探讨做好公司档案管理工作的途径

方立青

摘要：档案是公司的无形资产，为公司的发展和建设提供了基础依据和价值。档案管理是企业管理的一部分，是提高企业工作质量和效率的必要条件。而科学规范的档案管理水平是衡量企业管理水平的重要标志。但在社会经济快速发展的背景下，公司的管理正从旧的管理模式向现代精细化管理模式转变，档案管理作为为公司管理的核心内容，它必须跟上创新的工作时间和模式，以促进管理效率的优化，从而更好地适应公司在新时期的发展。本文将从档案管理的意义、存在的缺点以及管理工作途径三个方面进行深入讨论。

关键词：公司管理  档案管理  工作途径

公司档案是指在经营生产过程中形成的文字、音像、图像、图形等具有较高保存价值的各类记录。它们是公司发展过程的真实代表和缩影，在公司发展中起着重要的决策依据和宣传价值。但目前公司档案管理中存在一些问题，难以提高管理效果，不利于公司档案的全面运行。因此，如何做好公司档案管理工作，是档案部门当前需要思考的根本问题。

1.进行档案管理工作的意义

一个单位的健康发展需要努力做好档案管理工作，因为档案管理是单位管理的一部分，可以提高单位工作的质量和效率，保持历史的真实面目。一方面，档案可以让本单位高层管理人员及时了解本单位公司的总体情况，也是调整经营战略和做出相关经营决策的准确依据;此外，档案还有助于社会各方准确识别公司的经营成果，并为公司与社会各方之间的有益合作奠定坚实的基础。搞好档案管理，对于提高单位在市场经济中的竞争力具有重要意义。因此，我们需要做好公司的档案管理工作。

2.当前档案管理工作存在的缺点

随着计算机技术的飞速发展，档案管理的重要性被削弱。许多人不能正确认识到档案管理的重要性，认为档案管理是可有可无的。由于一些单位的档案管理人员不重视档案管理，缺乏问责，职业道德，认真工作的态度和敬业精神，也没有扎实的档案管理知识和科技知识和没有充分认识档案在社会发展中的战略作用和现实意义，所以在档案管理中经常出现职位流失、责任心差、广告宣传不足、意识差等现象。这将导致新旧管理方法的更换出现新的障碍，并将在整个单位的发展过程中被边缘化。

3.做好公司档案管理工作的途径

3.1提高公司的归档意识

意识是行为的导航灯，那么档案管理的顺利开展就应使公司领导和全体员工具有高度的档案意识。首先要让领导充分认识档案工作的重要性，才可以显著优化公司档案管理的质量。然而，许多公司的领导完全不能理解这一点，认为档案工作是可有可无的，不需要投入太多的精力和资金，所以导致该公司的档案管理工作一塌糊涂。因此，领导要真正认识到档案在公司发展中的价值，转变对档案工作的看法。只有领导对档案管理有了充分的认识，才能起到带头作用，积极参与，并提供资金和政策支持，为高质量的档案管理奠定基础。同时，增加档案管理人员的收入也会激发他们的兴趣和热情，为优化工作效果奠定基础。另一方面，公司还可以提高档案管理人员的地位，以便积极参与和配合档案管理工作。公司可以有计划地组织档案管理的宣传活动，通过聊天群、公司网站，向全体员工推广档案管理工作的意义，以提高全体员工的档案收集和使用意识，最终推动档案管理朝着规范化方向快速发展。

3.2优化文件使用效率

为档案信息的充分利用提供条件是公司进行档案管理的最终目标，因此应尽可能优化档案的使用效率。然而，大多数企业普遍存在着档案利用率低的问题，制约着档案管理活动的和谐发展。如果文件无法检查其充分使用价值，其意义将大大降低。因此，企业档案管理者应积极构建坚实的档案使用体系。而且公司档案中的信息是私人资产，通常仅供内部使用。所以各公司必须结合自身发展，制定具有高度可操作性的档案使用计划和规范，明确公司档案的查阅层次和类别。制定档案使用计划和规范，可优化文件使用效率，从而达到促进公司档案资源的充分利用和最大限度地提高使用价值的目的。

3.3重视信息化建设工作

过去，档案管理主要是手工管理模式，但随着科学技术和经济的飞速发展，已经难以适应新时期的需要。因此，公司档案管理人员应跟随时代的步伐，引入云计算技术，实现对多个可配置共享计算资源（服务、应用程序、存储、服务器、网络等）的按需访问。云计算可以提高档案管理人员的专业水平和各种档案信息的安全性，能够减轻管理人员的负担，且经济实惠，可以节约信息建设成本，也可以为优化公司档案管理效率提供技术支持。所以在档案管理信息化建设过程中，公司必须结合公司具体情况和档案管理需要，适当引入云计算技术，并使用云计算，一种先进的技术，可以促进档案管理信息化水平的不断提高，来帮助用户查阅和使用各种档案信息。

3.4提高管理人员素质

公司档案管理的主要因素是档案管理人员。他们的专业知识和专业能力对档案管理的效果有着直接而全面的影响。因此，要彻底改变目前公司档案管理效率低下的现状，必须积极提高管理者的素质。可以通过测试或问卷调查，了解档案管理人员在工作中的职业能力和职业素质;为档案管理人员定制培训方案，促进档案管理人员综合素质的提高;公司还可以要求档案管理员向该领域的研究人员学习档案管理理论和方法，以便他们能够在第一时间将最新的研究成果转化为生产力。公司还可邀请专业计算机技术人员向档案管理人员传授档案管理的新技术，使其掌握档案管理所需的几种计算机操作技术，以提高管理效率。公司还应制定奖惩明确的激励制度，定期对管理层的工作进行全面考核，并根据考核结果进行奖惩，以鼓励管理层更加自觉、积极地工作。

4.结论

在信息时代，档案管理在促进企业发展中的作用更加突出[6]。因此，各公司必须继续认识档案管理的价值和意义，尽可能优化管理的有效性，提高档案使用效率，注重信息化建设，提高管理者的素质，最后，为公司的快速和长期发展提供坚实的信息支持。

參考文献

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