新时代高校档案管理体制研究

魏自鹏

高校档案管理体制是高校管理档案工作职能、机构与制度的总称，是高校档案工作可持续健康发展的基石，包括高校档案工作机构的设置、权限划分、运行机制、有关档案管理的规章制度等。作为上层建筑范畴的高校档案管理体制，其绝不是一成不变的，必然会受到社会生产力发展水平的影响，即不同的经济和社会发展阶段需要不同的高校管理体制与之相适应。随着我国经济的快速发展，计算机网络新技术不断进步，高校档案管理体制也应与之相适应。

一、高校档案管理体制现状与不足

1.档案机构设置较为合理。近年来，特别是2008年《高等学校档案管理办法》发布实施以来，高校档案工作开始走上了快车道，档案机构设置不断完善。绝大部分高校建立了档案馆或综合档案室，多数高校建立了由校长负责、分管校长协助负责的档案管理制度，不少高校还成立了高校档案工作委员会。但也存在人事档案室、学生档案室、教学档案室、会计档案室等与学校档案馆（综合档案室）并存、 “ 条块分割 ” 的现象。

2.档案机构的内部设置多以直线职能制为主。目前，高校档案馆（室）的内部设置多为直线职能制，其主要特点是档案负责人下设各职能科室，每个科室（人员）负责一项或多项任务，各司其职，相互之间较为独立。这种设置虽然分工较为明确，有利于经验的积累，但也存在一系列问题。首先，各个职能的衔接脱钩，造成整个档案工作机构不成系统，不利于发挥档案机构的整体效应；其次，它混淆了档案机构各个人员层次的工作，不利于工作人员能力的充分发挥；最后，这种设置没有真正的以客户为导向，不利于档案机构对高校和社会服务功能的发挥[1]96。

3.档案制度较为健全。多数高校建立了相对完善的档案规章制度，总体能够保证高校档案工作的开展。但也有不少高校规章制度不健全，档案制度制定的程序不恰当，制度更新不及时，照搬嫁接不切实际，制度难以推行和落实等。

4.档案设备较为齐全，经费基本能够得到保证。近年来，随着国家对教育经费投入的不断增加，高校档案工作的经费基本能得到保障，也不断添置档案设备，但也存在档案设备不健全、经费不够用的高校，甚至有的高校档案库房和管理场所都难以得到保证。

总地来看，近年来，我国高校档案工作得到快速发展，进步喜人，但也应清醒地看到高校间档案工作发展极不平衡，差距较大。本科以上、发展较好、历史较久并建有档案馆的高校，档案工作普遍较好，而一些高职院校、建校历史较短或新建的高校档案工作水平往往不高。同时，普遍存在档案机构设置不完善、专职人员较少、工作效率不高、收集不完整、设备不齐全、群体意识不高、资源有限、制度难以推行和落实等问题和不足。从泰罗的科学管理思想看，组织工作效率（劳动生产率）的提高，与其说是依赖于人的因素，不如说是依赖于管理体制。因此，造成上述现象的原因，除了有档案工作人员自身和学校积累不够等主客观因素外，更与档案管理体制不健全有关，加之新时代社会环境、科学技术、思维观念等对传统档案工作模式的冲击，现有档案管理体制更加难以适应新的变化。

二、新时代高校档案管理体制面临的挑战

1.档案资源的变化给档案管理体制带来的挑战。近年来，随着智慧校园建设的不断推进以及计算机网络技术普遍应用，无纸化办公越来越普及，随之而来的是电子文件、电子数据资源大量生成，档案工作的对象不断由传统的纸质档案向电子档案转变，即在不久的将来，档案工作的客体——档案资源将主要转为数字化、数据化。这一变化首先是对档案工作场所的影响。一是使得档案的整理、加工等技术用房不再显得那么必要，电子档案只需在计算机及网络等设备上处理即可；二是除存量档案和实物档案外，档案的库房也不再是必需，电子档案只需在光盘、硬盘或云计算平台等设备存储即可；三是档案工作的利用服务也不必到现场来完成，只需借助网络即可远程实现。其次，档案资源的所有权归属问题。目前，高校信息化建设、普及、升级往往由高校的计算机网络信息部门来牵头或负责，因此电子数据资源的流向也受其支配和操控，其最终归属已不受档案部门的控制。档案部门若要继续对其进行分类、鉴定和归档保管需经学校层面统一协调处理。再次，异构数据资源的整合问题。由于各业务系统建设和实施数据管理系统的阶段性、技术性以及其他经济和人为等因素的影响，导致高校产生和积累了大量异构的档案数据资源，迫切需要运用新的技术，包括升级和更新档案管理系统，以实现对异构数据资源的管理。

2.技术和思维观念的变化对档案管理体制的影响。新的计算机网络技术的广泛应用，使人们的工作方式和思维理念都发生了巨大的变化。首先，电子资料的归档已不必再像纸质档案一样需现场指导、整理和收集，完全可以通过系统互联互通后实现在线归档。其次，人们对档案的利用、咨询、交流等也越来越习惯于通过网络来远程或异地实现，除非万不得已，一般不愿再去档案馆（室）现场。同时，由于社会整体工作节奏的加快，人们对档案工作服务的效率和质量的要求也越来越高。这些都会倒逼档案工作转变模式，不断提高服务效率、服务质量以及信息化、智慧化水平。

可见，档案资源的变化、新技术的应用和人们思维观念的改变等都在呼唤新的档案工作模式和管理方式，迫切需要档案工作尽快突破时空限制，紧跟时代步伐，变得更加方便、快捷。

三、新时代高校档案管理体制的改革建议

1.成立档案馆。实践表明，成立档案馆的高校，其档案工作水平多数高于只建立综合档案室的高校。撇开积累和人员本身的因素，综合档案室多挂靠在校（党）办之下，属于其二级机构，人财物多会受到限制，工作缺乏自主性，且很多时候还要身兼他职。其次，虽然综合档案室本身的行政级别多低于其他行政科室，但仍要履行《档案法》规定的对学校各部门档案工作的监督、指导职责。这是典型的低级别监督高级别的设置，明显是责任大于权力，权责不相配，其结果是监督职责多数执行不到位，常见档案归档不及时、收集困难等问题，经常不得已而请领导出面协调。同时，档案工作是一项横联百业的工作，几乎与学校的各个部门打交道，为此高校多建立了由档案机构为主、各部门兼职档案员为辅的组织架构。这种结构实质上是一种矩阵式的组织结构，看上去能将档案工作覆盖到学校的各个部门，优点固然存在，但缺点也很明显。由于各部门兼职档案员分属于各个业务部门，他们主要对各自的业务主管部门负责，其与档案机构的关系是松散的，越是松散的机构越需要强有力的监管；加之档案工作本身枯燥、边缘，对他们来说又是一项临时性工作，如果监督权力再不够，监管不到位，档案的收集归档工作开展困难也便是自然的了。因此，只要条件允许，高校应尽快将档案室升级为档案馆，以实现权责相等的管理原则，并将学校其他各类档案分室及相近和相似机构统一纳入进来，解决 “ 条块分割 ” 的现象，真正实现全部档案的集中统一管理。

2.建立档案数据中心。一方面，随着电子档案单轨制管理的实施，学校信息化建设和存量档案数字化的不断推进，高校档案将大部分变成数字（数据）资源，成立档案数据中心实至名归；另一方面，成立档案数据中心可以名正言顺地接收和管理智慧校园、云计算平台等信息化设施中产生的电子数字（数据）资源，也可以理直气壮地对信息化设施中的电子资源进行监管，更好地履行高校档案机构对各部门档案工作的监督和指导职责。因此，对于信息化建设较好的高校可以建立档案数据中心，其形式可以分为两种，一种是单独建立档案数据中心；另一种是联合学校计算机信息部门、图书馆、资产管理处等成立学校大数据（资源）中心，档案数据中心作为其下属的一个科室。前者对于档案资源较多、档案工作人员能力尤其是计算机技术较强的高校更为合适；后者则更适用于本身档案资源较少，档案工作人员数量不多且计算机能力有限又无力引进计算机专业人员的高校，将其作为大数据中心之下的一个科室，可以共享各种设备和资源，处理各种归档数据，也可以借助数据（资源）中心中计算机人员的力量，减少档案机构对计算机专业人员的依赖。

3.调整档案机构内部设置。提供利用是档案工作永恒的主题，档案机构应以一种服务提供者的身份出现，可以按照以用户为导向、以流程为主线的组织结构形式来设置。内部工作和人员可以分为三个部分：第一部分为服务中心，主要完成一些日常性的事务工作，如档案查阅利用、档案归档收集、档案寄送传递、政策解答、物品采购、参观接待等，因此对服务中心人员的素质要求较低；第二部分为业务中心，主要完成档案工作的各种职能活动，如档案鉴定、档案分类整理、档案修复、档案保管、数字化加工、档案培训指导等，对业务中心人员的素质要求相对高一些；第三部分为专家中心，相当于档案工作的发展规划和研发中心，主要是出台相关的制度政策，进行档案编研、资源开发和发展规划等，专家中心对人员素质要求较高，必须精通档案管理的专业知识，应是该领域的专家。通过这种转变，档案机构的工作具有清晰的层次，业务中心和专家中心的人员可以摆脱日常性事务工作的缠绕，更能集中精力进行高附加值的工作，从而更好地发挥档案机构的作用，提升档案机构的地位。

4.再造归档流程。传统的业务部门立卷归档的流程往往需要档案机构对业务部门进行指导培训、监督交流，甚至是 “ 祈求 ” ，且效率不高，结果不确定，档案机构、业务部门均不乐见。因此，借用理查德·H·泰勒的 “ 行为助推 ” 理念，可以设计一套流程，使日常形成的档案材料自动地归入档案机构，用客观程序代替主观意愿，减少人为不确定因素的影响，即将业务系统直接与档案系统对接，将档案的归档标准、范围、要求等在设计时事先嵌入进去，使归档材料（主要是电子档案）顺利平滑地进入档案系统，再由档案工作人员统一进行鉴定、分类、整理和归档，最多再经业务部门人员核实确认，从而减少大量不必要的沟通、交流、培训、指导、监督等工作，提高工作效率和准确性。

5.规范制定档案规章制度。实际工作中，很多档案规章制度难以推行和落实的原因主要有以下三个方面。一是制度不符合实际，照办照抄，实操性不强。二是制度制定的程序不够规范，如档案机构经常 “ 私自 ” 制定一些全校性的档案制度规范，而没有经过校长办公会、校党委会等学校层面。须知， “ 制度是规则的集合 ” ， “ 规则的形成和行使是建立在特定的‘权利诉求’之上的 ” ， “ 规则根植于权力之中，失去了权力的支持，规则就将是一纸空文 ”[2]104。没有全校权力的档案机构却强行 “ 私自 ” 制定面向全校的档案规章制度，其结果自然难以推行和落实。三是缺乏与制度相符的奖惩体系。制度应同个人利益相联系，执行制度没有奖励，违反制度得不到惩罚，制度也便失去了存在的可能。因此，档案机构制定的规章制度应当更加符合既有的规程，更加符合学校发展的实际，不要盲目地照搬照抄，同时应建立相应的奖惩体系。

总之，档案工作作为一项有独特内容的管理活动，需要适宜的管理体制为其保驾护航，需要获得管理活动所需的资源（人、财、物、权力、规则）和所管理的资源（档案），需要使用恰当的方式方法，才能更好地开展。