“后疫情时代”高校科技期刊移动办公应用现状与推广可行性分析

杨 玙，严定友，曾 群

(华中师范大学 学报编辑部， 湖北 武汉 430079)

2020年1月以来，受新型冠状病毒肺炎疫情的持续影响，各行各业为打破传统办公模式的空间局限性，纷纷引入移动办公模式。高校科技期刊管理者与编辑人员也充分意识到移动办公的必要性，为应对工作环境的制约，积极探寻各类新型移动办公办刊模式，担负起期刊人的重大社会责任，为抗疫提供大量的科技和学术支撑。现今，在疫情防控常态化背景下，随着新冠疫苗的广泛接种，我国已率先步入“后疫情时代”，本文基于高校科技期刊移动办公应用现状，分析其应用优势与不足，探讨推广的可行性与局限性，并提出相应策略。

1 高校科技期刊移动办公应用现状

总体上，移动办公依赖移动设备与移动互联网技术是其最重要的特征，因此业务内容与人员的信息化程度是决定移动办公效率的重要因素，对高校科技期刊编辑而言，这也是一个较为新兴的概念，移动办公在高校科技期刊的具体实施过程中既具有一定的优势，也面临很多问题。

1.1 移动办公在高校科技期刊中应用优势

(1)“后疫情时代”移动办公软件的飞速发展为高校科技期刊业务工作提供了良好的技术基础。当前，高校科技期刊基本已具备网络稿件管理系统，稿件日常审理流程均可在线上进行操作。期刊编辑与作者、审稿专家、读者之间的各类事宜，现在基本通过邮件或移动端即时通讯软件如微信、QQ等实现。Office、iWorks、WPS与腾讯文档均可支持PC端与移动端的共享，移动端各类PDF文件阅读器则可用于对排版文件无纸化校对，结合云笔记软件、手写笔、写字板等辅助工具，已成为高校科技期刊编辑提升移动办公效率的有效手段[1-3]。腾讯会议、企业微信等远程办公场景的应用，以及各类网络在线教育平台的发展也为编辑人员远程参与编辑部日常会议、业务交流以及参加继续教育培训和外部学术研讨提供了便利。此外，期刊出版云平台，智能审校软件，如善锋软件、方正云出版平台等也已逐步被高校科技期刊引入日常工作流程中，并取得了较好的实践效果[4]。

(2)移动办公模式较传统办公模式更能适应“后疫情时代”的防控常态化管理。得益于有效的防控措施与广泛的疫苗接种，我国已率先迈入“后疫情时代”。但全球范围内新冠病毒的持续变化与疫情的反复出现，使得在未来很长一段时间内仍需保持疫情防控常态化管理。高校科技期刊大多为双月刊或月刊，编辑工作具备一定的周期性，需要严格遵循“三审三校”制度。传统模式下，编辑部成员间的沟通与协作往往受到较多的地域限制，如在编辑加工状态时，编辑往往需要反复与作者和排版技术人员进行沟通，一旦遇到疫情突发，防控措施升级，受到地域限制，则容易将时间浪费在等待反馈的过程中，影响稿件的正常流转。移动办公模式下，即时通讯软件与多元化数字出版技术的融合，消除了协同办公地域和空间的限制，可显著提升期刊编辑之间信息流转效率，避免出现信息孤岛问题，且不受突发情况局限。

(3)移动办公模式有助于“后疫情时代”期刊学术圈的建立与维系。高校科技期刊学术圈的建立与维系，对于期刊内容质量和影响力的提升具有重要的意义。移动办公平台大多具有较好的私密性，为学术圈内的审稿专家、作者和编辑提供了新的信息交流和沟通途径。同时，参与和组织学术会议作为高校科技期刊重要的组约稿方式，也是期刊学术圈建立和维系的重要途径之一。“后疫情时代”越来越多的专家学者采用腾讯会议、企业微信以及各类直播平台开展线上研讨。这类线上会议模式在遇到重大突发问题时，优势显著，编辑部或编委会可第一时间召开会议，商议重大选题，优化办刊方向，避免措施良机，提升决策效率。移动办公应用也有助于编辑人员，尤其是英文科技期刊编辑，在国内疫情防控常态化、国际疫情形势仍然严峻的背景下，增进与国内外编委、审稿专家、作者的联系，及时反馈信息。

1.2 移动办公在高校科技期刊中应用的局限性

(1)应用成本问题。完善的移动办公应用在一定程度上将提升高校科技期刊的信息化建设成本。尽管基本业务流程已可以通过移动端完成，但大多数高校科技期刊编辑部，尤其是中文科技期刊的移动办公硬件基础尚较为薄弱，年长编辑的信息化水平较低，购置云存储、云排版、智能审校、制作支持移动端阅读的全文页面、搭建稿件处理云平台等，不仅会造成财力和物力成本的增加，也可能导致人力成本的增加，如可能需要专门招聘或临时聘用相关信息技术人员，支持编辑人员外出学习相关信息技术等。除少数转企改制的高校科技期刊外，大多数高校科技期刊在这些成本的支出上往往受到高校财务与人事管理制度的限制而难以全面施行移动办公。

(2)人员管理问题。移动办公突破地域限制的同时，也意味着管理可控性的降低。面对面交流沟通的减少，在一定程度上可能影响编辑队伍的团队协作能力与集体凝聚力，期刊管理者需要花费更多的精力用于团队工作氛围和编辑人员独立工作能力的培养[5]。

(3)数据安全问题。移动办公中涉及大量数据存取与传输，办公系统的安全性与稳定性对办公质量极为重要。高校科技期刊大多人员紧缺，少有专业人员和技术保障移动端的网络安全，更容易被病毒等恶意软件入侵，导致账号与数据库资料被盗取。同时，移动终端随便于携带，却也容易丢失，甚至可能影响其他人员的移动终端与编辑部移动采编系统安全。

2 高校科技期刊移动办公应用推广策略

2.1 结合传统工作实际，选择适宜形式

适用于高校科技期刊业务工作的移动办公硬件设备通常包括移动PC、手机、平板、移动存储设备、手写笔(板)、翻译笔、智能插座等(其他智能穿戴设备应用成本较高，暂不适宜现阶段推广)。软件除基本的稿件采编平台外，主要可分为下述5大类。①云端文件编辑类：即各类具有云端功能的文档编辑器，如有道云笔记、WPS、腾讯文档、移动端PDF阅读编辑器等。②即时通讯类，如QQ、微信、腾讯会议、企业微信、钉钉等。③知识管理类：用于存储与整合编辑工作中各类数据资料，包括邮件管理软件，同步云盘、远程桌面、云笔记与思维导图软件。如百度网盘、天翼网盘、腾讯微云、有道云笔记、Mindmaster等。④智能排版与自动审校类：主要指专业出版软件供应商研发的一体式大数据智能采编排云平台，如方正云、善锋智能审校、知网智能审校等。⑤其他期刊宣传推广类，大多基于网页或移动端开发，适应移动协同办公场景，如微信公众号、OSID开放科学二维码、Aminer、TrendMD等。

考虑到不同高校科技期刊编辑部的信息化程度、编辑队伍组成、业务流程、运营机制存在差异，而且编辑出版工作在很大程度上依赖于个人的知识背景，是个性化特点非常突出的工作类型，因此想要推广移动办公应用，首先需要依据编辑部的工作实际，选择合适的移动办公软硬件作为支撑。其次，应依据期刊信息化发展路径制定合理的移动办公框架，在传统工作基础上循序渐进、不断创新。最后，应充分考虑移动办公建设人力、物力成本问题，及时修订和完善移动办公方案。依据不同高校科技期刊编辑部推广移动办公难易程度，可分别采取下述3种方式。

(1) 封闭稿件采编系统结合单一类型移动办公软件。指在不具备云端功能的稿件采编系统基础上，将某一种类型的移动办公软件作为编辑部对内和对外业务联络的数据中心，以云端形式存储重要的文件资料，以供移动办公使用。例如，可使用QQ、微信、企业微信、钉钉这类即时通讯类软件作为主要的联络渠道，将相关文件资料及时转化为软件关联的移动端文件如微云文件等，供云端数据存取与编辑。也可直接选择知识管理类软件如网络云盘作为移动办公的数据中心，整合编辑个人资料与编辑部公共资料，由编辑部全体成员共享和共同维护。还可选择云端文件编辑类或智能审校类软件，如使用移动端PDF编辑器结合手写笔(板)实现无纸化校对，购买智能审校软件提升审校效率，以减少在遭遇突发疫情时因传统纸质审校流程造成的协同办公障碍。该方式只需编辑人员在传统办公模式基础上，熟练掌握一种类型的移动办公软件，对编辑人员的信息化素养要求较低，相对操作简便易于上手，适合在人员较少、经费匮乏、业务流程相对单一的期刊编辑部快速推广。

(2)云端稿件采编系统结合多种类型移动办公软件。指在本身具有一定云端功能的稿件采编系统的基础上，依据编辑个人业务分类和信息化素养，联合运用多种类型移动办公软件，实现云端协同办公，基本架构如图1所示。该方式对编辑部的运营条件甚至经费保障有一定要求，要求编辑部使用具有云端功能的采编系统，可与智能审校和其他推广融合对接，同时需要有信息技术水平较高的人员进行定期的资料维护，适合规模与人员中等、业务流程相对复杂、经费相对充足的期刊编辑部，可有效保障突发疫情时全流程业务工作的可移动性，充分发挥移动办公优势。

图1 云端稿件采编系统结合多种类型移动办公软件的移动办公模式基本架构

(3)开发个性化移动办公平台。指利用已有的云端稿件采编平台或自行开发搭建移动平台，将编辑部所有的业务流程整合到一个移动办公平台中。这种方式对经费投入和编辑部专业信息技术人员数量要求均较多，适合规模较大、人员较多、业务流程复杂、经费充足的大型出版平台或期刊集群。

2.2 加强编辑队伍建设，提升移动办公技能

移动办公模式的推广与高效应用，依赖于编辑队伍的整体信息化素养。编辑部应重视编辑人员移动工作能力的培养，在条件允许的情况下，注重专业信息技术人才的引进，同时定期开展内部交流，并支持编辑人员参与相关培训或前往其他编辑部、数据库机构、出版相关企业学习研讨，拓宽编辑人员移动办公视野，为编辑部移动办公的开拓创新提供更多的灵感。此外，也应在日常工作中，通过举办线上会议等形式，鼓励编辑多使用移动设备开展业务。编辑自身也应主动学习信息技术知识，增强移动办公意识。在日常工作中，要有意识地借助各类云笔记、云存储、思维导图软件整合与管理已有知识，养成在移动端备份重要数据资料的习惯，注意文件资料的可移动化转换，借由远程桌面软件连接办公电脑与移动设备[6]，以便在疫情突发时能够灵活调整工作模式，更好地服务审稿专家、作者，确保刊物工作的顺利进行。同时，应着重增强移动端审校能力，注意学习和使用移动端PDF校对、标记功能，真正实现无纸化校对。还可通过组织策划各类线上交流活动，进一步提升独立工作和移动办公能力。有信息技术相关背景的编辑人员，也应充分发挥带头作用，引领和帮助提升整体编辑队伍的移动办公素养。此外，“后疫情时代”不仅出版行业数字化与人工智能办公平台的发展势头迅猛，全球范围的开放科学进程对期刊出版界的影响也愈来愈大，国内外顶尖期刊和大型出版商纷纷推出形式各样的线上开放科学工具和软件。编辑人员也应当主动学习和了解这些开放科学相关工具，积极运用在建立和维系以刊物为中心的学术生态圈中，充分发挥科技期刊在促进“后疫情时代”国际学术合作中重要功能。

2.3 注重网络信息安全管理，避免安全风险

移动办公融合了移动通信、智能终端与信息技术[7]，在突破时空限制带来便利的同时也将引入许多新的安全隐患。移动化的办公终端，云端存储设备本身就可能存在信息泄露风险。因此，高校科技期刊编辑部应就本单位具体移动办公模式建立相应的网络安全保障制度，重视对编辑人员的网络安全防范教育，督促编辑人员养成良好的互联网使用习惯并保管好各自的编辑账号与资料，指定专人定期对数据库进行维护与管理。经费充足的编辑部宜采用商业安全防护服务，避免给个人、单位甚至国家带来不必要的损失。

伴随着5G技术的广泛应用，互联网技术对期刊出版业的工作方式的影响也日趋明显。与传统工作流程相比，移动办公模式在高校科技期刊日常业务中具有更大的应用前景，有助于增强以期刊为中心的学术圈的建立与维系，既可有效减少通勤风险、降低通勤成本，又能够提升编辑与编委会成员、审稿专家、作者、读者的信息交换效率，从而提高刊物质量与核心竞争力。但移动办公在成本、人员管理和数据安全方面尚有一些不足之处，如何基于现有传统办公模式，探寻出符合刊物与编辑部特色的发展道路，更好地提升办公效率，仍有待进一步研究与探索。