台，实现资源深度共享；另一方面，优化档案信息资源服务模式，为用户提供更加优化的个性化服务。

在智能校园环境下，高校智慧档案馆的独立服务是一种源于自主式服务，但又高于辅助服务的数字档案服务模式。随着独立开放信息时代的进一步发展，高校智慧档案服务创新模式会更加人性化、智慧化，增强了师生用户利用智慧档案的意识，对智慧自助式服务的适应性更强。

2.加强复合型人才队伍建设。高校智慧档案馆智能服务建设需要强大的技术硬件，还需要具有较高服务意识的智慧档案复合型人才。首先，高校必须优化复合型档案管理人才的培训系统，以提高业务质量为目标，实现智慧档案馆管理综合技能的全面提升。高校和高校之间，甚至和企业之间也可以加强合作，各单位可以为各类档案馆和大学配备工作人员，以适应高校智慧档案馆的发展。其次，实现智能服务创新还需要高校制定政策，鼓励档案管理人员的创新，鼓励他们参与智慧档案项目研究，并培训一批具有计算机技能的智慧档案管理专家，增强智慧档案和知识管理的人才储备。最后，要确保人才的持续引进，每个高校必须根据其智能服务管理工作的进展情况引进技能型人才。

另外，智慧档案管理的素质需要通过训练和学习来提高，但不能忽视素质与能力的区别。针对智慧档案服务岗位的差异性，高校档案馆可以充分发挥自身优势，从工作内容的角度对工作人员的工作能力进行合理分类和配置。如专业性强、文字功底扎实、知识结构丰富、创新精神强、能力突出的人员可安排到管理或编辑岗位，积极热情、服务态度好、灵活性强的人员可安排在一线岗位。根据岗位性质，在专业要求较强的岗位上配备专职人员，并提供具有吸引力的激励机制，激发创新编研和服务利用的积极性。

3.更新共享共建的资源整合理念。首先，提高文件信息交换的频率。智能档案信息数据库建成后，文件使用者可以在互联网终端上查询对应信息以满足自己的档案使用需求。其次，利用互联网技术交换智慧档案资源，建立档案共享信息数据库和优化档案资源配置。例如，智慧档案服务创新可以利用智慧校园网络平台，推动老照片、旧书、珍贵档案等资源的衔接。另外还可以跨校互动，如档案用户提交申请后，可以查询其他单位的档案信息，降低档案查询的成本。最后，通过构建文件共享机制，使多个职能相同、职能交叉的高校单位提高工作效率。当用户需要查询或使用相关单位的档案时，只需在网络上操作，大大提高了单位之间信息沟通的效率。

4.拓展高校智慧档案云存储空间。首先，购买云存储终端，打造智能档案云，加快文件共享机制建设。高校智慧档案馆内部信息资源巨大，需要占用大量的存储空间，建立以计算机硬盘为终端的文件共享系统，不符合经济原理和可持续发展理念。因此，高校有必要购置云仓储终端，最大限度地扩大存储空间。高校单位可与百度云盘、360网盘等云存储终端供应商洽谈[6]。基于上述云存储提供商的云存储终端，可以实现文件共享，为广大用户提供“一站式检索”的便捷服务。需要注意的是，为了节约资源使用空间，高校在采购云存储空间时可与相关单位合作。例如，各学校之间有分工，对智慧档案馆的共同投资可以带来互利。创建“掌上档案”服务，为用户提供更好的和可用的服务。将微型通信技术纳入计算机，并在贵宾平台上设立“人工”服务，以增加用户获取文件的机会。建立智慧档案服务平台，发展内部管理系统[7]。为提高档案检索效率，保障档案安全，高校有必要开发内部管理系统，将档案数字化并录入管理系统。档案管理人员只需使用数据查询技术就可以完成文件的查询过程，提高文件的利用效率。

在信息技术的控制下，发展高校智慧档案馆智能服务是档案管理技术创新的一项措施，本文提出了智慧档案馆的服务理念，结合自己的工作经验，探讨了信息技术控制下高校智慧档案馆智能服务的设计路径，并提出了有针对性的操作建议。云数据技术和人工智能的发展将是未来高校智慧档案馆智能服务的新特点，只有通过自主学习前沿科学，培养创新意识，真正解决档案管理中的隐性弊端，才能使档案服务智能化建设走上良性轨道。研究认为，在档案意识提高和科学技术不断发展的背景下，高校智慧档案馆智能服务的建设将解决制度化、规范化的障碍，成为一种趋势。