内控风险防控视角下合同生命周期管理

张雪梅

（定西中石油昆仑燃气有限公司，甘肃 定西 743000）

一、引言

现代企业均在实行内部控制制度，实行内部控制是指企业为了减少企业营运风险，理顺管理流程，保障企业合规运营，确保企业获利能力持久而实施的一系列具体管理制约和防范措施。合同是企业的所有经营业务的体现，因此，如何从内控风险防控视角出发，加强合同生命周期管控，对企业合规依法经营，减少合同管理风险、避免合规性风险，为企业健康发展提供保障。

二、合同生命周期管理遇到的问题

（一）合同生命周期管理的概念

合同生命周期管理就是将合同从签署合同的立项、询价、招标、谈判等事前准备阶段到合同履行情况、合同终止时，并对合同履行的结果进行评价等所有业务流程纳入合同管理，形成有始有终，有效系统性管理体系。

（二）合同生命周期管理容易发生的问题

1．合同风险意识不强

虽然有些企业开展了内部控制，但由于企业从一把手到基层员工对于合同的风险防范意识不强，对风险造成的损失也没有深刻的认识，对合同生命周期管理时，只注重表面带来的交易结果，不重视合同在立项至终止时带来不同环节上的风险。

2．合同风险辨识不明晰

仅仅有了风险意识还不够，还要对风险的认识程度要扩展，因为企业在经营过程中会遇到不同的业务。《民法典》中合同的种类就有19种，不同种类的合同又有不同的类型。对于不同类型的合同涉及的相关业务内容不同，对应的风险也不同。正因为合同的多样性和复杂性，导致对不同的合同风险辨识不明晰，对风险的认知不深入。

3．合同信息沟通不深入

一般情况下，合同审核需要几个部门共同完成，才能够达到防范风险的目的，但是由于有些部门对于业务的特殊性不了解，或业务进行的过程不熟悉，因此即使合同通过审核，也会造成合同内容在不同部门的信息不对等，不深入。如A企业将五条路管线的施工项目进行整体招标，对于工程部门，这五条路是一个完整的工程项目，但是对于财务部门来说是五个工程，是要按每条路归集核算施工成本；工程部门如没有了解财务部门的需求，所提供的资料就会不符合相关要求，容易造成核算混乱，明细不清。在其他环节中也会有这样的情况发生，会导致合同履行不完整。

4．管理手段落后，资源共享能力弱

尽管计算机已经相对普及，但是由于人员素质及专业软件的使用要求高的原因，运用现代化信息及网络平台的支出较大，因此大多数企业仍然使用人工进行合同的全生命周期管理过程，因而容易造成管理疏漏，各部门不能共享资源，人力支出与物资支出较大。在部门互相沟通合同信息时，只能通过查看合同档案，或问询合同经办人来获取相关信息，信息的完整性受到影响。

三、实施合同生命周期管理的约束条件

（一）外部环境

首先，我国市场经济发展的时间不长， “项目”管理意识，合同管理意识的应用逐步深入，许多企业尚未及时转变内部管理的观念，也缺乏自身观念转变的外部环境与信息技术支持。其次，从我国相关合同管理的法律体系正处于完善阶段，结构尚不完整，出现合同纠纷时，解决效果往往无法达到预期。最后，在经济快速发展的市场需求下，急需合同管理专业化人才，但是人才培养起步较晚，不能够满足企业需求。由此产生的现象有缺乏对合同管理的重视、缺乏合同生命周期管理理念、缺乏信息化管理系统。这些现象从内部控制视角分析容易发生对合同管理方法简单，管理手段单一，管理因素不完整，合同管理脱节等抑制企业快速发展的因素。

（二）内部因素

从内部原因分析，追求利益最大化，偏重于合同内容的金额部分，不重视合同内含风险，合同订立后，轻视合同的履约过程，只重视履约结果。缺乏对合同履约以及后期管理，各部门信息沟通不畅，容易造成相同的问题重复发生，最终对合同的执行造成不利影响。由此产生的现象有缺乏协同配合流程，缺乏对合同风险防控。这些问题从内部控制视角分析容易发生合同信息共享不及时，没有应对合同风险的措施，合同履行情况的动态监管和统计分析不到位，导致企业容易出现诉讼风险和经济损失。

四、内部风险防控视角下对合同生命周期管控的改善措施

（一）加强全员对风险防控的意识培训，重视合同的风险防控

第一，从企业对内部控制制度的培训起步，加强风险防控意识，专门针对合同管理方面防控点，建立对合同生命周期的全过程管理程序。

第二，加强企业多层次合同管理流程建设，管理层与业务层，业务层与审查机构，核算部门与业务层，构建多层次的分工审查机制，进而降低合同的风险。由职能部门来分别进行合同管理审核，加强各部门之间的沟通与交流。合同签订前期的审查审批工作，技术部门负责审查审批合同中与技术有关的内容；法律部门负责审查合同中与法律有关的内容；财务部门负责审查合同中与收付条款有关的内容，通过各部门各负其责的流程实施，降低合同内在风险。合同履行阶段，技术部门落实是否达到技术要求，财务部门落实是否按照合同条款约定的期限收付款；法律部门落实如出现违约现象，采取相应措施，这些流程的实施是降低合同履行的风险。合同执行完毕，技术部门及相关使用部门要验收是否达到合同标的使用要求；财务部门要落实质保金的留存金额与时限；法律部门要针对此次合同终止是否达成合同目标要有定论；档案部门要保管相应的资料。多层次多部门的合同管理为合同全生命周期管理提供了全覆盖的流程。

（二）分析不同合同的内容，辨别涉及的风险，制定不同的控制步骤

企业的合同涉及业务范围非常广，也涉及不同的部门，涉及金额大小也不同，一般按照合同的内容分为采购合同，销售合同，服务合同，租赁合同，工程建设合同等等。分析各类合同所涉及的风险：协调配合性风险、企业合规运行性风险、执行过程中的法律风险，财务资金管理风险、合同管理人员风险等，企业要深入分类辨别风险，制定不同的控制步骤。合同签订前期的审查审批工作，由业务部门对合同立项，管理层审批立项，业务部门按制度执行合同的不同采购方式，草拟合同。一般对于常态业务，企业均有制式合同，从而省去草拟合同及审核的环节；在合同谈判与签订环节，组成谈判小组，形成谈判记录，谈判记录审核后，修订合同的内容，在通过构建多层次的分工审查后，签订合同；在合同执行阶段，业务部门，物资管理部门，财务部门均要对合同的履行监督，便于顺畅执行合同，降低不履行合同的风险；在合同终止时，要检查合同履行的情况，并对合同予以评价，为下一次的业务合作提供库存信息数据，进而提高合同的利用率。通过对合同全生命周期的管理步骤的控制，达到降低风险的目的。

（三）分析合同风险节点的划分，制定控制措施

合同生命周期管理将合同的各个环节、各类要素进行了全局性整合，实现了对合同全过程、全要素的有效管控，并对每个环节，每个要素实施风险点辨识，提出避免风险的措施。如在立项阶段，需判断其是否符合企业的经营发展需求，企业资金是否充足等各种要求，采用何种措施来判断是否达到要求，才能符合合同立项的条件。例如：D公司制度规定，投资100万元以上的项目投资必须上报企业总经理办公会批准后，方能列入投资计划中；Z公司规定，单项合同在50万元以上的必须采用公开招标方式采购，低于50万元以下的采用询价方式采购，但是被询价单位不少于三家，在定下采购单位后，依然要组成谈判小组来进行价格谈判，最后确认合同的价格。可以看出在合同的管理环节，标明风险点，采取相应的控制措施，来降低风险。在合同风险节点的控制措施为合同生命周期管理防范风险提供了具体的方法。

（四）搭建合同管理系统平台

随着现代技术的不断发展，网络信息的技术在各领域的应用不断深入，企业结合自身的要求，搭建合同全生命周期管理系统，将合同订立的内容，要素，要件，资金等各方面涉及的各部门纳入管理系统中，结合业务流程与数据信息，通过一定的网络运行程序，在合同流转审批及后期归档评价等各环节，提醒审批部门应该注意的风险事项及关注点，从而减少审批时间及各项人力支出。如中石油就在内部网络中构建了合同审批系统，由业务部门发起，到合同审批完毕均可以实现网络线上审批，推动管理信息化和精细化，并优化资源，使得合同的全生命周期管理不再繁杂，提高效率。

五、结论

企业通过对合同的风险防控辨识，以合同管理执行的流程等为主干，横向以各部门的配合，纵向以合同的各个环节风险管控，辅助以信息技术平台高效处理系统，从而实现了合同的全生命周期管理，同时也实现对以合同为载体的经营活动动态全方位管控。不仅提高了管理水平与管理手段，同时应对各类风险，采取不同的控制措施，完善合同管理模式，科学地进行业务协作和风险管控。同时还可用运合同管理的信息平台，进行信息汇总分析，得到各部门可以共享的信息数据，形成各部门在合同管理下的数据库，从而拓展合同全生命周期风险管控的广度和深度，推进企业经营活动的全面风险管理，保障企业的健康经营。