饲料科技档案管理工作内容和解决对策

付 贺，刘 玥

（衡水学院，河北衡水 053000）

1 饲料企业科技档案管理的主要工作内容

企业科技档案管理是指企业在进行科技研发、产品销售、生产经营及日常管理活动中形成的具有一定参考价值的科学技术资源及文件资料，反映了企业科研水平和整体实力，为企业后期开展科技研发和作出相应决策提供强有力的参考，是企业稳健、可持续发展的保障。因此，在开展科技档案管理工作过程中，要遵循企业内部科学技术资源及文件资料的形成规律，与产品研发、生产、销售及管理活动始终保持内在联系，以便将来更好的保存和利用。

饲料企业科技档案管理工作主要包括收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用“六大环节”（李雯娟，2021）。第一大环节：收集工作，是把企业内部零散的配方、科研设计、项目研究、图表图纸、技术鉴定、实验数据、实验报告、计算材料、文字材料等科技资料统一征集在档案管理部门进行集中管理，其中既有档案管理人员认真收集整理的科技资料，也有科研人员、生产工人主动上交的相关文件。收集要始终秉持真实、精确、完整、系统、实用。第二大环节：整理工作，是将前期收集起来的科技资料按照内容、性质、形式、特点及关联性等进行区分、排序、编目和装订。企业科技档案分类要紧紧围绕自身生产经营活动和科技研究特质进行，不能简单的采用一种分类模式或照搬模仿其他企业的分类方式。在企业内部，应逐步总结归纳出一套适合自身发展的综合分类方案，在分类标准上要清晰明确，在分类模式上要简明扼要。当前比较适合饲料企业科技档案管理的分类方法主要有3种。一是按照科研项目划分，主要以产品配方、原材料加工等研发项目为基础，适用于科技研发档案（乔玲，2020）；二是按照产品种类划分，在企业生产的饲料产品中，一种类型的产品建立一个科技档案，并按照产品成分、型号、编码等逐个分析，以便于根据不同批次的产品编号提供完整的科技档案；三是按照专业性质划分，根据每份科技档案的生产活动内容进行区分，多用于科研对象趋于专业、标准或互换性较强的科技档案。第三大环节：鉴定工作，是对科学技术资源和相应文件资料质量优劣及是否具有保存价值进行区别，其中对有价值的档案进行保存，没有价值的档案可以适时销毁。鉴定工作能优化企业科技档案的质量，有利于建立精品科技档案，方便后期使用。第四大环节：保管工作，是在统一集中保存的原则下，采取有效措施对科技档案在使用或流动过程中提供保护，确保科技档案始终完好无损、安全可用，尽可能长时间的对档案进行有效利用。第五大环节：统计工作，是清点各类科技档案的数量，登记在册，建立数据库，全面了解掌握科技档案基本情况。第六大环节：提供利用，是在企业后续产品研发、项目建设等方面寻求合适机会对科技档案进行有效再利用，使其充分发挥参考价值，满足企业发展需求。

2 科技档案管理对饲料企业运营发展产生的重要影响

科技档案管理是饲料企业在生产研发中的一个重要环节，也是基础建设上的一个重要内容，具有非常强的基础性、技术性、专业性和可借鉴性。首先，科技档案是饲料企业在研制饲料精准配方，探索原材料加工工艺，实施重大科研项目等技术活动的详实记录，如生产技术研究专利、加工工艺流程、产品可行性研究报告、开发论证报告、外包装图纸图表、设备说明书、制作光盘硬盘等，这些都是科技档案涵盖的范畴，它服务于饲料企业的技术研发、技术改造和技术创新，为后期科研人员开展相关科技研究、重大项目建设工作提供了有力的技术支撑，在推动企业转型升级上发挥了不可忽视的积极作用。其次，科技档案也是饲料企业进行组织管理的有力根据，可以为各种具有职能性质的管理工作提供参考条件。以实验器械管理为例，各类实验器械是饲料企业从事产品研发、科技研究的重要工具，建立完善的实验器械设备档案及其管理制度是实现器械设备科学、有序、高效管理的重要基础工作。对饲料企业而言，科技档案是其独有的宝贵知识财富。做好科技档案管理工作，在将企业创造资源、创新资源有效整合的同时，势必会在很大程度上促进企业的技术研发、生产销售、基础建设等活动，从而实现现代化大生产的目标，持续提升整体效益。

3 饲料企业在科技档案管理工作中凸显的主要弊端

3.1 思想上不够重视 当前，我国饲料行业大多数以中小类型企业为主。绝大部分企业经营者和管理者的工作重心基本都聚焦在生产经营、发展战略、技术沿革等环节，对其他工作的重视程度不足，尤其是对企业科技档案管理工作有的只有一知半解，有的甚至是毫无认知，觉得科技档案只是一些没有用处的过时文件资料，不会在企业实际发展运营中产生决定性影响，没有从资金和人员上给予足够重视（徐拥辉等，2019）。而部分企业的科研工作人员的科技档案管理意识也比较单薄，单纯认为科技档案管理工作只是一项日常事务性工作，对自身工作业绩的提升没有太大帮助，做与不做无关紧要。因此，在实际工作中，他们总是轻视科技档案管理工作，忽视档案管理发挥的重要作用，导致企业内部零散的配方研发、科研设计、项目研究、图表图纸、技术鉴定、实验数据、实验报告、计算材料、文字材料等科技资料无法集中统一使用，由多个部门掌握，管理过于分散，资料文件不完整、不准确，归档不及时，严重制约了科技档案后期的有效利用。

3.2 管理上不够规范 在现实工作中，很多饲料企业缺乏健全完善的科技档案管理体制，在科技档案管理工作的规范化应用上还存有大片空白区域，档案管理部门在科技档案收集、整理、鉴定、保管和统计工作及后期提供利用上存在一些不规范的情形，具体表现为：（1）收集工作不全面、不细致，经常按照传统管理方式收集需要归档的材料原件，忽略了一些重要技术文件，容易导致其流失；（2）部分档案管理人员不是档案管理专业出身，不具备较强的档案管理观念和档案管理能力，对企业科技研发、项目研究等工作也没有亲自参与，在科技档案整理、鉴定和提供利用上难以保证完整性、准确性及实用性（金波等，2019）；（3）科技档案整理归档工作程序比较繁杂，很多部门和工作人员为方便后续使用，将科技资源文件长期存放在部门中，归档不及时，有的科研人员甚至想将企业科研成果变相化为己有，视为私人财产，始终不上交归档；（4）部分档案编目制作不规范，有的缺少档案号，有的缺少案卷标题，有的卷内缺少相关资料，有的组卷内容混乱现象严重。

3.3 硬件坏境上不齐全 饲料企业科技档案管理工作目前尚处于起步阶段，大部分饲料企业的关注焦点虽然已经集中在科技研发上，但对科技档案管理工作却不是十分重视，有的企业没有建立专门的科技档案室，也没有指定专门的人员从事科技档案管理工作，多数由办公室财务、行政或勤杂人员兼职，而且变动频繁，这样一来所有的科技资源文件基本都零散掌握在科研人员自己手中；有的企业虽然建立了科技档案室，但管理不科学、不规范，相关工作人员也不专业，各种档案材料管理质量难以达到要求（马明远等，2019）。随着计算机和网络技术的广泛应用，为企业开展科技档案管理工作提供了诸多便利，而很多饲料企业并没有真正意义上感知到这一契机，还继续停留在传统纸质档案收集、保管、利用阶段，沿袭手工模式，认为“将档案放进柜子，锁好门”就是管理档案，没有从根本上意识到使用电子档案不但能节省空间、人力、物力，还能极大的提高档案管理的便捷性、及时性和效率性。

3.4 提供利用上不够有效 大部分饲料企业的科技档案分类不够全面、不够细致。其中，有的企业只重视科研项目生产专利、技术鉴定、试验数据、试验报告、计算数据、文字资料等方面的收集整理和保存，不注重声像影像、图片图表、产品实物及与销售业务相关资源文件的留存，导致科技档案不完整、不系统；有的企业因为保管不当或年久不用造成个别重要科技档案资料发生丢失、损毁等现象；有的企业档案管理人员在实际工作中轻视科技档案的参考指导作用，不善于主动探求已经形成的科技档案与在建项目之间的联系，无法很好的利用科技档案为企业技术研发、科研建设、基础管理、战略发展等提供行之有效的服务，以此来压缩生产成本，提高工作效率，使大量有价值的信息资源被闲置。

4 饲料企业强化科技档案管理工作的主要措施

4.1 逐步增强科技档案管理工作意识 科技档案对任何一个企业来说都是一张具有巨大价值的无形信息资源网络，是知识产权领域的生产力，这些资源在企业内部如果能得到有效使用，会迅速转化为生产效益，从而提高企业净利润。由此看来，科技档案管理工作其实是饲料企业生产研发中的一个重要环节，不但可以为企业后期技术研发提供有力的参考，还能有效促进企业生产效益和社会效益的转化（陈雪燕等，2019）。所以，饲料企业经营者和管理者首先要不断加强自身科技档案管理意识建设，充分认识到科技档案管理对企业发展产生的积极作用，在财力、物力、人力等方面逐步向科技档案管理工作倾斜，集中科技档案管理优势，推动企业协调可持续发展；其次，要着重提高科技档案管理工作人员的思想认识，让相关工作人员主动理解、支持科技档案管理工作，全力以赴地做好日常归档和管理工作；最后，提高全体员工科技档案意识作，通过教育培训扭转“归档与我无关”“归后查找不便”“个人研发资料是否归档无关紧要”的错误思想，敦促员工积极配合档案管理工作人员做好科技档案管理工作。

4.2 建立完善科技档案管理制度体系 内部管理制度的建立是企业健康有序发展的重要保证。饲料企业必须要坚持以《档案法》为准绳，结合企业生产研发和销售实际，建立健全的内部规章制度和工作规范文件，制定行之有效的科技档案管理工作实施方案，完善各项实施细则，对科技档案管理工作主要工作内容（即“六大环节”）都逐一制定明确的相关规定，清晰操作标准和完成时限（关颖，2020）。同时，在科技档案管理工作上要设计激励目标，严格按照企业内部规章制度，在科技档案管理工作上作出显著成效的人员给予绩效奖励或表彰；反之，对不按照企业内部规章制度开展或配合科技档案管理工作的、收集科技资源文件有遗漏、长时间不主动归档、文件资料整理不规范、保存过程中出现丢失、未能及时有效提供利用服用、借阅逾期不归还、发生破损失窃泄密等情形要给予相应的处罚，并要求及时全面整改。

4.3 持续强化科技档案管理硬件环境建设 饲料企业如果想要实现科技档案工作的规范化管理，硬件环境建设是一个极其重要的因素。一方面，要建立标准化档案室，配备防水、防火、防潮、防虫、防霉变等安全保护设施，将所有的科技档案收集整理好，统一保存在档案室内，分门别类，制定科技档案台账，便于将来查找；要引进专业化、高素质的档案管理人员从事科技档案管理工作，或将企业内部具有相关从业经验、工作细心勤快、肯吃苦耐劳的员工调配到档案管理岗位上，保证队伍的专业性；要定期与科研人员进行沟通交流，了解企业配方研发、原料加工、项目建设的实际需求，探寻现有科技档案与正在进行的科技研发之间的联系，充分挖掘档案的使用价值。同时，也要加强对其他工作人员的教育培训，确保每一份科研成果在归档后的质量都能满足后期使用要求（刘惠梅，2020）。另一方面，要将科技档案管理工作与“互联网+”、大数据等紧密结合起来，实现纸质档案和电子档案的同步深度应用，让“死档案”变成“活资源”。在此基础之上，开发或引入检索软件和存储数据库，对一些经常使用的科技档案，通过智能化进行分类，从而达到快速查找的目的。

4.4 全力提高科技档案利用效率 科技档案得到充分有效利用是做好科技档案管理工作的最终落脚点。饲料企业要稳妥有序开展档案收集工作，严格根据科技资源及文件材料的分类、范围集中统一收集，可以通过向各部门、人员下发通知要求上交、登门寻求等方式进行，做到点面相结合；严格按照科技档案的形成周期，选择适当的时机进行收集；进一步扩大收集范畴，既要收集技术鉴定、试验数据、试验报告、计算数据、文字资料等纸质载体，也要收集音频、视频、照片等声像影像资料和有保存、参考价值的实物（李群，2019）。要努力做好科技档案编研工作，积极编篡好企业的重要科技研发、项目建设、基础改革、重大事记等，全面深入了解掌握科研人员工作动态，调查记录科技档案的利用需求，多渠道、多维度、多层面地挖掘科技档案使用价值，利用科技档案主动为相关人员提供服务、超前为相关人员提供服务。

5 结论

总而言之，企业科技档案管理是开展生产经营管理活动中的重要一环，可以有效促进内部科技知识和各类资源实现共用共享，从而快速提高企业生产效益。基于目前我国饲料企业科技档案管理工作中凸显出的主要问题，要逐步提高管理者和经营者的科技档案管理意识，更新科研人员和其他工作人员的思维，全面建立企业内部科技档案管理制，健全工作细则，创新工作体制，持续完善科技档案管理硬件环境，充分利用好现代互联网技术，提高档案利用效率，全面激发科技档案管理在提升企业经济效益和社会效益中的显著优势，促进企业长足稳步发展。