档案数字化扫描工作问题探讨与安全实施对策探究

李雪松

摘要：对于重要行业领域来说，文书档案的分类整理工作意义重大，这是事业单位的重要信息资源，档案内完整的记录了其发展历史，对行业的未来发展做出指导。基于当前档案数字化扫描工作中存在的问题，结合航天档案的高度保密性特征，有必要科学建立信息数据库，做好档案数字化扫描管理，采取相应的档案安全与保密措施，强化档案归档文件管理和移交管理，保证档案扫描质量。

关键词：档案管理;数字化扫描;档案安全;保密措施

引言：互联网信息技术的发展在一定程度上推动了数字化在各行业领域的应用，传统纸质档案管理的弊端逐渐凸显。因此，有必要做好文书档案的扫描管理工作，促进档案数字化扫描，建立档案全文数据库，加强对档案信息的管理与利用，在保证档案信息完整性的同时，保障图像清晰，并在相应的保密措施下维护档案安全。

一、档案管理实现数字化的现实意义

档案资源是一个国家的财富，更是行业领域发展历史的真实反映，加强档案数字化扫描管理是一项基础性工作。为了守护这些知识资源，应加强对档案的安全管理，融合信息化与数字化技术，提高资源利用率。档案数字化扫描管理的意义大致如下：（1）提高档案数字化扫描效率，使档案编辑方式更灵活，在扫描设备的应用下对档案进行数据扫描、刻录、备份保护，并以计算机作为载体，使用光盘存储档案信息，方便后期人们对档案信息的快速查询。（2）完成数字化扫描后，档案检索效率显著提升，信息检索方式更加快捷，在浏览文字信息的同时可以观看图片内容[1]。

二、档案数字化扫描工作问题研究

当前档案数字化扫描工作在开展中主要存在以下几方面问题：（1）工作人员不足，工作量较大。科研类单位中，档案馆内存储着大量档案资料，档案室工作人员需要按照工程进行档案的划分，一个档案管理人员至少要负责一个工程项目的档案验收、整理以及归档工作，与此同时还要承担着档案日常借阅和管理等工作。航天档案馆中存储着各类报告书、计算书等纸质文本档案，这些档案中含有大量图片和模型信息，此外还有数以万计的底图档案。虽然档案馆近年来开始进行网上归档，也建立了电子档案，但是面临着庞大的档案数量，工作人员压力较大，数字化扫描工作任务艰巨。（2）缺少设备。档案数字化扫描工作的开展需要用到扫描仪设备，且要求工作人员可以熟练操作扫描仪。但档案馆内扫描设备数量不足，无法承担大批量档案的数字化扫描，工作效率难以提升。（3）存在外包和内包的艰难选择。外包就是将档案数字化扫描工作交给专业图文公司，内包是安排档案馆工作人员负责完成。但是相比之下，外包公司不仅有专业扫描和图文处理设备，且工作人员操作娴熟，可以短时间内完成扫描，但收费较高，也无法保证档案内容安全。内包可以保证档案安全，但对人员来说是一项严峻的挑战[2]。

三、档案数字化扫描安全实施对策

3.1建立信息数据库，做好档案数字化扫描管理

建立信息数据库，其中包含全文数据库、目录数据库，同时兼顾数据库之间信息的兼容性问题，使用专业软件创建全文数据库，统一规范著录格式，及时存储文档信息，对其进行结构化处理。目录数据库建议采用档案软件胸，直接实现档案数字信息条目级著录，提高档案信息查询与利用效率。遵循“先易后难”的原则，对档案数字化扫描工作的外包或内包方式进行选择。如果选择内包，那么扫描仪的选用需要基于档案馆自身需求，根据库房存储情况使用扫描仪，必要时需购进设备。如果选择外包，委托第三方负责扫描与图片加工，将有可能给纸质档案造成损坏威胁，甚至档案丢失，给档案管理带来诸多不安全因素。面对以上问题，建议先整理保密性要求相对不高和利用率较低的档案，对这部分档案采取外包的处理方式，外包完成后对机密性档案进行内包处理，同时做好人员培训工作。

档案数字化扫描管理工作的开展可以按照以下建议操作：（1）明确档案数字化管理工作标准，在扫描加工环节做好质量标准控制，对年度归档的纸质档案全部扫描，按照排列顺序扫描图像。对图像完整度与敏感度、字迹清晰度做好检查，保证档案数字化扫描质量。（2）细化档案数字化扫描操作方法。按要求进行扫描仪安装连接，掌握扫描方法，调整相关参数，按照放入、扫描、拿出的步骤顺序进行档案数字化扫描。扫描之前，根据档案类型选择扫描方式，设置色彩和分辨率，常见的扫描方式主要有手持式、高拍式、平板式以及胶片式几种，应按照纸张情况使用扫描仪。色彩设置方面，应采用彩色扫描方式，按照图像特征设置JPG存储格式，要求图片分辨率不能低于200dpi，基于OCR识别条件下分辨率应大于300dpi[3]。

3.2合理配置人员，采取档案安全与保密措施

档案数字化扫描工作必须拥有专业的扫描场地，距离档案库房近一些，方便档案搬运。场地内应足够容纳高速扫描仪、平板扫描仪、电脑、交换机等设备。在人员配置上，下架与整理档案的人员应安排2名，负责档案管理、技术支持、档案录入、扫描、图像处理、刻盘等工作的扫描人员应至少3名。做好档案安全与保密工作，强化所有人员安全意识，对参与扫描工作的人员展开保密教育，签订保密协议。在现场安装视频监控设备，全程记录，制定保密规章制度，严谨携带视频采集或通讯等设备。

对航天档案安全保密措施加以细化，具体如下：（1）编制档案安全保密方案。档案内涉及诸多保密信息，完善档案数字化加工场所、扫描设备的安全保密制度，对档案数字化网络做好隔离，禁止使用任何无线设备。（2）落实防火防潮、电磁场屏蔽等防护措施，建立门禁与人脸识别系统，遵循“最小授权原则”设计不同人群对档案的管理和获取权限，做好所有操作的监控记录。（3）搭建数据库维护管理机制，设置电磁屏蔽装置，安装杀毒软件，使用防火墙技术，做好计算机安全防护，谨防信息盗取或篡改，同时做好数据备份[3]。

3.3做好工作交接，保证档案扫描质量

做好档案登记，逐卷清点装箱，填写入库清单。交接工作时需安排专人负责，提档清单与入库单信息必须准确，并有负责人签字，落实个人职责。将整理下架的档案调出，按照清晰度和色调情况选择扫描方式，扫描之后的文件应进行3次校对才能上传，确保图像处理质量，调整扫描文件顺序。培养复合型档案管理人才，加大对人员培训力度，采用激励措施提高人员学习积极性，强化档案管理人员的数字化管理水平，采用对外招聘的方式引进高质量人才，创建人才队伍。

3.4落实档案移交管理，避免档案丢失或损坏

与其他领域的文书档案不同，航天档案馆内的档案信息必须保证高度机密性，档案负责人需要加大对档案移交过程的严格管理。在档案移交管理期间，需做到以下几点：（1）图像和数据检查。基于档案数字化的加工标准对图像质量进行审查，抽样检查比例在10%以上，不合格的图像必须修改并重新扫描。通过目录检索查询数字档案，应着重检查档案目录和图像的相互对应情况。（2）数据存储和移交。将数字档案存储在数据库和存储介质内，采用在线与连线两种方式做好档案存储管理，建立档案元数据，等待档案交接与验收后完成档案数据的移交，同时也要为档案实体出库与入库进行登记。

总结：总而言之，通过采取上述一系列档案数字化扫描工作的安全措施，有利于为档案使用者提供清晰且完整的档案信息，实现文字与图片信息的完美结合，为档案数字化扫描工作的开展奠定基础，也为档案安全防护体系的建立提供帮助。

参考文献：

[1]杨学铭.基于微观实践视角浅谈如何做好档案数字化工作[J].机电兵船档案，2021（04）：66-68.

[2]蘭楠楠.文书档案数字化管理现状及策略分析[J].技术与市场，2021，28（03）：165-166.

[3]李卫华.文书档案管理实现数字化的意义及措施[J].办公室业务，2020（13）：178-179.