新时代数智技术对于高校财务工作的优化研究

薛 彬 李 玮 魏建华 孙天亮

（衡水学院 河北 衡水053000）

1 前言

随着新一轮科技革命与产业变革的深入，以大数据、人工智能、移动通信、云计算等新兴数智技术为基础的数智经济正深刻改变着人类社会的生产和生活方式，成为经济增长和社会发展的新动能。作为新时代培养各方面英才的高等院校，必须要紧紧拥抱新技术和新产业。特别是管控高校经济业务活动的财务部门，为了能够在数智时代继续保持高校教学、科研、后勤和日常行政工作的有效运转，必须把握时机，积极应对，推进财务管理思路和方法的革新，探索运用新一代数智技术达到远程办公的可能性，实现财务部门、教务部门和学生之间的大数据对接，做到财务数据、教学数据和学生数据的互通共享，信息的动态跟踪、实时监控，不断提升高校的财务数智化水平和数据决策支持能力，建立更加先进的智能化、信息化、流程化和系统化的新型财务管理模式。

2 数智时代高校财务管理工作面临的巨大挑战

2.1 校园内外网的隔离使得校外师生无法在线访问财务系统。许多高校在进行校园数字化建设时，会将公用网络(通常是因特网)与校园内部网进行物理隔离，这使得校外的本校教职工和学生无法访问校内资源，例如无法访问校内的财务信息系统和学生缴费系统等。为了保护高校网络安全这个做法确实很有必要，但是在数智时代，如何在确保校园网络安全的基础上，让高校教职工和学生能方便的使用校内资源进行工作和学习才是目前更具现实意义的课题。

2.2 传统的财务管理思路和方法已经无法满足数智经济的需要。当前，数智经济背景下，高校财务部门迫切需要转变传统的财务管理思路，对于会计原始材料的采集、财务部门单据的发放、逐层审批、最终的审核报账等业务流程要进行优化。线上与线下结合甚至是完全线上的工作模式应该成为以后高校财务管理的主要思路。

2.3 大数据时代高校财务管理工作遭遇新技术的冲击。大数据时代已经来临，传统的事务性财务管理已无法满足现代高校管理决策的需要。以云计算技术为基础处理的大数据可以为高校决策提供强大的数据支持，帮助学校以较低的教育成本投入，获得最为丰硕的教学成果，培养更多社会需要的高素质应用型人才。

3 高校财务工作的全面优化

3.1 构建高校网络VPN远程登录通道，实现高校财务工作远程办理模式。VPN(Virtual Private Network)，即虚拟专用网，被定义为通过一个私有的通道在公用网络(通常是因特网)上建立一个临时的、安全的连接，是一条穿过混乱的公用网络的安全、稳定的隧道，可用于不断增长的全球移动用户的因特网接入[1]。校园VPN是对高校内部网的扩展，利用开放的公用网络进行信息传输，通过安全隧道、用户认证和访问控制等技术，帮助得到高校授权的远程用户甚至是分校区同高校的内部网络建立可信的安全连接，并确保校园网内部的重要信息和资源在安全的情况下得到更好的传输，如同建立了专门的通道。使用这一技术会让校园网的安全性、可控性和灵活性等方面得到充分的保障。

除了财务信息系统和学生缴费系统之外，VPN的范围还可以扩展到高校的办公OA平台、综合教务平台、科研管理系统、资产管理系统、数字图书馆等。国内部分高校已经通过对VPN远程登录通道技术的部署和应用，校园VPN能够在高校以外的地方，通过代理服务器登录校园内部网[2]。这样高校财务人员只需要登录校园VPN界面，通过身份验证，即可为高校师生进行各项业务的日常办理。需要办理业务和查询信息的高校教师和学生也可以通过VPN进入校园内部网络。这是对高校远程办公模式的一种有益尝试，特别是在业务集中办理期间，可以有效减少不必要的排队和拥挤，确保高校工作正常、高效运转。

3.2 优化高校财务管理思路和方法，达到无纸化办公模式。高校财务管理思路和方法的转变需要新技术的支撑。比如，会计原始资料和财务部门单据的数字化采集可以通过OCR(Optical Character Recognition)技术，即光学字符识别技术。这一技术是通过扫描等光学输入方式将票据、单证和文件等上面的文字转化为图像，再利用文字识别技术将读取的图像信息转化为计算机可以接收识别的数字信号[3]。高校搭建OCR票据识别平台，可以实现纸质发票、单据和文件等会计资料的精确扫描、数据的快速录入和传输、财务有用信息的自动识别和存储等功能。

近年来，国家财政部门、税务部门都在积极开展信息技术升级改革。作为信息时代发展的必然产物，电子发票得到了广泛的应用，普及率快速提升，开具数量也维持着高速增长态势。据统计数据显示，2017年中国电子发票开具量已达到13.1亿张，而2018年电子发票开具数量为32.7亿张，较2017年增长了257.1%，预计到2021年将接近500亿张。2020年7月国务院办公厅发布的[2020]24号文件明确表示2020年底前基本实现增值税发票电子化。电子发票的应用确实为各行各业提供了财务便利，有利于提高社会整体的办公效率并降低管理成本[4]。电子发票其实同普通发票一样，采用税务局统一发放的形式给商家使用，发票号码采用全国统一编码，采用统一防伪技术，电子发票上还附有电子税务局的签名机制。但是目前很多高校的电子发票核算管理办法还不完善，仍需报销人将电子发票打印为纸质版作为报销凭据入账，这违背了国家大力推行电子发票的初衷。实际上，通过OCR票据识别平台，高校就可以很容易的从电子发票和纸质发票的扫描图片中识别并自动提取其中的购买方名称、纳税人识别号、发票代码、货物名称、金额、发票专用章等信息并将其转化为财务数据，形成电子数据存档并保存在学校电子发票信息库中。

通过这些新的信息技术，报账人员可以直接在线填写报销单据，附上电子发票或纸质发票的照片，上传到财务处网上报账平台。票据审核完成后，高校相关领导会收到审批提示，通过应用电子签章技术，可以随时通过电脑或手机审批[5]。报销办理成功后会自动打款结算。最终，会计档案会以电子形式进行保管，突破了传统纸质档案存储、传输、调阅和共享受时间和空间限制的弊端。新思路、新技术、新方法的应用实现了无纸化办公模式，即票据电子化、流程网络化、支付数字化，不仅提高了财务报销效率，还能减少高校师生不必要的排队和拥挤。

3.3 通过云计算技术，建立高校财务大数据决策支持模式。随着高校规模的不断扩张，庞大的学生数量使得高校也成为数据生产、利用和传播的大户。其中，高校财务大数据将作为决策的重要依据而直接影响学校高层管理者的预算控制以及决策制定，会被人们越来越重视，通过大数据分析，还可以满足中层和基层管理者以及不同部门的工作需要，生成多层次、多维度的信息分析报告，为高校的战略制定、预算调整等决策提供有力的数据支撑。

云计算技术的使用为高校财务管理大数据建设当中出现的信息资源共享程度不高、数据利用不充分等问题提供了重要的解决办法。云计算是一种新型的互联网应用概念，它通过网络“云”将巨大的数据计算处理程序分解成无数个小程序，再通过多部服务器组成的系统处理和分析这些小程序，并最终将得到结果返回给用户。云计算技术可以在很短的时间内(几秒钟)完成对数以万计的数据的处理，具有强大的网络数据运算能力。

一般情况下，高校财务管理大数据建设需要投入大量的资金来购置和更新软硬件。但如果引入云计算技术，就可以向云计算服务商购买或租用云计算服务，这样做不仅可以在很大程度上减少成本的支出，而且还可以获得高性能的技术服务。云计算技术可以大量存储数据，并有专业人员在存储中心进行日常的维护，安全风险低，用户不必担心数据意外丢失或被病毒破坏，提高了高校数据的安全可靠性[6]。

大数据的价值就在于从纷繁复杂的数据对象中发现有用的信息，使用云计算技术化繁为简、去伪存真。通过大数据分析可以让高校对每一笔成本和支出进行精准管控，可以实时对预算的执行情况进行全面跟踪，为高校预算管理和动态调整提供基础数据的支持。而通过云计算技术，高校则可以实现计算机软硬件设备、服务器设备和数据库资源的共享，为财务大数据的深度整合和挖掘提供支持。近年来，国内很多高校已经开始对大数据和云计算技术进行研究。可以预见，未来大数据与云计算技术的深度结合将会使高校的财务管理分析和宏观决策工作更具有前瞻性和智慧性。