浅析人事工作信息化管理

丁正儒

（郑州工商学院，河南 郑州 451400）

目前高校人事管理工作的特点是繁琐、重复性。在信息时代，计算机和信息技术的发展日益成熟。人事管理工作已经不仅仅满足于表格的填写和整理，因此对高校人事工作信息化管理的需求就更加迫切。人事管理信息化不仅提供人事管理的效率，同时还能更好地服务于教职工，给予教职工“家”的感觉。

一、高校人事管理信息化的必要性

（一）加强管理层对管理信息化的认识

要想推动高校人事管理信息化，各高校应树立信息化的管理理念，增强信息化的意识，主动与新时代接轨，这是基本前提。高校工作由原来单一的信息数据的采集和汇总，到今天要对信息量处理与加工的同时，也要对数据进行分析。数据的分析是为了给学校提供发展计划和相关政策的重要依据，信息是否能够及时快速地接收并且准确的处理，是关系到高校的教学、师资、招生等发展的大势。在新时代背景下，高校管理层应遵循科学发展观，要转换观念，接受新事物的同时也要充分意识到加强人事管理信息化的必要性。在学校条件允许的情况下，学校应大力加强政策倾斜，与资金和人力等方面的投入。人事部门也要积极配合，充分发挥自己的积极性和主动性。

（二）提高人事管理人员的技术和素质

高校人事工作中，人事信息数据比较繁琐和复杂。人事部门都有自己的数据库，要将自己的数据库导入到管理系统中，才能更好地实现信息化管理。高校人事工作者一般为人力资源管理等专业，只是熟悉人事方面的政策和法规，对于数据分析工具不会运用。管理系统的引进，这不仅要求人事工作人员只是会简单维护数据库，还要学习操作系统，人事专员要主动学习系统，不能仅仅停留在只是简单维护系统和简单操作系统，还是要进行对系统深层次的运用。在人事管理信息化进程中，信息系统只是管理者的辅助工具，一切决定性因素还是靠人。管理者不是一流的，那么就没有一流的信息化管理水平，也就不能发挥信息系统的价值。因此，我们要结合自己实际情况和信息化建设的要求，提高认识管理信息化水平。要加强人事管理人员有计划地开展信息化知识的学习和技能的培训，同时还要做好相关部门人员的培训，努力建设一支技术过硬、高效管理、有着良好作风的信息化人才队伍。

（三）建立人事信息化管理制度

人事工作要求比较严格，具有服务、保密等特点。因此，人事工作要有从各方面完善的制度，来保证人事工作的顺利开展。特别是要建立完善的人事信息化建设制度，实行全校教师队伍的信息管理，及时对全校教师信息进行系统维护和更新，保证数据的真实性、可靠性；人事工作信息具有服务性，要全力配合各个部门工作，要做到“首问负责制、限时办结制、服务承诺制、责任追究制”的服务工作；人事工作信息具有敏感性，为了能够稳定教职工，增强全校教职工的凝聚力。高校应该坚持以人为本，实行公平、公正、公开透明的工作管理模式，要打破传统的神秘色彩，同时还要主动接受全体教职工的监督，及时准确将信息反馈给各部门甚至包括个人。不断加强人事管理信息化工作的可信度和透明度，从而进一步促进人事工作的规范化、公开化、透明化。

（四）人事信息化工作的安全性

新时代是一个科技发达的时代。随着全校教职工信息在管理系统进行维护和更新，人事工作要保护好人员信息安全。以前，管理系统是一个封闭的管理系统平台，只有管理人员有权限，一个封闭的系统是无法真正地达到信息化。如今，随着人事工作需求不断增加，管理系统模块也在不断地增多，网络平台的开放，管理系统也不再是一个封闭的管理系统，人事管理人员下面的子账号也在不断增加。面对复杂的网络环境，安全问题随之而来。面对安全挑战，要有防患意识，定期做好系统的维护和更新，进行系统优化。一旦发生安全隐患问题，都会带来巨大的损失和威胁。

二、高校人事工作信息化管理的现状及问题

高校人事工作现在很少存在信息化管理理念，都是常规的事务性工作。比如：人员招聘、职称评审、考核、工资福利发放、人事档案管理等。面对繁重的事务性工作，其中重复性的工作太多，导致工作效率低下，使得工作没有动力和创新力，这不利于人事工作的开展。

（一）对高校人事工作信息化管理认识不足

目前，部分高校管理者对人事工作信息化的建设缺乏了解和认识，没有结合学校实际情况去考虑，或者认为人事信息化管理只是单纯Word、Excel等表格的运用，只需要有配置好的电脑就行，而忽视一些软件的应用。例如：郑州某高校人事处在2016年6月底前发放工资还是人工手工记账，每月发放工资前基本都是2到3人忙于算全校教职工工资顾不上其他事情。这种情况就导致本职的其他工作处于停止状态或者让其他同事处理，增加了其他同事的工作量。这样的工作效率不仅低下，还造成了大量的人工浪费。

（二）信息管理技术人员缺失

面对引进的管理系统，人事专员的个人能力和接受程度导致对系统管理的运用是否熟练，直接影响了人事管理信息化建设的成效，也不能充分发挥人事管理信息化的优越性。信息管理人员不懂得人事方面的事务，具体操作人员还是人事专员，受益者和执行者也是人事专员。高校人事部门都有自己的数据库，如果只是简单地进行系统维护，那么就会造成人力、设备资源的浪费，就没有必要引进管理系统。而目前高校人事管理岗位中，多数为管理岗位，缺乏信息管理专业技术人员[1]。人事岗位的管理人员通过学习懂得如何使用管理中的信息化程序，但是很难解决信息系统的维护、设备维修等专业问题。

（三）人事管理信息化制度缺失

新时代下，人事信息化的建设是如今国家信息化的一部分。要想完善国家信息化标准体系的建设，就要加快推动各高校信息化的建设，同时也要做到规范的运用就需要用法律、法规的方式来要求。只有标准化和规范化，才能明确各部门的分工以及纠纷等问题。明确制度是更好的管理应用和创新，使人事管理信息化发展得更加科学与规范。高校的人事管理中，聘任、教学、培训、晋升等都要进行全面的信息化管理改革，进行信息化的管理。将高校教师的聘任、教学、进修、薪资等通过信息化形成完整的数据库，有助于人事管理者对每一位教职工进行合理的考核及评估，有助于科学地进行人事管理活动。因此，高校应形成能贯穿于教职工工作周期的科学的信息化制度。

三、推动高校人事工作信息化管理的建议

（一）提高对人事信息化工作的认识

高校应在全校范围内提高对信息化工作的认识程度，尤其是人事工作的信息化。思想上认识不足，忽略互联网技术支持是高校人事工作信息化发展的第一道阻碍。高校应首先顺应时代的发展，在思想上提高对人事信息化的认识程度。完善学校人员信息库，建立起高效的信息服务网络系统，让信息化服务于整个高校人事管理工作中，贯穿于高校内各个部门[2]。从管理层到被管理层逐渐适用并接受信息化的管理理念及思维模式，逐渐适应信息化的管理方法，为以后信息化在高校管理中的良性有序发展，奠定思想基础。

（二）引进培养信息化管理人才

信息化的管理工作不是纸上谈兵，需要将管理理念与信息化的网络技术相结合，换句话说，需要有具备信息化知识的专业人员参与。高校在信息化的人事管理发展中，需要引进专业技术人员，精通计算机硬件及网络信息系统的人才做技术支撑。信息化专业人员地引进不仅有助于快速构建校园信息化网络，同时可以由专业人员对内部管理人员及教职工群体进行信息化培训。信息化的管理是从上而下的完整的信息链，仅有管理思维及管理方法不足以实现，需要群体有效的接受，才能形成完整的信息化管理体系。信息化人才引进有助于将信息化的培训贯穿于整个人事群体中，使管理者和被管理者都能理解并快速掌握信息化的人事管理方式。

（三）借助计算机智能推动高校人事管理信息化制度发展

人事工作的信息化管理只有理念与技术很难实现，需要计算机智能的支撑。高校应建立包括教师职称晋升聘任、教师聘期考核、人才招聘与引进、社保工作、薪酬等工作在内的信息化人事管理制度，以便于全面掌握教师年龄、身份证号、学历、职称、职务、科研成果、论文等信息[2]。同时，在上述若干信息化的人事管理中，信息技术可以有效记录下关于考核、薪资、科研等原始数据。高校可以利用信息技术统计出的数据，对人事群体任职、科研、薪资、培训、教学等进行数据统计及分析。这些数据要想进行科学有效的分析，作出科学的培养决策，需要借助计算机智能及信息化手段。因此，高校人事管理的信息化离不开计算机智能的辅助，高校需要引进并积极构建计算机及网络技术平台[3]，从而为人事信息化的管理奠定技术支撑，为高校在人才培养上提供科学决策，师资培养有效的数据指导。

（四）加强培训与学习，提升员工信息化水平

信息化技术的引入不足以支撑高校信息化的长久发展，需要全体人员的配合。因此，高校在构建信息化认识管理体制的前提下，需要加强对员工的信息化知识技能的培训，提升员工的信息化工作能力[4]。社会在不断地发展，信息化技术也在不断地发展，信息化的管理也需要不断地发展与进步。一方面，随着信息化的发展，高校信息化硬件及软件技术应随之不断更新；另一方面，使用信息化技术的管理层及全校教职员工也应依据不断更新的信息技术，参与信息化的培训，以适应信息化的更新发展与信息化管理水平的不断进步。

四、结束语

高校人事管理信息化建设，不仅可以给人事工作带来便利，同时更好地配合各部门工作；人事管理信息化使全校工作得到了进一步的提高和快速化，也保证了数据的真实性和安全性。同时保证人事工作的严谨性，杜绝了人为因素的干扰，不仅简化了其他部门对人事部门办事流程，也降低人力使用率和工作强度。事实证明：人事管理信息化能够为高校管理者快速提供全面、真实的数据，为高校的决策和了解人事动态提供了重要依据。人事信息化管理是新时代高校信息化建设不可缺少的部分，也必将影响着高校的全面发展。