“大数据”背景下医院档案信息化管理研究

潘 頔

山东省泰安市宁阳县第一人民医院 山东 泰安 271400

医院在每日的运营过程中,医疗、人事等方面都会产生堪称海量的数据,这些数据背后隐藏的规律和信息,也是医院管理决策制定、调整等工作落地的重要基础条件。身处大数据时代下的医院档案信息管理工作的,院方所用的管理和工作模式和设施都跟随社会的发展进行了更新,但其中暴露出的问题,致使档案信息化管理工作始终未能达到既定的目标。本文通过研究、探讨大数据时代下的医院档案信息化管理工作优化策略,以期可以为医院档案管理工作信息化发展及工作质量提升提供参考。

1 大数据技术对医院档案管理带来的影响

在大数据时代下,医院内的档案总量不但较为客观,并且每日运营中所产生的各种档案数据增加也变得十分迅速。传统的档案人工管理模式,在数据的收集、整理、归档、分析多个环节中,都需要由管理部门的工作人员手动进行。在之前尚未进入现代化医院发展模式的情况下,这种管理模式的应用,对于医院内部各种信息的搜集整理以及背后价值的挖掘有着重要的作用。但随着档案数据的总量以及增加速度逐渐加快,人工档案管理模式在数据收集的效率、分析结果精准性方面的弊端也逐渐暴露[1]。在大数据背景下,医院内部档案管理工作模式信息化发展,能够将档案管理部门的工作人员从之前繁琐复杂的数据收集、分析等工作中解脱出来,档案收集、归档等方面的数据精准度也有了极大的保障,对于档案管理工作效率和质量的提高有着十分重要的价值。医院的档案管理的信息化模式,能够在全面搜集内部职工以及病人相关信息,并建立分门别类的档案数据的前提下,利用软件分析功能建立对应的模型,以此对医院内部各项人事档案的资料进行有效的协调,保障管理层的人员能够随时查阅自己所需要的各项医务人员的信息,提高医务人员与工作岗位的匹配程度,全面发挥医院内部各项档案资料背后的价值。

2 医院内档案信息化管理暴露出的问题

2.1 工作人员专业能力存在缺陷

身处大数据时代下的医院档案管理信息化工作,通常可以分为病人的电子病历档案管理以及医院内部职工的人事档案资料管理等,医院内部的职工人事档案资料管理,对于医院内部人力资源安排的优化,提高医务人员和工作岗位之间的匹配程度有着十分重要的价值。即便国内的医院在档案管理信息化发展过程中给予了一定重视,但因为医院内部日常运营工作任务相对较重,档案管理工作人员并未接受系统化的信息化档案管理培训工作,致使其专业知识、能力存在一定的缺陷。具体体现在如下两个方面:第一,信息化档案管理意识较为薄弱。部分档案管理人员错误地将档案管理的电子化转入以及储存误认为是档案管理工作的信息化[2]。实际上档案管理的信息化工作模式是以数据的收集、分析整理为基础,通过软件分析数据背后的隐藏过滤,使用分析得出的具体结果,针对医院内部的人事以及其他管理方面进行优化。这种错误的思想认知限制了医院内部已经建立的档案化信息管理系统应用。第二,专业能力素质存在缺陷。医院内档案管理信息化发展要求相关的管理工作人员需要做到在理论基础和实践操作技巧等方面同步发展,适应大数据时代下档案信息化管理工作的具体要求。但管理人员在错误信息化档案管理意识的影响下,未能在业余时间主动的学习与档案管理信息化软件操作方面相关的各种知识以及技巧,不但拉低了信息化管理系统的应用效果,甚至有可能会因为自身操作方面的失误而引发档案数据安全风险。

2.2 信息化档案管理工作制度不完善

以目前医院内部生成的各种信息化电子的档案内容看来,具体可以分为医院内部职工人事管理档案资料、病人电子病历档案管理资料、医院内部宣传媒体资料、日常个人办公电子文档、文献资料类科研文档。因为这些文档分属于医院内部不同的部门进行管理,这些类型各异的电子文档之间也存在着一定的交集,医院已有的电子档案信息化管理制度体系,尚未能针对管理工作各部门的具体权限给出明确的划分,再加之各部门彼此之间的协调沟通力度有所不足,一旦出现了信息化档案管理方面的问题,便会出现相互推诿责任的尴尬局面。信息化电子档案管理工作想要取得应有的效果,需要依赖于一个完善的电子档案管理工作流程,但院方并未能跟随时代的发展对档案管理工作的流程进行优化,致使档案管理工作的效率并未因为信息和大数据技术的引入而有所提高。

2.3 档案信息化管理安全性不足

对于大数据时代下的医院内部电子档案管理工作而言,档案数据的安全问题是需要重点关注的问题。因为当下的计算机技术仍旧存在一定的发展缺陷,不法分子很有可能利用计算机系统内部原有的漏洞进行病毒传播或者非法入侵等操作,从而出现医院内部档案的收集资料篡改、丢失等多种数据安全问题[2]。防火墙作为有效阻隔病毒入侵和黑客攻击的网络安全防护手段,部分医院的防火墙系统技术含量相对较为落后,无法有效预防各种数据安全问题的发生。现阶段,我国医院在落实电子化档案管理工作的过程中,对于网络入侵检测工作给予了重视,但实际上,安置在医院内部档案管理系统前置网络中的网络入侵检测防御系统,因为缺乏专业安全管理人员进行更新、监管,导致这个防御系统成为了一种形式化的存在,尚未全面发挥在检测各种非法入侵行为等方面的作用。

3 大数据背景下的医院档案信息化管理优化策略

3.1 工作人员专业能力的提升

大数据背景下医院档案信息化管理工作想要取得应有的效果,必须依赖于高素质档案管理工作人员队伍的组建。医院的管理层需要在意识到目前大数据技术对于医院业务经营以及档案管理工作带来的巨大价值的前提下,转变之前对于大数据技术应用价值形成的错误观念,并配合院内宣传力度的持续强化,确保在院内形成全员运用大数据技术进行档案管理工作的意识[3]。院方所建立的大数据信息化档案管理系统,其中所遇到的各种软件是有效收集分类归档并处理数据的重要基础条件。院方需要在重视专业化档案管理工作队伍建立的前提下,定期组织部门的工作人员进行现代化档案管理培训方面的工作。不但需要将全新的档案管理理论知识进行阐述,同时需要根据内部建立的档案信息化管理系统,将其中各项软件的基本操作、技术要求逐步传授给档案管理工作人员,以此来组建一支在专业理论知识和实践操作技巧等方面都具备一定优势的档案管理工作队伍。

3.2 档案信息化管理工作制度的持续完善

档案信息化管理工作制度是该项工作得以落实,并划分各部门工作职责的重要制度支撑。院方需要针对之前各档案管理部门工作职责划分不清的问题,以现阶段医院内部已有的各项数字化档案进行类别的合理划分,并将之分别划归到医院内部的图书馆、档案管理部门等多个工作部门的日常管理工作内容中,针对各个档案管理部门的工作职责给出明确的规定。为了保障信息化档案管理工作的顺利有效落实,院方需要根据已经建立的档案信息化管理系统,对工作流程进行持续的完善,确保档案管理信息化工作基本实现全线上流转的工作目标,将与档案管理相关的各职能部门纳入到档案信息化管理工作平台中,通过彼此之间的信息沟通以及交流,以便在相互协调配合的基础上,推动档案管理工作的顺利落实。同时医院内部的档案信息化管理工作需要落实到全员覆盖,真正落实一人一档,医院内部的各个职能科室同样需要针对人事职能管理档案内容持续进行完善。除了各管理工作部门的职责以及工作流程,需要在管理制度体系中进行合理优化,数据安全管理、激励奖惩等工作机制,也需要院方根据实际的工作流程、各部门的工作职责给出明确细致的条款规定。

3.3 档案管理安全系统的完善

完善的档案信息化管理安全系统,是预防病毒以及黑客恶意入侵等问题的有效途径,能够最大程度的保障医院内部各项档案数据的有效性。防火墙作为目前发展相对成熟的一种技术防御手段,一个技术发展相对较为成熟的防火墙,不但需要具备独立的硬件设施和程序软件,同时需要具备全天全状态检测系统的功能,能够在连接大量数据的前提下,对用户实施分组管理,更加需要做到跟随经济社会的发展预留出足够的技术升级发展的空间[4]。院方可以与知名的软件企业合作,在提交档案信息管理安全方面要求的前提下,开发专属的防火墙系统,并由软件企业安排技术人员针对医院内部档案管理信息化系统安全人员进行技术方面的培训,确保防火墙系统能够真正发挥在阻隔病毒和黑客入侵等方面的价值。网络入侵防御设备作为进一步阻隔恶意入侵和病毒传播的有效途径,院方需要为其配备专门的硬件设施,持续强化这一系统处理问题的性能水平。

4 总结

医院的档案信息化管理工作是适应大数据时代下档案数据总量以及增加量快速增长的表现,能够在优化医院内部档案管理工作质量和效率的同时,全面发挥各项档案数据背后的价值。针对医院的信息化管理过程中出现的工作人员专业素质不足、安全系统管理制度不够完善的问题,院方需要在持续强化档案管理人员工作能力继续教育培训力度的同时,重视管理制度以及档案信息安全管理系统的时代化发展,做到从制度、人员、技术等多个层面推动档案信息化管理工作的落实。