医学院校教务档案规范化管理分析

赵曼

摘 要：随着我国教育管理工作不断完善，管理水平衡量了高校的教学管理水平。在信息化时代的当下，“得数据者得天下”，医学院校教务档案管理重要性日渐凸显。医学院校在开展教学管理时，需要制定出严谨周密的授课计划、教学任务、教材征订发放资料、教学计划安排、教学质量监控、考试成绩等一系列内容。医学院校教务档案一般是以文字资料、统计图表、教学汇总、视频图片等诸多载体保存的信息，这也为医学院校教务档案管理工作带来了较多难度。本文将针对医学院校教务档案规范化管理现状与问题进行详细分析，其目的是研究出医学院校教务档案规范化管理策略。

关键词：医学院校;教务档案;规范化

医学院校教务档案规范化管理是医学院校发展的内在要求，在医学教育领域竞争日渐激烈的当下，想要展现出医学院校自身专业水平，不仅需要不断创新教育教学模式，还要从内部管理层次上进行标准化发展。医学院校教务档案自身对其教育教学工作发展具备辅助作用，能极大推动教育教学工作的稳步创新。但是医学院校教务档案当中所涉及的存储载体、档案类型相对较多，直接导致其管理难度增加。此外，当前医学院校教务档案管理工作的规范化水平不足，直接阻碍了其优化创新，无法展现出医学院校教务档案自身最大价值。本文将针对医学院校教务档案规范化管理进行详细分析。

一、医学院校教务档案规范化管理现状

结合当前医学院校实际情况来看，教务档案规范化管理工作的意义重大。做好教务档案规范化管理，能够让教務档案管理起来更加高效、档案整体结构也更加清晰，非常便于广大管理人员进行档案信息查询与利用。此外，教务档案的规范化管理，能够让档案管理工作更加具备科学化、专业化。因为医学院校教务档案自身就较为复杂，对教务档案开展规范化管理，能够优化传统档案管理工作存在的弊端，将教务档案进行分门别类，更加便于查询利用。当前医学院校无论教育教学还是管理，都朝着信息化趋势发展，很多教务档案都进行了信息化存储管理，这也更加暴露了传统教务档案管理存在的弊端。在具体开展教务档案管理时，大部分管理内容并没有明确各个管理流程、管理环节，只是简单对教务档案信息进行登记、存储，“重存储、轻利用”的问题日渐凸显，无法在信息化时代下，真正呈现出教务档案信息的价值。信息化在医学院校全面贯彻的当下，教务档案管理工作必须要实现规范化发展，优化档案管理、管理流程和形式，借助规范化、标准化的方式对教务档案等各项档案开展有序管控，确保医学院校教务档案管理规范化实施，为教务档案高质量应用奠定基础。

二、医学院校教务档案功能

1.服务管理功能

相比其他档案来说，医学院校教务档案自身存在特殊性，其中蕴含了诸多教学管理和教学运行的档案内容，诸多存证对于医学院校发展和进步有着重要价值，甚至一些档案被列为医学院校发展的机密档案。医学院校教务档案具备原始性特点，有着其他材料无法代替的作用。在进行学校管理的过程中，教务管理人员、教师、学生们都可以查看原始记录，服务医学院校管理工作开展，并且为医学院校的决策提供强大的数据保障。

2.学习利用功能

医学院校教务档案还具备学习利用功能，能够有效对学生们各个学年的成绩进行记载。结合学生们学年总体成绩的实际档案，可以为如何制定教学计划、规划教学安排奠定服务基础。医学院校教务档案能够切实有效为教师、教学管理的下一步安排作参考。

三、医学院校教务档案管理存在的问题

1.忽视了教务档案管理重要性

教务档案在医学院校当中具备极大价值，但是当前很多管理人员忽视了教务档案管理的重要性，导致很多教务档案搜集不完整等较多问题出现。而当前医学院校的管理人员思维模式较为固化，无法深入了解教务档案的重要性，并且受到传统“重视存储、轻视利用”的观念影响，在档案管理工作实施的过程中，往往会受到诸多条例、规范影响，无法最大程度上展现出教务档案的利用价值、利用效率。一些档案管理人员在管理时独断现象凸显，不仅无法实现传统教务档案管理的创新优化，而且降低了教务档案的应用价值。

2.缺乏规范化教务档案管理机制

在开展教务档案管理时，想要确保整个教务档案管理规范化实施，必须要在规范化制度的管控之下，促进各项教务档案管理工作顺利实施。在医学院校教务档案管理体系当中，教务处作为学校教务管理的枢纽，绝大部分教学管理相关事务都由教务处负责执行。在长期的教学管理过程当中，一般医学类院校的教务处，只对教学档案室的文档进行存储、管理，并没有系统性地制定出专门的医科类教务档案规范化管理细则及措施，这样就会造成教务档案管理工作开展时出现无序、自由随意性，直接对教学评估、领导决策、科研改革等诸多工作带来不利影响。

3.教务档案管理人员专业素养不足

教务档案管理工作贯穿在医学院校日常管理各个环节当中，在实施教务档案管理时，往往存在教务档案管理人员不足、数量不宽裕等诸多情况。而且医学院校很多教务档案管理人员之前都没有从事过档案管理工作。在实施教务档案管理工作中，很多管理内容都具备专业性，如资料管理、文档汇编存储等，都是需要具备专业知识的档案管理人员才能够胜任。但是当前具备专业知识的档案管理人员少之又少。大多数教务档案管理人员在完成眼下工作之后，很少会认真琢磨如何做好教务管理档案的具体工作。虽然很多教务档案管理人员在上岗之前都会经过专业培训，但是培训力度有限，缺乏可持续性的人才培养工作，直接造成人员专业水平低下，教务档案管理规范化执行难度较大。

4.教务档案管理信息化水平较低

当前我国已经全面进入到信息化时代，社会各个领域都朝着信息化趋势发展。信息化技术与档案管理工作融合密切，积极开展信息化档案管理建设，可以有效提升医学院校教务档案管理水平。在信息化档案管理工作当中，可以借助信息化技术实现档案信息搜集、分类、保存、利用等几个内容。档案管理工作开展需要完善的软件与硬件设施，还需要具备专业信息化技能的工作人员，健全优化信息化档案管理体系，才能切实有效地促进教务档案管理规范化发展。但是当前医学院校不仅缺乏具备信息化管理技能水平人员，而且还相对缺失完善的软件与硬件体系，导致信息化教务档案管理工作开展步履维艰。虽然一些医学院校初步认识到了信息化建设的重要性，但是往往信息化改革建设并不深入，直接阻碍了教务档案管理规范化发展。

四、医学院校教务档案规范化管理策略

1.全面强化档案管理工作重要性

医学院校想要全面贯彻实施教务档案规范化管理，必须要全面认识到教务档案管理工作的重要性，在医学院校内全面贯彻教务档案规范化管理思想，让院校领导和每一个档案管理人员都认识到档案规范化管理工作的重要性。医学院校应该结合学校发展需求，在校院领导主持之下，制定出完善的教务档案规范化管理条例、管理规范，实事求是配合医学院校科研工作、教学工作，充分展现出教务档案管理工作的价值。结合《中华人民共和国档案管理法》的要求，制定出教务档案工作制度准则，切实有效地提高教务档案管理人员的工作效率。因为医学院校教务档案规范化管理工作在前期档案数据信息搜集的过程中，需要涉及医学院校各个领域，所以在进行档案管理工作时，应该在学校各部门贯彻规范化管理思想、理念，并且制定出完善的档案投送流程，让每个部门都能够按照规范化、标准化流程参与到档案管理工作当中。同时，还要对教务档案管理工作进行具体化分工，确保各个科室的档案管理人员都明确自己的工作内容、任务、工作流程，有条不紊地做好档案信息的搜集、检查、归档工作，杜绝档案信息遗漏、丢失等问题发生。

2.完善教务档案规范化管理制度

健全完善的教务档案规范化管理制度，是保障教务档案规范化管理工作的根本。其一，制定各种业务工作规范。对教务档案归档工作规范、工作流程进行严格把控，对网络归档工作流程进行细化。此外，还需要细化业务指导工作流程规范，对档案借阅工作流程、销毁鉴定工作流程进行规范。积极引入现代化技术，明确信息化档案管理工作的规范和流程。做好教务档案的收、管、用等各个环节，做到每个环节的标准化与规范化。其二，建立预立卷制度。在进行信息化档案信息归檔工作时，为了保障信息化教务档案规范化管理顺利实施，必须要明确权责，确定谁经办、归谁管的制度。及时将办理完毕的流程、非流程电子材料移交到档案员账户，进行合理分类保管。此外，还应该做好档案材料的信息交接管理，确保经办档案万无一失和完整性。教务档案管理人员应该肩负起自身的责任，实现信息化随办随归，每个月定期按照数据信息进行分级管控，按照集中管理的原则，进行预立卷，校院领导们应该按照每一季度对档案工作开展的情况进行全面检查。若发现教务档案规范化管理存在差错，必须要第一时间进行权责追查，确保各项教务档案规范化管理顺利实施。其三，构建出档案管理基本情况与统计台账。医学院校应该结合教务档案规范化管理实际情况，构建出教务档案管理工作季度检查表，并且详细记录档案移转交接登记本。严格管控入库登记，做好销毁档案登记工作，借助明确、有条理的台账，真实、客观、具体、精准地对教务档案管理各项工作进行细致把控，促进教务档案规范化管理发展。

3.加快信息化教务档案管理建设

在我国各行各业信息化技术不断发展进步的当下，计算机以及软件系统已经融入到了档案管理领域当中。教务档案规范化管理应该加大信息化体系建设，借助信息化技术和信息化体系来促进教务档案规范化管理发展。结合医学院校自身发展实际情况，将信息化教务档案管理深入贯彻到医学院校教学管理战略发展当中。从硬件与软件层次上，给予强大的支撑，再结合本院校实际情况，构建出数字化和网络化教务档案管理体系。在实现教务档案信息化系统建设时，应该构建目录查询系统，将已有的档案目录进行分类。实现档案一体化管理前期，应该公开信息并对电子档案进行时事追踪、实时记录。每一份档案修改、存储、信息传输都应该进行动态化的实施追踪管控，构建完善的数据库系统。此外，还应该积极引入云存储技术、云处理技术，开展相应的数据信息存储和档案信息利用。为了实现整体化办公，还可以将HIS信息管理技术引入到云数据管控体系当中，实现无纸化办公。当前很多医学院校开展教务档案管理时，都引入了自助管理模式，将纸质数据信息内容全部融入到了数据库当中，借助云存储技术手段开展了信息备份，这样便可以在信息化系统更新维护的基础上，保障教务档案信息不丢失。此外，还应该应用办公软件开展图文信息处理，确保档案数据信息清晰化、具体化。针对不同信息文件的份数、页数应该一一对应，以便实现良好的教务档案处理效果。在做好信息系统交互处理时，还需要做好信息系统维护工作，确保教务档案信息利用时，使查询工作顺利实施。切实结合教务档案管理需求，科学合理制定出满足医学院校需求的信息化系统，确保各项系统有序运行。

4.构建具备专业水平的管理队伍

教务档案管理规范化实施，必须要构建出一支具备良好素养的教务档案管理团队。做好教务档案管理工作，人才是基础保障，教务档案管理团队必须要具备良好的政治素养、业务素养和道德素养。针对政治素养来说，因为医学院校教务档案当中涉及了很多具备政策性、法规性的内容，这一性质决定了工作人员应该具备良好的政治思想;针对道德素养来说，教务档案管理工作是一项较为枯燥、没有丰厚收入的工作，是默默奉献的工作。但是教务档案当中又涉及了很多教育教学机密，所以只有具备强大的道德素养，才能够切实保障教务档案管理工作顺利实施;针对业务素质来说，是教务档案管理最为主要的技能之一。教务档案管理人员应该具备扎实的文字功底，并且可以运用现代化办公软件，具备信息化能力，实现工作精益求精。定期开展教务档案管理人员培训工作，适时对档案管理工作人员开展专业技能考核，确保教务档案管理人员具备专业知识与技术水平，切实促进教务档案高效规范化开展。

五、结束语

总而言之，教务档案当中蕴含了医学院校日常的全部教育教学活动信息，真实记录了医学院校的日常教学内容、授课方法、教学途径、教学监控成果等诸多内容，展现出了医学院校教育教学工作的进步发展历史。想要真实有效地促进医学院校教育教学发展，就应该对教务档案信息开展充分研究，将其作为一个重要参考依据，有效提高教学工作效率、创新教学模式，实现行业学术信息交流共享，最终提升医学院校的教育教学质量。

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（作者单位：聊城市人民医院教育处）