高校资助农村经济困难大学生档案管理问题研究

王 伟

资助农村家庭经济困难学生，帮助他们完成高等教育是国家科教兴国战略的一部分，是为建设创新型国家提供人才支撑的客观要求，也是落实统筹城乡经济社会发展、全面建设小康社会总体要求的具体举措。好的政策需要真正的落实，建立高校助困档案管理机制，组织收集和妥善保存农村困难学生的资助档案资料，是落实农村贫困大学生资助政策的必然要求，也是做好高校助困的基础性工作。虽然各高校都建立了助贫档案的管理机制，但是受各种因素的影响，助贫档案管理中还存在许多问题，致使档案的功效发挥不到位，提升助贫档案管理质量需要进一步探究[1]106。

一、建立农村经济困难大学生档案的必要性

1.建立农村经济困难大学生档案是准确认定资助对象的需要。建立资助政策的初衷是为真正贫困的大学生雪中送炭，而不是给某些寄生在国家扶贫政策的“假贫生”提供免费午餐。高校助困的主要对象是农村家庭经济困难的大学生。只有如实掌握贫困学生的家庭经济情况，才能精准地认定资助对象，这是决定政策执行效果的关键所在。建立困难大学生档案的目的是从学校的高度进行普查，发现那些因贫困难以维系正常生活的学生，对弱势群体给予必要的支持和关注。通过建立困难大学生档案，可以掌握学生的基本信息，客观动态化记录大学生的家庭经济情况，为资助对象的精准认定提供最基本和直观的依据。

2.建立农村经济困难大学生档案是实现精准资助的需要。高校对贫困生资助的资金主要来源于国家财政，另外一部分来源于社会捐赠。无论资金来源于哪种途径，都必须严格资助标准和流程，最大限度地提高资助资金的利用效率。随着高校招生规模的扩大，来自于农村的生源数量不断增加，基数也不断扩大，带来的结果就是农村贫困大学生绝对数量的增加。对这部分贫困生的资助还是处于“僧多粥少”的状况。通过建立贫困生档案，全面收集和整理贫困学生的个人及家庭信息，可以较为全面地掌握农村贫困生的家庭经济状况和负担能力，然后根据这些信息确定贫困等级。在救助资金的分配上不搞一刀切，要区别对待，把资助资金向贫困等级高的学生倾斜，精准资助，实现实质公平。

3.建立农村经济困难大学生档案是进行外部监管的需要。如何在助学资金发放管理过程中加强资金监管，确保把党和政府助学的每一分钱都用在刀刃上，真正使贫困大学生受益，发挥政策效能，除了建立健全科学有效的内部管理制度，外部监督机制也是必不可少的。建立贫困生档案，能够督促高校规范助学程序，留存资格审查、受助对象认定、资金发放等助学关键环节的书面材料。监管部门可以通过档案审查发现助学过程中是否存在违规、违纪行为，并及时进行处理。建立贫困生档案，需要受助大学生如实填写个人基本情况和家庭经济状况的信息，如查证不实，不但要取消受助资格，还要追缴受助款项，并要给予相应的处分。这在一定程度上可以督促学生如实填报材料，防止虚报、瞒报现象的发生。

二、高校资助农村经济困难大学生档案的建立

高校在资助来自于农村的贫困生的过程中会产生大量的文献材料，真实地反映整个资助过程，将这些文献资料以档案的形式予以保存，将会极大地帮助精准助贫目标的实现。

1.高校贫困生档案的主要内容。高校贫困生档案收集和记录的内容主要包括三个方面：一是贫困学生的基本信息，如学生的基本身份信息、家庭成员情况、家庭收入情况、致贫的基本原因等，这是高校对农村贫困学生进行资助的资格审查；二是农村贫困学生受资助的情况，如资助的类型、资助的金额、资助的发放、资助资金的使用等证明材料，严格资金监管流程，保证资助的资金真正用到贫困学生的身上；三是农村贫困生受资助后生活的改善状况、思想和心理的变化情况、学习成绩等方面的基本情况。总之，贫困生档案应该全面地记录资助的依据、资助的过程和学习生活等各方面的情况，以全面评估资助效果。

2.高校贫困生档案的建立。高校建立贫困生档案，应该是在学校的统一领导下，由学校档案部门牵头，各学院配合共同完成。档案部门的主要工作是收集相关的档案资料，利用档案管理的手段进行分类和归集。高校学生的管理主要是由各个学院来完成的，各学院是具体负责贫困生的普查、认定、资助等管理工作，所以助贫的主要资料均来自于各学院。这就要求高校应该制定助贫的基本规范，各学院要严格根据该规范进行助贫工作，各流程中形成的资料均应妥善保管，并按档案部门的要求定期归档。

3.高校贫困生档案的管理。高校贫困生档案的管理工作应该有别于一般的学生档案管理，应该建立专门的贫困档案，专门分类，而不应该将贫困档案和普通的学生档案合二为一。目前，各高校采用的也都是这种单独的管理模式。高校的档案部门负责贫困档案的集中管理工作，助贫档案管理中应该坚持真实性、动态性、全面性和信息化原则，通过档案管理全面记录助贫过程和学生生活、思想和学习变化情况。

三、高校资助农村经济困难大学生档案管理中存在的问题

1.贫困生档案信息内容真实性不能完全得到保证。高校的生源地往往和学校所在地距离较远，高校和农村贫困家庭不能实现直接对接，使得高校对于农村困难学生家庭实际情况只能通过间接途径获得。高校提出存档信息名录，由学生按要求采集和提交。这种模式大大地降低了高校档案管理部门的工作负担，可也增加了信息伪造、隐瞒和夸大的几率[2]246。利益驱使下，我们也很难期待所有贫困生都能做到绝对的诚实。为了提高材料的可信性，实践中也是采取了一些措施的，对于学生提交的证明材料都要求出具机构进行认证、加盖公章等。但是实践中档案材料的出具部门由于不是资助资金的支付部门，利益相关性较低，其审核未必严格，常常流于形式，这严重影响了高校对材料的真实性和可靠性的判定。盖章的贫困证明有时也不能如实地反映学生家庭的经济状况。

2.贫困生档案资料更新不及时致使信息缺乏时效性和完整性。高校一般都是在新生入学的第一学期就进行贫困生尤其是农村生源贫困生的普查工作，并建立家庭经济困难大学生救助档案，档案资料会成为整个大学期间贫困生受助资格认定的证明材料[3]68。应该注意的是，贫困生的家庭经济状况不是一个常量，而是一个动态的变量。期间，有些农村贫困家庭会脱贫甚至致富，那么他们的孩子就不能再被列入贫困学生范畴。此外，每年的受资助情况，受助资金的使用情况，及思想表现等都应该随时记录，并作为下一次评估的依据。但是，目前高校的贫困生资助档案往往处于封存状态，新资料不能及时录入，这就导致档案信息因非实时动态而失真和不完整，导致资助方案缺乏针对性，使资助资金的利用效率降低，严重地影响对贫困大学精准资助目标的实现。

3.贫困生档案功能单一，缺乏全面性。档案是直接形成的历史纪录，档案具有凭证价值的重要属性。高校建立贫困生档案本应具有经济和精神双重帮扶功效。但是实践中，贫困生档案管理体现出重视信息收集、轻资料的使用，重经济资助、轻精神帮扶的特点[4]91。这导致贫困生档案功能的发挥非常单一，不能全面地实现制度设计的初衷。贫困生资助只是手段，帮助农村贫困学生顺利完成学业，培养正确的价值观，成为合格的国家建设者才是根本目的。因此，贫困生档案建设在为经济资助提供认定凭证的同时，应重视跟踪学生的成长，掌握学生的发展轨迹，及时有效地给予精神上的帮扶和鼓励，使其感受到国家和社会的关怀和温暖，增强通过后天努力改变人生命运的信心。

4.贫困生档案管理信息化水平低。高校贫困生档案都是以纸质档案的形式保存在档案柜里，分类管理，检索都非常不方便，这也是导致档案内容更新不及时的一个重要原因。随着社会的发展和人才的流动，档案跨地区、跨部门利用日趋频繁，而传统的利用方式因为效率低，已适应不了新形势下社会发展的需要。高校的贫困生档案没有建立电子档案，导致档案信息不能有效地互相交流与融合使用，利用效率低下。如何有效地共享这些档案信息资源、如何准确便捷地服务学生和相关部门，对接未来高校助贫的需求等，就成为一个亟待解决的问题。

四、提高高校资助农村经济困难大学生档案管理工作质量的路径分析

1.坚持去伪存真，力保资助档案信息的真实性。真实性是档案的生命力，是档案发挥功用的前提。高校在农村经济困难学生档案管理中必须保证档案信息的真实可靠，只有这样才能发挥档案资料的评价作用和凭证功能。高校档案管理部门在记录农村学生家庭经济情况档案时，不仅要进行形式要件的审查，也要进行实质内容的审查。要责成各学院在助贫过程中细化存档资料内容，包括家庭成员组成、身体状况、职业、家庭主要经济收入及家庭主要经济负担、学生本人受资助情况等等。档案所记载每项内容都要有客观依据，需要提供具有法律效力的证明资料[5]136。受助学生在提交证明材料时，需注明其家庭所在地的乡、村、街道联系方式，高校档案管理部门应该直接对接生源所在地的乡、村组织，核实该生的真实家庭经济状况，保证材料的真实性和可靠性。

2.实施动态管理，保证资助档案资料的准确性和完整性。高校农村贫困大学生的资助档案应该坚持动态管理原则。需要以发展的视角审视受助大学生家庭经济状况的动态变化，并结合变化情况对资助措施进行相应的调整，真正落实精准资助的目标。为此，高校各学院应该定期将新的贫困档案资料移交档案管理部门，由档案管理部门定期对资助档案进行整理，对档案核心内容进行二次审查，通过多种途径核实信息的真实性，对变化的内容及时进行更新，对于资助过程中出现的新资料进行补充。我们要根据学生家庭的最新经济状况来判断其是否继续符合资助条件，资助标准和方式是否需要调整，而不能完全依赖于既有的档案资料做决策依据。实际上受助学生的经济状况是不断变化的，有些已经脱贫、有些贫困等级会降低，当然也会发生相反的情况，这些变化的信息，应该及时地纳入贫困生档案中，保证档案资料的准确性和完整性，为资助政策的落实提供可信的依据。

3.坚持育人为本，实现经济资助与精神帮扶并重。对来自农村的贫困大学生进行资助的根本目的是帮助他们克服经济困难顺利完成大学学业，履行国家“不让一个家庭困难的孩子上不起大学”的承诺。高校建立贫困生档案首要目的是全面了解贫困生的家庭经济状况，将贫困生纳入国家资助体系，持续精准地进行帮扶。但是仅仅进行经济上的资助是不够的，来自农村的贫困生在陌生的城市求学，需要适应新的环境，面对经济压力的同时，还要承受比同龄人更大的心理压力，对于价值观形成期的青年进行必要的精神疏导就显得尤为重要。各高校应该建立教师与贫困学生的一对一联系机制，比如有些高校建立了“三师助学育人工程导师”制度、“班导师”制度等，由老师负责贫困学生的心理疏导和帮扶工作，取得了良好的效果。在教学中各任课教师也应该着重关注和关心贫困学生的学习情况，对于学习困难的学生进行免费的辅导，使他们能够顺利地完成学业。高校在贫困生档案管理模式上应该采用一人一档的形式，坚持育人为本的宗旨，由各学院的学生管理部门负责收集和整理受助贫困生的学习成绩、思想动态等信息，定期整理归档，这样可以方便工作人员持续跟踪受助学生的成长记录，并有针对性地开展育人工作，通过经济资助与精神帮扶，使受助学生实现从“受助”到“自助”的华丽转身。

4.利用信息化技术推进高校助贫档案电子化。信息时代，档案的电子化是必然的发展趋势。高校助贫档案在规范纸质档案管理程序的前提下，也应该同步建立电子档案。相较于纸质档案，电子档案具有不占空间、不易损毁、方便查阅及利于共享等多种优势。高校的助贫档案实现电子化后，可以利用数据库和云计算等先进技术，进行数据的分析，赋予档案信息新的生命力。采用纸质档案与电子档案的双模形式，不但可以提高档案的安全性，而且可以起到相互佐证的作用。开发电子档案管理软件技术难度并不大，成本也是绝大多数高校能够负担的，而且可以多校联合开发，降低成本。现今绝大多数软件的使用已经趋于简单化，即便需要对档案管理人员进行培训，难度也不大。高校应该跟上信息化的潮流，顺应数字化的趋势，积极推进助贫档案电子化，以期取得档案管理水平质的提升。