新时代人事档案电子化问题及解决方案

马清芝（河南农业大学档案馆）

■ 前言

人事档案记录着个人的信息、品行、政治面貌、学历等能说明个人综合素质的内容，对单位或个人都有重要的作用和价值。人事档案是单位招纳人才的重要参考，是管理人才的重要依据；人事档案是个人办理入职、医保、护照等相关事务的重要证明。员工的综合能力影响着单位的发展，科学有效的管理人事档案有利于招纳和管理人才。

随着网络科技的发展和社会工作方式的改变，人事档案管理模式也在不断创新。大多数单位开始选择电子化管理，利用网络通信技术、人工智能、数字化等电子技术改革人事档案管理，使人事档案能最大化地发挥服务功能。电子人事档案在便捷性、储存能力、安全性、管理难度等问题上比传统的纸质档案更有优越性。但是，目前市场上的电子档案管理没有统一标准，各客户端搭载的程序也不同，很难将人事档案灵活运用，无法和传统人事档案建立良好的连接,处在初级阶段的人事档案电子化还有诸多弊端要解决，需要对人事档案电子化问题进行深入探讨。

■ 人事档案电子化面临的主要问题

（一）电子化设备不足

我国人事档案管理现阶段的电子化程度不明显，原因是电子化设备投入不足。构建全面的人事档案电子化，需要有高端的设备和先进的技术，这些投入对单位有着一定的挑战。

在高端设备方面，主要是关于档案管理的硬件设施和软件开发，相关的硬件设施要能够运行、处理和储存大量的人事档案信息。储存设备影响着档案管理的效率，如果储存设备与信息量不匹配，会影响人事档案的功能性，在管理人员或员工查看时出现无响应或路径狭窄的情况,不能满足正常使用的需求。对于软件的要求主要是能够多客户端查看，在保留原有档案的功能外，创新更有效的档案管理流程，更重要的是安全性，防止泄露单位及员工的隐私信息。在管理和调动档案时，人事档案信息要加密处理和设定权限，让一些不法分子无可乘之机。

在先进技术方面，云计算、云端储存、大数据、人工智能、人脸识别等先进技术若能应用在人事档案管理上，将使档案管理更智能、便捷。但是，这提高了对相关从业者的要求，必须确保管理人员操作无误差，否则无法保证准确性。

（二）缺乏专项管理制度支撑

人事档案电子化管理的制度是上层建筑，是具体实施的标准和规范，是相关人员在管理档案时的参照。人事档案电子化需要与之相符的管理制度，目前的电子化管理处在初级阶段，管理制度的制定还有许多不完善的地方。尽管有些单位对人事档案管理制度进行了更新，但也只是部分内容，管理人员在具体实施时可能没有完全按照要求。制定与先进技术相匹配的人事档案管理制度，有利于电子化改革。

（三）电子化服务性有待提高

传统的人事档案管理主要发挥其招聘员工、劳动关系的转调和工资福利管理的功能，人事档案的作用未得到完全开发。电子人事档案的建设更全面地开发了资源规划、绩效管理和人才培养的功能。人事档案管理部门可以在网络上通过数据分析建立个性化的培养计划，对单位的人才资源进行整合，让员工在擅长的岗位上发挥才能。电子人事档案能建立与员工间的联系，员工直接在客户端可以查看个人信息，充分发挥了电子档案的双向服务性。

■ 新时代提升人事档案电子化管理的工作方案

（一）强化人事档案管理人员建设

抓好管理人员的队伍建设，提升人事档案电子化管理水平，一般从提升管理人员的认知和综合素质两个方面做起。电子化建设提高了单位人事档案管理水平，对管理人员的要求也有所提高。首先，让管理人员认识到电子档案的重要性和作用，提升自己的责任感，才能有效发挥电子档案的功能，单位上级部门应该对管理人员进行相应的监督；其次，在招聘管理人员时要考核其综合素质是否能达到电子化管理的要求，在工作中不断学习新的管理技术手段，深入推进人事档案电子化。

（二）确保人事档案的信息完整和使用

电子化人事档案管理的信息来源复杂多样，管理人员需要从收集到的人事信息里面辨别真实有效的信息，同时要多渠道收集，保证人事档案的完整和真实。在得到有效的资料后，及时上传和输入电子系统内，并对不同类的人事档案进行归纳和保存，必要时，借助先进的设备对多媒体材料进行处理，如图片、影音材料。在单位的正常发展中，员工的人事档案信息会发生变动，管理人员要及时更新信息，确保档案的时效性。只有将电子化管理和人员做好融合，才能真正提高人事档案管理的能力和水平。

（三）提高档案的利用率

传统的人事档案管理办法不能使档案得到充分利用，由于调用不方便和安全得不到保障，档案大部分时间放置在档案室内。在单位的经历和荣誉没有和档案柜里的人事档案做到融合，降低了档案的利用率和员工的积极性。人事档案要和员工在单位的表现相结合，增加员工的活跃度和积极性，提高档案的利用率。在建立电子档案时，将档案与员工的职能部门连接起来，所有事项均在一个系统中体现，员工可通过人事档案系统办理申请事项或受到奖惩。同时，电子人事档案要保证每一个操作的安全性。

■ 新时代人事档案电子化管理的创新思路

（一）做好人事档案电子化的上层建筑

做好人事档案电子化的上层建筑，有助于电子档案在具体实施和操作时的顺畅及高效。从国家层面上讲，制定合理的制度和改革方向，促进单位对人事档案管理的重视；提倡开发项目，帮助电子人事档案的设计和开发。从社会层面上讲，人事档案电子化节约了自然资源和人力资源，减少了纸张浪费，但需要培养更高技能的人才。从单位角度看，人事档案的电子化管理提高了工作效率,降低了单位支出，能充分利用单位的现有人才，更重视员工和单位的发展。这些举措推进了人事档案的电子化管理，单位能积极响应号召进行电子化建设。

（二）利用好云存储和云服务

云储存和云服务给人事档案电子化管理提供了新举措。对于大数量多种类的人事档案管理，云端储存和服务给单位减少了储存器的支出，也能体会到云服务先进技术带来的优势。单位可以制定符合其管理模式的云储存服务器，个性化定制管理。云服务能够协同单位提高档案的开发和利用，提供了更科学、多元的服务，增强档案的交互性。同时，人事档案的安全也得到了保障，云服务有更强大的安全防范系统，能阻挡黑客和病毒的入侵，仅给予单位部分的查看和管理权限，在不影响信息安全的情况下进行适当的管理。

（三）建立完善的应急灾害机制

人事档案中储存着员工的重要信息，且只有一份。对可能出现的灾害有效预防，减少损失，单位要制定相应的预防机制。所有的设备和材料要预防自然灾害，如火灾、水灾、危险物品腐蚀等；也要制定相关人员的管理和惩罚机制，防止人为损坏。必要时，要进行人事档案备份，进行全面的风险管控。

（四）持续优化

人事档案的电子化管理也要与时俱。随着时代发展，不断优化档案管理系统和制度，保持先进性，是单位长远发展的基础。落后的档案管理不利于单位开展相关工作，不能有效配合其他部门完成任务。因此，不断完善和优化人事档案电子化管理，及时更新老旧设备是单位长期发展的必要条件。

■ 总结

人事档案的管理水平影响着单位的人才构成和其他事项处理，人才是单位向前发展的基础，人事档案电子化能更科学有效地帮助单位考核、管理和培养人才，全面提升单位的工作效率和管理水平。人事档案管理电子化对单位的发展起到了保障作用，促进了单位的智能化管理。