档案信息化建设疏漏及对策探析

李建芳

摘 要：在档案管理领域，档案信息化建设对人才储备、规范管理、提高档案使用和管理效率具有重要的推动作用。文章在分析档案信息化内涵的基础上对档案信息化建设工程中存在的问题进行了剖析，并有针对性地提出了对策。

关键词：档案信息化;信息化;管理;效率

0 引言

档案管理工作主要是数据整理归类和更新等，工作烦琐并且复杂，但对于历史传承、事业发展、经验总结等方面具有十分重要的意义。面对新时期信息量、信息传播速度、信息处理速度以及信息应用程度呈几何级数增长的现状，传统的档案管理方式已经不能满足时代发展的需要，档案工作压力越来越大，运用先进技术实现档案管理工作的迭代升级已经成为大势所趋。

1 档案信息化建设的内涵及意义

1.1 档案信息化建设的内涵

为适应时代发展需要，实现档案数字化成为档案管理的重要方面。从国家层面上，档案行政管理部门已经着手统一规划组织，在遵循文档一体化、双轨制和确保网络安全3条重要原则的前提下，利用计算机技术、网络技术和数字化手段，以档案管理工作的关键要素为对象，实现档案数据的数字化，逐步实现实体档案向信息化档案的转移[1]。同时关注到档案数字化后的信息网格建设，实现档案信息的共享，以及以信息化为手段促进实体档案的高效管理，提高档案管理质量，促使档案管理业务实现质的提升。

1.2 档案信息化建设的意义

档案信息化是实现实体档案向数字化档案的转移，并基于现代化信息技术实现档案管理工作的优化升级。档案信息化是基于传统的档案管理理念，结合当下的先进技术对传统档案管理工作的再思考，达到促进档案管理工作顺应时代发展需要、更好地提供社会服务的目的。档案信息化建设的意义主要有3点：首先，提高档案管理的效率。档案收集的主要为重要的数据信息，涉及的内容广泛，比如行政单位永久性和阶段性的档案，内容涉及人事关系、重要会议及文件等，专业性强，数量大，在传统模式下档案查阅工作主要通过人工查阅，耗时耗力，档案数字化后，通过计算机搜索引擎能够快速查阅到某一存档材料的储存位置及具体内容，节约查档时间，提高工作效率。其次，档案的信息化能够提高档案的利用率。在传统模式下，由于查阅档案复杂，档案信息之间的联系不密切，档案是彼此独立的，通过转化为数字化信息，档案彼此之间的关联性大大增强，并能够实现信息共享，有效减少对实体档案的查阅次数，有利于档案原件的保存[2]。最后，积极推进档案信息化建设，将现代信息技术全面应用到档案工作中，能更大程度地满足利用者的需求，提升档案工作的效率和质量，从而推动档案事业发展战略转型。

2 档案信息化建设面临的主要问题

2.1 制度标准亟待规范

规范的制度、统一的标准是行业实施的重要依据，所有业务的开展都离不开规范的制度保障，没有了规范限制，在实施的过程中就会出现混乱，甚至难以开展。当前，我国的档案信息化建设正处于探索阶段，由于各部门对档案管理的实施要求存在差异，目前还没有形成较为一致的建设管理标准，管理制度、信息系统标准、数据库结构标准等方面没有一个统一的规范，这就为档案管理的一体化发展带来了困难，也不利于档案系统的建设[3]。

2.2 专业人才的缺乏

档案管理信息化尽管主体是档案资料，但是仍旧离不开档案管理人才。档案的收集阶段离不开人的筛选整理、统计、归档，档案信息化阶段也离不开人的操作，并且档案信息化系统涉及专业知识面广，技术要求高，系统的开发、运用和维护也离不开相关的人才支撑。总之，档案管理人才在档案信息化过程中仍旧具有十分重要的作用。在当前阶段，我国的档案管理工作仍处在信息化转型的初级阶段，档案管理的主力军仍旧是传统理念的工作人员，这部分工作人员对新系统的了解不充分，对新技术的使用也略显吃力，而新进的技术人员则无法掌握体量庞大、内容丰富的存档内容，在档案的整理、归纳上存在劣势。除此之外，档案管理工作较为枯燥，很多年轻人不乐于从事该项工作，并且工资水平一般，晋升机会也不多，对年轻人毫无吸引力，难以引进信息化人才成为制约档案信息化建设的关键问题。另外，在档案管理部门内部还没有形成系统的人才培训机制也是制约档案信息化进程的重要因素。总之，档案信息管理工作在人才方面存在人员结构不合理、信息化人才配置严重不足、专业素质待提高等问题。

2.3 档案信息化技术不成熟

档案信息化的主要步骤是将实体化档案转化为数字信息，并实现信息共享，不同于纸质档案储藏的私密性和安全性，信息化存档最大的安全隐患是数据存储是否保密、安全。当前阶段我国的档案信息系统还不稳定，在数据保护方面网络病毒和黑客攻击是最大的威胁。另外，档案存储的主要是为以后的工作提供借鉴和参考，纸质档案转化为数字档案的主要途径是采用扫描仪形成电子档案，数字化转化过程中信息的准确性、清晰度等十分关键，但是受到人为因素或者技术转化水平，比如扫描仪清晰度的影响，电子档案的质量无法保证。除上述两条因素以外，当前档案管理单位使用的电脑为普通电脑，存储空间不足以支撑大规模的数据转化，还不能满足档案管理信息化的储存要求。

3 推进档案信息化建设的对策

針对档案本身的价值而言，档案信息化建设与管理是顺应时代利国利民的重要信息化建设项目，进一步完善制度化建设、建设人才队伍、加强安全性建设成为十分重要的工作。

3.1 完善档案管理信息化的制度、标准规范体系建设

实现“有制可依，有度可循”是档案管理信息化的关键。档案信息化建设是一个长期的、庞大的工程，涉及的内容方方面面，比如如何筛选有价值的档案信息，如何界定电子档案存储的年限，档案数字化过程中电子文件的标准等都需要制定相应的制度，才能建立起科学的信息化档案系统。首先，要注重制度建立的全面性。要制定总体章程，细分档案信息管理的步骤，比如档案收集遵照的标准、档案的分类标准、档案的电子文件标准，如对纸质档案进行扫描、录入、储存及共享的操作应该制定统一的技术规范。其次，还要注重安全管理制度的建立，尽管传统的档案管理也会受到安全性威胁，但是电子档案在信息保护方面面临的威胁更大，因此加强对档案管理者的信息保护管理也是信息化档案系统建设中应该考虑的关键[4]。再次，要注重制度建立的科学性。电子档案是纸质档案的另一种储存方式，但是也不应该仅仅是简单的数字化储存，信息化档案应该根据社会发展的需要进一步发挥档案的积极作用，在信息的储存上制定符合时代发展的新标准。另外，在信息共享方面的制度制定还应该通过对档案保密性进行分级管理，以制度形式保障信息化档案运用的合理性。

3.2 重视档案信息化进程中的人才队伍建设

档案信息化建设过程中人才队伍建设相当关键。第一，在新时代背景下，引进档案管理人才是十分必要的，一方面新型人才能夠适应时代的发展，另一方面能够带动传统档案管理模式向现代化档案管理模式转移。在人才引进工作中要重点关注人才的专业技术本领，这一点主要考察人才对新技术的掌握能力以及对档案管理的熟悉程度。此外，人才的创造力也是应该关注的重要素质，毕竟档案管理工作也不是一味地按部就班，顺应时代发展创造性地开展工作成为时代必然趋势。第二，要加强对人才的再教育。时代发展的经验告诉我们，档案管理工作不是一成不变的，积极地学习新技术、新理念才是做好工作不被淘汰的应对之法。基于当前发展阶段，在人才的教育上要着重对原有档案管理者进行培训学习，不断优化管理人员的知识结构，转变现有档案工作理念，提升档案工作人员专业知识，重视信息化能力和技术的培养，全面提升现有档案工作者的综合能力和信息化素养。

3.3 加强档案信息的安全保护建设

非法访问、数据泄露、病毒攻击等是档案信息化建设与管理面临的主要威胁因素，一旦档案信息被非法窃取有可能为档案部门带来不可估量的损失，为此应该在资金投入和操作技术水平等方面提高档案信息的安全保护系数。国家要鼓励安全系统的开发，比如建立专门档案线路，开发新型防火墙技术，开发风险评估和报警系统，及时发现并解决安全问题。在做好线上防御准备的同时，要建立线下应急处置机制，加大人力排查力度，定期做好日常入侵检测、安全审计、漏洞扫描等常规工作，同时重视数据备份工作，也需要做好档案存储设备、服务器、网络设备实时运行监控。除上述工作外，还可以通过加强计算机加密技术的研究对电子档案进行保护，从而实现对档案信息数据的安全保护。

4 结语

尽管当前阶段档案信息化管理系统在建设和运行过程中还存在着诸多问题，但是制度会在摸索中逐步完善，档案管理人员素质也将逐步提高，档案管理系统的安全系数也会不断提高。

[参考文献]

[1]刘林花.浅析人事档案信息化建设[J].广播电视信息，2021（2）：61-62.

[2]王启佑.档案信息化建设研究[J].机电兵船档案，2021（1）：67-69.

[3]李秋云.档案信息化建设与管理探讨[J].兰台内外，2021（6）：42-43.

[4]薛立杰.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].兰台内外，2020（36）：3-4.

（编辑 王雪芬）