如何做好医院人事档案管理工作

叶晓静

（海南医学院第二附属医院，海南 海口 570311）

随着社会时代的发展，医院人事档案工作方式也出现了较大的变化，医院人事档案记录了工作人员的基本资料和工作情况，是医院非常重要的行政资料。但是就当前而言，很多医院人事档案管理的时候，存在的问题还比较多，这也导致了人事档案管理工作的作用很难得到发挥。随着时代和科技的发展，互联网逐步地进入了我们的工作、生活、学习中去，信息数据在医院人事档案管理中的作用也在不断地增加。所以，医院管理人员必须认识到人事档案管理的重要性，做好人事档案管理工作，将其作用更好地发挥出来。

一、医院人事档案管理的重要性分析

医院人事档案管理对于医院的长远发展有着重要意义[1]。首先，我国当前的工资体系是同工同酬，医院想要进行工资制度的落实，便必须重视人事档案工作的完善，从而给工资制定以及工资的发放提供依据。医院改革发展的时候，需要在做好人事档案管理的情况下，根据实际情况来发放具体的工资。其次，人事档案管理工作的进行，能够给医院职工选择提供数据方面的依据。人事部门选拔相关人才的时候，需要做好人事档案的查阅工作，通过了解员工的个人信息，全面地了解其工作经历，分析出其成长特点，给医院人才选拔更好地进行提供帮助。就当前而言，我国医疗行业竞争压力比较大，医院想要进行优秀人才的选拔，便必须将人事档案数据信息的作用发挥出来，做好人才的选拔。最后，人事档案管理本身便是医院进行职称评定的重要依据，为了激发医院工作人员的工作积极性，让其职称评定和职位晋升更加的公平公正。

二、当前医院人事档案管理存在的主要问题

随着社会经济的发展，医院也逐步地认识到了人事档案管理的重要性和做好人事档案管理的意义，但是就当前来说医院人事档案管理存在的问题还比较多。笔者下面主要分析了存在的问题，希望能够从问题出发采取有效措施做好人事档案管理。

（一）医院人事档案管理的相关制度比较陈旧

随着社会经济的发展和市场经济体制的完善，医院中的人才流动和人事调动进行得愈加频繁。这种情况下，医院想要跟上社会时代的发展，便必须重视先进设备的更新和优秀人才的引入。但是就当前而言，很多医院并没有对这点有一个全面的认知，这也导致了医院进行人事档案管理的时候，还是通过陈旧的手段，这也直接导致了医院人事档案管理的作用很难得到较为充分的发挥。甚至还有些医院并没有能够将人事档案和工作人员的薪酬、职位晋升、职称评定结合在一起，这也给医院人事档案管理更好地进行造成了极大的阻碍。

（二）人事档案管理的手段较为陈旧

医院进行人事档案管理的时候，往往会涉及员工的一些个人隐私，因为其内容比较的特殊，这也让人事档案比较的神秘。但是现在很多医院人事档案管理人员对于这点并没有一个明确的认知，甚至医院并没有指派专门的人员对其进行专项的管理，这也导致了医院在评价员工工作的时候，比较重视近期的评价，这种评价方式很难客观、公正和全面。此外，现在很多医院使用的人事档案管理模式还比较落后，这种方式很难跟上当前科技和时代发展的需要，并且随着医院运营的不断进行，人事档案数量也会有明显的增加，这种情况下，若是还是通过传统的手段进行档案管理，很容易导致档案管理出现混乱，甚至可能会出现人事档案丢失和损坏的情况，这些情况的存在都会给医院的发展和进步造成极大的阻碍。

（三）医院管理人员档案管理的理念比较欠缺

随着社会经济的发展，医院也更加重视管理人员作用的发挥，但是很多医院中人事档案管理的人才还是比较的欠缺，即便是那些专业经验比较丰富的管理人才进行人事档案管理，也会由于档案数量过多而导致很难下手[2]。这种情况下，医院领导管理的时候，必须重视信息化管理技术的引入，通过信息化技术代替以往的手工编辑、检索等一些比较老旧的管理方式，这样不但能够减轻人事档案管理人员的工作负担和工作量，也能够降低人事档案管理工作开展的难度。

（四）人事档案本身的完整性和真实性比较差

医院进行人事档案管理的时候，人事档案会将人员的经历详细地记载下来，这种情况下，信息来源渠道往往比较的宽泛，并且时间跨度也往往比较大，长此以往，人事档案的完整性和真实性往往没有保证。并且，很多最初人事档案往往是医院填写的，这种情况下，医院的人事档案往往不够规范，很难保证人事档案能够将人员的资料全面、客观地记录下来，这种情况下，医院人事档案管理的作用很难得到全面的发挥。

三、新时期医院做好人事档案管理的策略分析

新时期医院必须对人事档案管理有一个正确的认知，只有这样才可能从实际情况出发采取有效的措施做好人事档案管理，将人事档案管理的作用更好地发挥出来。笔者下文主要分析了新时期医院做好人事档案管理的策略，希望能够推动医院更好的发展。

（一）医院必须做好人事档案管理制度建设

医院进行人事档案管理的时候，不但包含了管理的内容，也包含了档案搜集的部分[3]。所以，医院进行档案搜集的时候需要进行管理制度的建立，保证搜集到的档案信息资源真正的完善和健全。并且，档案管理人员也需要将自己的作用发挥出来，重视和各个部门之间的沟通和交流，避免出现遗漏的情况。在工作的过程中，还必须将多种渠道运用进来，帮助全体员工增加档案管理方面的意识，确保其能够较为积极地配合档案搜集工作的开展，从而给档案管理工作更加顺利地进行奠定基础。

（二）做好人事档案管理信息化建设

随着社会经济的发展，信息化技术也有了极大的进步，人们也更加重视信息化建设，信息化技术也逐步地运用到了各个行业中去，信息化技术具有快捷性、及时性和动态性的特点，其应用也推动了各个行业更好的发展。医院想要做好人事档案管理，除了人事档案管理人员必须提高自身的管理意识，还必须将信息化技术合理地运用进来。人事档案信息化建设的进行也在一定程度上提高了对于人事档案管理的相关要求，要求其做好档案管理工作的同时，提高自身的信息素养。在实际人事档案管理的时候，必须从下面几点出发开展相关的工作。首先，人事档案管理人员必须具备努力进取的学习态度，主动积极地学习信息化技术，保证信息化技术能够得到合理的利用。其次，医院人事档案管理人员本身的管理意识需要出色，在管理工作开展的时候，需要真正地做到以人为本，只有这样才能够将人事档案管理和其他管理工作结合在一起，将人事档案管理人员的工作积极性和责任心激发出来。最后，人事档案管理人员也必须认识到人事档案工作开展很难做到一蹴而就，而是需要从实际情况出发，逐步地做好信息化建设，在提高医院人事档案管理效率的同时提高其管理的质量。

（三）帮助人事档案管理人员提高其职业素养

医院进行人事档案管理的时候，管理工作的核心是档案管理人员，所以档案管理人员本身的综合素质和职业素养会直接决定医院人事档案管理的水准。而当前，我国很多医院人事档案管理人员本身的素养无法跟上人事档案管理的需求，这种情况下，医院必须认识到人事档案管理人员素质培养的重要性。并且医院也必须主动积极地采取有效措施转变人事档案管理的情况[4]。以往很多医院人事档案管理人员都是其他科室兼任的，其专业素质比较差，这种情况下，医院必须将兼职转变成为专职，增加相关工作人员的数量，采取有效的措施提高医院档案管理工作开展的高度，这样能够让医院人事档案管理工作进行得更加专业和规范。对于当前的实际情况，医院也必须认识到人才培养的重要性，除了鼓励档案管理人员进行自学，也应该给其参与到培训中去的机会，除了需要重视其专业素养的提高，还必须重视其法治意识的培养，帮助管理人员真正地认识到人事档案管理工作开展的重要性，进行正确人事档案管理思想的树立，确保人事档案管理工作能够正常地进行。

（四）做好人事档案资料的搜集和更新工作

医院进行人事档案管理的时候，必须将档案的作用发挥出来，比如在提干、加薪以及评职称上将人事档案的作用发挥出来[5]。通过分析当前国内医院人事档案的实际运用情况可以发现，很多医院并没有真正地认识到这点的重要性。所以，医院进行考核的时候，必须将人事档案资料数据的作用发挥出来，由于当前档案内容比较片面，很难将员工本身的素质和能力全面地反映出来，所以医院必须做好资料搜集工作，确保资料的全面性，只有这样才能够给档案资料作用的发挥奠定基础。

结语

随着社会经济的发展，医院也逐步地认识到了人事档案管理的重要性，信息技术的进步要求医院进行人事档案管理的时候也应该逐步地向着信息化的发现和趋势发展，做好人事档案管理，只有这样才可能将人力资源管理的作用真正地发挥出来，帮助医院合理地配置其人力资源，将员工的作用发挥出来，给医院更加和谐稳定的发展奠定基础。