政务类电视会议系统的运行维护与规范管理探析

董志媛

摘 要：政务类电视会议已经成为各级党政部门召开会议的重要方式之一，各地都加快系统建设步伐。电视会议系统覆盖越来越广，规模越来越大，工作人员对其运行维护和管理的工作也越加繁重。有效提升系统安全性能，提高服务质量和服务水平，使电视会议系统的运行维护和管理工作更加规范化、标准化，成了业界新课题。文章重点从会议服务保障、应急服务保障、系统维护、规范管理等方面予以探析。

关键词：电视会议;运行维护;规范管理

0 引言

随着各级党政部门工作节奏加快，电视会议逐渐成为提高会议效率、降低行政成本的有效手段。近几年来，各地加快了电视会议系统建设步伐，系统覆盖越来越广，系统规模越来越大，对系统的安全性和可靠性也提出了更高的要求，积极开展政务类电视会议系统运行维护与规范管理工作，使其规范化、标准化，有利于提升电视会议系统的安全性能，进一步提高服务质量和服务水平。

1 现状

1.1 发展现状

政务类电视会议系统具有通信稳定、安全可靠、及时畅通等特点，在节约成本、提高工作效率方面相对于传统会议优势显著。电视会议逐渐成为政府各职能部门、系统内部召开远程会议的重要工具。随着信息技术的不断发展，标清电视会议系统已退出服务保障体系，取而代之的高清电视会议系统得到普遍认可。在建设高效、节约型政府和常态化疫情防控的要求影响下，政务类电视会议业务需求量将进一步扩大，发展空间巨大。

1.2 系统现状

系统建设遵循统一规划、统一标准、可控可管、安全可靠的原则，建设主、备两套高清分级电视会议系统。两套系统可以实现双向传输，同时运行，互为备份，确保安全可靠。电视会议会场根据会场级别不同配置不同硬件，一般包含终端设备、光端机、视频采集设备、音频输入设备、视频输出设备、音频输出设备、切换设备、显示设备、监控设备等。

2   运行维护

2.1 会议服务保障

电视会议服务保障工作遵循统一指挥、集中调度、协调联动、高效运转原则。主要工作有确定会议范围、参会人数、会议议程、会场布置要求、系统联调、资料登记等。电视会议服务保障是一个整体运行、管理的过程，需要会议主办方、会议保障部门、相关维护部门、会场管理部门、其他保障部门统筹指挥、协调，联动作业。

电视会议的服务包括会前服务、会中服务和会后服务3个部分。

会前准备：与相关部门或单位联系核对会议信息，落实会场、责任人、会议要求等内容，通知协作单位，明确开机和调测时间。提前调通电路、安装设备，通知传输部门做好会前和会议期间的线路巡视，重要会议通知相关长途传输保障单位;根据会议时间提前开机进行电路和设备检测，对主备系统的视频、音频进行测试，按照会议主办方要求对视频和音频提前调试，确保上传画面质量，如果为主会场或发言会场，还应调试好各个话筒以及摄像机的转场，确保本会场和发给控制中心视音频信号的效果;做好会前预演预练，其他保障单位协调联动，认真做好或配合会前点名。

会议期间：密切监控、精心操作，确保会场视音频效果和发给控制中心信号稳定。根据会议进程及时调整话筒、摄像机位，精准切换不同会场的视音频信号或其他信号。时刻关注主备用视频信号、监听监看备用音频信号，发现在用视频或者音频信号有问题时，第一时间将另一路信号（这路信号没问题前提下）切换给会场和控制中心，出现其他设备故障等问题时，迅速启动应急预案，按照将故障影响降到最低为原则抢通会议，保证会议正常召开，认真做好会议记录。

会议结束：会后，设备设置复位，关闭电源，设备归位，如有故障及时处理并做好记录。未经会议主办方许可，严禁录音录像;有录音录像要求的，在将影音资料交至会议主办方后，要做到及时删除，防止资料外传泄密。做好跟踪服务，及时了解用户需求，发现核心问题并改进，提高用户的满意度。

2.2 应急服务保障

应急保障是电视会议服务保障的重要组成部分，政务类电视会议对安全性和稳定性要求高，应急保障必不可少[1]。因此，根据每场电视会议组会方式和会议议程制定配套的应急预案，应急预案要高效、便捷，突发情况下能快速、有效地绕开故障点，确保会议正常召开。

应急预案是指在会议服务保障过程中可能出现的突发情况、故障等，保障人员提前预判并制订的合理、有效的应急反应处理方法。应急预案要确保方法迅速、便捷、有效，保障人员思路清晰，能够准确判断故障类型和故障点并迅速执行相应的应急措施，按照将故障影响降到最低为原则，保证会议正常召开。应急服务保障是提升会议服务的有效补充，更是评判会议保障团队技术水平和综合实力的重要内容之一。

2.3 系统维护

2.3.1 日常维护

日常维护是系统维护的重要环节，是系统安全、稳定、可靠运行的根本。维护人员制定维护计划，并严格按照维护计划开展例行维护工作，对设备例行巡视、检查，掌握设备运行状态、系统性能变化，对检测指标详细记录，全面分析系统运行情况，及时发现设备异常，积极排查处理故障隐患，确保系统运行安全稳定，并为系统优化升级掌握一手资料。

2.3.2 优化升级

电视会议系统设备在安全、稳定的前提下，也要紧跟信息技术发展步伐，满足业务多样性发展需求。高清数字技术发展迅速，电视会议系统逐渐由标清系统过渡为数字高清系統，画质更清晰，视音频同步性更强、传输更流畅。视音频设备性能指标越来越强，功能越来越丰富，信息交换的时效性、准确性和安全性均有提高。

根据业务需求和系统实际情况，可对系统优化升级，优化系统结构、完善系统功能、开发系统新功能，强化系统安全性、稳定性和可靠性，提高系统硬件配置，从而提升电视会议服务质量。

3 规范管理

3.1  规范管理的总体要求

电视会议服务保障工作是多部门联合作业，日常维护、系统运行、会议保障等应做到规范管理。规范管理需要制定电视会议服务保障工作机制，制定业务操作流程、明确职责分工、强化责任意识;细化工作内容及标准，建立高效、規范的管理制度;加强组织协调，建立部门间的有效沟通机制。

3.2  建立完善的管理规章制度

政务类电视会议具有规格高、要求严、范围广等特点，需要建立完善的运行工作机制和配套管理制度。尤其是当系统覆盖范围广，涉及全省范围内上百个会场和保障部门时，做好电视会议服务保障工作就必须统一指挥、集中调度、协调联动、高效运转。因此，电视会议保障部门需要积极建立电视会议系统操作维护规程、业务操作流程、会议操作流程、设备使用管理规定、电视会议岗位职责、会议室管理制度等相关制度，使电视会议保障业务规范化、标准化，从而提升服务质量和服务水平。

3.3  建立设备管理档案

为了更好地掌握电视会议系统运行情况，可以积极建立设备管理档案机制[2]，充分了解系统连接细节和设备特点及运行情况，当设备故障时便于准确判断和采取有效措施，提升故障解决效率，主要包括：（1）绘制各类图纸，图纸要准确、清晰，核心图纸可印制两个版本：一个为放大版本，置于方便维护人员查看的位置;另一个为常规版本，便于维护人员携带查看。（2）规范设备接线标签，标签要做到与图纸保持一致，清晰且易于识别，便于日常维护管理。（3）建立设备档案，主要包括设备操作指南、技术参数、设备故障类型及处理方法等内容。（4）制作详细的系统操作手册及系统基本故障诊断与处理。（5）建立维护作业计划、保障工作日志和故障处理记录等，做到工作有痕，便于查看和综合分析。设备管理档案是一个长期、烦琐、细致的工作，对于电视会议系统运行维护、优化升级、规范管理等方面具有重要作用。

4 结语

政务类电视会议的保障工作有别于其他类型的电视会议，其运行维护和相关管理工作需要慎之又慎，本文只是在有限知悉范围内对相关方面加以概述和探讨，内容的深度和广度还有待进一步研究。随着信息技术的不断发展，高清电视会议系统覆盖范围广、使用频率高，规格标准高特点越发明显，对电视会议系统的运行维护与管理工作也会越加繁重，相关工作人员还应因地制宜地做好政务类电视会议系统的运行维护与规范管理工作，并不断优化升级、创新管理，从而有力保障政务类电视会议系统的高效运转，为用户提高更加优质、便捷、高品质的电视会议服务。

[参考文献]

[1]谢立楠.高清电视会议系统省级控制中心设计方案[J].信息通信，2020（12）：143-146.

[2]孙玮，许立科.电视电话会议系统的运行维护与安全管理探析[J].信息与记录材料，2020（7）：170-171.

（编辑 王永超）