事业单位档案管理的有效性创新途径

【摘要】随着我国当前阶段科技的发展，社会中各项改革工作深入实施，对事业单位工作的要求也越来越高，立足于事业单位工作角度而言，档案管理成为发展改革中的重中之重。主要是由于事业单位档案管理工作没有被充足的重视，事业单位档案管理工作处于一种原始状态，远远跟不上时代的步伐。因此，为了确保事业单位档案管理工作的改革，需要对事业单位档案管理工作的特征进行深入分析，并充分认识到事业单位档案管理的意义，结合现阶段的档案管理现状，制定更加有效的策略，本文就事业单位档案管理的有效性创新途径展开了分析。

【关键词】事业单位；档案管理；创新途径

【中图分类号】G270 【文献标识码】A 【文章编号】1007-4198（2021）19-192-03

【本文著录格式】池晓莉.事业单位档案管理的有效性创新途径[J].中国民族博览，2021，10（19）：192-194.

档案在我国事业单位管理制度中占据着重要的作用，同时也是管理部门在日常生活中形成的一种记录形式，都是基本的文件信息与资料。而在现阶段我国事业单位管理各项工作的创新与发展，档案管理也逐步得到了调整，从而更好的实现了事业单位各部门工作的推进，不断改善当前事业单位工作现状。所以，事业单位档案管理工作中需要不断探索有效的途径，根据工作特点，在日常的工作中不断总结经验，采取有效方式，提高档案管理的效果。

一、事业单位档案管理的特征

与企业单位相比较而言，事业单位的档案管理模式更加具有真实性，并且比较严谨，由此可以看出，事业单位档案管理具有一定的动态性特点，因为事业单位档案涉及到了机密资料，所以在修改与更新档案资料的时候，需要结合国家相关的档案管理制度完成。

事业单位档案管理工作有着较强的机密性、专业性，在人才资源中有着举足轻重的作用，也是事业单位实现各项管理科学化、有效化的条件。从一定程度上来说，完善档案管理能够有效推动事业单位人才资源的应用，根据现代化的管理需求，不断拓展单位各项职能，为事业单位的长期发展提供保障，进而发挥出人才资源在事业单位中的作用，进一步有效推动事业单位档案管理效果的提高。

二、事业单位档案管理的意义

（一）改善人力资源结构

在各个事业单位管理工作当中，想要实现先进的人力资源结构，需要将各个部门人才资源进行有效结合。现如今，我国的经济正处于发展、建设的重要时期，事业单位在管理模式上也在逐渐发生转变，相关部门可以结合综合信息记录进行评价与分析，进而提高事业单位人力部门的工作效果，实现人力资源结构的改进，从而发挥出事业单位档案管理的作用。

（二）便于查阅

在各个事业单位管理方面，部门则需要全面掌握，并且进行全面化的分析。这些信息的获得仅仅依靠内部人员的关系难以充分进行了解，需要调取相关的档案，才能够充分进行了解，进而给出全面的评价。因此，事业单位相关的人员应重视档案管理，并采取更加有效的方式对事业单位档案进行管理，提供更加全面、系统的资料与信息，进而更加高效的促进事业单位档案管理工作的顺利进行。

（三）全面分析个人能力

在事业单位档案管理工作中，相关的工作人员需要在日常管理各种资料，将每一位成员的学习情况、个人发展经历等详细的记录在档案中。所以在单位进行调查的时候可以根据档案管理记录的内容以及有关资料相整合，有针对性的全面分析人员的个人能力。如此，才能在日后的工作当中有针对性的对相关人员进行培训，并根据不同人员的个人喜好以及专业技能水准，有针对性的提高其个人的综合能力与水平，这样一来，才能确保人才资源的优质，并且不断推动事业单位档案管理质量的提高。

三、事业单位档案管理的现状

（一）无法从根本上重视

事业单位有着较强的特殊性质，主要是国家的一个特殊部门，在传统的观念中，相关的部门领导以及工作人员更加重视工作的效率以及结果，对档案管理工作缺乏足够的重视，甚至认为档案管理工作只是一个简单的部分。通常来说，相关的档案资料只是简单的存放在档案袋里，而没有更加完整的管理体系，甚至没有人再去重新归档、整理。如此一来，这种现象容易造成档案的丢失，或者档案的整理不够全面等现象，如果一旦因为某种原因而需要调查相关档案资料时，那么工作人员就会容易出现无从下手、手忙脚乱的情况，这种档案管理体系是不够完善的。即使一些事业单位的档案管理工作评定达标，通常也只是被动的，主要是为了应付考核而做的，并没有从思想上认识到档案管理的重要意义。由此可以看出，从根本上重视档案管理，并认识到档案管理的重要作用，才能够确保进一步的档案管理工作落实，并规范档案管理的制度。

（二）缺乏专职管理人员

在大多数的事业单位，档案管理工作的重要性不高，甚至一些人员认为档案管理是幕后的工作，无法直接看到其效益，尤其是在一些基层的工作单位中，甚至没有配备专业化的档案管理员，仅仅只是设立一个档案管理区域，或者简单准备一个档案柜。这样一来，就形成了哪位人员需要资料可以自己寻找，从而导致了档案缺乏正确化、科学化的管理。这种问题是比较普遍的，同时也是一个重点问题。其次，档案管理工作看似简单，实际上比较繁琐，有的事业单位中即使有档案管理工作者，通常也只是一些临时的，或者不熟练的人员，对新手来说，他们大多没有经过专业化的培训，更是缺乏专业的知识，在工作交接方面容易产生各种问题。这种现象实际上对档案管理、收集等是不利的，容易出现档案管理杂乱，没有规章秩序等，甚至容易出现资料、信息不全、丢失等现象。由此可以看出，在事业单位档案管理工作中比较缺乏专职人员，管理工作难以实现科学化，这样的档案管理效果可想而知，为事业单位的整体发展造成了一定程度上的影响。

（三）缺乏应用管理设施

在现代化的社会背景下，越来越多新型的设备出现，为人们的生活带来了转变，同时也更加有效的推动了社会中各行各业的发展。结合现阶段的情况来看，许多事业单位在档案管理中，出现了资料、档案发霉、损坏等情况，这种现象只能表明相关部门对档案管理设施方面的投入不够，并且难以紧随时代的发展，导致档案管理中的硬件设施不够先进、完善，或者沒有电脑等设备。如此一来，档案管理的方式不够先进化、科学化，同时导致了大量的资料归类不够明确，以及摆放不够整齐等，在寻找某一个档案的过程中十分困难、耗时。此外，一些事业单位在档案管理室建设，以及档案、信息的摆放方面不够规范，甚至掺杂着一些易燃易爆物品，这种现象造成了档案管理室比较杂乱，容易出现安全隐患，进而使档案受到了威胁。由此可以看出，现阶段事业单位在档案管理方面设施不够完善，并体现在多方面，这种现象也影响了档案管理的有效进行。

四、事业单位档案管理的策略

（一）加强档案管理意识

想要改变现阶段事业单位档案管理的现状，应从人员思想意识层面抓起，结合实践经验可见，相关领导普遍存在“重业务，轻档案”的思想，这也就造成了事业单位档案管理效果的提升受阻。所以，身为新时期的工作者，需要认识到事业单位不只是重视基础性工作，还需要从多当面出发，抓档案管理工作的完善，引起相关人员的重视，转变其观念与思想，这样才能够有效推动档案管理工作的顺利进行，同时使得事业单位档案管理工作能够不断改進。

例如，为了提高相关部门与人员的重视，提高其对档案管理工作意义的认识，首先建立起了健全的档案管理制度，立足于基础规章制度，从基础抓起，使管理制度更加完善，并且有着较强的可操作性，从自我的角度出发严格落实。其次，引起全部人员的重视与关注，将档案管理工作纳入到事业单位年度考核中，形成人人重视、人人参与的良好氛围，将档案管理工作归纳到日常管理的部分，有效推动档案管理工作的开展，达成预期的档案管理目标。最后，明确具体的档案管理责任人员，将档案管理工作细致分工，明确具体的目标，落实到人。这样一来，才能够从根本上引起事业单位人员的重视与关注，使其更加自主的配合、重视档案管理工作，使人人都树立起档案管理的意识，才能够更加有力的推动事业单位档案管理工作的创新与完善，并逐步获得更好的发展，整体的档案管理工作也会更加顺利、有效。

（二）明确管理人员职责

无论立足于怎样的工作岗位上，都需要明确自己的职责，那么才能够确保工作的顺利进行，同时更加高效的完成工作任务，维护档案的安全与完整也是事业单位档案管理人员的基本职责，这也是档案管理工作的职责所在。因此，为了使事业单位档案管理工作能够更加有效的完成，同时有效提高事业单位档案管理工作的质量，身为基层工作人员需要明确自身的责任与义务，从自身的角度出发，实现更加规范化的档案管理，有利于各项工作的推进，且不断提高自身的专业素养。

例如，在管理档案的过程中，做到将相关信息、资料管理、保管的完好无损，避免档案丢失、杂乱、发霉等现象的出现，不让档案室因下雨天进水、失窃等外来因素，造成档案管理的不安全以及不完整等。同时，时刻保持警惕，防止意外的发生，保证档案的完整度，确保档案管理工作的有序进行，这样也能够为其他人员的档案使用提供保障。此外，档案管理人员自身的专业水平是基础，所以要积极参与综合水平培训，以此满足社会的高速发展需求，提高自身的业务知识能力，并不断强化自身的职业水平，从而进一步有效提高档案管理的水平。与此同时，在日常的档案管理工作中，要不断总结经验，提高档案管理工作的实践性与操作性，并结合工作中遇到的问题进行纠正与完善，这样才更加有助于事业单位档案管理水平的稳定性提升，推动档案管理效率提升。

（三）制定有效监管措施

无论是在生活中还是工作中都离不开规章制度的管束，档案管理工作涉及到了诸多机密文件，在管理的过程中有着较强的难度，在管理档案信息的过程中应尽可能避免多种问题的发生，完善监管制度。因此，需要在工作的过程中不断反思与总结，不仅需要对事业单位的档案有序进行管理，同时还需要对各种机密文件、信息等做好管理，争取从全方面出发落实工作，提高档案管理的整体水平，制定更加有效的监管制度，确保档案管理的可行性，进而为事业单位的发展提供保障与基础。

例如，采用多种措施推进档案管理水平的提升，首先，完善信息化的档案管理平台，实现档案资料的信息化管理，同时也有便于查阅档案资料。其次，为了加强档案管理的监督力度，对档案管理中出现的损毁、盗窃档案等违法行为，需要严查，绝不姑息、隐瞒，发现问题及时上报，挽回损失。此外，根据不同的对象、目的、动机等，加强对档案的重点保护，结合现代化的设备，在档案室安装了摄像监视器，及时观看摄像监视器查看提取、查阅档案的人员，做好日常工作的防范。如此一来，才能够将档案管理工作落实到眼勤、手勤，且比较便利化，尽可能将档案管理工作做到万无一失，同时全面对档案管理工作进行有效监管，借助现代化的设施，实现事业单位档案管理工作的优化。

（四）提高管理人员素养

在事业单位档案管理工作中，管理人员占据着重要的作用，不仅需要具备专业化的知识技能与管理技能，同时还需要提高自身的素养，管理人员自身的素养决定了其工作态度，同时也影响了其工作效果，对档案安全、保管等有着直接的责任。因此，事业单位档案管理人员必须提高自身的素养，通过多元化的途径不断提高自身的专业水平，并且摆正工作心态，保持良好的职业道德素养，只有提高自身素养才能够确保各项工作的有效落实。

例如，在日常的档案管理工作中，始终保持全心全意为人民服务的精神，同时立足于自己的岗位，保持甘于平凡、默默工作的奉献精神，提高自身的思想境界，强化自身道德素养。其次，重视自身素质的提升，学习大量专业的档案管理知识，将档案室作为自己的家，对每一份档案的方位进行具体定位，从而确保管理工作得以高效发展。最后，在日常的工作当不断提高自身的反思能力、观察能力等，在与每一位人员沟通的过程中，准确辨别档案利用者的想法及用心，深入掌握档案管理工作的规律。如此一来，自身素养不断提升，才能够确保在接下来的档案管理工作当中投入自我，用自己的专业完成工作任务，更好的推动事业单位档案管理的完善。

总而言之，档案是记录信息、资料的重要体现，档案管理在事业单位中的影响较大，同时也是社会发展中不可忽略的重要环节。结合事业单位档案管理工作的特征及意义，相关部门需要展开深入思考，并且正确面对现阶段事业单位档案管理工作中存在的问题，结合这些问题，思考更加有效的事业单位档案管理措施，让事业单位档案管理工作做到规范化、细致化，并不断进行有效的创新，那么就能够在新时期社会发展中做出一定的贡献，体现事业单位档案管理的作用，并且推动事业单位的可持续发展，从长远的角度上来看影响深远。

参考文献：

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作者简介：池晓莉（1978-），女，福建霞浦，研究方向为档案管理。