浅析烟草商业企业在采购领域如何提高规范管理问题整改水平

陈宁

摘要：通过采购管理数据分析体系的构建，程序自动提取系统中的采购过程数据，自动进行数据分析展示，并搭建了一个可扩展试验新功能的分析平台，解决了企业采购管理及时性不足，监督范围不广的问题，有效提升了企业采购管控和监督能力，是烟草行业“互联网+”采购的积极尝试，也是业务与信息化融合的新实践。本文对烟草商业企业在采购领域如何提高规范管理问题整改水平进行分析，以供参考。

关键词：烟草商业企业;采购管理;措施

引言

当前，信息化和数据科学的发展呈现高速发展的态势。2017年国家烟草专卖局印发了烟草行业“互联网+”行动计划，明确要构建行业云平台、大数据平台，着力强化两个技术平台的支撑作用。A集团采购管理系统于2016年上线运行，并正在与国家烟草专卖局规范管理系统进行全面纵向对接，通过“打基础、搭平台”，形成了采购过程数据中心，实现了数据的全面共享。根据近年来政府处理的“问题采购”案例态势和来源显示，“问题采购”的数量呈现逐年上涨的趋势，“问题采购”来源占比最大的为采购人企业内部管理和控制相关问题。为避免法律风险，通过数据分析技术在监管治理的应用，能够提升监管质量和采购效率，迫切需要探索和构建采购管理数据分析的新方式和新应用。

1加强烟草商业企业采购管理的重要性

1.1节约经营成本

烟草商业企业采购实行集中目录采购及目录外零星采购，主要分为与企业经营有关的现代烟草农用农药、地膜、化肥、包装物、打包绳、篷布等烟用物资采购;与企业日常运行有关的设备及办公用品等非烟用物资采购采购;与企业日常维护有关的安保、物业等劳务服务性采购。若采购存在问题，采购成本超出预期，将直接影响企业经济效益。根据采购管理要求，加强内部控制，做好招标监督工作，选择性价比最高的供应商，便可节约成本，将采购成本控制在预算定额范围内。

1.2维护供应关系

通过内部控制，提升采购管理水平，与供应商建立战略合作伙伴关系，便可保持良好的供应关系。若供应链不稳定，不仅会导致采购成本的增长，还会带来采购风险。比如，关键性材料短缺，势必会给生产带来一定负面影响，非常不利于企业的持续、稳定发展，例如：近年来，美国出口管制“实体名单”不断更新，要求应用美国技术的产品对华为禁售，华为失去芯片供应商，手机业务严重受阻。

2烟草商业企业在采购领域规范管理措施

2.1明确部门职责，划分规范管理问题整改责任

由于规范采购管理流程比较复杂，在烟草商业企业中涉及较多部门，进一步明确和梳理规范采购管理各部门的主体责任，强化对关键环节的监督制约，避免“谁都负责，谁都不负责”的管理困境，创新形成合法合规、管用高效的规范采购制度体系至关重要。在烟草商业企业中，涉及规范采购问题整改的责任部门主要有以下三个。一是办公室（法规科）。作为规范管理工作的主管部门，对公司规范管理工作承担归口管理的职能。在规范管理问题整改中需做好监督、检查及考核工作。二是综合管理部门（采购办）。作为采购管理工作的主管部门，需按照办公室（法规科）提出的规范管理要求，对公司采购管理工作承担归口管理职能。在规范管理问题整改中需做好自查、整改工作。三是采购实施部门。按照行业内规范管理要求及采購管理要求，对本部门的规范管理及采购管理工作承担主要责任。在规范管理问题整改中若存在问题项需做好整改工作。

2.2整改（Correct）

严格督促问题整改，从查清问题、剖析原因、分清责任、全面整改、追责问责、完善制度等方面抓好整改落实，对问题突出、问题反复的部门进行通报、严肃约谈。一是优化程序流程。根据发现的问题制定《规范管理问题整改评估表》，明确责任部门，制定整改措施，由办公室监督整改完成。对于能及时纠正的即知即改，对于不能及时纠正的要明确整改完成时限，确保问题得到有效解决，并在下季度及时进行“回头看”检查。二是完善规章制度。根据查出的问题项目，甄别是否存在制度性问题。以问题为导向，开展各类配套标准更新完善。制度标准及文件要求是规范工作的基础，更是准绳。在推进管理标准更新完善的基础上更要做好文件评审及培训工作，标本兼治，强化制度建设和执行。

2.3充分考虑采购成本

在采购管理内部控制的过程中，不仅要制约采购行为，更要管控成本要素，充分考虑到采购成本和时间成本。首先，应基于成本效益角度，完善采购目录，科学统筹采购工作，监督采购计划的制定。采购目录设定的初衷是将采购范围具体化，为采购预算、采购定额、采购计划编制提供依据，从而提高采购效益，节约采购成本。但采购目录设置需要符合企业实际，明确适用范围、采购方式、采购标准，避免采购目录不符合要求，导致采购工作陷入僵局。其次，要做好招标控制，更好地利用招标方式，降低采购成本。应根据《中华人民共和国招投标法》等法律法规和有关规定，制定明确的采购招标控制办法，控制招标程序、招标范围，按采购文件中规定的评标方法和标准，检验投标文件，编写评标报告，据实而定，避免招标管理成本、时间成本超出预期。最后，在合理确定供应商之后，企业要从成本角度，计算订货批量，从而使订货成本和保管成本所占总成本的比例最小。

2.4采购过程分析

过程预警应用，该模块通过排查采购各环节审批表单及信息，运用程序自动对比判断的方式，对审批不及时、审批滞后、业务逻辑错误、表单填写错误、遗漏、合同签订滞后等问题进行预警提示，方便监督管理人员及时告知相关人员进行整改，做好事前预防，避免问题的发生。

结束语

规范管理正是通过对采购规则和操作流程的厘清与固化，塑造统一的工作机制，采购领域的规范管理问题整改需通过加强组织领导，明确部门职责及与时俱进的先进管理手段来实现，问题整改是一个不断变化的过程，面对目前复杂的行业形势和规范要求，我们更要不断的总结经验，提炼成果，让规范管理不断促进企业更高质量、更可持续发展。

参考文献

[1]王平平.Z中烟工业公司烟用物资采购管理改进研究[D].南京理工大学，2019.

[2]王家圣.烟草行业工程物资服务招标采购管理研究[D].郑州大学，2017.

[3]曹连升.山东烟草物资采购工作管理系统的设计与实现[D].山东大学，2017.