“互联网+”时代高校财务网络报销探析 *

谢 源

(湖北科技学院 财务处，湖北 咸宁 437100)

一、高校传统财务报销概述及弊端

高校传统报账模式主要集中在20世纪90年代初，当时高校经费来源十分单一，主营业务工作较少，财务管理主要是统收统支，手工操作报账为主，并依靠纸质载体保存。

传统的财务报销流程繁琐，首先，报账人员产生工作经费开支后，手工粘贴原始票据、填写纸质单据，然后亲自送经相关责任人按权限逐一审核、签字同意，并将粘贴好的原始票据和审签好的纸质单据送财务部门由财务人员初审、复核。经过审核后，由出纳人员支付现金或开具现金支票。如果财务部门审核不通过，则需报账人员按要求重新完成前述步骤，直至核对无误后才能进入付款环节，完成整套的报销流程。

传统的高校财务报销模式有报销效率低、耗时长、工作缺乏规范性等诸多不足，具体来讲主要来源于以下几个方面：第一，手工粘贴原始票据、填写纸质单据人力物力投入较大，工作效能不高。第二，手工填写单据出错率较高，财务工作准确性和严谨性容易受影响。第三，审批流程和周期受不定因素影响较大，例如财务报销审签的相关责任人如出差不在单位，报销就会停滞在出差领导签字环节，无法正常继续下面的财务流程，报账员不得不等待领导回来或者往返外地，经费因此无法正常合理拨付，影响资金高效使用，同时领导的工作也容易被审签报销单据的工作打乱。第四，传统报销模式下，会产生大量的会计档案需要归档存放，因而又会产生一定的人力、财力、物力投入，加大了财务工作成本。第五，手工录入财务数据，并计算分析审批直至手工输出的这一模式非常复杂，需要财务人员高度精确全神贯注，因而很容易出错。第六，预算监管难度大，控制效果差。在业务量大的情况下，传统的手工预算控制方法通过纸质记录，难以保证准确率，预算得不到及时控制，很多时候只能做到经费总额不超支，但是明细预算无法进行及时准确的分析，超预算及超范围的情况无法杜绝，预算工作效果差，财务监管难以得到实施。

二、高校财务网络报销概述

网络报销是以互联网为基础平台，合理运用高新网络技术的新型财务报销模式，其雏形出现于20世纪90年代中期至21世纪初期。当时，高校业务工作量急剧增长，经费来源渠道日益增多，高校财务报销引入的校园网技术，逐步替换了过去的纯手工式传统报销模式。2007年，财务部教育部规定高等学校应全面推进财务管理的信息网络化，充分利用现代信息技术，实现统一核算和实时监控，提高财务管理水平和会计信息质量，这一新型报销模式既充分吸收了过去传统报销模式的优点，又对校园网报销的劣势进行了改良[1]。网络报销模式是由多个系统复杂的钩稽在一起的，为了使整体效能得以最大化，各个环节都需要相互配合以便达到一种动态的平衡。一套流转模式联合了多个系统真正突破了时空限制，消除了传统报销模式下的繁琐冗长的审批流程，财务报销效率得以实质性提高，“报账难”问题即将成为历史一去不复返。

三、网络报销流程

财务报销需要经过多次权责划分完善的审核步骤后，流程得以完成。目前高校财务网络报销流程具体分为以下几个步骤：

1.网络填单

老师或者学生通过工号或者学号进入财务报账系统，在了解所报经费的使用范围下，上传原始票据扫描件，并对原始单据进行初步的审核规整及计算，并按照财经规定录入报销或借款单据，最后提交审核并等待领导网签。这期间报销人可以及时修改并查询报销状态。

2.预约报销及制单

网签完毕后，粘贴整理原始票据并打印纸质报销单，网上预约报账时间，在预约好的时间内将单据移送指定的财务部门窗口，由会计人员面对面扫描单据，不用再排队拿号或者长时间等待；会计人员审核并录制凭证，制单完成后，系统自动将报销金额、时间、核减情况等详细信息推送到报销人员手机端。

3.复核及银校转账

单据移交至复核人员复核无误后，出纳通过银校互联系统网络付款，资金直接转入对方提供的银行账户，出纳统一打印电子回单。这样一个基本的报销流程完成了。

四、网络报销的优势

网络报销模式是指凭借网络这一平台，利用互联网技术搭建高级化报销模式，通过财务报销信息上交、原始票据审核和现金管理等环节，实现高校财物的高效报销，提升整体财务管理的电算化水平[2]。高校网络报销系统界面科学简洁，功能性和操作性都很强，优势十分明显，具体有以下几点：

1.减少成本投入，提高财务工作效能

传统模式下的报销工作占据了教师大量的工作时间，特别是在财务工作较为繁忙的年末，排队等候现象十分普遍，繁琐的报账手续和单一的查询途径也让老师头疼不已。与传统的报账模式相比，网络报销扭转了空间的局限性，报账员能在任何地方填写网络单据，并提交给领导审批，完成线上报账，不用再扎堆在领导办公室等候签字。审批完成后，再在网上预约时间，交财务处进行审核。同时，报账员也可以通过电脑手机等网络媒介登录报账系统，随时随地查阅报账进度和审批结果，做到全程追踪。对于不合格的报销单，财务人员通过手机推送及时告知报账人员审核结果及意见，对报销人给出补办手续的提示。远程报销模式保证了财务手续的及时性，报账的效率大大提高，实现了无等候报账，信息传递的便捷性也使得财务服务和管理水平得到了实质性的提升，报账人员工作量及压力都得以减少。

2.帮助线上学习，提升财务服务水平

在传统模式下，报账人员财务知识匮乏，只能将原始票据全部扔给财务部门，财务信息传递困难、交流受限也导致财务人员和办事人员矛盾重重。而网络报销提供了报账员一条更为方便简洁的学习途径。报账员在进行业务操作时，系统会有详细的操作指南和业务提示，报账员可以自行下载，进行系统学习，不再需要频繁前往财务部门询问业务和制度。学习完成后，可以对票据进行初步的整理归集和核算，并录入报销单据；同时网络报销系统会自动对接账务处理系统，自动生成记账凭证，会计核对后，只需进行简单修改然后制单。

这一质的改变使学校可以进一步完善财务制度，提供更详细的指导，告诉老师如何正确使用各类经费。财务信息变得开放透明，传递的范围也更广泛和大众。报账人员业务素质整体提高，财务核算人员的压力减少。从过去机械化、繁琐化、细节化的审批工作中抽身出来后，财务人员可以更好地发挥财务监督职能，也更容易得到大家的理解。

3.严格执行预算，提升财务监管水平

在传统报账方式下，一大部分的单据或因经费科目超预算、或因经费项目余额不足等情况需要通知经费项目负责人更改项目，联络经费项目负责人花费大量的时间，降低了财务办事员的效率。报账员在网络报销时，为了杜绝这种超支超范围的现象，金额将会在项目和科目预算的范围内被限制。当报账员录入的报销金额大于项目或科目预算或者在项目中开支预算范围外的费用时，系统将会预警提示报账员和财务人员。即便高校经费来源广泛，经费管理也不再复杂。预算控制更加及时，明细预算可以实时进行统计分析。财务监管更加有效。

4.杜绝现金支付，降低财务工作风险

在旧模式下的现金支付难以留下完整的支付痕迹，透明度低，也难以批量操作，需要配备专人每天进行存取。这些特点导致财务成本升高，同时工作中也容易产生隐患滋生腐败。而网银系统(银校互联)是一种新型支付系统，它可以无缝对接学校财务系统和银行支付系统。在网络报销模式下，当会计人员录完凭证后，报销业务完成，资金会直接通过校银互联系统打入收款账号中，财务人员也不再提供现金服务。当天财务业务结束后，财务人员只需核对银行账面和财务报表即可[1]。使用网银系统报账后，排队收取现金的时间节约下来，转账过程透明，财务人员也不用再亲自携带大额现金多次往返银行。库存现金周转、运送、保管等风险没有了，直接保证了资金安全和财务效率。

5.优化体制机制，提升工作科学化水平

财务人员需求数和编制数在高校教育事业费用迅猛增长的情况下，矛盾日益突出。财务部门正在面临十分现实的难题，如何科学地设置财务岗位促进财务工作人员办事效率的同时又能节约人力资源的成本。网络报销系统可以解决这个难题，网络报销在不违背内控制度的条件下，财务岗位将得以优化，报账过程中的流转环节可以适当进行缩减，人力需求量较传统模式减少。如：现金出纳人员在新模式下可以适当取消由其他职位的人兼顾。

6.内部控制，有效杜绝腐败

报销模式将每笔财务业务都规范在审批授权范围中，无论是授权后填报亦或者是先填报后审批，经办人员只能在授权的范围内操作，不得越级越权。对于授权范围内的操作，经手人都需要承担财务责任。旧模式下，责任划分不清，没有网络系统规范操作，都可以因为关系蒙混过关，导致报账不合规。而网络报销分离了业务经办和教职工填单时的授权批准这两个流程，一笔账务要想得以报销，需要制证会计制单，复核人员还要进行复核，再由出纳人员付款对账。内部互相牵制互相监督，相互验证制衡，职责权限也是清晰明确的。任何一个岗位无法同时完成一系列操作流程，无权处置完一个问题，斩断了舞弊腐败的源泉。经济管理效益得以提高。

五、网络报销应用困境

1.软件安全性能要求高

网络报账的新模式下，财务数据不再是仅内网可以传输，而是流入到了开放的互联网中。报账员需要通过网络填报申请，再利用网络将信息传输到财务内部系统，经过财务审核后，又从内网返回信息到互联网上，包括转账也是通过网络完成的。一个良好可靠的网络安全环境是高校面临的一个巨大考验。目前我国的网络环境不理想，在国家计算机病毒应急处理中心发布的《第十八次计算机病毒和移动终端病毒疫情调查报告》中显示,2018年我国计算机病毒感染率为64.59%,比2017年上升了32.85%;移动终端病毒感染率为45.4%[3]。而这种流入流出会导致财务信息的安全性受到前所未有的威胁和挑战，不法分子可以发布病毒然后通过网络恶意入侵并攻击，篡改截取信息，财务风险概率大幅度增长。

2.银行跨行或者跨地域的交易成本高

网络报销在完成制单审核等各项流程后，需要进行最后一个流程——网络支付。网络支付分为两种情况：第一是转账到对方提供的个人银行卡中，第二种是转账至第三方对公银行账户上[4]。具体选择哪一种支付方式，要看报销人自己选择。对于跨境跨行的对公转账结算大部分都需要支付一定的交易手续费，很多时候在业务量大的时候，手续费的成本不小，这也是在目前网络报销模式下不可避免的财务成本。

3.各部门信息传递功能有待完善

为了加强各部门信息共享，实现流程一体化，进一步完善风险控制，优化财务内控体系。高校财务系统需要对接国资处、科研处、学工处、发规处、审计处、网络中心、财务部、税务局等各内外业务部门系统，由于涉及不同公司系统软件等原因，目前高校系统对接仍然不够完善，信息传递还存在诸多问题。

4.电子媒介功能还未完全铺开

目前高校财务报销材料还是以纸质媒介为主，电子材料上传及保存还没有全面铺开。财务凭证管理存在诸多问题：纸质凭证保存方式原始单一，一旦发生损毁会造成巨大损失；对于校职工不在本校异地审签相当麻烦，只能依靠纸质凭证传递审核；对内外部审计或其他事由需要查阅历史凭证，无法做到及时调阅凭证，效率极低。

六、网络报销困境相应对策

1.加强整体规划，关注信息安全

为了避免发生重大的财务事故，例如泄露或者遗失重要信息数据，高校必须将财务风险控制到可控范围内。财务系统首先必须使用可靠和先进的网络技术，同时加大硬件和软件的技术投入，从技术上保证网络传输及现金结算的安全性，如通过堡垒机、服务器、存储、灾备、机房管理增强自身建设。如果网络技术跟不上，不能够及时修补漏洞和处理危险，就很可能会导致高校网络报销系统出现故障。其次，高校应该加强对系统运行的管理及监控，定期检查及维护系统，设置网络安全维护人员，由专人负责信息系统的运行。最后，建立完善的内控制度也可以保障网络报销系统的安全运行，良好的内控制度可以降低系统风险、病毒攻击所造成的伤害。

2.强化网银系统深化改革

我国的网银系统还十分不完善，跨行跨地域的实时结算到账还没有彻底实现。如何解决这一矛盾，还需要高校自身、软件开发商、银行三方一起研究办法去有效解决问题，积极进行改革。

3.加强内外部系统与财务管理系统的联系

建立更有效的信息传递方式，有利于精简人力、物力成本，避免重复性工作，提高各部门的工作效率。高校应加强系统对接工作力度，构建与校内各业务系统互联互通的信息传递体系，加深业务合作，加快财务数据共享，打通或重组业务流程。

4.深化电子票据信息系统改革

进一步推进财务票证会计凭证电子化及影像化、发票收据电子化等工作，引进先进的影像管理技术和仪器，将纸质凭证转换成电子影像数据。建立查询、索引、调阅、存贮等功能为一体的新财务系统。

七、结语

在信息化技术高速发展的今天，高校财务报销引入新型的网络报销系统可以更好地服务师生，但也同时面临着各种各样的困难和挑战。这需要校外及校内各部门相互配合，逐一改善，相信广大师生一定会有更大的信心和热情接受并运用好新型的网络报销系统。