公司档案管理存在的问题及解决对策

摘要：档案可追溯到五千年的世代相传的文明，具有独特的价值和作用。保存人类记忆的档案。档案让我们找到历史模式，知道历史的荣耀，继承传统文化的精髓。在某种程度上，档案本身就是无形资产，是无形资产的重要转移手段，为保持和增加无形资产的价值提供了重要的法律指南。所以档案整理在档案管理和日常工作中至关重要，科学合理的归档和整理便于保存和研究使用。本文结合公司的实际情况，提出了提高档案管理人员素质，加强干部档案工作队伍建设，管理者健全档案整理制度等一系列建议，用于提高该公司档案整理工作的水平。

关键词：企业档案;档案整理;问题与对策

1 前言

在当今的信息社会大背景下，信息繁杂且重要。档案整理在企业和行政部门的档案工作尤其如此，这是一项非常重要的任务，包括分类、排序、编制索引、建立完整的档案库等等。根据调查显示，管理人员像稀缺资源一样，进入一个人才急缺的新时代，公司必须提高我们使用新知识的能力，并在实际情况下开展项目，以解决问题。随着时代的进步和发展，档案工作需要的人力也越来越多，但是相对于大多数年轻人不愿意与档案打交道，认为这份工作枯燥乏味，又辛苦又清贫，没有新鲜的血液注入也是档案整理工作停滞不前的原因。提高员工福利待遇是必然的。

2 档案整理概念

档案整理是指通过基本分类、汇编、分级和编号、材料分类、和组织，对涉及支离破碎、需要进一步组织的档案进行组织。此外，公司档案的组织是管理该档案的基本条件和基础。通过对在结构化系统中收集的文件或档案进行分类，加强档案的组织和标准化。重要的是，要有条理地整理档案。公司档案的特点是数量庞大，种类繁杂，并且档案资料非常重要。因此公司档案整理的工作开展需要高效率，工作人员应具备整理的各种技巧，另外还需要注意相关的法律法规。

3 公司档案整理存在的问题

3.1专业化水平低

众所周知，专业化是做好任何一个工作的基础，档案整理专业化对企业综合实力的整体发展具有不可替代的重要性。任何提升档案整理专业化的机会都至关重要，档案整理的专业化也决定着工作的质量与效率。

目前，公司档案整理专业化低。目前档案部门的在岗人员普遍存在年龄大，岗内调岗等现象，没有经过专业系统的培训。责任重视度不高，这严重损害了档案的处理，严重影响了公司档案整理的专业性质。为了最大限度地保存记录，必须确保该公司有一个专门的档案整理小组。并且公司内部沒有形成有效的档案整理相关的制度条例。很多制度都是形于表面，没有严格地落实到实处。本公司有足够的档案整理人员但是缺乏专业性，且流动性大。很多工作人员因为工作福利待遇低，工作性枯燥转部门，导致人才的流失严重。

3.2收集档案材料不全面

收集档案是指接收和收集破碎的材料，并按照档案的形成方式进行。收集档案是收集过程的基础，使公司能够合理地在其活动中保存相关记录，并为今后的工作提供相关的专门知识，所以档案是否完全收集，这一点尤为重要。档案无论大小，都是单位重要历史的见证和核心内容的储存点，因此必须确保其完整性。一些档案工作人员对档案的组织工作不够深入，导致档案资料不够完整，一些单位每年都进行大量活动，接待大量新员工，并参与许多工作人员的增减，却没有把这些反映在文书中。再有公司出现过为了给实习生开出实习证明，需要调在校实习生的学历档案来进行审核，可是部分负责的工作人员认为实习生的档案不重要，所以入职的时候并没有收集，就导致后期会出现很多问题，比如有需要却找不到的情况，这都是档案收集不全的原因。随着时代的发展，现在档案不仅仅是纸质档案，更有以磁、电、光等为主要载体的档案应约而生，很多档案的整理人员思维落后、墨守成规，或者自身素质有限，从而忽视电子档案收集。

3.3保密工作不完善和交接手续不严密

目前一些国企央企包括一些大型的企业中，部分档案可能会与企业的核心秘密挂钩，或者一些需要保密的隐私档案有关。它关系到企业的信息安全和公司员工的个人隐私。重要的档案甚至涉及到国家的政治活动、商业经济的成败以及公司体制的建设进程。因此，档案的保密工作，可谓是一扇坚固重要的防盗门，其意义极其重大。在公司中，显然档案保密工作制度还有待完善。例如：当涉密的档案被调用时，公司中没有经过严格的审批流程，在未经指定领导人的准许下，便可以调阅涉密档案。在档案归还时，也没有进行及时清对和检查。

鉴于档案工作人员在安排工作方面的工作与职能，档案工作人员在交接档案资料时，应时刻保持警惕并给予承诺。所有人都负有重大责任。而在公司中，我发现，在一些情况中，一些单位的档案工作人员离职或调任时，并没有按照公司规定的程序去办理交接，并且负责人没有进行检查，也没有签署协议，就导致移交的过程中会出现轻微纰漏。事实上，这可能会出现档案数量不明确和责任问题。档案具有延续性，所以每一步都不能出现任何纰漏。

4公司档案管理存在问题的解决对策

4.1提高专业度

随着时代的进步，档案整理工作已经不再是简单的信息整理，他包含了多个工作任务，入档案中信息的分类、数据的整合、收藏和归档等。并且结合了信息化整理，其中对技术的要求更上一层楼。面对当今与时俱进的是社会现状，档案整理也不断改进和更新，同时对档案管理人员提出了新的要求。工作人员不仅要具备一定的专业能力，还要有较高的电子系统软件应用能力。管理者应重视档案整理工作人才建设和人才培养。组织员工定期进行培训，采取对外交流的形式，提供在岗学习机会，组织有关研讨会，通过和其他单位交流，加强本单位档案整理的工作经验，提高工作人员的专业素质。通过人才招聘，引进有专业知识的科班人才，提高档案整理团队整体水平。公司应提高员工福利，保证员工福利待遇优渥，保留住本公司的人才，防止人才流失。建立一支完整专业的档案整理团 队。

4.2规范档案整理

档案整理的质量至关重要，因此在实际的档案整理工作中要规范档案整理的质量。第一点，就是要求档案整理人员按照所需规定进行整理，例如档案卷标题、档案号、卷内目录等，一定要符合档案整理规范。第二点，责任到人，制定相关的制度法规，一旦他们出现问题时按照相应的制度对档案整理人员进行一定的惩罚，通过这种方式，有利于提高员工对工作的重视态度，加强档案整理的质量。

4.3加强涉密档案的日常管理和注重档案的交接

涉密档案对公司的重要意义不言而喻，这些仓库应存放保险柜、保险锁、防护装置等。确保负责机密档案的人负有更大的责任和极强的保密心，确保其工作的每一部分最终都得到保证，并明确遵守既定程序。加强对机密档案的日常管理，包括完全按照既定程序访问、清除和销毁各种档案，并核查登记和签字，但未经授权任何人都无权访问这些档案。在任何情况下，档案管理员都必须将公司保密作为他们自己的守则。在进行档案交接工作时，一定要保证及时，及时把档案信息进行传承，不能忘记一点细节，制定一套完善的交接流程，包括交接时间，交接人，交接内容等。都要及时记录在册，进行备案。

5 结论

随着当今信息社会的迅速发展，公司创建的档案通常分散零散，有的档案在某些情况下毫无价值，以便将有价值的档案编号为无价值的档案类别和清理。这些档案记录着企业的所有有效信息，因此档案整理的工作具备一定重要意义。如何高效系统的完成档案整理工作，需要我们重点研究。档案整理工作已经成为各个行业中不可或缺的一个岗位。一个公司想要建立自己的信息系统，有自成一体的健全档案库体系，档案整理这一步必不可少。综上所 述，档案管理在各行各业的发展有不可或缺的重要地位，公司在人员素质水平和对档案的重视程度都还有待提高。我相信经过改善，公司的整体水平必将有所提高。

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作者简介：刘琴（1988年09月—），女，汉族，福建顺昌人，大学本科学历，南平高速开发有限公司，研究方向：公司档案管理。