合同管控平台的设计与实现

肖银莹

（南京莱斯信息技术股份有限公司，江苏 南京210000）

近些年来，随着社会经济的不断发展，我国企业的业务范围得到持续拓展的同时，所签订的合同数量也在持续增加，而传统的合同管理手段存在效率低、效果差、人力需求高等问题，难以满足企业日益增长的合同管理需求。因此，在当前先进技术手段的支持下，结合企业合同管控要求及企业特点，构建合同管控平台，完善企业特色的合同管理信息化体系，促使企业合同管理过程透明化、责任落实规范化制度化，将有着一定的现实意义。

1 合同管控平台结构设计

1.1 系统功能架构设计

合同管控平台的主要功能为基本信息管理、合同签订审批管理、合同付款审批管理、统计报表管理。具体系统功能架构如图1所示。

图1 合同管控平台架构示意图

1.2 系统架构设计

合同管控平台将会采用B/S结构，具体平台将会由用户表示层、业务逻辑层以及数据资源层三部分组成。

用户表示层：为用户提供前端页面交互，用户可以通过前端页面直接访问系统数据资源层，并以此来对数据资源层中的各类数据进行查询和使用。用户表示层的主要使用方式为浏览器页面。

业务逻辑层：基于收款计划业务规则、标的合规性、合同变更规则、预警规则以及Web XML接口规则来对所有合同数据进行综合处理。

数据资源层：主要对业务数据、流程数据以及编码数据进行储存管理。

1.3 网络物理拓扑设计

合同管控平台主要由各类网络设备组成，相关设备包括交换机、路由器、接入终端设备、网络防火墙以及其他服务器设备等[1]。具体平台网络将会采用局域网和互联网两种连接方式进行网络连接，为确保合同管控平台应用过程中平台数据安全性，在具体网络物理拓扑结构设计时需要符合以下几方面要求[2]：（1）合同管控平台应用过程中不能够出现网络中断情况，避免因网络中断所引发的平台数据缺失等问题。（2）针对具有不同权限的用户，其在具体平台登录后所访问的权限路径也应存在一定差别。（3）平台需要能够支持单点数据传送和多点广播传输的相关数据流。（4）随着企业的不断发展，合同管控平台未来可能会存在扩展需求，所以合同管控平台网络应具有较为良好的网络拓展性能，为后续平台物理拓展提供可能。（5）合同管控平台需要具备根据不同部门实际功能角色分配不同信息获取路径的功能。

1.4 数据库设计

（1）数据库概念模型：综合合同管控平台的实际功能要求，最终确定数据库概念模型如图2所示。（2）合同分类数据表：合同分类数据表主要为合同分类功能提供支持，在实际应用过程中用户可以根据自身需求来自定义合同分类编号，以此来保证合同审批流程的合理性[3]。此外，合同分类数据表还包括分类编码、分类名称、用户信息、备注等数据信息内容。（3）发票类型数据表：用户在导入发票数据以后，合同管控平台将会自动生成发票类型编号，而发票类型名称、发票名称以及发票备注则需要用户在导入发票数据后自定义输入。除此以外，发票类型数据表还包括使用单位类型等内容。（4）收付款计划数据库表：合同管控平台中的收付款计划数据库表均由平台管理员进行创建和管理，相关数据库表包括收付款计划编号、相关部门、合同名称及编号、回款客户名称以及回款金额等。其中收付款计划编号为系统自行填写，具有唯一性。（5）合同数据表：合同作为合同管控平台的基础内容，其性质将会决定着合同数据表在合同管控平台中的重要性，所以必须要对合同数据表进行合理设计，确保后续合同管控中的效率及效果[4]。具体来说，合同数据表应包含有合同编号、合同名称、合同类型、合同导入时间、合同签订时间以及合同备注信息等诸多方面内容。其中合同编号和合同导入时间由系统自动生成，合同名称、合同类型、合同签订时间以及合同备注信息则需要工作人员导入合同以后自行根据合同内容进行填写。（6）收付款审批记录表：收付款审批记录表是项目经理在完成对收付款计划审批以后自行生成的记录表，其内容主要包括合同收付款记录编号、处理项目经理编号、收付款审批状态、合同管理员编号、创建时间以及审批时间等。（7）合同审批记录表：同收付款审批记录表一样，合同审批记录表是由项目经理完成对合同审批后自行生产的记录表，其主要内容包括合同审批记录编号、处理项目经理编号、合同审批状态、创建时间以及审批时间等。

图2 数据库概念模型

2 合同管理平台环境及功能模块实现

2.1 实现环境

合同管控平台设计及实现过程中可以选用当前较为流行的MVC模式，并在对客户端消息处理过程中引入Java EE技术，同时为保障后台数据的精准分析效果以及管控成效，后台封装中将会引入Hibernate技术，相关技术的应用不仅可以提高合同管控平台响应效率和效果，还有利于SQL数据服务时的数据存储及时性，保障数据安全[5]。具体来说，系统平台实现将会采用以下环境：

JDK：为合同管控平台提供代码运行环境；

Eclipse：为合同管控平台开发提供代码编写环境；

Tomcat：主要用于完成代码数据部署操作；

SQL Server：主要用于存储合同管控平台运行过程中所产生的绝大部分数据信息；

Windows 7/10：合同管控平台软件开发系统以及运行系统。

2.2 功能模块设计及实现

2.2.1 强化合同制度管理

管控要求：通过合同管控平台开展合同管理业务时，应将单位内合同管理制度主要条款进行浓缩，并在启动合同审批流程时弹出对话框提示合同管理制度的主要内容及流程。

理解：单位内落实《合同管理制度》，使合同主办人员进一步熟悉本单位制度和流程。

设计实现：通过合同拟制、流程审批、合同档案管理等模块功能实现。合同制度和审查、办理责任，在启动流程时进行提示；实行合同文件模板管理，推行标准规范合同文书，对较为固定内容的合同，可由系统生成，减少人为疏漏，避免风险；将制度内容落实在信息系统中，将合规原则落实到流程中。

2.2.2 突出资信调查管理

管控要求：各单位按照单位经营管理情况，将合同类型进行划分，按合同类型、金额开展资信调查，应开展资信调查而未开展的，需履行特殊审批程序，此合同不得授权委托，必须由法定代表人审批，并且向法定代表人提示风险。

要求理解：加强资信调查，可有效避免合同签约方因履约能力不足、合同无效、交易违法、合同无法顺利履约等问题带来的风险和问题。

设计实现：通过资信调查管理功能实现，并落实在合同审批的各个环节。通过梳理内部合同分类，建立资信调查管理要求，明确需进行资信调查的合同范围，建立标准化的资信调查模板，明确资信调查条款，建立对客户、供应商资信调查的动态管理，建立商业信用档案。

2.2.3 有效发挥“黑名单”作用

管控要求：各单位需要将单位的黑名单录入信息系统，并保持更新，合同审批时自动过滤。如果对方在黑名单中，不得启动合同审批或履行特殊审批程序，此合同不得授权委托，必须由法定代表人审批，并且向法定代表人提示风险。

要求理解：制定黑名单管理制度，共享利用全单位黑名单，全面规避因资信调查不足或不及时而导致的合同问题或风险。

设计实现：通过客户管理、供应商管理模块等模块功能实现。系统可导入统一下发的黑名单名录，对各级客户、供应商黑名单管理，实现动态的建立与解除机制；将黑名单管理制度落实到流程控制。

2.2.4 强化合同评审

管控要求：明确各部门在合同评审中重点审核的内容，各部门审核内容应涵盖合同所有重点条款，强化各部门在合同评审中的职责。

要求理解：在合同文本正式签订之前，应当在系统中履行合同签订审批程序，经有权决策机构审批同意后方可签订。强化合同评审可有效避免因未有效履行审批或未在签订审批程序前进行合同评审、法律审核等工作而导致的合同文本不合法不合规，或因合同条款不完整而带来的风险。

设计实现：将合同制度与信息化流程相结合，各审批表单明确合同会签部门、重点审核内容且对合同制度与各部门办理责任进行说明和告示，所有审批流程可追溯、永久留存。

2.2.5 加强合同证据保全

管控要求：合同重要节点采取的措施，均应上传信息系统，如催款、发货、验收、对账、送达发票、通知等重要事项，均应向对方发出书面通知，如果对方签订合同的人员不是法定代表人，需要对方出示授权委托书，并将其上传至信息系统中，合同审批时需要上传合同双方签字的合同谈判记录。

要求理解：将合同证据保全，保留详实的证据，为可能发生的经营纠纷提供可靠保障，对纠纷追责提供依据。

设计实现：系统自动保全相关记录，建立统一的合同档案，包括从合同的准备阶段、签署阶段到履行阶段，各个环节的审批流程、相关合同文件，系统自动记录保存，便于后期查阅。对无法在系统中体现的环节，提供证据要素填报。

2.2.6 强化应收账款管理

管控要求：每月自动生成应收账款统计表，各部门根据职责分工，制定应收账款回收措施计划，明确工作任务、内容、节点、责任人等，然后导入信息系统。责任人对照计划完成相关任务，将任务完成情况录入信息系统，如果计划没按期完成，系统应根据实际情况将此工作完成状态直接通知部门领导、分管领导和单位主要领导。

要求理解：明确应收账款的管理要素、应收账款的管理、统计时间以及对应的预警设置。

设计实现：通过应收账款管理功能实现，建立计划应收账款和实际应收账款台账。根据收入合同的收款计划，制定应收账款措施计划，建立应收账款预警功能，提醒不同领导，提供应收账款台账及相关统计功能。

2.2.7 增加合同统计分析功能

管控要求：固定合同统计分析时涉及的主要元素，并由合同管控平台自动提取，各部门可以根据提取的信息开展合同相关的统计分析工作。

要求理解：明确合同相关的统计要素，可满足集团公司对成员单位上报数据的要求，提供各种汇总分析。

设计实现：通过综合信息展现模块功能实现。以多维度、多视角、全方位，展现相关综合统计信息。包括综合信息统计分析、采购合同统计分析等。合同管控平台所涉及的统计报表主要分为统计报表类、区域代码类、收据审核记录类、管理员类以及项目经理类等五大类。具体内容如下：（1）统计报表类：类属性主要包括报表编号、报表名称、报表类型以及升级标记等属性信息。相关信息可以在合同管控平台中通过uoload Audit（）来进行标记上报。（2）区域代码类：类属性主要包括统计报表存储的区域代码属性信息。（3）收据审核记录类：类属性主要包括合同收付款记录编号、合同名称、余额信息、结算日期、审核状态、备注等属性信息等。相关信息可以通过Search（）来进行快速查询[6]。（4）项目经理类：类属性主要包括项目经理的编号、姓名、电话号码、登录密码等信息。相关信息可以通过getId（）来进行快速查询。（5）管理员类：类属性主要包括管理员的编号、姓名、电话号码、登录密码等信息。相关信息可以通过getId（）来进行快速查询。

3 结束语

综上所述，本文基于合同管理的功能需要，提出一种合同管控平台的架构设计，具体设计内容包括系统功能架构设计、系统架构设计、网络物理拓扑设计以及数据库设计四部分内容，并以平台架构设计为基础，对合同管控平台的实现环境和功能模块进行阐述。因为本文仅设计合同管控平台架构内容，没有对合同管控平台具体设计进行说明，再加上没有将设计具体到某一企业，所以所提出的平台架构可能会与企业实际需求存在一定差异，还需要企业在具体设计过程中依据本文所提出的设计架构进行优化完善，保障合同管控平台的最终应用成效。