如何推进事业单位档案管理工作规范化标准化

董莉

[摘 要]随着国民经济现代化发展进程的迅猛推进，公众生活水平得到了大幅度的提升，事业单位在开展经济建設、民生保障、社会治理等方面的工作时，承担的社会服务职能也发生了巨大的转变，原有的内部管理机制需要进行对应性的调整，才能更好地满足公众多元化发展诉求。档案作为事业单位开展经营建设与社会管理活动的重要记录，不仅是单位不同阶段工作成果的信息汇总，同时，对于单位制定未来发展规划、职工人事调动、内控制度建设等也有着重要的支持作用。针对当前档案数据开发与整合过程中面临的问题，事业单位应立足当前发展实际，重视信息资源的合理利用，全面推进档案综合管理机制的规范化、标准化建设。

[关键词]创新管理;工作监督;信息平台

中图分类号： G271          文献标识码：A           文章编号：1674-1722（2021）21-0052-03

现阶段，事业单位在对内部档案进行全面整合时，往往面临管理信息系统建设滞后、管理人员重视度不足、信息开发缺乏统一指导、管理队伍配置结构不合理等方面的问题，严重影响了信息资源的开发效率。为进一步推进档案管理规范化、标准化体系的构建，档案部门应在正确认识信息社会档案资源开发优势的基础上，逐步完善工作监管与保障机制，按照经济适用、统筹协调、优化配置的原则，深度挖掘档案价值，为事业单位的现代化建设与发展奠定基础[1]。

一、档案管理规范化、标准化机制建设面临的实践问题

（一）对档案工作的重要性认识不足

如今，社会的现代化建设进程迈入转型的关键时期，事业单位承担的社会责任不断发展转变，单位原有的资源配置、建设发展、经营规划等工作的改革需求不断提升。受长期内控管理思维的影响，单位领导与管理阶层更注重经营发展效益的提升，对档案工作的重要性有所忽视。档案工作者不重视工作的统一性与规范性，没有形成长效、科学的管理模式，不仅使得档案的价值没有得到有效的开发，还在一定程度上阻碍了新信息管理思维与技术的应用[2]。

（二）工作监督与保障机制有待进一步完善

目前，尽管事业单位在内控管理制度的优化改革方面取得了一定的成果，但由于工作创新意识薄弱，使得配套的工作监督与保障机制缺位，在档案信息的实际处理工作中，存在管理交叉与空白的现象。新形势下，事业单位档案管理制度更新速度较慢，现有管理制度内容不够细化，导致档案管理工作无据可依。除此之外，内部激励机制不健全，绩效考核结果与奖惩机制没有全面对接，导致了档案部门深入改革的阻力增加，规范化的信息管理体系建设进程迟滞[3]。

（三）管理队伍配置不合理

档案管理体系的规范化建设需要专业性的人才队伍支持，才能保证管理改革与创新战略的有效落实。然而，目前，大多数档案管理员的综合素质偏低，工作能力有待进一步提高，这对档案管理工作创新发展有不利影响。知识经济视域下，事业单位应重视档案工作队伍的专业性建设。但当前，从档案人才的引进与教育管理实践来看，存在工作队伍配置结构不合理、管理人员业务能力参差不齐等方面的问题，甚至部分工作人员身兼数职，无法将全部精力投入到工作中，使得档案信息开发与管理缺乏人才支持，改革成效不显著[4]。

（四）档案信息化、智能化管理体系建设相对滞后

信息时代，档案管理与服务目标、需求等发生了巨大的转变，为更好地为管理人员提供信息服务，需要事业单位不断加强信息化、智能化管理平台的建设。但现阶段，由于档案全面数字化建设的成本较高，使得管理部门即使认识到现代技术引进的必要性，但仍旧存在信息服务平台建设相对滞后的问题，设备与程序的维护管理难度较大。同时，信息技术的整体革新速率较快，而档案管理设备更新缓慢，平台服务功能得不到及时的调整与拓展，也在一定程度上制约了档案规范化、信息化的发展步伐。

二、推进档案标准管理体系建设的实践原则

（一）维护档案的真实、完整

档案管理体系的规范化建设应以保持档案真实、客观、完整为前提，做好原始档案的保存、备份工作，不能随意对档案信息进行增删、修改。如，在《电子公文归档管理暂行办法》中就要求机关事业单位在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，通过制度规范，确保电子档案的完整性、真实性，并记录相关档案创建、调整背景，维护档案原貌。

（二）经济适用

事业单位的各种文书档案需要经由部门鉴定后，进行归档分类，确定保存周期。随着机关事业单位职能的履行，永久保存的档案资料会越来越多，在制定和落实档案规范、标准时，应根据档案的评估价值，确定保存周期。对于需要长久保存的信息，进行数字化转化的同时，还应保留部分关键纸质文件，按照经济适用的原则，推进标准化档案管理机制的有序建设。

（三）与时俱进，优化配置

在现代技术的引进与应用方面，应尽量选择成熟的技术模式，与时俱进，优化信息化建设资源的配置，并不断更新配套的管理思维、制度。如，在档案数据的分类存储管理中，可以运用LTO磁带、蓝光光盘等技术;在纸质文件转化工作中，可以利用光学字符识别、缩微胶片、缩微摄影等技术，合理提升档案存储、转化工作质效，降低管理与维护成本。

（四）统筹兼顾，科学规划

在档案资源的开发利用工作中，还应立足事业单位整体发展需求，统筹兼顾，注重信息资源管理的时效性、责任性与统一性。一是时效性原则。应明确档案记录时间、保存周期等，科学规划档案的保存形式、位置、处理方法。二是责任性原则。根据事业单位工作职责，明确机关事业单位的立卷归档重点，减少不必要的重复归档或信息冗余，为后期档案资源的高效利用提供便利。三是档案分类的统一性。在档案信息记录、调整与处理的过程中，应按照档案性质的不同，做好分类整理工作，并及时对关键数据信息进行备份处理，确保档案立卷、转化、调用等工作流程的规范性。

三、新时期构建档案规范化、标准化体系的有效路径

（一）创新工作理念，优化调整档案管理模式

新時期，社会公共管理与服务模式的多元化转变，对档案管理的思想、制度、技术等提出了创新的要求，事业单位应在准确定位发展目标与路径的基础上，转变管理思维，强化制度宣传与引导，为现代档案管理机制的制定与实行夯实思想基础。

1.转变管理思维，创新管理模式

在实行档案规范化管理制度时，档案部门应加强思想认识方面的建设，引导管理人员转变工作理念，明确现代化档案管理体系构建的重要意义。并以此为基础，采用灵活性、针对性的管理模式，实行多元化的信息开发与整合方法，正确认识档案作为单位信息资源的开发价值，在实践工作中贯彻资源规范化开发与利用原则，为单位未来经营建设、社会管理、民生保障等职能的履行奠定基础。

2.强化规范化档案管理的宣传引导

档案部门应结合事业单位长效发展规划，制定档案部门现代化建设的具体对策，不断学习政府档案规范化、标准化体系的指导方针，在单位内部加强管理人员的思想教育，借助融媒体平台，拓宽管理政策宣传引导的路径，帮助档案人员树立起创新工作认识，立足实际，积极探索档案新时期的规范化开发与利用形式。与此同时，通过宣传教育工作让档案管理人员清楚意识到自己还存在哪些不足和需要改进的地方，促进档案管理工作迈向更高的水平发展。

（二）建立健全档案工作管理与监督制度

在推进单位档案标准化、规范化管理机制全面实行的过程中，事业单位应建立较为完善的档案管理制度和体系，确保所有档案管理工作人员能够严格按照相应的规范开展工作，形成常规性的约束机制，对实践工作提供针对性、可靠性的参考。一方面，事业单位应从宏观组织与管理的角度出发，统筹各项档案收集、记录、整理与调用的流程，制定统一性、协调性的管理制度，明确档案工作人员的管理范围、职能与责任，形成制度化的工作体系;另一方面，档案部门应基于单位内控管理的整体目标，强化工作监管与保障制度的建设，建立起档案追踪管理机制，搭建高效沟通的内部协调管理渠道，为事业单位的现代化建设与发展提供助力。如，在财务档案的开发与管理过程中，档案部门应拓宽与财务相关部门的沟通渠道，及时对会计档案进行分类归档，并建立起电子档案系统，保证会计信息接收、处理、利用等工作的有序进行。同时，保证固定资产等资产信息的记录的全面性与时效性，为固定资产结构的调查分析与优化调整决策提供真实、完整的信息参考。

（三）搭建智能化档案信息整合与服务平台

知识经济高速发展的时代，事业单位应在深入认识技术革新对档案工作多方面影响的基础上，加快现代技术的引进、应用。在搭建智能化档案信息系统时，首先，单位应明确档案信息整合、管理与服务的需求，做好硬件设施与软件程序的引进方案，结合信息技术的最新发展成果，及时更新计算机、打印机、扫描设备等设施，并根据物联网、人工智能、大数据等现代技术的应用形式，定期对软件程序进行更新，不断优化平台的服务功能;其次，在智能化档案系统的运维管理方面，管理部门应根据不同性质档案管理的实际要求，加快纸质档案的转化效率，贯彻管理双制度，按照纸质档案与电子档案管理标准的不同，制定规范性的信息存储、归类、整合等管理准则，重点关注信息安全防护机制的建设，对关键性、保密性数据的访问权限进行分级，并做好数据备份工作;最后，完善档案服务功能，打破数据传输与交互的壁垒。根据档案性质的不同，建立对应的档案数据库，基于大数据分析、整合与云平台计算、存储等系统服务功能，深度整合档案资源，挖掘关联性信息，动态更新档案数据，为平台用户提供更高效、便捷的服务。

（四）明确行文规范，做好卷组编制工作

在档案数据的归纳、整合过程中，应明确行文规范，做好卷组编制与归类工作。在事业单位文书类档案的归档管理环节，加强格式填写的规范管理。对档案文件的标题、正文书写与纸张幅面、字迹、印章等都需要制定统一、标准的规范，保证纸质档案的书写清晰、内容完整、主送与抄送单位明确、排版与装订格式符合要求。与此同时，在档案卷组编制环节，应将关联性较高的档案集中进行处理;对于一些页码、目录缺失的文件，应重新进行编制，尽可能通过背景调查、关联性文件参考等，补足缺失内容;按照档案数据的记录时间，对记录不清晰、信息滞后的内容进行更正，根据档案性质不同进行明确分类，为档案规范化、标准化管理体系的协同化建设奠定基础。

（五）强化档案管理队伍的建设投入，建立健全内部激励机制

现代信息开发理念与管理技术在档案工作领域的深入、广泛应用背景下，事业单位想要使档案管理工作更加规范化和标准化，也需要加大档案管理信息技术人才队伍的建设投入。为此，在档案工作队伍的专业化建设层面，事业单位应逐步增加原有工作队伍教育与培训力度，通过组织专业管理技术培训、派遣职工参与对外改革经验交流、聘请专家与优秀工作者展开专题演讲、举办职业素养与思政学习教育活动等方式，拓宽职工参与专业学习的路径。在复合型、高素质人才的引进方面，事业单位应在优化原有人才招聘与选拔方式的同时，建立健全内部激励机制，提升单位对复合型人才的引进力度。在激励制度的建设与调整过程中，围绕档案规范化、标准化管理机制的建设目标，调整绩效考核与奖惩制度，结合刚性约束、柔性管理理论与实践成果，对内部激励机制实行模式进行优化改革，调动职工参与档案工作标准化、规范化制度建设的积极性。

四、结语

现代化社会建设进程的快速推进，引发了科技、经济、政治、文化等多领域的突破创新，在新发展建设环境下，事业单位承担的公共服务、管理与建设职责也发生了一定的转变。为更好地履行社会多方面治理的责任，事业单位应全面、正确地认识新时期档案信息资源开发的重要价值，基于真实可靠、经济适用、统筹兼顾、与时俱进的原则，全面推进档案综合管理规范化、标准化体系的建设。在实践管理工作中，通过转变工作思维、加强制度建设、完善激励机制、加快先进技术应用等方式，形成规范化、高效化的管理格局，进一步深化档案资源价值的挖掘，为单位经济建设、民生保障、社会服务等方面的建设决策提供信息支持。

参考文献：

[1]蓝进，杨志松.严格依法依规务求抓细抓实全面推进高校档案工作规范化管理——西华大学档案工作纪实[J].四川档案，2019（03）：50-51.

[2]徐娜.事业单位中人事档案实施规范化管理的重要性[J].卷宗，2020，10（03）：32.

[3]唐晔.新时期事业单位档案管理工作创新思路研究[J].大众标准化，2019（14）：154-156.

[4]杨冀.浅谈事业单位档案管理存在问题及解决对策[J].信息周刊，2019（36）：1.