一次专家约稿成功案例的几点启示

王银平

(武汉暴雨研究所 《暴雨灾害》编辑部，湖北 武汉 430205)

在当前相同或相近学科科技期刊稿源竞争越来越激烈的办刊大环境下，约稿已成为大多数科技期刊的一种常态化组稿工作手段。在约稿工作实践中，约什么稿、向谁约并不是问题，但如何说动专家并将稿件顺利约到手才是值得深思和探讨的问题[1]。若是向普通作者约写能够符合期刊发表要求的一般性稿件并不难，但要向业内知名专家学者约到能够扩大期刊影响且学术质量较高的稿件则并非易事。很多专家往往都有几家固定的投稿刊物，或是国外SCI刊物，或是国内某些大刊名刊，他们对于一般性刊物的约稿请求多会毫不客气地拒绝[2]。这种窘况的出现，除了与刊物本身的影响力不够大、知名度不够高等客观因素有关之外，也与编辑的眼界、学识、情感投入和语言表达等因素有关。针对专家约稿问题，已有大量文献从不同维度、不同层面进行了广泛探讨[3-9]，其研究结果虽然具有一定的指导性，但多是一些观念性、原则性论述，难以在约稿实践中灵活运用。

本文基于专家约稿是大多数科技期刊的一种常态化组稿工作现状，以《暴雨灾害》杂志一次成功的专家约稿为例，归纳出提高专家约稿成功率的几点启示和相关工作要点，以期为提高科技期刊稿源质量及其学术影响力和核心竞争力提供参考。

1 专家约稿案例简介

2019年是新中国成立70周年，为了全面回顾和梳理我国暴雨科学研究进展、充分展示新中国成立以来在暴雨研究中取得的丰硕成果，根据《暴雨灾害》年度出版计划，本刊编辑部拟在当年下半年出版一期“纪念新中国成立70周年《暴雨灾害》专刊”(以下简称“专刊”)，“专刊”稿件均是通过专家约稿获取。为了保证“专刊”出版质量，编辑部对约稿内容、约稿对象、约稿完成时间节点等细节进行了多次讨论和周密部署，并将具体约稿任务(篇数)落实到人。经过编辑部同人各尽所能、共同努力，“专刊”在当年10月底顺利出版。

“专刊”中，有一篇综述论文是笔者向中国科学院大气物理研究所已退休知名学者赵思雄研究员(以下尊称赵老师)约来的。考虑到赵老师退休前长期从事灾害性天气和中尺度气象学研究，且著述颇丰，对国内暴雨研究集大成者及其重要成果或贡献较为熟悉，完成这篇约稿应该不成问题。编辑部针对赵老师最初确定的约稿选题是回顾介绍新中国成立以来我国暴雨研究的代表人物及其主要研究成果或重大贡献。然而，赵老师婉拒了编辑部给他确定的选题，当时笔者并未放弃继续向他约稿，并与之几经磋商、交流，最终成功约到一篇题为“我国暴雨机理与预报研究进展及其相关问题思考”的综述论文[10]。此文刊发之后，很快就受到了国内众多暴雨研究专家和各级气象台站预报员的关注，其当年《暴雨灾害》编辑部网站点击下载量就超过1000人次。笔者通过对这次专家约稿策划与落实过程中的有关细节问题的剖析，得到几点启示。

2 约稿案例的几点启示

2.1 切实做好约稿策划

王立名[11]将约稿诠释为依据期刊的学科方向和选题计划，约请合适的作者就预订的题目写稿。笔者认为，根据期刊对所约稿件的选题和内容的要求，约稿分为专题性约稿和宽泛性约稿，前者对约稿的选题和内容有一定的或严格的限定；后者则不作限定，只要稿件符合办刊宗旨，均可考虑接纳。约稿策划是指科技期刊在约稿前围绕约稿选题针对找谁约、由谁约、怎么约等环节所作出的周密谋划。约稿策划的核心是保证约稿的学术质量，一旦确定了约稿选题(宽泛性约稿除外)，找谁约就成为关键环节，实质上约稿就是约人，只有找对了人，才能约到稿，并确保约稿具有较高质量。如，本刊之所以能约到赵老师的稿件，就是因为此前已了解到他是一位治学严谨、精于学术、认真细致、讲求信用、雷厉风行、性格随和的学者，只要他答应了的事，他就一定会尽职尽责、全力以赴。

严格地说，约稿不是个人行为，约什么稿、找谁约、由谁约是期刊主编或编辑部主任考虑的问题，至于怎么约才是承担约稿任务的责任编辑需要重点考虑的问题，约稿策划只有体现这种明确分工、各司其责，才能取得事半功倍的效果。如，“专刊”约稿的选题内容、撰写专家、承办编辑都是编辑部通盘考虑后确定的，具体怎么约则由承办编辑去抓落实，这也是“专刊”得以在当年10月底顺利出版的基础。

2.2 量身定制约稿函

约稿函是专家决定是否答应科技期刊的约稿请求并承诺供稿的依据。拟定全面、详细又饱含深情的约稿函对成功约稿有很大的促进作用[12]。关于约稿函的内容，王静等[3]认为，首先要表达编辑对作者学术思想和研究方向的了解、兴趣和推崇；其次，结合约稿人特长重点进行选题推介，信末表达期待之情；此外，约稿函应专人专信，以示重视、亲切和真诚之意。笔者在专家约稿函的写作中，也做到了“专人专信”“量身定制”。例如，编辑部在将“专刊”约稿任务分派到人的同时，向每位承担约稿任务的编辑都提供了统一格式的约稿函。此约稿函主要包括约稿事由、参考选题、约稿要求、郑重承诺等内容，但笔者根据自己需要联系的每位邀约专家及其稿件选题，对统一格式的约稿函进行了“量身定制”式完善，实行专人专函。针对赵老师完善后的约稿函，主要从两方面进行了细化: 1) 给出供参考的约稿题名。按照最初的约稿计划，编辑部希望他写一篇综述回顾介绍新中国成立以来我国暴雨研究的代表人物及其主要研究成果或重大贡献。据此，笔者在约稿函中对约稿选题做了具体化，并提出两个供参考的题名，即“我国现代暴雨基础与应用研究的奠基人”和“对我国现代暴雨研究作出重大贡献的代表人物”。2) 增加一条关于约稿最低稿酬的“承诺”(征得了编辑部负责人同意)。统一的约稿函中的“承诺”只有两条，未涉及稿酬问题，虽然大多数专家学者并不看重稿酬，但为了表示对约稿专家的尊重和诚意，承诺最低稿酬还是有必要的，至少能让约稿专家知道自己的付出能得到多少回报，尽管承诺的最低稿酬不足以回报专家撰稿的实际付出。

2.3 代拟约稿写作提纲

在专家约稿过程中，如何确保约稿质量、如何确保约稿符合选题要求、如何确保约稿在规定时间内提交，都是令责任编辑感到非常揪心的问题，因为即便是专家约稿，最终也需经过同行评议后才能发表，如果同行评议结论是“不宜发表”，这将是承担约稿的责任编辑最不愿看到的结果。为了避免出现这一结果，最有效的办法无疑是事先尽量为专家代拟约稿写作提纲。

代拟专家约稿写作提纲是保证约稿内容质量、规范约稿写作形式的一项重要举措，一方面可以约束约稿内容，使之不偏离主题；另一方面，可为专家节省撰稿时间。可能会有编辑同行不以为然，认为代拟约稿写作提纲纯属多此一举，且有“充能”之嫌。但笔者在专家约稿实践中注意到，专家对责任编辑代拟约稿写作提纲还是非常欢迎的，有直接采纳的，有部分采纳的，也有不采纳的。但无论专家是否采纳，责任编辑在向专家约稿时为其代拟写作提纲都将是有益的选择。代拟专家约稿写作提纲对责任编辑的学术素养、专业知识、逻辑思维和语言凝练能力都是考验，提纲不仅要符合约稿的总体要求，还要具有一定的学术含量和可操作性。

例如，笔者根据赵老师约稿最初的选题内容及其主旨，以“我国现代暴雨基础与应用研究的奠基人”为题，代为草拟了写作提纲。虽然赵老师最终未采纳笔者拟定的题名和约稿撰写提纲，但并不意味笔者前期的思考和策划工作都做了无用功，恰恰是这些工作让赵老师看到一个编辑对待此事认真负责的态度和积极出谋划策的参与意识而被感动，哪怕重新选题，也要履约满足笔者的约稿请求。

2.4 恰当表达约稿意愿

以何种方式向专家表达约稿意愿是责任编辑在做好约稿策划、拟好约稿函、代拟好约稿写作提纲之后必然面临的问题。针对不同约稿对象(邀约专家)，该以何种方式向其开口谈及约稿这件事，有多种选择: 既可登门面谈，也可打电话或发电子邮件，还可先发电子邮件再打电话。笔者向赵老师开口谈及约稿一事通过电子邮件与他联系，之所以选择发电子邮件，笔者是经过了认真考虑的: 一是电子邮件相对于打电话口语化表述显得更正式、更慎重；二是电子邮件更适合用书面语言表述，也更容易将事情的来龙去脉陈述清楚；三是可以避免打电话时话不投机引起双方或一方语塞而尴尬。

选择以何种方式向专家表达约稿意愿固然重要，但如何将约稿意愿变成得体而又有人情味的语言文字更重要。总之，写好第一封邮件或打好第一个电话是确保向专家成功约稿很关键的一步。例如，笔者就“专刊”约稿给赵老师的第一封电子邮件见图1。

图1 向专家约稿的第一封电子邮件写作范例

这封邮件虽然仅用了160多字，笔者此前却反复斟酌修改多次。其内容安排是: 先作自我介绍，直言有事相求；然后，简要告知所求之事的背景及具体内容；末尾表达期待之情，并附祝愿。这封邮件写的算不上精彩，但笔者试图做到主题明确、言辞恳切、谦和有礼。其效果还是不错的，赵老师不仅很快给予了回复，还表示愿意为所求之事助一臂之力。

2.5 妥善处置“意外”情况

编辑在向约稿专家表达约稿意愿之后，就要细致考虑如何跟进抓落实。抓落实的关键是运用编辑自身的智慧和技能将约稿意愿转化为既得体又感人的语言表达，以求给专家留下好印象，让专家欣然接受约稿。从向约稿专家表达约稿意愿到专家欣然接受约稿的过程往往不大可能“一帆风顺”，难免会出现一些“意外”情况。面对“意外”，编辑只有妥善处置才有可能实现成功约稿，可从以下方面做好应对。

首先，要有约稿不顺利或不成功的心理准备。约稿尤其是向业内知名专家或著名学者约稿，编辑往往是有求于人，一般都处于被动地位，不掌握主动权。因此，约稿不顺甚至不成功都是很正常的事情，只有认识到了这一点，即便约稿受阻，也能心平气和地对待，不至于心情沮丧或怨天尤人，事后也才能好好总结失利原因，以便下次找机会再约。

其次，对约稿中可能出现的“意外”事先要有充分的估计。有些“意外”，如专家由于工作、身体等方面的原因直接拒绝或婉言谢绝约稿，或推荐他人应约，或变更约稿选题，或难以按期交付约稿，或交付的约稿学术质量差强人意等情形，在专家约稿中出现几率较大，对此类“意外”，编辑特别是经常对外约稿的编辑不会觉得多么“意外”，如果事先有充分的估计，即使遇到其中某些“意外”，也不会手忙脚乱、一筹莫展。

再次，要有应对“意外”的有效办法。在对约稿中可能出现的“意外”作出充分估计的同时，最好还要有应对预案。有了预案，在面对“意外”时，处置起来就会游刃有余，并使约稿得以继续，直至成功。如果出现的“意外”未在预案之列，编辑也没必要心慌意乱、放任不管，要迅速开动脑筋，积极思考对策，在第一时间拿出有效办法，化“被动”为“主动”，妥善加以处置。例如，赵老师看过笔者发给他的第一封邮件之后，回复明确表示难以完成编辑部为其预设的约稿选题，即写一篇回顾介绍新中国成立以来我国暴雨研究的代表人物及其主要研究成果或重大贡献的文章，对此“意外”，已在笔者意料之中，因为在编辑部策划让赵老师写暴雨研究代表人物时，笔者就觉得不好写，写谁不写谁、写几位很难确定，处理不好，还容易起争议。接着，笔者给赵老师写了第二封邮件，一是对他的“难处”表示理解，二是建议他转写“暴雨研究进展”综述，并提出避免该综述与以往同类综述雷同的两个思路，即限定暴雨类型或范围和限定暴雨研究方向，同时各给出两个约稿题名供他参考。围绕这几个题名，我们几经磋商修改后才逐渐达成共识。待题名确定之时，赵老师立即表示着手准备、开始写作，并在当年7月底之前向编辑部交稿。至此，此次约稿任务基本落实。可见，积极的应对态度和有效的应对办法是妥善处置专家约稿中“意外”情况的前提。

3 专家约稿工作要点

对大多数科技期刊而言，专家约稿仍然是当前或未来一段时间一种常态化的组稿工作。为了提高专家约稿成功率，对上文归纳的五点启示进行再凝练，提出需重点把握的几个要点:

3.1 在约稿策划上动脑筋

约什么稿、何时约、向谁约、怎么约，这都是专家约稿前应当缜密思考、细致谋划的问题，尤其是对约稿难度要有充分估计，针对可能出现的约稿不顺要提前制订预案和对策，一旦遭遇不顺，便可及时调整思路和策略，决不轻言放弃。

3.2 在运作细节上下功夫

专家约稿成功率往往取决于对约稿运作细微末节考虑是否周全、功课是否做足，如约稿函的字斟句酌、约稿选题范围的细化、约稿写作提纲的代拟、与专家磋商沟通方式的选择、约稿过程中“意外”情况的化解等，都是值得关注和做实的细节。

3.3 在情感投入上求突破

中国社会毕竟是一个人情味很浓的社会，编辑要想约到专家的高质量稿件，就必须付出真情实感，感情真诚不仅是人际交往的基本准则，也能反映编辑的工作态度和责任心，编辑只有在感情上打动专家，给专家留下工作认真负责且富有人情味的好印象，约稿成功才有较大把握。

3.4 在语言表达上见实效

无论是约稿细节的谋划，还是从情感上打动专家，都需要编辑具有较强的语言组织能力，专家只有从编辑的话语之中或字里行间真切感受到了编辑的专业素养、工作态度、敬业精神和真情实感，才有可能答应编辑的约稿请求。