人事档案管理在人力资源管理中的运用

王龙福

摘  要：面对日益激烈的竞争，企业在发展过程中应该重视人力资源管理，从内部管理规范中提升企业的管理质量，人事档案属于人力资源管理的 重要内容，在人力资源管理中占有非常重要的地位。人事档案管理主要是对企业人事资料的整理、保存、分析、鉴定、统计等，将每位员工安排在合适 的位置，体现出员工的重要作用和价值。本文主要结合人力资源管理与人事档案管理之间的关系，分析了在人力资源管理的视角下人事档案管理的现状 问题，探讨了人事档案管理在人力资源管理中的重要应用。

关键词：人事档案管理;人力资源管理;运用

引言

现阶段我国经济在不断发展，在这种情况下我国越来越多的企业都需 要大量的人才来做支撑，这样不仅可以提高整体的工作效率还可以让人才 更好为人力资源管理部门提供依靠，同时通过人力资源管理部门的不断发 展会进一步提高人事档案管理效率，将合适的人员安排在何为的位置上，  这样不仅可以提高整体的工作能力还可以齐心协力、共同推动社会经济的 发展。现阶段我国很多企业为了获得更大的利益都逐渐涌入到市场中来，  而且很多企业也在人力资源管理部门不断强大的情况下开展了新型的工作 渠道，同时人力资源管理部门需要注重对人事档案管理人员的培养，让其 可以了解到更为多样化的管理渠道以及工作模式，这样就可以从整体上提 高工作效率，从而完善工作内容的实施计划。

1 人力资源管理和人事档案管理之间的关系

现代管理学的思想根本是把人作为核心并进行相关管理，在人力资源 管理领域当中，其主要是利用完善的人力资源管理机制及其内容来保证人 员配置更具科学性和合理性，以此对企业人才的竞争力进行有效提升。在 此过程当中，要对人事档案这一重要资源进行充分利用，从而提高人力资 源管理的实效。人力资源管理的主要根本和依据便是人事档案，它可以直 接反映出人力资源的基础情况，充分体现出人的过往经历与现下状况。基 于此，人事档案可以有效帮助企业准确且全面的对员工进行考察和选拔。 再者，人事档案管理工作需要高度贴合人资管理的需求和目标，不可以脱 离人资管理。简单来说，就是企业要将人事档案的作用充分发挥出来，要 将人资管理当中的相应内容及信息准确地记录在人事档案当中。

2 在人力资源管理的视角下人事档案管理的现状问题

2.1  ;人事档案管理重视度不足

当前，在人事档案管理工作中，还存在着片面化的认识，认为人事档 案管理不够重要，从而导致人事档案管理工作滞后不前，不能跟随时代的 发展步伐，难以发挥人事档案管理的重要作用，人事档案管理方式急需改 革。一方面，一些单位的人事档案管理工作中，管理流程不够规范，管理 职责不够明确，导致人事档案管理不能达到预期效果：另一方面，在人事 档案管理中，由于不够重视，因此投入的人力资源、资金等不足，严重影 响人事档案管理的质量。在这种情况下，人事档案管理没有发挥应有的价 值，不能有效地服务于人力资源管理。

2.2  企业内部人事档案管理的整体水平不足

很多企业的人事档案都是直接收藏起来的，即使档案中的内容比较 完善，但是由于没有对其完善的保护以及及时的更新，就直接降低了人事 档案的应用效率，直接削弱了人力资源档案的作用。还有一点就是很多人 事档案管理人员自身并没有认识到提高人事档案管理工作的重要性，导致 很多人事档案管理部门中的人才数量都比较少，也会导致人事档案的内容 并不完整，缺少分类和统计，一旦需要应用人事档案的时候会出现很多问 题。而且由于工作人员的工作效率低，这样就会导致很多企业人事档案内 容遭到破坏，无法恢复。

2.3  人事档案管理的效率不够高

现在很多单位在管理人事档案的时候，已经将信息化系统很好地引入 了进来，  这也很好地提高了人事档案管理的效率。但是有些单位资金欠缺严 重或者对人事档案管理不够重视，  没有做好人事档案管理信息化建设，依然 通过传统的纸笔来进行人事档案的记录，管理的效率比较低下，这也直接导 致了人力资源管理中人事档案的作用很难发挥，相关资料查找比较困难。

3 人事档案管理在人力资源管理中的运用措施

3.1  建立完善人事档案管理制度

人事档案管理工作中，应不断完善和健全制度，建立信息化的资料 库，这有利于对人事档案的查询和管理，提高操作效率，并实现对人事档 案的分类和整理。在精细化管理过程中，分开管理企业在职人员和非在职 人员，对人才的招聘、提拔、离职等环节进行合理的安排，重视引进高素 质人才。对非在职人员的退休、离职、去世信息等情况进行保管和分析。 在管理中，可以逐渐解决档案中存在的资料不齐、资料重复，工作效率低 等问题，档案管理人员应该提升服务意识，提高自身的专业管理能力，从 而更好地为企业服务。在人事档案管理中要对在职人员和非在职人员档案 进行详细的核查、统一管理，提升管理的效率。

3.2  创建现代化信息管理系统，以此提升人资管理效率

当前是数字信息化時代，企业要了解创建现代化人事档案管理系统的 必要性，从而进一步实现人事档案管理数字化。首先要创建人事档案数据 库系统并搭建相关的数据分析模型，以此实现信息资源的分类处理和数据 统计，从而突显出人事档案的决策咨询和管理咨询的重大作用。其次，企 业要充分利用云计算、大数据以及云存储技术，以此加强人事档案信息化 的建设。最后，为了保证人事档案内容的准确性以及真实性，企业应通过 数字扫描和数字微缩技术对人事档案进行有效的数字化处理，以此将人力 资源管理效率进行有效提升。

3.3  企业内部需要科学进行人事档案的管理工作

为了保证人事档案管理的现代化，就需要相关人事档案管理人员逐渐 开展新型的工作管理模式，这样就可以更有效提高整体的工作效率，并落 实新型的工作方式，让企业档案管理工作的开展可以直接给企业提供最大 的利益。现阶段我国已经逐渐走进信息时代，在这个时代中很多企业人事 档案管理模式都逐渐引进了科学的信息化技术。因此对于企业人事档案管 理人员需要学习这些新型的技术，然后开展更高效的工作，通过最好的状 态来面对工作内容，这样不仅可以加快企业经济的发展还可以提高整体的 效率。而且企业人事档案管理人员还需要通过计算机的应用来促进录入信 息的完整程度，并且做好信息的分类。而对于一些比较重要的人事档案内 容，需要让企业人事档案管理人员通过现代设备对其进行备份，备份的主 要目的就是防止文件的丢失。而且企业人事档案管理人员还需要建立人力 资源信息数据库，针对数据库中的内容来更全面了解工作人员，同时做好 人才的培养以及对在职工作人员的工作评价，这样不仅方便对人才进行选 拔，还可以方便人力资源管理者拥有足够的依据。

结束语

对于企事业单位而言，人力资源管理是非常重要的组成部分，其对企 事业单位更好的发展意义重大。而想要做好人力资源管理，便必须将人事档 案的作用发挥出来，这种情况下，  企事业单位必须选择有效性的手段，提高 人事档案管理的效率，保证人事档案本身的可靠性和真实性，给其合理地运

用奠定基础，将其作用更好地发挥出来，推动企事业单位更好的发展。 参考文献：

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