经济时代下数字化技术在档案管理工作中的运用

李乙文（海南省委宣传部）

■ 引言

信息化作为驱动社会经济发展的主要动力，各个行业领域都要在发展浪潮之下对自己的角色作出重新定位。早在《国家档案事业发展“十三五”规划纲要》中就明确提出要全面推进档案资源存量数字化，且2016 年召开的全国档案局长馆长会上，也提到了档案信息化发展战略与档案信息化建设要求。对如何借助互联网实现档案信息资源的共享，利用最大限度发挥内涵和价值，才能成为今后工作的主要方向。

■ 数字化技术在档案管理中的应用作用

（一）促进数字经济的形成

档案的数字化应用在保存和管理方面进行了重要突破，拓展了档案利用的价值和工作内涵。在拓展使用范围的前提下，可以让档案突破现有的“信息孤岛”，并且让更多人了解到档案内容和档案管理工作的新内涵。特别是在档案管理部门制定管理制度后，可以通过数字化手段让档案面向大众开放，以虚拟化展示的方式将内容全部展现在人们眼前。

数字信息已经上升到国家战略层面，加速了中国数字经济的落地和实质化发展。在数字经济的冲击下，文件的生命周期理论再次受到考验，档案管理工作在经济时代下有着新内涵，不仅要具备管理功能，还要具备控制功能，加速电子经济事务的规范化管理。

（二）延长数字档案利用时间

一直以来，传统的档案管理以纸质档案为主，纸质档案本身易受潮，影响纸张使用寿命，导致文字模糊、破损等现象，在长期保存的过程中，必然会面临外部损伤风险，且这种损伤通常是不可逆的。一旦出现档案问题，不仅会导致重要信息丢失，同时也会给今后的档案管理工作带来新困难。在用传统物理手段修复中，可以制作纸质档案的数字化副本，通过数字化副本应用来减少原件受损情况，有效延长档案的利用时间。对于一些已经破损的纸质档案，也可以借助数字图像等关键技术展开修复，使档案内容恢复应有价值。

（三）推动数字经济发展

数字化技术的应用可以让档案部门在管理模式上发生改变，通过建立数据库或纸质档案数字化转存的方式，能够让原有的档案信息资源得到综合整理，提升档案部门的协同效率和管控水准。例如2019 年国家档案局同财政部、商务部、国家税收总局启动了电子发票电子化报销入账与归档试点工作，这样一来全流程管理成本下降明显，为电子发票的规范管理提供了示范要求。在今后的经济活动中，档案管理还可以在数字化技术的支持下，实现对纸质档案内容的信息深化与拓展，通过数字化手段将事后管理转变为前端控制。

基于信息资源展开的公共服务本质上是一种市场化产品，在了解用户的个性需求定位后，才能实现档案管理模式的深度转型，将各类数字化资源进行有效应用，打造综合服务交互平台和业务服务平台，完成数据接收和内容管理等多个方面的服务功能。

■ 经济数字化技术的应用目标

（一）满足经济发展需求

经过长期的数字化工作，档案部门已经积累了大量的纸质档案数字化资源，实现了狭义概念下的数字化管理。从今后的发展目标来看，会借助数字化技术开展对纸质档案的开放鉴定工作，明确档案数据开放细则并增加数字化纸质档案的种类。

档案工作要向前延伸，就需要做好前端控制，转变发展理念和发展思路，在数字经济环境下进行业务拓展，让档案管理部门朝着规范化的方向而转变，为经济活动提供信息支持，社会大众作为档案部门的主要服务对象，需要将大众需求作为档案工作的出发点，建立服务型机构，并完善纸质档案的数据库建设工作，实现纸质档案数字化分步实施和数字化成果的集中利用，保障信息的有序化增长和资源的共享应用，力求为提升档案数字化的效率与质量做出有益的尝试，为数字化实践提供助力。

（二）平衡资源发展过程

基于全国范围来看，实现纸质档案的数字化无疑是一项相对复杂的系统工程，因受到多方面因素影响，实现这一过程的难度较大，需要在问题分析的基础上逐步推进纸质档案数字化工作开展。早在2002 年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，并且对档案信息化建设进行了综合战略布局。时至今日，我国纸质档案的数字化管理已经开展了20 年，数字化技术的应用目标在于平衡不同地区的发展过程和发展要求。纸质档案数字化的开展需要建立在数字加工体系基础之上，包括基础设施建设和人力资源管理等，这些都会给财政预算和数字化成果转化带来新的压力。因此，档案部门会积极争取数字化专项资金，以满足发展过程的实际需求，并着力培养档案数字化人才，做好档案的前端管理工作。必要时还应该开展各项社会实践，丰富现有的档案资源，为数字化工作的有序开展打好基础。

（三）明确主体职责

从长远看，通过服务形式的改进，促进纸质档案数字化是未来档案馆管理建设的主流方向，档案部门会对档案服务企业起到应有的监管责任，必要时引进社会力量参与到档案数字化进程中，为档案部门职能转变提出发展方向。例如，从监管的角度看，档案服务企业会通过部门备案来确定责任与数字化成果检验标准，重点提升数字化档案应用效率。档案管理部门也会制定相应流程，以便于确定企业在数字化过程当中的工作职责。虽然现阶段档案服务处于产业发展的关键阶段，但如果能够实现档案服务企业和档案部门的优势互补，就能进一步促进档案事业发展。

■ 经济数字化技术在档案管理工作中的运用

（一）赋能数字经济发展

在进行档案管理的过程中，数字化人员会进行档案扫描等工作，将各项内容进行数字化处理。具体是在档案扫描之前会检查纸质档案的页码与卷内目录是否相同，确定不存在编写错误之后逐页进行扫描，然后对扫描后的数字图像和纸质档案进行核对，确保每个档案的编页与原有的纸质档案保持一致。

今后的档案管理工作要完成从档案室向档案局、档案馆、档案室三合一的转变，加快推进档案数字化工作，建立健全数据共享应用体系，充分发挥档案数据在经济建设和业务流程方面的支撑作用，项目实施环节，实现全生命周期管理，支撑区域数字经济发展。

总体而言，档案标准化和规范化水平涵盖了档案工作各个方面的业务要求，档案标准要有效实施并真正落实就需要提升系统的整体水平，实现与现有业务系统和办公系统的无缝集成，在保障系统综合能力的过程中，推广档案资源的深度利用。

（二）服务反馈机制

基于服务内容的信息反馈机制，可以对档案馆现存资源的结构进行调整，充分发挥资源的经济效益，将未来资源服务模式转换为信息推送模式。与此同时，知识管理服务模式将成为档案馆的发展趋势，借助数字管理系统和数字资源平台为依托，让每一名用户都成为知识经济综合体当中的重要节点。知识经济时代下档案馆连接的众多用户群体，不仅能够充实基础资源库，还能完成信息的交流与共享，充分发挥社会效益。

（三）综合体现数字档案资源的经济效益

数字化负责人员需要严格按照数字化技术的应用要求，对扫描处理后的图像进行检查、存储和备份，对于完成的数据内容要确定建设单位和项目名称等关键信息。要想完成这项工作，需要重点提高档案人员的信息化管理水平，借助档案化信息知识来更新原有的内容结构，做好重点知识的更新和消化，学会利用计算机网络和多媒体技术进行存储和开发利用。知识经济时代下，我们要做好档案信息资源的合理推送，关注信息的经济价值定位，以个性化服务模式在互联网时代下实现丰富多彩的自主资源利用，从而节约档案信息服务成本。与此同时，应处理好档案馆用户需求和服务模式设计之间的关系。无论是档案本身的知识或对应的信息价值，都可以带来潜在的经济效益。以会计学的视角作出判断，借助数字手段展开资产管理，能反映出档案的真实价值。

■ 总结

科学管理已经成为档案工作者需要履行的职责，而现代化技术迅猛发展，让数字化档案的挖掘潜在价值变得更高，实现档案的数字化技术运营已经成为今后工作的主要趋势。因此，我们需要建立并完善电子档案在各个方面的利用价值，顺应时代和技术发展潮流，强化科学管理手段，使其在现代档案与管理过程中发挥更加稳定的作用。通过这种方式，能够让数字化成果为更多人提供优质服务，实现档案馆数字资源的共建共享。