如何推进单位档案的规范化管理

郑玮

（黑河市口岸服务中心，黑龙江 黑河 164399）

档案规范化管理有利于提高档案管理的公共服务性，保障了档案管理的安全性与有序性，为推进的档案管理的规范化和标准化工作，单位还需要通过档案管理现状的调查分析，及时发现档案管理存在的问题，并通过制定具体策略措施解决档案管理问题，为档案规范化管理工作的顺利开展，提供强大的支持，进而更好地服务于国家机关和社会群众。本文对此简要阐述如下。

一、当前档案管理工作存在的问题

（一）档案管理工作被忽视

单位档案管理工作已经实现了标准的工作流程的制定，单位也在档案管理制度的约束下，有条不紊地进行着档案管理工作，但是受单位的发展限制，档案管理的实施力度还不够强，直接影响了对档案规范化管理工作的推进，例如：编制短缺人员稀少、专业素质要求高匹配人才不足、档案管理设备软件更新不及时等，使档案规范化管理工作处于迟步不前地状态。

（二）档案规范化管理制度缺失

虽然已经设立了标准的档案管理工作制度，但是在档案规范化管理的实施过程中，还是存在着较多方面档案规范化管理制度的缺失，例如：档案管理工作的管理人员考核制度、管理人员考核标准等，没有深化各项档案管理工作流程的详细内容，使档案管理工作外表光鲜，实则内部空如蚁噬，档案规范化管理制度的缺失，直接导致了档案管理工作人员的工作态度散漫，工作质量粗陋，严重阻碍了档案规范化管理工作的有效开展。

（三）档案规范化管理缺乏专业人才

由于单位编制限制的特殊性，对档案管理工作人员的综合素质要求比较高，使得档案管理人员的专业知识，不止受限于档案管理专业技术，还受限于工作环境、多部门联合工作能力、政治觉悟等多方面因素，导致了档案管理专业人员配备不齐，档案管理岗位人员身兼多职等现象发生，严重影响了档案规范化管理工作的推进工作，与此同时单位档案管理工作的职位调动现象也时有发生，造成了新的管理人员在与管理工作职位对接时，因档案管理工作经验不足，工作流程生疏，档案管理制度不熟悉等情况，造成档案管理工作失误或工作缺陷，为档案管理工作埋下了安全隐患，严重阻碍了档案管理工作规范化进程的推进。

（四）档案管理的设施落后

由于单位领导对资金分配的自顾不暇，往往会忽视一些自认为相对不够重要的工作，从而使得档案管理信息化建设投入的资金过少，档案管理设备配备不齐全的情况发生，导致档案管理工作人员工作量加大，工作压力增强，例如：面对信息量庞大的档案数据，无法通过数据库进行采集与分类，只能通过传统的人工查找进行整理与分类；安全防护技术落后，导致档案资料出现破损或丢失等。档案管理设施的落后，直接导致了信息化建设的不完善，给档案规范化管理工作的顺利开展带来了负面阻碍。

（五）档案规范化管理法律意识的缺失

档案管理内容不仅包含档案资源，还包含档案管理法律法规，部分单位缺乏对管理人员进行法律知识普及，造成管理人员不能充分掌握档案管理的法律规范，管理人员缺乏法律思想和法律意识，没有充分保障档案资源的安全性，管理人员档案规范化管理法律意识的缺失，极易间接导致档案规范化管理的工作效率下降的情况发生。

二、建设单位档案管理规范化的有效措施

（一）提高单位对档案规范化管理工作的重视

单位对档案规范化管理工作提供着人力、物力、资金等方面的支持，是档案规范化管理工作的动力来源，只有单位领导对档案规范化管理予以重视，才能使信息化建设工作在档案管理工作中顺利开展，从而将档案管理工作完成得更加规范化，在加强档案管理的规范化工作过程中，单位对档案管理重视的提高，有利于档案管理工作前进方向的积极倡导，，使档案管理人员充分认识到档案规范化管理工作的未来发展趋势，以积极的工作热情和严谨的工作状态投入到档案管理的规范化建设中，在单位领导人员的鞭策下，恪守档案管理规章制度，以专业的档案管理技术水准，胜任档案规范化管理工作，从而推进档案管理工作规范化工作流程。

（二）提升档案规范化管理人员的综合素质

档案管理人员参与全程单位档案管理工作，档案管理人员的综合素质直接关系到单位档案管理工作进度与工作效率，进而影响单位档案管理的工作质量，档案管理人员的综合素质包括：信息化建设的专业工作技能、人员调配后的尽职尽责工作认知、管理档案软件的维护技能、档案管理安全性法律意识等，单位在管理专业技能方面，要积极开展档案管理人员培训工作，不断提高信息化软件等设施操作技能，提高档案管理专业知识储备，汲取档案管理工作经验，与此同时注重对档案管理人员综合素质的培养，普及档案管理法律法规等，维护好档案材料的保密工作，确保档案规范化管理的安全性与稳定性。

（三）健全档案规范化管理制度

单位内部管理工作中需要根据档案资料信息、社会群体类别、各相关单位关联等环境因素的实际情况，健全单位档案规范化管理制度，单位只有将档案管理进行系统化的统筹管理，才能构建更加规范化的单位档案管理体系，实现单位档案信息化建设的目标，进而充分利用单位档案管理软件进行档案资源的收集以及档案信息的完善，例如：互联网大数据技术，单位档案管理工作人员，通过计算机软件统一筛选档案管理信息，整合档案管理资源，通过科学规范化的统筹管理档案信息资料，实现人工转变成智能的动态化管理体系。档案规范化管理制度的健全，将档案管理工作从传统的人工模式，过度到了系统化管理模式，严格的档案管理考核制度，有利于档案管理人员恪尽职守，提高了档案管理工作各环节的工作质量以及工作效率。

（四）重视调动档案管理工作的主动性

单位应贯彻“科技以人为本”的理念，在档案规范化管理工作的过程中，营造积极主动的档案管理工作热情，促进单位内控体系的建设良性发展，单位领导应具备敏锐的观察能力，发掘档案管理工作人员在档案管理制度的制约下，职位上的匹配程度、专业技能的操作进度以及工作上的不良情绪等，单位领导通过及时的沟通问题，进而采取有效的解决办法，做到从基层上引导档案管理工作人员主动开展档案管理工作，以此来推进档案规范化管理的工作进度。

（五）全面落实档案宣传工作和档案整合管理工作

单位对档案管理的宣传教育工作是一项长久的工作，对推动以及维护档案管理的规范化进程起到鞭策的作用，对档案管理工作人员安全保密工作起到警醒的作用，通过单位对档案宣传工作的落实，逐渐形成了良好的档案管理工作氛围，档案管理工作人员严于律己，档案管理工作积极主动性提高，当档案管理工作中出现问题的时候能够自纠自查，为解决问题提供了良好的认知基础。在档案宣传工作进行基础教育的鞭策下，档案规范化的整合管理也是解决单位档案管理工作问题的重要举措，例如：档案资料重新组卷，通过发掘档案资料的关联，将档案资料缺失页码和目录重新编制；档案资料分类整理，按照档案资料的重要性、档案资料的类型、档案资料的归档年限等。通过档案整合管理工作进行更为规范化的档案管理，进而提高单位档案管理工作的工作效率，为提升后期档案资料的利用率打下了坚实的信息基础。

结语：档案管理工作在任何单位中都占据着无可取代的重要地位，档案规范化管理工作的推进，不仅为单位提供着优良的档案资料参考，也为单位内控制度的实施提供了雄厚的质量根基，带动了单位的经济发展，就目前单位档案管理的现状而言，档案管理体系还有待完善，为推进规范化的档案管理工作，单位与时俱进的脚步还不能停歇，各界单位领导应保持重视，使档案规范化管理工作能够长期有效的顺利开展。