民营加工制造企业存货管理存在的问题及改进对策

张海洋

摘要：社会主义市场经济体制深入改革阶段，国内民营中小企业不断蓬勃发展，成为国民经济的重要组成部分。对于民营加工制造企业而言，存货占用企业大量资金，也是企业资产的重要组成部分，民营企业若不能对存货进行充分利用、合理管理、定期盘点，会出现账实不符的现象，不利于企业的管理。同时，民营企业普遍存在着存货管理制度不健全、内部控制不够完善、无计划无监管、信息无法及时共享反馈等问题，给企业带来很大的经济损失。基于此，本文分析了中小民营企业存货管理现状及存在的问题，并提出针对性解决对策，以供相关企业参考。

关键词：民营企业;存货管理;问题;对策

一、民营加工制造企业存货管理的现状及重要性

（一）民营加工制造企业存货管理现状

存货是指企业在日常活动中为销售而持有的产成品、以及在制造过程中或者提供劳务过程中消耗的物料。

加工制造企业存货由于其类别型号种类繁多，且流动性大，增加了企业在存货管理中的难度，一些中小民营企业忽视对存货的管理，不能定期检测存货盘盈、盘亏情况，使企业存货账簿与实际库存不符，导致会计信息失真。不但会影响企业管理者的决策，还会导致存货在保管和使用过程中的浪费、丢失，给企业带来直接经济损失，进而增加企业的运营成本，最终导致企业资金不能正常运转。

（二）民营加工制造企业存货管理的重要性

1.有利于增强民营企业竞争力，提高资金使用率

存货在民营企业资产中占比较大，因此企业势必采取一系列相应措施来加强存货的管理。企业存货种类繁多且流动性大，通过存货管理能有效地加速企业资金的周转，提高资本的利用率。

2.有利于降低企业经营成本及风险

一方面，有效的存货管理可防止物料闲置，针对不同物料特性采取相应的保管方法，如对容易风化、生锈、破碎及需特殊保管的物品可根据需求少量多次购进;另一方面，拥有一定数量的库存有助于纠正供需失衡，确保企业按时、快速交货，避免因库存缺货或供货延迟给企业带来经济损失。

3.有利于企业管理者进行决策分析

由于存货在企业资产中流动性较差，又在企业运营资本中占很大的比重，不但是企业资金运作情况的晴雨表，还直接影响企业盈利情况。因此只有对存货进行完善的信息管理，才能在此基础上进行决策分析，最终提高经济效益，实现企业长期持续发展。

二、民营加工制造企业存货管理存在的问题

（一）内部控制不够完善，岗位设置存在漏洞

存货的流转主要在采购、存储、发出三个阶段，很多民营企业在这三个阶段都存在内部控制不完善的问题，为了减少人员开支，很多岗位由一人兼任，缺乏必要的制约和监督，没有做到不相容的岗位相分离，容易出现徇私舞弊的现象。例如：有的企业库房管理员、采购订货员甚至销售开单员多个岗位都由一人兼任。这样违反岗位制约原則，不但为员工的徇私舞弊创造了条件，又在没有任何监督机制的情况下，订单采购、实际入库和销售开单都由一人完成，很难发现并及时更正工作中的错误。

（二）采购计划制定不合理，监管体系不健全

制定采购计划和有效的采购管理是加工制造企业库存管理的重要控制环节。有效的采购管理是企业正常生产的可靠保障。但是，由于存货在存储环节信息提供不及时或信息不准确，各部门之间不能及时有效沟通，使得很多中小民营企业在制定采购计划时缺少可靠依据，只能凭借以往经验人为主观判断。一方面，会造成采购量过大形成大量库存，短期内无法消耗，形成长期库存，而中小民营企业普遍存在融资难、成本高，这给企业生存带来很大压力;另一方面，存货量不足保障不了企业正常生产经营，不仅影响企业销售计划还会错失很多市场机会，甚至还会因无法供货而违约，给企业带来巨大的经济损失。中小民营企业在存货采购的申请、审批及采购价格、批量上都存在监管不严的现象。

（三）会计核算不准确，仓库管理制度不完善

第一，一些仓库管理人员存在工作不认真负责，对企业存货的管理没有严格按照库房管理规定执行，甚至没有按照不同的规格型号进行分别管理，很多商品混杂在一起无法区分，还有一些商品重复建卡，出入库单位不统一，不定期检测盘点实物，使得存货账簿与实物不符，库存账簿信息失真，无法提供有效的会计信息。

第二，在使用生产器具、工具上没有建立完善的领用制度，有的工具、器具已经无法使用可还在账簿中记载，没有及时摊销成本，使存货价值不真实，存在偏差;还有的员工在使用企业工具、器具时随意领用不及时归还，造成存货的丢失。

第三，在仓库管理过程中，因库房场地狭小使货品堆积混乱无序，很多商品存放不合理、不科学，不利于存货的保存，更不便于存货的盘点和使用，使企业生产效率低下，还会因保管不善给企业带来直接经济损失。

第四，财务部门很少针对存货计提减值准备，存货计价没有按成本与可变现净值孰低计量，导致会计核算不准确，从而造成财务报告中与存货和营业成本相关的数据存在差异，进而影响决策判断。

（四）存货管理人员素质有待提高

现中小民营企业中家族企业占很大一部分，很多家族企业成员没有掌握专业的企业管理知识，大多数企业高管对存货管理不够重视，只单一地认为物资不丢失就尽到了仓库管理人员的责任，多数家族企业只聘请自己信任的家庭成员进行存货看管，并未对其进行岗位培训，缺乏存货管理专业知识，使得企业存货管理比较混乱，不能定期盘点，造成存货积压、损耗或部分存货供应不及时，不但使企业生产效率低下，还为成本核算工作带来很大困难。

（五）库存信息化建设落后

目前，中小民营企业没有建设高效的信息化管理系统，仍坚持传统的存货管理模式，不具备现代技术手段。大多数中小民营企业通常手工记账，仅记录存货的收货、发货和库存的数量，其他存货信息不完整;有的企业虽然开始使用信息化管理软件，但由于版本较低，信息数据的更新无法及时与企业其他各部门共享，不能及时准确地掌握存货信息，信息滞后会导致会计数据与实际库存水平不一致，难以及时掌握库存情况，导致财务报表不能准确地反映企业资产的真实状况。

三、加强民营加工制造企业存货管理的对策

（一）完善存货管理内部控制体系，不相容岗位职务分离

1.树立存货管理理念，规范存货管理制度

良好的内部控制影响着企业的正常有序经营。尤其是民营加工制造企业的存货管理，涉及生产环节多，接触物料的人员复杂，企业存货内部控制体系有待完善。必须树立科学的存货管理理念，加强对企业存货的内部控制和管理，防范存货业务中的差错和舞弊，保护存货的安全、完整，提高存货运营效率，加强成本核算控制，防范产品成本失真，提高成本管理水平。制定各部门针对存货管理的相关职责，确定岗位分工、授权审批制度及存货管理内控的程序。例如：存货取得、验收与入库内控程序、仓储与保管内控程序、存货领用、发出与处置内控程序、存货监督与检查等。

2.规范岗位责任，不相容职务相分离

企业应当建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。例如：库房进出库管理人员应与审批人分开;实物检验和储存应与采购分开;物料批准和交付应与库房保管人分开;库房盘点维护应由保管人、会计和其他人员共同进行。做好各自职责的同时起到岗位间的监督和制约作用。企业尽量聘请素质较高的库房管理人员，定期进行系统的岗位培训，不断提高业务素质和职业道德水平。除库房管理员外应限制其他人员接近企业存货，无特殊审批程序不得进行物资的收发工作。物资的保管与盘点更应职责分离，并由财务部门牵头安排定期或不定期的实物检查盘点工作，以确保账物的一致性。企业还要对存货管理制度的执行情况进行检查，发现漏洞及时纠正，根据企业的实际情况对存货管理的流程进行调整完善，使存货管理制度更具操作性。

（二）加强存货采购管理

1.提升采购人员业务水平

采购计划员要充分了解企业生产流程及销售订单情况，掌握基本材料耗用情况，综合考虑后确定合理的采购间隔期以及材料的存货量，进而确定采购的日期和数量。在采购前对现有库存数量及状态进行充分评估，依据存货管理系统预测材料需求量并计算安全库存水平和经济采购批量，作出科学合理的存货采购计划，降低库存或实现零库存。

2.规范采购行为，增加采购的透明度

企业应制定采购管理制度，一方面，可设置多人询价原则，向多家供应商发出询价单，获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件等，收集各类信息同时货比多家，报总经理审批，最终确定价格最低、质量最优的供应商;另一方面，对于大宗原材料批次进货在万元以上的要按照招投标管理办法确定供货单位。有效地控制了采购成本，确保生产的正常运行，加速资金周转的同时提高了资金的使用效率。

（三）强化存货会计核算水平，完善仓库管理制度

1.加强存货管理建立统一编码

仓库管理人员在实际工作中应严格遵循库房管理制度，建立仓库管理员负责制度，尤其对仓库物资要建立账卡统一编码，应按材料名称及规格型号不同，建立卡片准确标识编码，存卡应逐笔登记材料的入库、出库、库存，各项内容应填写齐全、准确。将企业所有存货分门别类进行区别，根据存货用途或性质不同划分区域分别存放，标志明显，易于存取和保管。

2.开展存货的定期盘点工作

将所有货品进行盘点，规范存货的名称、规格型号、计量单位等信息，通过查清盘点实际库存量及货物的可使用情况，比较实物与账、卡之间存在的差异，最终查明存货发生盈亏的真正原因，是否有超过储存期限的存货，达到账、物、卡三者相符。

3.根据存货库龄分析计提跌价准备

仓库部门和财务部门必须根据实物盘点的结果分析库存的库龄。因存货损坏、报废或售价低于成本而无法收回的存货价值部分，将存货成本与可变现价值进行比较，按熟低原则计提减值准备，经相关部门审批后，方可进行会计处理，确保会计信息的真实有效。

4.ABC控制法的合理运用

存货实行分区分类管理，可以采用效率较高的ABC控制法，一是对金额高的A类物资，作为重点加强管理与控制，采用定期订货控制法，对库存量进行定期盘点，根据需求预测并准确计算每次订货量，尽可能使库存处于较低水平，确保不断料的同时降低保险储备量。二是对B类非重要材料实行常规控制，确定经济订货量和储备定额。将存货分清主次就可避免将精力集中在大量非重要材料上，而疏忽了对重要材料的控制。三是C类物资品种数量繁多，但价值不大，可以适当增加每次订货数量，减少全年的订货次数，实行简化管理。ABC控制法可降低存货库存量，加速资金的周转。另外，对于危险品或特殊品要做特殊管理，避免因管理不善对企业的安全生产带来风险。

（四）提升存货管理人员的综合素质

1.提升岗位聘任要求

企业的决策者应提高对存货管理人员岗位的重视，不可只凭信任聘请毫无专业知识、不能熟练掌握信息化管理软件的人员。企业应根据自身岗位需要，聘请符合条件有一定文化水平、一定专业技能的仓库管理人员。对有专业存货管理知识，能够熟练操作信息化管理软件，又对企业存货商品有一定了解，有工作经验的人员可优先考虑。

2.加强存货管理人员培训

存货管理岗位对企业生存及发展起到至关重要的作用，企业不但要对其进行岗前培训，还要结合人员素质及企业发展需要定期组织培训，不断提高存货管理人员的专业素质和业务能力。例如：成本管理课程、仓库管理课程、采购管理课程等，注重结合企业实际情况，根据企业存货重要等级进行分别管控。最终通过多种手段在确保正常生产经营的前提下，降低存货占用企业大量资金。

3.实现存货管理全员参与

公司管理层除了优化库存管理外，还需要转变经营理念，注重库存控制和管理。他还应该让公司的采购、仓库、财务、生产和销售部门参与库存管理，并分享库存管理的相关信息。通过整合内部资源信息来提高库存管理效率。在整合过程中，将库存管理理念贯彻到每一位员工身上，使公司全体员工参与库存管理，营造良好的库存管理氛围。

（五）加强民营企业存货管理信息化建设

中小型民营企业库存管理的一个普遍问题是信息化管理相对落后。在信息技术迅速发展的今天，传统的库存管理模式已不能满足当今企业的业务需求。为提高库存管理效率，鼓励企业采用ERP等先进管理模式实施库存管理信息化，利用ERP对人、财、物、供、产、销进行全面、科学、高效的集中管理。要最大限度地阻断漏洞，减少库存。管理人员可以随时跟踪业务运营的每个阶段并发现存在的问题。企业管理形成动态系统，减少原有业务流程的随机性，增强标准化程度。使用软件进行专项库存管理，不仅为企业节省了人力资源，而且保证了库存数量的可靠性和准确性，保证了企业生产和销售的正常运行。同时，中小企业不同部门实时共享庫存信息，让各部门无缝对接数据，通过科学的库存管理降低企业成本和产品价格，从而提升企业在市场中的核心竞争力。

四、结束语

存货管理对于提高民营加工制造企业整体管理水平至关重要，存货占企业资产比重较大，又关系到采购、生产、销售、预算、成本多个部门各个环节，存货管理不善必将影响企业的经营能力。民营企业应充分提高对存货管理的重视程度，提升存货管理人员的综合素养，依靠行业和企业自身特点，不断建立并完善存货内控制度，通过建立信息化管理系统，提高企业存货管理水平，进而促进企业持续健康发展，强化在市场中的核心竞争力。

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