企业人事档案管理与人力资源开发

刘渊

摘要：人事工作的开展是以企业人事档案工作作为基础，对企业学习工作经验、奖惩情况等各方面工作信息进行记录，这是人事部门选拔和利用人才的根据，与职工退休、养老保险等待遇有关。确保企业人事档案管理的具体性、有效性，是能够被利用的基础，提升企业人事档案管理水平势在必行。目前企业人事管理工作仍存在诸多不足，迫切需要强化企业人事档案审核工作，提升档案审核工作的管理水平，推动企业人事工作的进步。

关键词：企业;人事档案管理;人力资源开发

引言

人事档案是真实记载企业个人经历、反映其政治思想与工作能力的重要资料，也是制定人事工作决策的核心参考依据。但通过分析与观察当前企业人事档案管理与利用的落实成效，可以发现存在个别创新思想落后与管理利用不规范等问题。要推进档案管理的优化发展、资料信息得以充分利用，應对人事档案的管理特点予以正确认识，积极寻求针对性的改进措施。

1企业人事档案管理的现状

1.1人事档案管理的重要性

人事档案管理为人力资源管理提供信息基础。人事档案掌握员工的基本信息，通过对基本情况的了解，可以有效定位员工的个人素养与工作能力，以此为依据对其工作表现、业绩能力加以评估归档，有效的信息归纳模式，为人力资源的管理打下基础，进一步提升企业的核心竞争力。

1.2人事档案管理的提升方式

企业应当建立健全管理机制体系，加强企业高管对这项工作的重视，建立责任制制度，建立适当的奖惩制度，完善体制系统的规范性、合理性。引进最新技术，在企业设置专门的人才以及技术的专项资金，配备专业的新型设备，提升信息管理的技术化，利用信息库准确便捷的对信息进行优化，提升信息的实效性，更加高效便捷的处理信息。提升管理人员的专业素养，对专职人员进行培训，主要提升管理人员的专业水平，采用季末考核制度，对于管理人员的综合素质进行考核，力求在企业内部建立一支优质的队伍。

2企业人事档案管理问题

2.1意识观念陈旧

在大数据时代背景下，不管是事业单位的工作人员，还是事业单位的领导，都应该转变自身的理念，不能固守自己的传统思想，这样就会直接影响档案信息的安全性和高效性。而事业单位人事档案管理本身就存在特殊性，很多工作人员在档案管理中都缺乏足够的重视，所以管理理念较为陈旧，这就严重影响了档案管理工作的有效发展。

2.2档案审核机制不健全，责任监督不严

企业档案信息失真的主要原因就是档案审核机制不健全、责任监督落实不到位。档案管理部门没有建立档案材料长效机制，缺乏对档案管理的事前风险防控，导致难以及时发现档案管理问题。

2.3档案信息化建设滞后，档案信息共享性差

档案管理的信息化和网络化有待提高，现阶段存在的问题：不能与职称评审、人才考察、选拔任用、人才流动有机结合。

3企业人事档案管理与人力资源开发策略

3.1增加档案审核的重视程度

企业档案审核工作工作量大且具有很强的专业性，涉及广泛的内容，在工作时要深入开展审核工作，审核部门要建立有关的审核小组，审核企业档案的组员由部门负责人和有关人员构成，定期举办报告会，汇报审核工作，总结在审核过程中存在的不足，提出有关的建议，使今后工作能够顺利进行。要落实审核工作，制度、责任、人员要达到标准。建立适合的审核制度和有关的考察制度，审核的条件流程要清楚明了，使审核更加标准[1]。

3.2完善人事档案管理机制

首先，建立健全人事档案管理制度。这是事业单位人事档案管理得以有效进行的前提和基础。相关单位在制定这个制度的时候，应该基于我国事业单位人事档案管理的现状，让制度能够更加科学、合理，具有人性化色彩，这样才能够保证整个档案管理工作得以顺利进行。比如，针对档案的收集、分类、整理、录入等工作，都应该有一个明确的规章制度，要对相关人员进行合理指导和规范。在此基础上，关于档案的借阅也应该有明确的规章制度，要规范档案借阅的一个流程，让档案的借阅能够有章可循，有法可依。并且针对于档案的信息化，还应该制定一个保护制度、保密制度，由内而外地约束相关工作人员，这样才能够让档案得以更加有效管理。其次，完善人事档案信息化管理机制。比如，随着互联网技术的不断发展，适时完善事业单位档案数据管理系统，让信息化档案得以建设和储存，进而保证档案管理的信息化发展。此外，相关部门还应该不断优化检索系统，对相关的档案信息进行不断分类和整理，让借阅工作更加高效。最后，注重保密制度的完善。这与信息化安全制度建设不同，其实是从一个微观的角度着手，对整个档案的保密工作进行升级优化，制定相关的制度，以此从工作人员着手，在源头上保证档案的安全管理[2]。

3.3改善人事档案管理的对策

提升企业管理水平，加强公司内部人力资源档案的管理。在企业管理过程中，将人力资源管理摆在重要的位置，从人员出发，抓紧公司发展以人为本的重要依据，将人事管理工作，细化进行分工，确保人力资源工作的合理性完整性，提升公司整体的管理水平。保护档案信息安全，人事档案信息，是了解员工的首要途径，而确保员工个人信息安全，也是对公司信息安全的保障，有助于整合人员信息，全方位助力企业的发展。提高人员综合素质，对于人事档案管理的员工，要多层次的进行了解，不止在档案工作中体现一面，而是要同时了解综合素质的各个方面，使得档案管理工作更加的全面[3]。

3.4重视企业档案管理

面对档案管理“双轨制”模式的发展，事业单位必须重视档案信息化的建设。把企业档案安全保密防护体系纳入本单位指挥自动化建设和信息安全防护建设的大系统之中统一规划，运用多种技术手段，消除各种隐患，要利用档案管理系统增强档案信息的共享性[4]。

3.5加强企业人事档案的收集

收集企业材料并加以补充，不仅是企业档案管理工作的重要部分，也是审核工作核心和困难之处。由于很多单位档案管理工作比较零散，使收集工作难以开展。因此，迫切需要加强收集工作，完善企业人事档案。一是成立企业档案信息联络小组。业务娴熟的人员才能担任档案信息联络员，对审核中对存在的不足进行沟通。查补不完整的档案，对收集材料存在的不足，共同进行商榷。二是多种形式收集材料。收集档案材料要通过多种方式才能确保材料的完整，利用定向收集法，直接去缺少材料的单位收集，对材料进行补充。利用定点收集法，对已经完成的档案资料进行有效沟通，使档案材料能够及时收集。利用跟踪收集法这样的方法，主要是对调动企业对进行审核，补全档案资料。利用上门收集法，对上报不积极的单位主动审核，让有关部门相互配合，保证档案资料的完整。三是确保档案资料真实有效。

结束语

随着区域经济集团化、全球化和信息化建设的快速发展，企业人事管理模式出现了严重的滞后性，必须转变管理模式，加快企业人事档案管理的信息化进程，提高管理开发利用效率。顺应新时代发展的要求，建立完善的档案管理系统，健全相应的档案管理规章制度和法律法规，增强档案信息风险防范意识，保障档案信息安全，提高管档人员综合素质，促进企业人事档案管理向管理开发利用的方向快速迈进[5]。

参考文献：

[1]贺振华.大数据视域下事业单位的人事档案管理[J].人才资源开发，2021（17）：41-42.

[2]龚水英.浅谈企业人事档案管理与利用的创新[J].黑龙江档案，2021（04）：70-71.

[3]张秀良.关于企业人事档案管理工作的思考[J].黑龙江档案，2021（04）：133-134.

[4]钟斌.企业人事档案管理与人力资源开发[J].黑龙江档案，2021（04）：332-333.

[5]张淑伟.大数据时代的人事档案管理工作[J].大陆桥视野，2021（08）：96+99.