加强大数据时代医院人事档案管理工作的实施路径

吴正荣

（云南省临沧市中医医院，云南 临沧 677000）

在医院管理中档案管理占据着举足轻重的地位，档案是记载医院医护工作人员工作和医院权威性凭证，由于医院的特殊性，决定其涉及到档案呈现出多样化，比如，人事、财务、设备、病例档案等。当前我们正处在大数据时代，受多种因素的掣肘，医院人事档案管理暴露出诸多问题，基于此，医院要打破管理藩篱，紧随时代发展步伐，积极引入先进的数字技术和信息技术，依托各种信息化载体，加强人事档案管理工作，提高人事档案质效。

1.大数据时代下加强医院档案人事档案管理的重要性

1.1 有助于增强人事档案信息的紧密性

在大数据时代，医院依托大数据技术的支持，进一步强化了人事档案管理的互动性和互联性，在医院人事信息管理中合理应用大大数据技术，能促进人事信息互动性的增强，依托各种信息化载体，将纸质档案转化成数字形式，进行信息化处理，通过应用信息技术将医院传统人事档案从纸质化转化成电子化，从整体上促进纸质档案管理质效的提升[1]。从另一个维度来说，在大数据时代医院可以充分利用各种先进信息技术，构建人事档案电子数据库，技即时化获取人事档案信息，并充分利用系统的处理技术和数据分析技术，为医院调整或是人事变动提供科学参考，井然有序地开展人事档案管理工作，增强医院人事档案信息的互动性和紧密性共享档案信息[2]。

1.2 有助于加强人事档案信息的安全性

医院借助大数据信息技术的支撑，可以规范人事档案，确保人事档案管理井然有序的开展。毋庸置疑，人事档案管理紧紧围绕人事档案而开展，做好档案管理工作是核心，同时也是医院档案管理中不可或缺的重要部分。随着时代的发展，医院人事档案必定会朝着数据化和信息化发展，逐渐减少纸质档案，加强人事档案信息化管理，减少档案遗失的现象，从整体上提高人事档案的安全性，夯实医院人事档案管理的安全性。

1.3 有助于增强医院人事档案管理的现代化

医院凭借大数据时代下的各种信息技术，加强对各类人事信息的分类处理，能精准定位每个员工，依托大数据处理分析技术和现代化信息技术，升级现有人事档案管理系统，夯实档案管理人员有序开展工作的基础，特别是整理信息、查询信息，促进人事档案管理现代化水准的提升[3]。

2.大数据时代医院人事档案管理工作中面临的困境

2.1 人事档案管理信息化观念孱弱

受多种因素的掣肘，在医院人事档案管理中，部分医院领导没有认识到信息化和大数据理念的重要性，导致人事档案管理信息化发展较为滞后。追本溯源出现这种现象的原因，主要是因为历史因素所造成的，作为公益性卫生事业单位，医院领导者更多是对医院医疗科室的投入和发展，侧重在医疗设备、人才方面的投资力度，片面认识到认识人事档案信息化可以可无，虽然有部分医院投入了人力物力，信息化设备犹如摆设，无法发作用。

2.2 信息化档案管理体系有待完善

当前我们正处在大数据时代，医院人事档案管理信息化是时代发展的趋势，受多种因素的影响，在医院人事档案管理中还存在诸多弊端，其中最为突出了的就是缺乏完善的规范标准，导致信息采集不够全面，缺乏完整性，导致信息管理较为混乱，加之医院内部人员在协调和分工还有待优化，导致人事档案的电子信息数据变成信息孤岛，无法及时有效地整合信息，无法最大限度发挥人事档案信息的统筹性，进一步加深人事信息数据的不完整性，亟待医院完善现有信息化档案管理体系。

2.3 档案信息管理面临安全风险

随着时代的发展，在大数据时代背景下医院坚持与时俱进，依托各种先进的信息载体，对医疗业务档案、人事档案进行了电子化处理，显著提升了档案管理质效。然而由于缺乏一套完善的电子档案安全管理体系，缺乏有效的措施防护档案信息。因此，非常容易出现档案资料篡改、泄露或是丢失的问题，让人事档案资料的安全性受到威胁。另外，在医院人事档案管理中还存在诸多信息安全问题，比如，非法分子的攻击，提取医护人员的档案信息等，加剧医患关系的紧张化，给医院带来了不可估量的后果。因此，医院档案管理部门，需要一套科学完善的档案信息储存系统，对档案信息进行维护处理和安全测评。同时档案管理人员在具体的操作过程中，还要保证操作的安全性，防止病毒的入侵和操作的失误，严重威胁医院人事档案信息的安全性。

2.4 档案管理数字化建设滞后

面对大数据时代的影响与冲击，医院在人事档案的管理上，必须要遵循时代发展的特征和原则，积极转变对人事档案管理的模式，逐步由传统管理向数字化建设转变。从目前的医院人事档案管理看，其管理模式还比较滞后，尤其是面对大数据时代背景下，数字化技术应用并不深入，即便开始逐步应用人事档案管理系统，但其便捷性、功能性与全面性仍然难以发挥。另外，医院人事档案管理中涉及文字、图片及音视频等资料，单纯依赖原始的载体通常具有时效性，极易造成损坏或者损失。因此，数字化建设作为其重要解决路径，却由于其基础筹划与建设不完善，布局过程迟缓滞后，最终影响医院人事档案管理的变革进程。

3.加强大数据时代医院人事档案管理工作的实施路径

3.1 正本清源革故鼎新，构建数据管理意识

在大数据时代下要想井然有序地开展医院人事档案管理工作，作为关键的就是获得医院领导层或是管理人员的支持，据此，医院领导者要从打破墨守成规的思想，认识到人事档案管理的重要性，树立数字化、信息化、规范化人事档案管理意识。在医院人事档案管理中大数据信息挖掘、利用、知识共享都是不可或缺的重要内容，对此，医院要制定一个专门的人来进行领导管理，同时并将人事档案管理工作作为重点来抓，引入先进的硬件和软件设施， 充分利用这些先进设备、科技等，切实做好医院人事档案管理工作，提高人事档案管理的规范性、科学性。

3.2 建立信息管理制度，有序开展管理工作

“制度是行为规范的准绳”。医院为井然有序开展信息化、数字化人事档案管理工作，医院要立足于实际，从人事档案信息采集、收集、分析、查档、建档、调档等维度入手，完善人事档案管理制度，依托制度开展相关工作，最大限度地确保人事档案的精准性、全面性、安全性，促进档案管理质效的提升，档案管理人员依托完善的档案管理制度，采集人事档案信息，医院各个科室和部门的相互配合，根据医院制度的关于人事信息采集的规定或是要求，精准填写人事档案信息表。档案管理人员在人事档案建档的过程中，必须要根据制度规范要求，标准填写人事档案信息，详细记录医院工作者的工作经历、学历、年龄、工作经验、培训经历等，依托先进的信息载体打破传统人事档案管理的藩篱，凭借大数据时代在的载体，在人事档案中添加视频、视频等相关信息，进一步丰富人事档案的数据信息。完善了档案管理制度，档案管理人员可以依托制度规定，查询个人档案，并设置档案查阅权限，让人事档案的查档和调档的安全性得以保障。

3.3 加强档案安全管理，确保人事档案安全

在大数据时代医院档案管理部门，要高度重视人事档案管理的安全性，基于传统档案安全管理制度基础上，依托先进的信息技术、网络技术，发挥其作用，切实加强数据安全工作，并结合实际，制定数字化档案信息安全策略，防止数据安全问题的发生，从整体上保障各项信息的安全性。从另一个角度来说，医院档案管理部门要加强物防建设工作，通过这样的举措，确保档案存储地方的物力安全性，规避人事档案物防不足的现象的发生。此外，大数据时代，医院档案管理部门，还要加强技防建设工作，依托信息技术登陆访问控制、加密控制、网络在线监测、用户权限控制，锁定控制、网络端口、锁定控制等技术，确保人事档案管理的安全性。

3.4 重档案信息化转型，提升档案管理水平

毋庸置疑，信息化转型属于大数据时代，医院人事档案管理发展的首要任务，并且依托人事档案信息化建设，不断提升医院档案综合管理效能，充分挖掘档案信息的实践应用价值。一方面，应建立全新管理理念，在实施人事档案管理信息化变革时，医院管理决策者及相关直接管理者，均要强化信息化管理思维，加大对技术领域的引进和投入，做好相关管理能力的培训，发挥出信息化对人事档案的管理效能。另一方面，用好信息资源管理平台，在信息化技术路线下，人事档案信息可以实现线上管理，能够更加全面地实现人事档案的收集与更新，改变了传统管理中的冗余模式，即利用平台系统便可以进行授权，档案管理人员则可以在线进行填报、更新、完善及查询，及时管理相关的资料信息，提升人事档案的智能化水平，发挥大数据下人事档案管理的便捷性优势。

3.5 加强培训教育力度，提升人员综合素质

人才是大数据时代无法回避的话题。作为一种全新的技术领域，对于专业性人才的需求必不可少，只有保证人才的输出与供给，才可能发挥出档案管理信息化的优势功能。据此，医院在实施人事档案管理信息化建设进程中，需要注重对人才的培育与引进，真正解决信息化技术端的困境，加快人事档案信息化建设进程。一方面，基于大数据时代背景下，医院人事档案管理专业化，应适应现阶段的实际应用需求，尤其是对档案信息的建档、调档、查档等内容，能够具备数据分析与统计的能力，高效地完成相应的操作和管理。另一方面，注重对信息系统应用人才的培养，即在电子化办公的背景下，相关的人事档案管理人员需要了解操作规程，利用好信息系统的优势功能，使人事档案管理人才实现专业化、技能化，推动医院人事档案管理质量及效能的全面升华.

4.结语

一言以蔽之，在大数据时代下，医院档案管理部门要牢牢抓住大数据时代所带来的机遇，分析当前医院人事档案管理存在的问题，打破墨守成规的思想，统筹谋划，整体设计，积极转变档案管理模式，依托先进的技术和海量的数据资源，整合共享档案数据信息，切实做好医院档案管理工作，进而推动档案数据的创造价值，助力医院的稳健长远发展。