基于电子协议系统的高校对外服务协议档案管理优化研究

张丽萍

高校具有师资和技术力量雄厚、技术智力密集、仪器设备先进等优势，它在保证完成国家下达的教学科研任务前提下，可以充分发挥自身优势，积极为社会提供教育培训、技术咨询协作、产品研发设计等各项服务。然而，高校毕竟不是专业经济主体，其管理体制不是围绕经济活动服务的，若没有科学的管理体制，其经济活动必然受到影响。表面上看，经济活动非常复杂，但只要找准立足点，许多问题可以迎刃而解。那么高校对外服务的立足点是什么？笔者认为，正是对外服务协议。对外服务协议作为一种具有法律效用的协议文件，必然涉及双方的权利义务关系，也就意味着其必然要提供一个管理体制，以执行双方的权利和义务。因此，管理好对外服务协议，也就管理好了对外服务活动。

一、高校对外服务协议档案管理现状与问题

随着高等教育改革的深化发展，高校越来越多主动参与到地方经济社会活动之中，因此签订的对外服务协议亦随之增多，对外服务协议档案的管理逐步成为高校档案管理的重要组成部分。然而，许多高校并未意识到对外服务协议档案的特殊性，而将其管理等同于普通档案的管理，未对此类协议档案的管理做好明确分类与统一规范，对外服务协议档案成为了高校档案管理工作中的一个薄弱环节。当前，高校对外服务协议档案管理主要存在如下问题。

1.对无效、变更、注销和作废协议档案的管理问题。在实际操作中，由于对无效、变更、注销和作废的协议档案认识不清，档案管理人员很可能会无法甄别哪些协议档案是无效、变更、注销或作废的。如此，档案管理工作必然陷入严重的混乱，甚至会严重影响到协议的执行[1]。究其原因，不能完全归结于档案管理人员的疏忽，因为对外服务协议的产生需要经过极其复杂的过程，而其产生的过程档案管理人员基本上是不参与的，因此档案管理人员如果没有相关人员的详细说明，几乎不可能自己认识到协议档案的有效或无效、变更或非变更等变化情况。应当注意到，档案管理人员的工作主要是收集和整理，这是由现有的档案管理制度决定的。如果不从根本上修订现有管理制度，让档案管理人员参与到档案产生全过程当中，那么这一问题是不可能从根本上改变的。另外，协议是具有法律意义的，协议的每一点变化都是法律意义的变化，如不能有效地管理协议的变化，很可能因此而遭到不必要的损失。

2.档案收集问题。档案收集问题，大体上可分为两方面：一是档案管理人员的专业问题，二是对外服务协议本身的特殊性。高校的档案管理本不是为经济活动服务的，因此高校档案管理人员一般都是学习图书情报专业或人事管理专业。而对外服务协议本质上是一种经济类合同，在专业不对口且未经专业培训的情况下，高校原本的档案管理者不可能自动就成为对外服务协议方面的管理专家。另一方面，对外服务协议档案的产生过程不同于其他档案的产生过程。一份对外服务协议从产生到成为档案，通常都会历经多次修订、调整，各方为了自己利益的最大化，在谈判阶段，便会有无数的经济博弈，其都会体现在协议的变化上。另外，在执行阶段，会因各种因素而无法按照协议执行，需要变更甚至作废。此间的不确定性非常大，对于无相关经验的档案管理者来说，妥善完成相关工作难度极大。

另外，在实际运营过程中，对外服务协议通常不存储于一处，这是由对外服务活动特性所决定的。一份对外服务协议必须流转于高校、企业集团、协议审核部门之间，才能完成其使命，而期间发生档案灭失的可能性很大，其对于档案收集来说，无疑是一个巨大的挑战。

3.托管问题。因业务需要，部分高校会将协议审批部门或财务部门作为对外服务协议的托管部门，但由于对外服务协议的专业性，同时审批部门或财务部门并无相关管理制度和管理技术，很有可能造成档案的毁损。另外，托管期限往往会成为一个巨大的隐患。对外服务协议，尤其是技术方面的服务，存在一个保密管理问题和数据安全问题[2]。托管期间，如发生泄密事件，后果将非常严重，但责任由谁承担，往往无法明确。因为托管部门没有专业的管理能力，因此出现风险亦在情理之中。目前，对于这一问题的解决，主要是靠缩短托管期限。但这并不能从根本上解决这一问题，因为对外服务协议往往是长期的，也就意味着其必然会长期存在于这些部门里，能够缩短的托管期限亦非常有限。

二、电子协议系统

目前高校对外服务协议档案管理存在的问题，与其说是体制问题，不如说是技术问题。制度的优化需要以先进技术为支撑，技术创新将进一步带来制度创新。在高校对外服务协议档案管理中，引入先进技术是进一步优化档案管理制度的关键。但引入何种技术，且以何种方式引入技术，对于管理者来说，是一个需要深思的问题。以笔者的经验和研究，笔者认为，电子协议系统是较为适合多数高校的一个技术方案。电子协议系统，是指集合了在线审核、签订、存储、使用、管理等功能于一体的协议信息系统，其具有便捷、有效、智能等特点。高校在对外服务协议档案管理中引入电子协议系统，将有效提升档案管理水平与效率，其优点如下。

1.能有效降低档案收集和管理的成本。利用电子协议系统，签订协议便不再需要打印，所有协议将保存在系统中，不占用物理空间。各部门调取档案，只需要登录系统即可。除具有权限人员外，其他人不可能接触到档案，因而也就具备了高度的保密性[3]。另外，由于档案保存在系统中，因此系统实际充当了档案库的角色，因此档案从产生到归档将一次完成，既不存在档案收集的流程，亦不存在在此流程中可能发生的灭失情况。

2.能有效地降低档案管理的人力成本。传统模式下，档案收集、整理一般以季度或年度为单位，为了应对大量的工作，往往会抽调非专业人员参与档案的收集和管理，可以想象期间会发生多少档案管理问题，即便有些高校会组织人员开展培训[4]，也不可能完全有效地避免问题。采用电子协议系统，可以节省大量的人力，同时让专业人员能够更有精力、更有效地整理档案，为更有效地档案利用打好基础。

3.促进制度优化。一切体制变革实际上都是技术变革的结果，因此引入电子协议技术必然有利于促进档案管理体制的优化。以往以人力管理为核心的管理体制从根本上就不适合档案的利用，因此无论如何优化体制，在没有新技术支持的情况下，这种优化只能是徒劳的[5]。此外，因电子协议系统从诞生到现在仅十几年的时间，其难免存在缺陷。具体来说，一是系统稳定性，二是系统安全性。以第三方电子协议系统为例，一些企业急于收回投资，不考虑自身硬件条件和运营能力，强行承接过量业务，其势必会造成系统的不稳定。一旦发生故障，其必然会造成严重的经济损失。因此，如果选择第三方的电子协议系统，就必须全面考量其技术水平、硬件条件、运营能力等因素，否则会造成极为严重的安全隐患。

三、高校对外服务协议档案管理的优化

引入新技术是体制优化的必要条件。一般来说，技术引入有两种方式，一种是自主模式，即打造专属电子协议系统；另一种是合作模式，或者是外包模式，即以支付费用或提供服务的方式，利用第三方系统。前一种模式的优点是自主性较高，系统设计可以完全根据自身需求进行；缺点是开发周期长，硬件投资较大，同时需要组建一个专业运营团队。后者的优点是便捷，只要付费便可立即使用；其缺点是自主性较差，档案安全可能存在隐患。无论采用哪种模式，对于高校档案管理体制都会产生一定的优化作用，具体表现为以下几方面。

1.优化档案管理机构。高校不同于企业，高校原本的档案管理机构并非为经济活动而设置，因此其不可能完全适应经济活动。高校可以考虑设立一个适应电子协议系统的档案管理部门或岗位，由具备法律、政策、经济、技术等相关知识的专业人员，负责学校各类对外服务协议的审核、收集、归档与管理，进一步优化高校对外服务协议档案管理机构设置。

2.优化档案查阅制度。对外服务协议，尤其是技术类的协议，其涉及的信息往往是具有较高经济价值的，因此需要较高的保密层级。以往，所有的档案都存放在档案部门，尽管有一定的保密层级要求，但实际往往没有特殊的保护技术。因此，只要有权限进入档案室就有机会接触到密级较高的档案文件。而引入电子协议系统后，则可以根据不同的权限，分发不同的密钥，如此即便所有数据都存放在同一个存储空间里，也绝对不会因权限不分而造成泄密。

3.优化档案信息管理。法律属性是对外服务协议档案最重要的特征之一，也是传统管理的难点之一。以往，档案员需要时常和当事人沟通，才能确定一份档案的法律属性。而引入电子协议系统后，所有的文件都将被保存在系统中，其每一次信息变更都会被系统自动记录，而且都是经过加密的，不可能被篡改，因此只要用户有权限，就可以轻松地了解其信息变更情况。

4.优化档案管理流程。传统管理流程是以人为核心的，因此很难有统一性和规范性可言。同时，传统管理流程传承性很差，不适应长期档案管理。引入电子协议系统后，能有效地解决此问题。作为一种计算机程序系统，电子协议系统必然是规范的、标准的。只要功能模块代码不被修改，就能确保电子协议系统会几十年甚至几百年，按照其最初程序运行。这样在很大程度上保障了档案信息管理的规范性和稳定性。

5.优化档案信息使用效率。在目前的工作中，因使用和管理发生冲突的情况不在少数。一方面，管理者希望在最大程度上保证档案的完整性和准确性。另一方面，使用者希望以最便于自己的方式使用档案。引入电子协议系统则可有效地解决这一问题。电子协议系统不同于传统的档案室，它是一个兼具开放性和保密性的网络系统，网络让档案利用变得更加便捷，加密技术则充分保障了档案的安全。如此一来，当前普遍存在的使用和管理的矛盾将迎刃而解。

6.优化档案信息数据功能。大数据时代，档案的数据价值毋庸置疑，但要让档案发挥数据价值需要各种技术支持，需要科学的制度管理。档案的数据价值并非天然形成的，只有当无数的档案有效集中和管理才能产生数据价值。以往，对外服务协议档案分散在各个部门，长期得不到全面的集中管理，更加谈不上系统的管理，因而不能形成数据，也不具有数据价值。引入电子协议系统以后，档案的收集问题将得到根本的改善，同时大量的人力可以集中到档案的整理和数据分析上。

认真做好高校对外服务协议档案管理，对高校自身发展和对社会经济发展有举足轻重的作用。正所谓“科技是第一生产力”，作为档案管理人员，必须认识到新技术的使用是实现档案管理优化的重要途径之一，只有在工作中积极学习新技术，及时更新观念，不断创新方法，才能更有效地为高校的对外服务提供服务。