新《档案法》视角下高校档案馆服务创新研究

薛 芳

□传播学、档案学研究

新《档案法》视角下高校档案馆服务创新研究

薛 芳

（安徽师范大学 档案馆，安徽 芜湖 241000）

新《档案法》贯彻创新发展理念，坚持“以人为本”服务原则，强化档案馆文化职能建设、信息化建设，影响了高校档案馆的管理服务方向。新时期，高校档案馆要立足实际，坚持“以人为本”理念，将信息化、文化建设作为发展重点，搭建多元共建平台，发扬“工匠精神”，创新服务理念。

新《档案法》；高校档案馆；管理服务；创新

新修订的《档案法》，已于2021年年初施行。与原《档案法》相比，新《档案法》具有时代性、创新性、开放性的特点，体现了“以人为本”的修订原则。高校档案馆作为高校内部的档案管理机构，肩负着“存凭、留史、资政、育人”的职责，既要服务高校各项事业发展的需要，又要在新《档案法》的规制下创新发展。

一、新《档案法》对高校档案馆管理服务的影响作用

（一）强化档案馆文化职能构建

新《档案法》增加了第三十四条：国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。同时强调了开放“教育、科技、文化”等门类档案，“可以少于二十五年向社会开放”，新《档案法》对档案馆文化职能的建设提出了新要求与新期望。高校档案馆肩负着教育与文化传承的重要责任，文化服务需要不断强化。

（二）增加信息化建设内容

新《档案法》专门增设了第五章“档案信息化建设”内容，也是此次修法的一大亮点，是新世纪信息技术飞速发展和广泛应用的要求。随着社会信息化程度不断提高，囿于陈旧的思想观念和僵化的体制制度，档案工作信息化水平相对滞后于整个社会的信息化水平。“档案信息化建设”响应了时代的呼声，将提升档案信息化水平作为新时代档案工作的重心予以倡导和规范[1]。高校科技信息化水平的高标准与档案馆与时俱进的时代需要对高校档案馆的发展提出了新要求。

（三）强调“以人为本”服务原则

新《档案法》，一方面充分保障公民利用档案的权利，第五条增加了：“享有依法利用档案的权利”“对于不按规定开放档案利用的，公民可以进行投诉，档案主管部门应依法予以处分”“积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利”；另一方面又鼓励公民参与档案管理，第七条规定：“国家鼓励社会力量参与和支持档案事业的发展。”值得一提的是，新《档案法》第二十六条，新增要求档案主管部门建立健全突发事件应对活动相关机制，在突发事件来临之际，能够发挥应对活动的相关档案资料的价值作用，为保护人民的生命财产安全作贡献。高校档案馆服务的对象既有高校内部的师生，又有校外的社会大众，要切实保障他们的权利。

（四）贯彻创新发展理念

新《档案法》第一条从“推进国家治理体系和治理能力现代化”的角度定位新法制定的目的，体现了新的档案治理理念。无论是时代发展的信息化制度，“增强文化自信”的文化建设方向，还是“人性化”利用原则，贴近人们生活的各项规制，新《档案法》从制度设计到业务内容都体现了创新性。高校档案馆的未来发展，不创新便没有出路。

二、新《档案法》背景下高校档案馆服务的现实困境

由于学校办学历史、发展规模、组织体系的不同，不少高校仍然以机构内设档案室的形式管理档案事务，有条件设立的独立性机构——高校档案馆，虽有一定的发展历史，但发展受到经费、体制、认识等所限，管理服务水平尚有很大的提升空间。

（一）文化服务能力不足

高校档案馆记载着高校的校情校史，它是高校文化的集中体现，是高校历史的积累，是高校精神传承的手段[2]。人文环境、大学精神作为一所高校的“软实力”，是学校厚重的历史文化底蕴的积淀，理应成为档案馆甚至学校发展的重要方向，然而从目前我国高校的发展状况来看，更多的高校把发展重心投向校园、校舍、设备等“硬实力”的建设，甚至出现一些高校为了评比升级等目标，不惜学校全部身家建设校园，而学校的大学精神、文化底蕴却经不起检验。具体到高校档案馆，不少学校投资建造了规模巨大、雄伟壮观的档案馆、校史馆，内部结构也很奢华，然而细观其展览的文化资源成果，往往令人大失所望。文化资源开发不足带来的是利用者的远离，师生校友鲜少关注，更不用说社会大众的参与。长此以往，档案馆展厅门可罗雀，再优美的环境也会没了人文气息。

（二）信息化建设水平不高

信息化时代，未来档案馆的核心竞争力，很大程度上取决于将档案数据转化为信息和知识的速度和能力。高校档案馆是为高校的内设机构，学校拥有计算机信息等专业培养院系，科研能力与专业水平较高，然而现实中高校档案馆却很少成为信息化学科专业的实践基地，如果学校在资金政策上支持力度也不够，档案馆的信息化水平必然不高。即使部分高校在形势要求下启动了数字化或智慧化档案馆建设，往往也是委托一些档案机构去设计，更多的是在设备比如智能档案柜等建造上下功夫，而真正的利用现代化信息技术进行档案数据的挖掘，在文本数据上下功夫的尚在少数，难以适应当前数字人文环境、新媒体时代的高标准要求，档案馆数字信息化深度推进发展还有相当的距离。

（三）服务对象和范围有限

高校档案馆作为学校内部档案机构，其馆藏资源主要是学校办学以来的发展成果，涉及教学、科研、党群、行政、财务等类型。高校档案馆凭借丰富的馆藏资源不仅是学校资政发展的有力帮手，而且是服务教学科研、校园文化建设、人才培养的强大力量。然而，由于学校重视程度、思想意识等因素的影响，当前高校档案馆服务学校发展的作用并不凸显。有学者曾对近年来天津高校档案利用作深入调查，发现：档案利用需求最大的是毕业生和在校生，因为就业、考研等需要来调取学籍信息凭证。其次是党群、行政档案与财会档案的利用[3]，一般是直接为学校职能部门提供证据参考。除此之外，档案馆还有更多的服务空间，比如开发档案文化资源，举行校史展览，向校内外研究人员开放校史档案。当前，高校档案馆服务的主要用户更多是利用档案的师生校友，档案发挥的更多是凭证作用，这些用户都是“等”来的，是被动服务的，档案馆还缺少主动服务的意识和能力。高校档案馆文化资源开发能力相对落后，档案宣传不足，参观档案馆、参与档案文化产品开发利用的人员不多，档案馆服务的对象和范围有限。

（四）创新发展举措不多

高校档案馆是服务高校的内部机构，档案馆开展工作的创新举措受限于学校的工作体制与机制，在学校集中力量抓人才培养的当下，高校档案馆主要职责和服务方向是为学校行政决策提供经验参考，为日常教学科研等管理提供凭据，而拓宽业务、开发资源的创新举措并不多。《档案法》及相关规章的要求也限制了档案工作的创新。档案馆提供服务的方式更多是传统的到馆办理模式，且需提供各类证明资料方可办理。对于档案的开放及到期销毁，档案馆也是以安全保密为由，尽可能保守管理。

三、新《档案法》视角下高校档案馆服务创新策略

新时期，高校档案馆的发展不能囿于传统的管理服务，新《档案法》的颁布给档案管理服务带来了新的要求，也给高校档案馆的服务创新提供了新的思路。

（一）资源整合，文化服务

高校是优秀文化传承创新的重要阵地，文化传承创新对于文化资源丰富的高校档案馆既是职责又是使命。档案馆首先要将文化服务列为档案馆发展的重要方向，将馆藏文化资源视如学校交流与发展的宝藏，有计划地去开发利用。长期以来，顶层设计忽视了档案馆文化服务的能力，也让社会不同主体淡漠了对档案文化资源的开发。档案馆文化责任感与文化服务力的不足，影响了社会公众通过档案部门参与公共事务与文化建设的热情，文化消费者体验并反馈结果难以形成自觉行动。

当前，档案文化资源的开发已经提上高校档案馆服务建设的日程，文化创意产品等成果已经走进高校档案馆，并且越来越成为校园内外社会文化交流的载体。高校档案馆要着眼于未来的市场，提升档案文化资源开发的能力，不仅将反映学校办学精神的各类文化资料进行基础整理汇编，同时联合学校历史专业等专家学者建立专门的研究团队，对校史文化资源进行资源的整合，文本挖掘，进行研究性深度编研，以探讨学校发展历史中的文化精神、文化内涵。其次，要做好高校档案的文化宣传与服务。要开展校史馆、高校档案馆的文化资源开发成果展览，以传统展示与现代化实践模拟体验相结合的方式向广大师生和社会公众开放，宣传大学文化，扩大学校的影响力，展示高校独特的魅力。

（二）信息挖掘，平台交流

信息化的飞速发展给现代化档案馆建设提出了更高的要求。高校作为社会进步的标杆性存在，已经率先将信息化纳入教学发展的重要目标，不少高校已经将智慧化校园提上了建设日程。在未来发展的相当长时间内，高校档案馆一定要搭上这班列车，借力信息化建设的东风，谋划数字化、智慧化档案馆建设。作为沟通与交流的现代化平台，数字化、智慧化档案馆要在搭建设计上竭能服务。要争取学校智能开发的一席之地，设计板块，谋取发展的重要空间。不仅通过OA对接等实现资源共享，将档案服务平台纳入学校信息平台，而且构建实用性和现代化结合的档案馆自身交流平台。信息整合服务、云服务、知识服务、大数据获取等已成为数字时代不断升温的关注热点，现代化档案管理模式需要通过构建一个统一的门户平台，进行多元服务的集成展示应用。基于用户需求的个性化服务模式，基于多元主体需求的跨媒体服务模式，基于资源共享的集成服务模式，能够将多样化需要运用现代信息技术集成到统一的数据平台，集多元主体、科研团队集体智慧于一体，提供需求服务，展示实践成果，用户通过现代化展示平台，满足一站式获得信息资源的愿望。

（三）工匠精神，奉献服务

档案工作者机关事业单位的优越感容易使其缺乏危机感和竞争意识、主动性和奉献精神，需要培养工匠精神，责任担当。档案工作者与某些档案发生交互、融合并产生强烈共鸣后，随之诱发情感因素不断地滋生滋长、渐次演进，直至发生“质的飞跃”，达到更高的境界与层次——转化成为档案工作者引以为豪的责任感和使命感，经过档案工作者“深剖细研”，整合加工，实体客体对象档案由“潜在价值形态”转向“现实价值形态”[4]。档案工作者怀着对档案的深切情感进行“深剖细研”、精工打造，体现了档案工作崇尚的奉献、敬业追求，“工匠精神”。而这种精神不仅表现为对服务主体的热情服务，对档案资料的负责，认真整理与精心守护，同时也体现为对档案文化价值的发掘与判断能力，将档案文化的传承发展转为自觉践行的价值理念，内化为职业素养。档案资源有了档案工作者这个慧眼识才的“伯乐”，文化元素的发掘水到渠成，“情之所系，不遗余力”，档案工作者也由资源的守护者转变为资源的开发者，由馆库的默默奉献者转变为文化发展的积极贡献者。

（四）以人为本，创新育人

“创新是一个民族发展进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力”，一个学校要想发展，不创新就没有出路。档案馆的发展虽然有其特殊性，严肃性，但却可以在服务方式和服务举措上创新思维，构建现代化管理模式。档案馆要在管理体制上创新思维，建立档案馆、校史馆、博物馆合作机制，在校史校情教育、展览，资源开发等方面进行分工合作，协同发展。将纳入式管理作为档案馆整体发展思路，将人事档案与学生档案等均纳入档案馆统一管理范围，以实现档案管理的专业化、规范化、科学化。在具体的服务管理措施上“以人为本”，从利用者的便利出发，切实考虑利用者的需求。浙江大学档案馆采取“最多只跑一趟”一站式服务模式，简化调档手续，让档案利用者最多只跑一趟，能通过远程调档的则一趟也不需要跑。而档案馆工作人员实行“AB”角色制，即每项档案类别至少由两名管理人员能够办理，当主要负责人不在馆内的时候，另一名熟悉该类档案的工作人员便可以提供服务，确保档案利用者“最多只跑一趟”一站式服务的落实。

高校档案馆担负着“以史育人”的重要职责，在育人方式和育人方向上也要结合学校和档案馆实际，寻求更加有效的育人模式。不仅要将校史校情教育，档案馆、校史馆的参观学习纳入新生入学教育内容，同时开设校史教育课程、讲座、专题研讨，以增加对学校悠久的办学历程、大学精神内涵的深入了解，通过学校发展过程中生动的名师事迹，校友风采展示，培养师生对学校的认同感和自豪感，激发师生爱国爱校的情怀，从而将更多的精力投入到学习工作中去。构建档案馆文化育人平台，通过现代传媒手段与信息平台的搭建，吸引更多师生校友参与档案馆文化资源的收集、开发与利用。向学校师生开放档案文化资源，设立“校史研究基金”，鼓励研究生利用馆藏教学档案、文书档案、科研档案，进行学术的深入研究。建立档案学、秘书学、行政管理学等专业的学生实训实践基地，为学生提供锻炼平台、实践机会，早做就业准备。

新《档案法》的颁布实施是高校档案馆发展的机遇，也为档案馆创新发展理念、提升服务水平指明了方向。新时期，只要认清当前的形势，立足高校发展实际，坚持“以人为本”理念，将信息化、先进文化建设作为发展重点，搭建多元共建平台，发扬“工匠精神”，高校档案馆不仅会成为学校建设发展不可或缺的帮手，也将成为我国档案事业发展不可小觑的力量。

[1]徐拥军.新修订《中华人民共和国档案法》的特点[J].中国档案,2020(7):26-27.

[2]程玉香.高校档案馆职能定位的思考[J].科技情报开发与经济,2009(23):163-164.

[3]田伟,韩海涛.大数据时代档案馆服务创新研究[J].档案与建设,2016(3):17-20.

[4]杨丹.档案从业者情感因素的影响作用探赜[J].档案学研究,2019（4):35-39.

Research on Service Innovation of University Archives from the Perspective of New

XUE Fang

(Archives of Anhui Normal University, Wuhu241000, Anhui)

The newimplements the concept of innovative development, adheres to the “people-oriented” service principle, strengthens the cultural function construction and information construction of archives, and affects the management and service direction of university archives. In the new era, the university archives should be based on the reality, adhere to the “people-oriented” concept, take the information and cultural construction as the development focus, build a diversified platform, carry forward the “craftsman spirit”, and innovate the service concept.

New; university archives; management services; innovation

G273.5

A

2096-9333（2021）04-0134-04

2021-02-05

2018年度安徽省哲学社会科学规划项目“安徽档案文化创意产品开发策略研究”（AHSKY2018D65）。

薛芳（1975- ），女，安徽砀山人，硕士，副研究馆员，主要研究方向:档案文化资源的开发利用。

10.14096/j.cnki.cn34-1333/c.2021.04.20