探析二维码技术在人事档案中的应用

李 茜

(黑龙江省林业设计研究院，黑龙江 哈尔滨 150080)

自计算机技术不断更新发展以来，各行各业对于计算机技术的应用都十分关注。在信息化时代背景下，计算机技术的应用范围更加广泛，二维码技术作为计算机领域中的新技术，在人事档案管理工作中的应用价值也被开发出来。传统的人事档案管理工作往往以人工操作管理为主，但是在管理效率方面却并不突出，此时将二维码技术应用于此项管理工作中，不仅能够提升管理效率，且于管理信息量方面也得到了进一步拓展，从而优化管理质量。鉴于此，针对二维码技术在人事档案中的应用这一主题进行深入分析则具有重要现实意义。

1 二维码技术分析

二维码技术又称二维条码，常见的二维码为QR Code，QR比传统的Bar Code条形码能存更多的信息也能表示更多的数据类型[1]。同时该项技术是用某种特定的几何图形按一定规律在平面(二维方向上)分布的、黑白相间的、记录数据符号信息的图形；在代码编制上巧妙地利用构成计算机内部逻辑基础的“0”、“1”比特流的概念，使用若干个与二进制相对应的几何形体来表示文字数值信息，通过图像输入设备或光电扫描设备自动识读以实现信息自动处理。具有条码技术的一些共性：每种码制有其特定的字符集；每个字符占有一定的宽度；具有一定的校验功能等。同时还具有对不同行的信息自动识别功能、及处理图形旋转变化点[2]。

2 二维码技术在人事档案中应用的可行性分析

虽然当前二维码技术已经在各个领域逐渐普及，但在人事档案管理领域中，该项技术的使用并未普及，此时想要确认二维码技术在该领域中应用的可行性，就必须做好以下几项影响因素地分析工作：①网络环境优良。随着网络全球化的发展，网络用户占比每年呈倍数增长，其中作为人民上网主要方式的移动上网，已经隐隐发展为国民的主要上网方式，而目前，我国4G技术已经全面普及且5G技术随之发展，为二维码技术的应用提供了良好的网络环境。②微时代社会背景优越[3]。当前，我国正处于微时代社会背景下，智能手机的使用用户数量十分庞大，为二维码技术在档案管理中的应用提供了更加坚实的社会基础，且相关资料显示，二维码在网络中文本、网址、下载等方面的应用具有一定技术支持基础，此时将其运用于人事档案下载、借阅、调取等管理工作中可行性极高。

3 二维码技术在人事档案中的应用探析

3.1 二维码技术在人事档案宣传工作中的应用

人事档案的设定主要为档案用户自身在就职期间的晋升、评职称、工龄确认以及退休金领取等工作开展提供数据信息参考，由此可见，档案管理工作的展开对于个人的发展具有十分重要的影响。但目前，部分人对于人事档案管理工作的重要性认知却存在严重的不足，甚至部分人主观上将档案管理判断为“无用”，唯有在急需相关资料时方才关注到该项工作[4]。据相关统计资料表明，超出50%的人在临近退休时方才想起档案相关问题，但此时想要进行各类材料的补充和完善，所涉及的事项十分繁杂，严重降低了人事档案管理的工作效率。在此基础上，充分将二维码技术应用于档案管理过程中，档案用户可直接通过手机扫码的形式加强对于自身档案状况的了解，当扫描操作完成后，用户就可通过二维码中所设置的网址链接进入到档案所在档案馆官网中，且通过对该链接的访问，就可直接将相关信息下载下来用于阅读和了解。在微时代下，人们可通过二维码技术的使用构建具有时代特色的“随身档案馆”，对于培养人们逐步养成档案意识也具有重要促进作用，最终达成人事档案宣传工作的开展目标。

3.2 二维码技术在人事档案实体管理工作中的应用

在人事档案管理工作开展期间将二维码技术应用于实体档案管理过程中，主要从以下几方面展开：①归档编号管理。标准流程下，档案馆在进行人事档案的接收时，需为每一份档案设定唯一的制档编号，后续该档案就可凭借编号进行查找和更改，当前时期下国家并未针对人事档案的编制标准进行统一设定，不同单位在人事档案管理中所使用的编制规则也有所差异[5]。传统的档案编号需手写编号并录入计算机系统中，浪费人力资源的同时对于档案管理本身的信息化发展水平提升也会产生影响。而此时，充分将二维码技术应用其中，则能够一次性完成档案用户的各项信息归档编号工作，且此档案编号符合唯一性原则。②录著定位管理。一般而言在入馆录著前，需要将档案的详细信息乃至存储位置一并录入到管理系统中，随后将所录著的档案信息转换为二维码的形式打印粘贴于档案外部，当进行档案调取时，管理员可直接通过库房二维码阅读器准确找到档案定位点，提升档号信息采集效率的同时也可优化档案入库速度。

3.3 二维码技术在人事档案实际工作中的应用

在人事档案应用中，二维码技术的使用主要集中在以下几方面：①电子档案中的应用。针对二维码技术本身而言，其具有加密性特点，此特征符合电子档案应用的保密特征。在应用流程上，当档案馆接收到用户档案提交申请后，会针对用户的身份加以验证，验证完成且成功后系统会自动为申请者查询档案相关信息，并将信息内容发送于申请用户[6]。②实体档案中的应用。应用二维码技术进行档案管理后，借阅者可直接通过二维码阅读器的扫描完成电脑系统上的借阅记录登记工作，当进行档案调阅时，也可通过二维码扫描的形式快速定位到档案在系统中的存储位置，最终实现人事档案管理的智能化。

3.4 二维码技术在人事档案应用工作中的难点

受到档案管理工作开展本身的特性限制，其管理系统与二维码技术之间的嫁接难度相对较高。与此同时，将二维码技术应用于人事档案管理中，需要档案馆构建一个以二维码技术为基础的全新信息管理系统，且主系统中包含大量的子系统，此时需在每一个子系统中均置入二维码系统库，在系统设计及实现难度上相对较高。针对以上难点问题，需要进一步探索、研究和解决。

4 结论

人事档案管理工作开展过程中，想要进一步提升管理效率及质量充分将二维码技术应用其中十分重要。在此基础上，档案管理期间使用二维码技术时，首先需要做好的工作就是分析该项技术实际应用的可行性，确认可执行度满足现有管理标准后，还需同步从人事档案的宣传、实体管理等多个角度展开技术运用分析工作，确保技术能够在不同的管理环节中均发挥更加突出的管理成效，最终为人事档案管理水平实现阶段性的提升奠定坚实的基础。