信息技术支持下的档案管理工作探究

付贺

摘  要：在信息时代背景下，科学技术创新升级频率变得越来越快，呈现出的价值和作用也越来越大。在如今的档案管理领域当中，信息技术发挥着越来越重要的作用，其是推动档案管理质量提升的一大核心动力。有了信息技术支持的档案管理工作与传统管理模式相比发生了天翻地覆的变化。该文将就信息技术支持下的档案管理工作进行深入的分析和探究。

关键词：信息技术   档案管理   提升策略   工作探究

中图分类号：G270.7                        文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）07（a）-0023-03

Abstract： In the context of the information age， the frequency of scientific and technological innovation and upgrading has become faster and faster， and the value and role are becoming greater and greater. In today's field of archives management， information technology is playing a more and more important role. It is a core driving force to improve the quality of archives management. The archives management supported by information technology has undergone earth shaking changes compared with the traditional management mode. This paper will deeply analyze and explore the archives management supported by information technology.

Key Words： Information technology; File management; Promotion strategy; Work exploration

纵观我国当前档案管理工作的整体情况，虽然较之前取得了很多新的成果和进步，但是，深入其中进行分析，不难发现档案管理工作还是存在着诸多的问题和弊端，未能从根源上寻找到解决路径，还是有诸多因素都在影响着档案管理作用的发挥，制约着档案管理工作的前进脚步。如何借助先进的信息技术来开展档案管理工作是当前信息管理工作必须要思考和完成好的一项重要任务。

1  国内外研究情况阐述

1.1 国外研究情况

国外对于档案管理的认知和研究相对较早，早在1937年美国历史学家就曾发表过关于企业档案管理工作方面的文章，并且详细阐述了档案管理的重要性以及档案管理和保存的方式。现阶段，国外的档案管理理论、体系以及实际工作已经变得越来越成熟和完善，特别是在信息技术迅速发展的背景下，檔案管理呈现出现代化管理趋势，但是，也遇到了新的挑战和考验。关于档案管理的信息系统和软件开发技术方面，国外在使用信息系统的广泛性以及系统呈现的功能价值都要优于国内，而且国外的硬件设备也要更为先进一些，并且国外一直都在加大对档案管理工作的重视力度，培养了一大批专业领域人才，档案管理技术得到了不断优化和进步。

1.2 国内研究情况

从当前我国档案管理工作发展实际情况来看，其正处于创新、改革和完善的关键阶段。之前很长一段时间内，我国虽然也成立了档案管理部门，并制定了各种管理制度，但实际层面上，档案管理工作并未得到该有的重视和关注。近些年，我国各类主体越来越意识到档案管理工作的重要性，也认识到了信息技术在档案管理工作中的价值。由此开始不断加大对档案管理的投入力度，积极引进和自主研发各类档案管理技术和理念，到目前为止，虽然我国的档案管理工作与西方发达国家相比还存在着一定的差距，但却也实现了非常大的进步和跨越，相信不久的将来，我国的档案管理工作质量必将实现质的飞跃[1]。

2  档案管理的重要价值和意义

2.1 档案管理是企业需要坚守和完成好的重要使命与责任

档案管理是企业必须要坚守和完成好的重要使命与责任，企业档案管理工作质量的好与坏直接影响着企业自身发展的稳定性。举例说明：在2008年北京奥运会火炬传递工作当中，航天科工档案部门全程参与了奥运会火炬的燃烧系统的研发，并且就每一次的研究工作以及研发过程进行了详细的记录，最终形成了非常详尽的档案资料。而航天科工档案部门所保留的这些资料更是成为了奥运火炬燃烧系统10项专利研发和应用的重要资料保障。还有，在2010年我国上海举办的世博会活动中，电信档案部门所提供的详尽档案资料在实际工程修建和完善过程中发挥出了非常重要的作用，有效避免了不必要的工程损失。

2.2 档案管理是确保企业和单位可持续发展的重要因素

对于任何一个企业或者单位来说，档案记录的不仅仅是客观存在的数据信息，更是企业或者单位多年发展历程的见证。深入了解和分析企业或者单位中的档案资料，可以很清楚地掌握这一个企业或者单位发展的客观规律，以及领导层做出每一项决策的参考依据。还有，在企业或者单位深化改革的过程中，档案资料是企业或者单位进行改革的重要后盾，详尽的档案资料是企业或者单位解决产权纠纷、维护职工权益等工作的重要参考依据，也是企业拟定未来发展规划的坚实基础[2]。

2.3 档案管理是企业软实力的外在呈现

衡量一个企业综合实力的两大标准，分别是软实力和硬实力。其中，企业软实力中最核心的组成部分之一便是档案管理工作。企业的档案不仅仅记录着企业的每一项决策、每一个项目的信息、每一位员工的资料，更反映着企业的成长历程，包含着企业的文化价值。这是其他任何一项工作都无法企及的，企业档案承载着的不仅仅是企业的过去，更掌握着企业的未来，企业档案拥有着非常强大的历史价值、现实价值以及未来价值。

3  影响档案管理质量的因素分析

3.1 档案管理系统存在漏洞

目前，有越来越多的企业选择使用了先进的智能化档案管理系统，这一系统的应用的确在很大程度上提高了档案管理工作的质量，但是，档案管理系统自身并不是完美的，其在实际应用过程中也暴露出了一些问题和漏洞，档案管理系统中的一些现有组件彼此之间的配合程度不是很高，而且有一部分组件是需要独立操控和运行的，这就使得在各个环节连接过程中容易出现断层的情况，进而影响到档案管理的规范程度[3]。

3.2 档案部分或者全部丢失

档案的丢失是影响档案管理效果的重要阻碍因素之一。根据相关调查和了解，发现当前有一部分企业在档案管理工作中普遍存在着档案文件部分丢失或者全部丢失的情况，导致档案文件丢失的原因不尽相同。档案资料的丢失必然会影响到档案的规范化管理。

3.3 人为因素

人为因素也是影响档案管理质量的重要原因之一。据了解，当前很多企业在档案管理工作中的人员配置存在着很大的问题，一些企业并没有认识到档案管理的重要价值，因此，安排负责企业档案管理工作的人员要求也会相对较低一些，要么是一些即将退休的员工转岗参与到档案管理工作里面来，要么是从社会上招聘一些学历比较低，经验也不是很丰富的人来负责企业的档案管理。这些人要么思想陈旧，要么能力不足，如果要依靠这些人来提高档案管理的规范性，提高档案工作的信息化水平是非常困难的。

4  信息化背景下如何提升档案管理质量

4.1 从具体业务建设着手来提升档案管理的规范化

档案的规范化管理需要落实到实际档案管理工作当中去，因此，我们需要将关注点集中到具体的业务建设工作上面，从具体业务着手来提升档案管理的规范化。关于这一点，提出以下几点建议。

4.1.1 要对档案管理人员进行严格选拔与考核

档案管理人员是档案管理工作的核心人物，档案管理人员的专业能力和综合素质直接决定着档案规范化管理的质量。因此，企业或者单位一定要严格把好档案管理人员招聘和选拔关卡，要谨慎选派档案管理工作人员，并且在实际工作当中要定期组织对档案管理人员的考核，让档案管理人员时刻能够保持足够的警惕意识和危机意识，让他们感受到上级对档案管理工作的重视，同时增强他们的责任意识，认真、踏实地做好档案管理工作。

4.1.2 创设学习与交流的平台

档案的规范化管理，需要的不仅仅是档案管理部门的单独努力和付出，其还需要企业其他部门的共同配合与协作，同时也需要更多先进理念和方式的引入。因此，企业或者单位应该创设学习与交流的平台，加强档案管理部门与企业其他部门之间的联系，要求全体员工为档案的规范化管理出谋划策。同时，企业还应该多争取与外界交流的机会，确保企业档案管理人员能够时刻保持思想理念上的先进性，与新时代、新思想、新技术接轨，将先进的档案管理方式和理念应用到实际档案管理工作当中来[4]。

4.2 建立起现代化的档案管理理念

全新的档案管理工作需求需要以先进的档案管理理念作为指导，现代化档案管理理念的应用在提升档案管理水平方面发挥着不可替代的重要作用。企业或者单位在实际档案管理工作当中，一定要重视起现代化档案管理理念的建立和引导，要在全企业或者单位内部树立起高效科学的管理理念，营造出浓厚的现代化管理氛围，将档案管理工作的被动服务态度转变为主动服务意识，将消极服务转变为积极服务，要一改传统档案管理工作的落后面貌。

4.3 构建智能化档案管理平台

构建智能化档案管理平台是新时期档案管理智能化向前发展的重要渠道。关于智能化档案管理平台，其主要是围绕档案信息基础建立起生成、存储、传输和应用4个环节，借助大数据处理技术来搭建起一个相对完善的智能化档案平台：首先，借助大数据技术清洗和筛选档案数据，针对其中的异构数据进行修改，形成统一的数据表达。其次，根据海量的信息数据资源建立起档案信息大数据资源存储库。再次，生产和采集档案信息，主要包括主管部门档案录入、个人自主信息填报以及实时数据自动更新3项内容。最后，构建档案信息共享网络平台，彻底打破档案管理工作的时空局限，实现档案信息的共享与利用[5]。

4.4 加强档案管理人员队伍建设力度

档案管理工作的智能化发展需要依靠的核心力量之一便是人力资源，优质的档案管理人员队伍是推动档案管理智能化发展的强大动力。关于加强档案管理人员队伍的建设，笔者建议采用集合数据科学、档案管理学、计算机技术与自动化等多专业交叉融合的建设模式，打破传统档案管理人员的专业限制，积极引进跨专业的文、理、工科优质人才，将诸如学习计算机专业、自动化专业、软件工程专业等理工科专业的优质人才引入到档案管理人员队伍当中来，其必然会成为档案管理智能化发展的强大助力[6-7]。

5  结语

综上所述，从当今社会发展形势来看，信息化和智能化必将成为未来档案管理工作的主流趋势。因此，企业在开展档案管理工作的过程中必须要积极引进和应用先进的信息技术，将更多先进的信息技术应用到档案管理工作当中来，保证档案管理工作的先进性，进而提升档案管理工作的效率和质量。

参考文献

[1] 张燕.新媒体时代档案记忆再生产转型研究[D].上海：上海大学，2020.

[2] 许波，谭思亮，王晋荣.基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理探析[J].科技与创新，2019（22）：114-115.

[3] 何小琴.试论新形势下事业单位档案管理与创新[J].兰台内外，2020（32）：13-15.

[4] 史真.大数据信息技术在档案管理中的运用探析[J].中外企业家，2020（8）：138.

[5] 劉芳璐.智慧档案馆的现状调研[D].哈尔滨：黑龙江大学，2019.

[6] 赵全立.运用信息技术提高档案管理工作实效[J].兰台内外，2020（14）：40-42.

[7] 李昕.新形势下档案管理工作的规范化及电子化[J].陕西档案，2019（3）：29-30.