解读《脱贫攻坚档案和疫情防控档案归集工作实施方案》

□ 辽宁省档案局 刘薇薇

为深入贯彻落实全国档案局长馆长会议和全省档案工作会议精神，推进脱贫攻坚档案和疫情防控档案归集工作，省档案局研究起草了《脱贫攻坚档案和疫情防控档案归集工作实施方案》（以下简称《实施方案》），明确省（中）直有关单位开展脱贫攻坚档案和疫情防控档案归集工作的总体目标、工作原则、报送范围、报送要求、工作安排等内容，为各单位开展两类档案归集工作提供了基本依据和遵循，也为全省各地区同步推进此项工作提供了有益的借鉴和参考。

一、《实施方案》出台背景

2020年12月29日，全国档案局长馆长会议工作报告中国家档案局将“以脱贫攻坚和疫情防控档案为重点全面记录新时代新成就”列入2021年全国档案系统的重点任务之一。在2021年3月10日召开的全省档案工作会议上，省档案局提出要扎实做好疫情防控和脱贫攻坚档案收集整理归档工作。5月18日至19日，国家档案局举办两类档案归集工作培训班，会议指出，各地区各部门要树牢责任意识，把档案认真完整归集起来。结合我省当前档案工作实际，印发《实施方案》，对做好两类档案归集作出再安排再推进。

二、任务目标和工作原则

1.总体目标。统一思想认识，提高政治站位，以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，充分认识两类档案归集工作的重要性、紧迫性，要建立职责明确、保障有力、指导到位、监督有效的工作机制，突出重点，整体推进，将习近平总书记亲自指挥、亲自部署两场战役形成的档案收集好、管理好、保存好、利用好，高质量建成两类档案专题数据库，启动新时代新成就国家记忆工程，用档案记录和见证党带领全国人民取得脱贫攻坚全面胜利、疫情防控重大战略成果的伟大成就。

2.阶段目标。各任务单位于6月30日前完成应归档文件材料的收集、整理工作，将收集齐全、整理规范的档案交由单位的档案部门集中统一管理并进行传统载体档案数字化。对档案目录、数据认真自查，建立专题目录，并将目录及数据报送同级档案馆，乡镇要将脱贫攻坚档案目录报送县级综合档案馆。年底前，县乡两级脱贫攻坚档案要向县级综合档案馆完成移交，应对疫情工作临时机构形成的档案要向同级综合档案馆完成移交。各级综合档案馆负责对各单位报送的目录、电子档案及档案数字复制件进行审核、验收，主要核对目录内容、格式是否规范，电子档案和档案数字复制件格式及命名是否准确，扫描图像质量是否符合要求等问题，对验收通过的目录和数据进行汇总，在此基础上建设专题档案数据库，并于年底前基本建成。省档案局适时对各单位收集、整理、报送情况进行通报。

3.工作原则。一是确保内容完整准确。各单位应当提高档案意识，把握任务要求，确保归档材料做到全覆盖、无遗漏，严格把好档案收集、整理、数字化的质量关，确保数据完整、真实、准确。二是实现集中统一管理。各单位形成的、属于归档范围的文件材料不得散存于各部门，更不能留存在个人手中，必须按照归集范围做好收集、整理，及时交由本单位档案部门集中管理，各单位档案部门再按照规定时限将各种门类和保管期限的两类档案统一向综合档案馆归集。三是扎实做好档案安全保密工作。各单位应当建立健全数据管理机制，明确管理职责、人员、权限、流程，在档案归集过程中严格落实安全保密措施、提高安全管理水平，杜绝失泄密事件的发生。

三、归集范围

1.脱贫攻坚档案。（1）责任单位。原省扶贫开发领导小组39家成员单位。（2）档案来源。党的十八大以来至2020年底前形成的脱贫攻坚档案都纳入归集范围。一类是贯彻落实党中央、国务院及省委、省政府领导关于脱贫攻坚工作指示批示形成的档案；另一类是各成员单位履行行业管理职责在打赢脱贫攻坚战中形成的档案。需要注意的是，报送范围不包含本单位在开展定点扶贫工作中形成的档案。比如，各单位驻村帮扶工作队和派驻第一书记等工作中形成的档案不列入本次档案归集范围。但是，开展定点扶贫工作的文件材料也要收集齐全、整理规范，并统一在各单位的全宗内保管。（3）具体范围。按照《国家档案局 国务院扶贫开发领导小组办公室关于做好精准扶贫档案工作的意见》（档发〔2016〕12号）、《国家档案局 国务院扶贫开发领导小组办公室关于印发〈精准扶贫档案管理办法〉的通知》（档发〔2016〕13号）、《辽宁省档案局 辽宁省扶贫开发领导小组办公室关于印发〈辽宁省全面加强精准扶贫精准脱贫档案工作的实施意见〉和〈辽宁省精准扶贫精准脱贫档案管理办法〉》（辽档发〔2016〕8号）以及各单位制定的文件材料归档范围和档案保管期限表执行。

2.疫情防控档案。（1）责任单位。省疫情联防联控机制成员单位。（2）档案来源。疫情爆发以来至2020年底前形成的疫情防控档案。一类是贯彻落实党中央、国务院及省委、省政府领导关于疫情防控指示批示形成的档案；另一类是各成员单位承担联防联控机制工作职责形成的档案；还有各成员单位就疫情防控工作履行行业管理职责形成的档案。但是，本单位在开展本部门疫情防控工作中形成的档案不属于归集范围。（3）具体范围。按照《辽宁省档案局关于做好全省新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知》（辽档函〔2020〕6号）以及各单位制定的文件材料归档范围和档案保管期限表执行。

3.多种形式档案。根据《机关档案管理规定》、《重大活动和突发事件档案管理办法》，各责任单位保管或形成的下列文件材料均应纳入归集范围：（1）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；（2）照片、录音、录像；（3）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；（4）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、牌匾、锦旗等实物档案；（5）其他具有保存利用价值的文件材料等。

四、报送要求

1.整理标准。各单位要按照进馆要求对档案进行整理，脱贫攻坚档案一般与责任部门履行其他职能形成的档案进行统一整理，应按照相应门类档案整理规则对脱贫攻坚档案进行组件、分类、排列、编号和编目等整理工作，方法与全宗内档案保持一致。具体来说，文书档案执行《辽宁省归档文件整理实施细则》，音像档案执行《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）、《录音录像档案管理规范》（DA/T 78-2019），建设项目主要是执行《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）。疫情防控档案主要是依据《辽宁省档案局 辽宁省档案馆关于新冠肺炎疫情防控档案向省档案馆移交的通知》（辽档函〔2020〕30号）进行分类和整理。

2.档案目录。（1）目录结构。目录数据中应当含有责任者、页数、年度、保管期限、档号等字段，文书、照片、录音、录像、实物及其他类型档案目录数据字段项的名称、类型、长度设置要按规定执行，保证目录与对应的数字复制件及电子档案顺利挂接。（2）目录格式。档案目录分为电子目录、纸质目录两种形式。电子目录应当包含目录结构中要求的所有字段项，宜为DBF格式，也可采用XLS格式。文书、照片、录音、录像、实物档案电子目录应当分别编制。纸质目录仅包含关键字段项，可通过系统或软件打印，省直单位是按照《辽宁省归档文件整理实施细则》中提到的格式进行打印。

3.数据格式。文书、照片、录音、录像类电子档案格式应当符合《电子文件归档和电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）规定。文书、照片档案数字复制件采用单页TIFF或JPG格式，同一全宗内只能选择其一，不得混用。扫描宜采用彩色模式，具体要求参照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）。录音档案数字复制件采用WAVE或MP3格式，录像档案数字复制件采用AVI、MP4、MOV或MPG格式，具体要求参照《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62-2017）。电子档案、档案数字复制件应当以档号为基础命名，确保目录与文件或图像之间用档号建立唯一关联。列入归集范围的档案为电子档案或已完成数字化的，相应电子档案、档案数字复制件应随目录一并报送。

各单位档案实体原则上在原单位保管并按正常移交期限进馆，不提前移交，文件有明确规定的情况除外。2020年12月31日之后形成两类档案的目录和数据报送工作另作要求。

各地区、各单位要切实加强对两类档案归集工作的组织领导，制定实施方案、细化工作任务、明确时间节点，要采取切实措施，分工负责、形成合力，积极支持两类档案归集工作，在档案数字化经费等方面给予充分支持，确保各项工作任务如期高质量完成。省档案局将加强业务指导，按照有关要求对工作落实情况进行监督检查。