职业院校档案规范化管理措施研究

摘要：随着互联网的快速发展，它在我们生活中运用也越来越多。尤其是现阶段对于职业院校档案规范化管理的要求，现代化的管理方法，越来越多的职业院校采用电子档案以及纸质档案双重档案的管理模式，因此加快高职院校档案管理现代化的现状是我们现在非常重视的一个问题，在本文中，笔者从高职院校档案管理的现状出发，从现状进行具体的分析，再加上对于高职院校档案现代化进程的分析，明确了高职院校档案现代化建设的必要性，同时针对如何加快对职业院校档案规范化管理现代化进程提出了一定的措施和规划，希望通过对本文的阅读，能给读者到来一定的启发。

关键词：职业院校;档案规范化管理;措施;研究

中图分类号：G4 文献标识码：A

0 导言

大数据时代背景下给一些高职院校学校的管理工作带来了机遇与挑战[1]，在高职院校这段时间，学生档案管理是十分重要的一个环节，也正因如此，加快对于高职院校档案管理的现代化建设工作，是我们关注的重点，也是我们现阶段工作的重点，如何在大数据时代背景下，对于学生档案隐私的保护成为了现代化的新挑战，我们在享受互联网带来便利的同时，也要考虑到他可能存在的风险，因此加强对于学生档案管理的安全问题，也是现阶段我们工作的难点部分，根据这个现状，本文从高职院校档案管理的现状、以及其现代化的进程、与加强档案管理现代化必要性进行了探究，希望广大读者能从其中得到启发。

1 职业院校档案规范化管理措施发展的重要性

职业院校档案客观地记录了学生学习的成长经历，包括学生个人的基本情况、学生的学业水平、社团活动、社会实践、思想品德、教师评语等相关材料，全面综合地反映了学生的三年学习生活状况，是学生升学就业、出国深造、入党等事项的重要参考依据，此外，学生档案的管理状况在一定程度上反映出学校工作的管理水平，完善的学生档案、优质的档案服务水平是学校参与各种评估，推动学校持续发展的丰富的原始支撑材料，可以说，学生档案对于学校发展和学生发展意义重大，而且他深深地影响着学生未来，对于学生未来的发展相当重要[2]。我们对于学生档案管理的方式要跟得上时代，同时要适应时代的发展，能够及时地将学生在职业院校内的各种情况进行实时的更新，就在此时，互联网的快速发展使这些情况都可以得到满足，因此加快高职院校档案管理现代化就显得刻不容缓，我们可以通过大数据，将学生的档案上传到终端，这样方便了学生档案的调取和材料的增减，大大缩减了工作人员翻找档案的时间，因此加强对于高职院校档案管理的现代化，是我们现阶段应当重视的一个方面，也是互联网时代带给我们方便与快捷的管理模式，

2 职业院校档案规范化管理的研究现状

由于我国经济发展不平衡，这也就导致了各地教育发展情况也是不平衡的，也因此现象导致了不同地区的高职院校档案管理的现状有着很大的差异，有些地区目前只存在纸质档案，缺少网上数据的备份，因此档案一旦丢失，该生的档案就需要重新去建立自己的档案，期过程相当的繁琐，但如果有网上备份的话，这个过程就会非常的快，因此加强高职院校档案管理现代化的进程非常有必要，平衡各地区的档案管理状况也是相当的有必要，我们现阶段的档案建立不全，档案缺失的情况就有一些是从高职院校档案开始的，因此加强对于高职院校档案管理的必要性是有的。

其次，就是面临一些档案管理人员的素质水平有待提高的问题，因不同地区的具体管理情况不同，有些地区就存在这样的情况：由于档案管理人员的粗心大意，导致学生档案丢失的情况，这种事情要想避免，就要从档案管理人员的角度入手，加强对于档案管理人员的培训，不断提高他们的专业水平和专业素质，是许多高职院校应该注意的一个方面，因此对于高职院校档案管理人员的管理，也是我们在工作过程之中非常重要的一个环节，至于如何加强对于这些档案管理人员的培训工作，各地区的学校应当根据自己当地的情况进行分析，做出最适合自身的发展方法策略。

最后，学生自己对于自身档案重要性的意识不强，因此学校应当加强对于学生档案管理意识的教育，这一点对于学生来说至关重要，只有加强学生对于自己档案的管理意识，我们对于学生档案管理工作才会更加轻松，才能更加有效的完成学生档案的管理工作，在不断的加强学生自身对于档案管理的意识，也是推进高职院校档案管理现代化进程的重要一部分。学校要加强自身的信息建设化水平，只有不断的推进学校自身的信息化水平，在减少工作量的同时，提升工作效率，但要注意的是，信息化的同时我们还要保证学生档案信息的安全性，只有这样的发展模式才会是长久的。

3 职业院校档案规范化管理措施的未来研究

首先，各个地区应该根据自身的发展情况制定出相应的发展策略，对自身未来的档案管理模式做出自己的规划，这个规划一定要适应当地的发展现状，只有这样做才能大大提高我们对于档案管理工作的效率，从而实现对于档案的严格管理，对于档案丢失的情况我们可以做出快速的反应，对于高职院校生来说，他们考入不同地区的大学之后，档案的转移和管理也会更为方便。

其次，对高职院校生档案的管理应该采取专业的团队去运作和处理，对于这些团队中的档案管理人员一定要经过严格的考核才能进入，与此同时，我们还应该制定出合理的管理制度，以防止档案错漏的状况的发生，因此，要加强对于档案管理人员的素质培训，还有对于档案管理人员进行管理制度的完善和制定，这一方面对于高职院校生档案管理是非常有必要的一个环节，因此学校对于这一方面的管理也要加强。

最后就是学校应该针对高职院校生在每学期开设一节关于高职院校生档案管理重要性的课程[3]，加强学生对于档案管理重要性的认知，我们后期的工作才能更加顺利的进行下去，这便是加强高职院校档案现代化管理的第三个方面。同时还要加强对于学校信息化技术的健全工作，只有不断的健全学校的信息化进程，才能让我们对于学生档案管理变得容易，这一点虽然放在了最后，但他显然使这其中最为关键的一点，因此加强对于学校信息化管理的进程刻不容缓。

4 小结

综上所述，我们应当在未来的发展过程中，不断地加强对职业院校档案规范化管理的研究，只有这样，才能够让我过职业院校的档案的规范化管理有更好的進步与发展[4]。

参考文献

[1]李东振. 职业院校档案规范化管理措施研究[C]//“决策论坛——企业党建与政工创新工作发展学术研讨会”论文集（上）.[出版者不详]，2016：219.

[2]蹇岚.高职院校档案管理工作规范化策略探索[J].产业与科技论坛，2021，20（05）：226-227.

[3]陈让.教学档案管理规范化对职业院校可持续发展的影响研究[J].决策探索（下），2021（02）：89-90.DOI：10.16324/j.cnki.jcts.2021.02.051.

[4]邬彩虹.高职院校合并后遗留档案规范化管理的分析与研究[J].现代职业教育，2020（39）：228-229.

作者简介：

姜萌，女，汉族，山东青岛人，大学本科学历，馆员职称，主要研究档案管理方向。