文档一体化在文书档案信息化管理中的实施

摘 要：近年来，文档管理的一体化的发展已成为员工和档案管理员的共同关注的问题。通过引入一体化的文档管理模式，可以对文档和档案管理进行标准化和优化。该文从文档一体化概述、文档一体化的必要性、文档一体化的主要问题、文档一体化实施的途径方面进行分析和研究。改善文档和档案的日常管理工作，提升文档以及档案管理的工作效率。

关键词：文档一体化 文书档案 信息化管理 文档管理

中图分类号：G271文献标识码：A        文章编号：1672-3791（2021）10（c）-0000-00

Implementation of Document Integration in Document and Archives Information Management

SONG Zhaoxia

（Yancheng Municipal Party School of tCPC， Yancheng， Jiangsu Province， 224000 China）

Abstract： In recent years， the integrated development of document management has become a common concern of employees and archivists. By introducing an integrated document management model， documents and archives management can be standardized and optimized. This paper analyzes and studies from the document integration overview， the necessity of document integration， the main problems of document integration， and the ways to implement document integration. Improve the daily management of documents and archives， and improve the work efficiency of documents and archives management.

Key Words： Document integration; Administrative archives; Information management; Document management

通過文档一体化，将文档处理和档案管理的两个独立存在任务，通过相互关联性慢慢融为一体，同时将其添加到信息管理的运用模式当中，以实现文档处理和档案管理同时进行对的目的。实现二者之间的无缝衔接，使档案管理工作的运作效率得到提升。要实现系统的文档一体化工作模式，就需要得到其他有关部门的支持与协作，以便可以在整个管理和使用周期中有效地控制和使用文档和文件。近年来，许多部门已经检查了一体化文档管理并将其实施到建筑信息系统中，但是没有得到预想的效果。而这项工作中依然有很多发展的空间和机会，需要人们更加积极地学习和进一步研究。

1文档一体化概述

所谓文档一体化是指利用信息技术在资源协调、资源整合和高效管理方面对信息技术和文件进行综合管理，使文件和档案可以实现“一站式管理”的目标管理机制。在文件信息管理中的文档一体化具有以下特点：一是数字化。文档一体化需要使用档案管理系统和其他数字技术，这表示文档资料要以数字化的形式存在。第二。协调和整体控制。文档一体化是一个系统性非常强的工作，不仅要依靠档案部门，同时还需要其他业务部门的合作和支持。第三，文档一体化强调了记录和归档之间的有效联系。如果将不同的文件形成不同的档案，就要使用不同的档案文件数据库，所以，确保记录和文件案例之间的有效通信可以大大提高管理效率。

2文档一体化的必要性

2.1规范文书档案管理

在日常工作中运用文档一体化的管理模式，有必要对相关的文档以及档案实施分类，并且必须对文档和档案进行不同类别的管理。例如：政府的官方文件、会议记录、工作计划以及其他相关的文件都进行分类保管，这样便于后期的查找和使用。在实施文档一体化管理时，可以利用文档管理和电子文件系统来共同管理当前文档，并为文档文件创建注册表，以提升文档管理的工作效率[1]。

2.2实现信息数据共享，避免劳动重复

以往的档案记录方法以及档案管理，虽然大部分部门都增加管理方式上的投资力度，同时增加对物力、财力、人力的投资，但是工作效率却没有得到有效改进和提高，其原因是由于出现重复分类和处理的问题。现如今，通过运用一体化的文档管理模式进行工作，能够尽可能避免重复工作，减少不必要的浪费[2]。

3文档一体化的主要问题

3.1文书档案的归档范围不够明确

一般而言，文档中会有很多类别条目，并且每个类别条目具有不同的功能和用途。管理部门应改善文件综合管理的实施，建立文件档案的分类记录和分类方法，并根据系统特征、内容属性等对文件档案进行简化分类，同时实施有效划分，确保其条理性。虽然已经有少部分部门开始实施文档一体化管理，但是文档分类并不严格，部分应按规则分类的文件和材料尚未经过科学分类，在获取文件和使用文件的管理系统和数据库上是相对繁琐的，影响文档一体化工作流程的开发。同时，文档文件的存储范围不够清晰，导致某些文档处于遗落的问题，导致长时间不能归档，如果长期滞留在业务部门，就会出现文档文件遗漏。

3.2信息技术的应用程度低

要顺利实施文档一体化管理模式，就需要拥有一个功能强大的计算机，同时也能使新的文档管理模式更有发展前景。现如今，一些部门在日常工作中很少会选择运用信息技术，所以对文档一体化管理的实施工作有一定的影响，使办公系统、正式文档处理系统、文件管理系统以及其他信息系统之间会经常出现连接不畅的问题，无法实现各个系统的数据共享，也有一些部门甚至缺少生成信息，文档共享落后了很多;在某些部门中，大数据技术的使用并不广泛，文档文件的搜索效率和存档管理人员的相关数据量很低，无法满足文档管理的相关要求。

3.3数据库建设缓慢

文档管理的重点是建立数据库，同时将数字文档文件管理落到实处。但是在创建文档文件数据库时，某些部门会遇到问题，致使建设的速度过于迟缓。而其原因是由于没有对文档进行分类整理，没有对文件实施编号，导致后期的工作量增加，延长建设时间。档案在归档时没有进行检查，导致数据库跟不上工作需求，综合档案管理系统不健全，在存档数据库中创建文档的职责划分不够清晰，并且存档管理人员的工作量相对较高[3]。

3.4文档一体化管理有一定的安全隐患

在对文档一体化和存档管理进行深入研究之后，发现文档一体化和存档管理高度依赖于Internet，大数据和IoT的基础架构。 在这样的环境下，当扩展文档文件的一体化管理时，文档文件管理系统及相关数据库也受到病毒和黑客的攻击，对文档文件构成一定的安全威胁。

4文档一体化实施策略

4.1实施严格的分类整理工作

无论是曾经还是当下，信息化管理模式中存储都是文档文件管理的基础和重要目标。只有指定文档文件的存储区域，才能有效避免文件数据出现错误。在实际的应用过程中，可以根据文档文件的内容进行分类，从宏观角度分析，能够分为4类：第一，政策性文件。政策对于企业而言，是其正常運行的基础，有着非常重要的作用。政策文件确定了日常工作的相关内容，标准的工作流程和要求是工作的重要工具和框架。第二，会议文件。包含不同会议中创建的文件和材料，如工作报告、会议记录、工作计划等。第三，全面的正式文件。包括工作计划、执行摘要、报告摘要、调查报告等。第四，正式文件的批准。包括公告、通知、信件和其他正式文件。

4.2利用各种信息技术，快速建设文档一体化

科学合理运用计算机信息技术能够保证文档一体化管理的顺利实施。第一，建立相关的档案管理体系、办公系统和官方文件处理系统等应用系统间的连接，以实现数据传输功能，同步档案文件数据并交换网络信息。 第二，促进云共享。通过云端共享功能更好地落实文档一体化管理工作，通过与百度、阿里等云端服务商建立合作，实现系统中不同层级以及部门之间的数据共享[4]。

4.3利用文档一体化管理，促进资源的利用

对于所有人来说，文档的存储和使用其价值是显而易见的，并且可以用作管理和其他任务的基础和参考信息。要对档案文件进行分类和归纳，同时建立资源数据库。也有必要根据单位文件和档案的实际情况，做好文件和档案的汇编和研究工作，并确定适当的文件和档案管理主题。例如：可以根据有关人力资源的相关准则、法律和法规来构建与记录和档案的管理有关的专题，以建立一个系统的文档管理系统。基于此，可以允许各业务部门根据本部门的相关要求对文档和文件的分类进行标准化，以避免以后进行重新处理[5]。

4.4提升文档安全管理工作的重视程度，确保文档的安全性

为了能够将文档一体化的管理工作变成现实，不仅必须加强有关文档和档案的信息的管理的重视程度，同时要保证文档和档案的安全问题，必须构建和实施文档和文件的安全管理系统，同时使用功能强大的防病毒软件和防火墙，并对计算机进行定期检查，确保没有病毒入侵的现象发生。如果计算机出现病毒，那么就要及时进行解决，在去除病毒的同时也要防止黑客的攻击，还必须加强数据保护工作，以防止损坏和丢失文档，实施这些操作的目的就是为了提升文档的安全性，建立安全稳定的文档一体化管理体系[6]。

5结语

综上所述，当今时代的网络信息技术得到了飞速发展，针对文档和档案管理的问题而言，有必要充分改善文档和档案的日常管理工作，提升文档和档案的工作效率，人们可以通过更符合时代要求的文档一体化的新型管理方式，提升文档和档案的共享性和准确性等，有效地推进文档和档案的管理。

参考文献

[1] 李馨，黄琴，王君敏.浅析特检机构办公室办公自动化背景下文书档案信息化管理[J].西部特种设备，2020，3（5）：68-71.

[2] 倪代川，金波.论数字档案资源数据化发展[J].档案学研究，2021（5）：17-22.

[3] 金文静，刘元刚.基于物联网技术的电子智能档案云服务系统设计[J].自动化与仪器仪表，2021（9）：143-147.

[4] 刘雅婷.大数据环境下石油管输企业文书档案的信息化管理路径[J].办公室业务，2021（1）：77-78.

[5] 刘丹.信息化背景下文书网上档案数据管理工作分析[J].信息记录材料，2021，22（3）：137-139.

[6] 陈实.浅谈机关文书档案管理的信息化建设[J].四川劳动保障，2020（11）：33-34.

作者简介：宋朝霞（1975—），女，本科，中教一级，研究方向为档案管理。