新形势国有企业人事档案管理存在的问题与策略探究

李海英

摘要：在国有企业不断转型升级的基础上，国企内部的人事档案管理方面存在的问題开始显现出来。在了解国有企业档案管理的基本内容的基础之上，存在诸如档案管理内容缺失、档案管理环境差等问题，并且对这些问题产生的原因进行探究。对已有问题提出相对应的解决办法，促进新形势下国有企业人事档案管理方面的发展。

关键词：国有企业;人事档案管理;问题解决办法;管理发展

引言

随着时代的进步和发展，科技化、数字化技术深入到人们工作、生活的每一个角落，给我们的工作和生活带来了极大的便利。数字化在各个领域的高度应用，促使国民经济的发展水平得以极大的提升。国有企业作为国民经济的支柱，其人事档案科学化管理是基于社会生产效率提出的最基本的需求。

一、当前国有企业档案管理中存在的问题

1、人事档案内容缺失

人事档案是企业内部组织人事活动，进行人事调动的重要依据。其中资料收集是档案管理的第一步，然而就在档案的收集过程中就会产生一些问题。

首先，在档案资料收集过程中会产生一系列问题。一方面，档案持有人提供的相关资料不全面，如续签合同，在职学历等等，其中也包括由于国有企业在不同阶段招收不同员工所需要的人事档案内容不同而造成的种种区别;其次，各部门资料形成时间长短不一，资料收集工作断断续续，编目统计更是难以开展，有些行程较早部门的资料积压较多，一些员工不断调配，导致其中包含着大量的无用档案，由于企业内部对人事档案的不重视，导致档案大量的积压，对档案编目工作的开展造成了很大难度。最后，企业内部人员调配过程中，档案不能及时转移，导致后期一系列内容空挡、缺档。

2、档案管理环境差

大多数企业依然采用传统的档案收集方法，纸质档案依然是大多数企业人事档案的主要组成部分。环境因素对纸质档案的保存的耐久性有决定性的作用。但是由于大多数企业对于档案管理并不重视。档案室通常都是顶层或者底层，是企业内部不能用来办公的区域，阴暗潮湿，易有虫害。在这种保存环境之下，纸质档案受潮和虫蛀都是很严重的问题。

3、管理方法相对陈旧

首先，标准化水平低。因为档案管理工作不被重视，所以很多企业在日常工作中并无专业专职的档案管理人员。即便有也是年纪比较大，对现代信息化技术手段并不熟悉，很多工作还是依靠手抄笔誊，效率低下的同时标准化水平也低。管理工作也只停留在“保存”这个层面，与真正的“管理”这个含义相差很远。

其次，流程化不足。现在档案册不是放在柜子里一动不动。企业内部日常工作中有很多事项甚至个人的社会活动都需要从档案中提取资料，同时企业内部与外部人才流动也越来越频繁，档案在企业内部与外部之间的流转也越来越多。由于缺乏完善的制度，合理的流程。档案资料流转要不就是自主性大，要不就是审批繁复影响效率，以及档案资料涉及的多个部门之间不能有机协调。

二、提升国有企业人事档案管理有效性实践策略

1、加强对档案管理的重视

首先要从意识层面上来说，要加强对档案管理的重要程度的认识。首先从企业的角度来说，要完善人事档案管理相关的制度，培训专门的档案管理人员，增加企业内部关于档案管理各方面的培训，通过各种活动来提升员工对于人事档案重要性的认识。比如说在企业内部召开相关的讲座，要让员工认识到人事档案信息与自己的利益息息相关，为档案管理的不断创新奠定思想基础。档案管理重视程度需要领导阶层带头为基层员工形成好的模范作用，只有公司领导层对档案管理增加重视程度，基础员工才能真正认识到档案管理对自身发展的重要性。

2、创新工作制度，加强工作培训

对从事档案工作的相关人员进行专业化的、深入的档案知识培训，使其在明确国家相关标准的同时，更新专业知识，拓展专业技能，完善知识结构，提高能力素养。同时优化制度，建立标准化的档案工作流程，积极优化其相关工作细节，改善档案管理工作。完善企业内部档案管理机制建设的同时使得各项工作流程化、标准化、高效化地进行。

3、组建良好的管理团队

一个好的管理团队会让数字化管理事半功倍。首先，要做好团队培训。为切实提高人事档案管理队伍的科学管理能力和专业化水平，应明确从业人员的资质，制定培训计划，分层、分类别开展专业学习和专业轮流制培训。另外，要加强梯队建设，建立传导机制。应建立实时知识宝库，补充管理内容，编制国有企业专项人事档案培训教材，精确提高人事档案管理人员和相关专业人员的专业素养和能力要求，建设一支高质量的管理人员队伍。这个管理团队要加强人员数字化知识的系统学习和相关工作培训，使人员熟悉各项数字化操作和大数据的管控技术等。

4、引入数字化管理，并制定规范化管理制度

做好企业人事档案管理工作是非常重要的，而数字化所涉及的互联网技术也具有一定的风险。国有企业人事档案数字化管理是国有企业信息安全构建的重要构成部分，是确保人事档案安全的前提。人事档案管理工作流程比较复杂，档案材料内容多样。人事档案利用得不好会导致相关工作的疏漏和隐患，不利于国有企业人事档案管理工作未来的发展，使档案信息的安全受到更为严峻的挑战。另外，建设团队也要加强相关系统的防御措施，从源头上避免外部入侵的可能性，确保人事档案信息的安全。因此，要制定档案信息保管、利用的相关规章制度，提出防止档案信息泄露和流失的策略。企业内各部门应建立完善的网络防御和安全体系，要求相关网络安全人员严格执行制度规定，定期检查档案信息安全情况，防止外来入侵。只有如此才能保证人事档案信息始终处在一个安全的环境中，保证企业各部门工作的正常开展以及企业的正常运行。

结语

综上所述，国有企业想要更好的发展，开展高效的人事档案管理工作尤为重要，以此提升职工信息管理力度，促使员工在企业发展中价值最大化。国企应转变传统人事档案管理模式，逐渐向着电子化的方向发展。在日常管理中，针对国企人事档案电子化管理中常见的风险，并制定出相应的防范措施，为进一步提升国企人事档案管理效率提供重要帮助。

参考文献

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