加快社保档案服务平台建设

孙益龙

（连云港市人力资源和社会保障信息中心，江苏 连云港 222000）

在社会保险业务经办过程中，使用实体档案文件的档案管理体系已经很完备，但是随着社会保险制度改革不断深入，社会保险政策措施逐步完善，落实相关政策等工作量也急剧增加，社保档案数量逐年倍增。实体档案的查阅变得异常复杂、存取不便，在业务经办过程中不方便携带、流转和阅览不便严重影响着业务效率，档案数据分析、数据发掘完全处于空白。为了能够更好地规范管理社会保险业务过程中产生的各类纸制档案以及历史形成的档案，建设业务系统与电子档案系统的一体化系统。一方面，通过对现有业务系统的改造，完成业务系统和电子档案系统的一体化；另一方面，针对历史档案，制定从实体档案到电子档案的实施方案。不断提升人力资源和社会保障部门的办事效率，使档案能够更好地服务于广大人民群众；并且为金保工程实现“管理上移，业务下沉”提供了条件和内控稽核提供了基础。

一、建设目标

为了能够更好地规范管理业务过程中产生的各类纸制档案以及历史形成的档案，按照人力资源和社会保障部统一规划，以“精细管理，便民利民”为宗旨，以“优化经办业务”为目标，建立全市统一的电子档案系统。实现社保业务档案资源管理、档案信息服务利用的信息化档案管理机制。以高效率的信息化档案业务管理、高可靠的信息资源服务为宗旨，以满足档案管理者和档案利用者需求为目标，基于档案智能检索技术和电子化管理技术，实现档案信息资源的共享和档案管理现代化。

二、建设内容

为了更好地实现资源共享，减少重复建设，使投资效益最大化，建立一套全市人社系统统一的涵盖市本级的业务档案一体化的电子档案信息化管理系统，从而实现社保档案为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的目标。主要建设内容包括：建设电子档案信息管理系统。实现档案管理，以及档案利用；金保工程系统软件的改造，实现业务档案的一体化建设。

三、项目建设方案

（一）总体建设思路

作为“数字人社”的重要内容，拟在我市“金保工程”业务系统基础上，运用档案数字化技术，建立档案管理服务系统。通过档案影像化软件分类扫描成图像文件，并进行科学的分类存储，实现人社业务档案的电子化。建设集中统一的档案管理系统，实现人社档案电子化全过程（收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、统计、编研）管理，实现档案管理工作的网络化、规范化和程序化。

按照“一人一档”“以人管档”的档案存储新模式，建设标准统一、数据齐备的档案基础资源库，实现档案数据的全生命周期管理。以档案电子化为起点，将人社业务系统与档案管理相结合，实现业务处理自动归集和更新档案信息、档案信息为业务处理提供准确有效的数据支持的良性循环，优化业务处理模式，提高业务处理效率，形成一体化的人社业务联动体系。本项目建设在明确系统定位的基础之上，既要考虑为后续持续建设夯实基础，也要考虑本期系统建成能够凸现效益，以利于系统建设成功推进。

（二）系统架构方案

1.总体架构

总体架构图

一体化联动支撑：利用SOA 架构面向档案全生命周期管理和利用服务的一体化支撑，是档案管理服务平台对外服务的统一窗口。档案管理：按照国家档案管理相关规定，涉及档案的整理、排列、编号、库房、统计、借阅、编研、打包、鉴定等各个档案管理环节。人员基础资源库、单位基础资源库：建成以人和单位为核心管理单元的基础资源库，逐步扩展到社保卡和管理服务机构资源库，各类档案信息必须与基础资源相关联。数据交换与共享：完成各业务系统与档案系统间的基础和业务数据批量导入导出功能。档案影像化：利用高拍仪、扫描仪等设备对纸质档案进行处理形成电子文件的过程。

2.技术架构。企业服务总线（ESB）：通过传统中间件技术与XML、Web 服务等技术相结合，利用企业服务总线技术，对外实现标准化的档案管理和利用接口服务，在档案管理和利用上实现了统一管理、统一授权、统一运维的高效服务体验。数据加工处理（ETL）：在档案加工处理的过程中，除了手工录入档案信息外，大量的档案信息来自现有各业务系统，这些基础或业务档案数据需要通过ETL（抽取、转换和加载）的过程进入档案系统，减轻档案录入的工作量的同时可以保证的数据的一致性和有效性。

（三）系统功能方案

1.档案目录。以档案局（管）对电子档案的规范要求，结合连云港人社当前阶段对档案管理服务系统的迫切需求，创建符合连云港人社特色鲜明、有理有据的档案目录。

2.档案影像化。为了满足我局档案管理人员对日常纸质档案进行数字化加工的需求，该系统需要提供档案扫描功能，需要保证经数字化加工、扫描处理后能够转成符合实际需要的电子文件，保证经过该系统扫描处理后产生的数字化档案文件符合档案纸质化的行业标准和我局对数字化档案的质量要求。系统还需要支持多种扫描设备，除支持高速扫描仪和平板扫描仪，还支持数码相机、拍摄仪等设备。

3.档案管理。（1）基本要求。①档案管理软件应具备业务数据自动抽取、数据管理、整理编目、检索查询、数据统计、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。②档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。③档案管理软件的研制、安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。④档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。⑤档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。⑥档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。（2）具体功能要求。①提供业务系统集成功能。前人社局存在社保五险、劳动就业、人事人才等业务系统。档案系统要充分利用目前人社局已有业务管理系统中的数据，进行档案信息的标准化自动抽取，建立统一的、新型的、标准的各类档案及目录信息，同时提取符合档案管理系统的数据格式，初始化档案管理目录信息。要求原业务系统界面能够直接查阅档案系统数据，同时业务办理时也将自动更新维护档案系统数据；②提供数字档案管理功能；③提供整理编目功能。整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能；④档案检索查询和借阅功能。检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项；⑤档案信息订阅功能。可以根据自己的档案利用需求，设置相应的订阅条件，每当档案系统中有更新的档案信息并与用户的订阅条件相符合时，系统会按照系统权限的限制，自动将更新的档案信息推送给用户，实现档案主动服务；⑥数据统计分析功能；⑦档案的打印输出。要求系统具有满足日常档案管理需求的打印输出功能。建立了电子档案后，可以打印输出成纸质档案，减少对原始纸质档案的复印，但要求系统对打印功能具有权限控制，设立复印、打印许可制度，明确哪些档案可以复印和打印，哪些不可复印和打印。要求系统支持打印各种输出各种表册，例如卷皮、卷内目录等；⑧系统管理和设置；⑨库房管理；⑩档案检索、档案利用等。

4.业务系统改造。以提高人社对社会提供更高质量的服务为目标，将业务系统同档案系统紧密结合，从连云港人社的领先型、高效性、精确性等几个特点出发，提出事前预扫、事中采集、事后归档三种模式，按照不同业务的实际经办情况将三种模式混合搭配。根据我们在电子档案项目中实施的经验，在现有已经建设完成的业务系统上进行改造，应本着业务流程调整最小，业务功能改动最小的原则，通过技术手段，尽量做到操作人员的工作不增加或者少增加，不影响业务系统的正常操作，进而使业务系统和档案系统能够平稳对接。1.事前模式。在业务开始经办之前，将操作对象的材料进行预扫描，形成电子档案，在实际的业务经办过程中调用电子档案进行业务经办。事前的模式改造，是将档案采集工作前置。方法是建立档案采集中心，在档案系统中开发一个档案采集的功能，可嵌入到网上办事大厅或其他业务系统中，采取专人操作这自助的模式，把业务经办需要的档案材料进行电子化后提交档案系统中预审。为确保业务审核时的便捷性，系统对采集的档案分宗立卷，生成二维码，设置有效期。档案预扫结束后，打印二维码的回执，在业务经办时向操作人员提供回执，操作人员通过扫码枪进行读取，直接调用已经收集好的电子档案，省略了现场扫描的工作，提高了工作效率和业务准确性；2.事中模式。市民在进行业务经办时，因业务的特殊性，需要进行多部审批的操作。市民向经办窗口提交相关材料，操作人员通过扫描仪、高拍仪等采集设备，对市民提供的材料进行电子化，形成电子档案。后续业务在进行审批、审核时，参考已经扫描的电子档案进行经办。电子档案可以在多个窗口完成扫描，也可以在一个窗口对所有档案进行扫描，确保已经扫描的档案在全程业务中得到利用，避免重复采集。为一站式服务提供了便利的条件。事中模式的改造，是在业务经办过程中直接采集档案。方法是收集业务经办过程中的档案要求，分为必须提供和选择提供两种类型，业务系统需要根据档案要求进行系统改造。事中模式主要是在业务系统中增加档案采集的按钮，通过调用档案系统提供的接口进行现场采集，随后归档；3.事后模式。在业务经办结束时还没有对材料进行电子化的情况，由专人负责对档案进行统一接收、统一扫描、统一入库，为以后的业务经办提供查档服务。事后模式改造，是在业务经办后对相关档案进行采集。方法是业务系统在业务经办时调用档案接口来判断档案归档模式，确认是时候归档的业务，在业务系统中生成二维码并打印，业务经办后有专人对档案进行扫描。

四、常用档案复用

针对常用档案，系统专门针对此设计了复用功能。例如身份证的使用，参保人在提供一次身份证原件，通过高拍仪将身份证存入到系统中，当参保人下次来办理业务需要提供身份证时，业务系统可以直接调用档案中的身份证图片，而不需要再次进行采集。主要流程如下：

（一）证件采集

在业务经办点需要采集身份证，调用高拍仪（扫描仪）将身份证拍下存入系统中，根据固定的规则进行存储，包含：命名规则，使用期限，存放路径。非结构化的数据，不进入数据库存储，以文件的形式存放在某设备中；结构化的数据，存放在数据库中，包含路径、名称、使用期限等，方便查阅和调用。

（二）证件使用

需要使用身份证经办的业务时，业务系统中增加按钮（或自动）调取已经存在的证件信息，确认已经存在的证件信息可以使用，没有信息的情况下需要采集。证件如果过期或其他原因，需要对证件进行重新采集。图片调用后，需要进行打印的，可以直接进行打印。