档案信息网络化建设研究

裴晨辉

（山东省泰安市中心医院，山东 泰安 271099)

前言

网络工作的根本目的是为广大人民群众和社会服务。政府部门不断转变职能，宣传档案管理工作的重要意义，提高人民群众对档案信息网络建设的认识、认识、认识和使用。档案信息，确保档案信息功能齐全，真正进入社会。本文结合电子档案与档案信息网络的相关问题及改进方法，简要介绍其网络建设的主要方法和方法：

一、档案信息网络建设的意义

网络是一种双向主动服务方式。档案信息网络建设的发展，可以改变原有的、单一的档案收集、整理、处理和使用的管理方式，依靠和依托网络的新型信息传输方式和信息服务方式，实现主动、及时、和时空信息服务，使档案工作充分融入社会发展大环境。与其他文件不同，传统的文件管理相对分散，而且由于来源单一，很多文件资料都是独一无二的。一旦文件数据丢失，就很难找回。而且，由于传统的文件管理方式单一，数据集成性不强。数据利用率不高，检索次数也不多。在网络环境下，档案管理部门可以利用网络技术对档案信息进行管理，将全社会的档案信息虚拟地整合为一个整体资源，为社会使用提供了一个超级渠道。所有能上网的用户都可以访问自己管辖范围内的档案信息，可以在较短的时间内访问保存在不同地区、不同部门的大量档案信息。档案信息集中利用程度明显提高。这样既可以提高档案管理水平，又可以避免用户奔波于各地档案部门的痛苦，相应减少了档案部门实际使用档案的人数，从而相对减少了档案部门在提供阅览条件和安排接待人员方面存在困难与压力。

国家档案信息网络建设是一项涉及面广、投资大、周期长的管理技术工程。其建设必须遵循以下四个原则。

一是坚持系统规划的原则。一方面，确立了“一盘走全国”的思路，服从国家信息化建设领导小组统一部。调整并遵循各类信息的统一规范和网络建设标准，避免博弈的发生网络环境下的“档案信息孤岛”现象；另一方面，坚持整体理念，避免档案室和办公室独立的情况，杜绝重复建设；另一方面，要注意建设规划，做好网络建设的设计工作[1]。设定目标与实施过程的关系，坚持把长远规划放在首位，从全局到细节贯彻系统的思维和组织逻辑。

二是坚持协调发展原则。实现与社会信息需求的协调，与社会经济基础的协调。配合信息技术发展，配合国家信息化工程。

三是坚持标准开放的原则。一方面，它强调标准的制定和实施。另一方面，使系统横向兼容各种通用技术标准，为信息技术纵向发展留出空间，兼容原有标准规范。系统结构、数据规范等方面尽可能与整个信息产业保持一致。另一方面，要注重前瞻性，高起点制定和选择与档案网络建设相关的标准，避免标准频繁更新带来的损失和浪费；具有先进技术的计算机系统、网络设备和应用软件。

四是坚持安全可靠的原则。确保网上传输信息的真实性，防止非法使用，防止文件泄露。使在线数字化档案信息始终处于易于使用的状态。国家档案信息网络建设必须建立从国家档案信息网络建设领导小组到省级档案信息网络中心的多层次分工协作组织管理体系，采取一系列务实的组织管理措施。

二、档案管理信息化的基本内容

（一）实现档案信息数字化

文件管理自动化是文件管理行为现代化的决定性因素，是文件管理自动化的具体体现。档案信息数字化的所有要求都是基于这个方面的。现代化是整个档案管理信息化的基础。档案管理信息化是在计算机数字化管理的基础上完成的。主要功能包括档案自动编目与自动检索、档案业务辅助管理、计算机辅助归档、档案全文自动存储与检索、档案办公自动化、档案保护技术现代化、档案自动索引、文件综合管理、档案数据库设计与建立等。

（二）实现档案信息的网络化利用

对于互联网，我们可以把它看成一个非常大的信息市场。存档信息是该信息的一部分。档案信息数据库是互联网信息数据库的重要组成部分和扩展。档案信息的数字化管理也是各种通讯线路连接的一部分。它以各个档案图书管理站点的数据库为节点，形成了世界上最大的数据库,图书库、信息库等。

档案信息使用的现代化离不开服务。过去的服务方式是面对面的服务，而现代档案服务主要是在线。这也是档案信息服务发展的必然方向。档案管理员通过网络审核出借，借款人通过网络提交借款申请。这对部门和群众来说极为方便。档案管理信息化必须贯穿整个借阅过程。借阅者无需亲临档案现场，减轻库房压力，有利于原始档案的保护。由于使用方便，必然会有更多的人借用，从而提高文件的利用率。

三、档案信息联网方式

（一）借水划船解决网络金融资源

档案信息联网就是通过网络将档案信息传递给用户，使档案信息资源实现社会共享。因此，档案信息化建设必须要有一定的资金支持。在一些地方，档案部门在财力上无法单独建立网络。为了省钱，实现档案信息的网络化，需要在政府建立网站，同时利用政府力量在政府网站上占据一席之地[2]。配备开关和操作平台，省钱、省力、见效快。

（二）内外网结合

在建立档案信息网络时，档案馆应该有两套机器，即一套内网和一套外网。内网运行在局域网内，外网可以直接加入Internet。这样做可以加快档案信息化。档案馆可以集中建立档案数据库，在合法开放的档案馆直接访问互联网数据库。一旦条件成熟，就可以使用尚未向局域网开放的数据库。网络数据库转移到外部网络数据库进入互联网。二是全年可建库，数据内容将不断丰富。三是便于正确处理文件保密性和公开性的关系。

（三）数据库建设问题

档案信息数据库的建设是实现档案信息化和网络化的核心。各级档案馆要以档案数据库建设为重点，在数据库建设中应做好以下工作：

建立文件级开放目录中心；其次，建立一个未开封的归档文件级目录中心；最后，要做好现有机关档案馆的文件整合工作。在接收机关档案的同时，接收同期的档案数据库磁盘，然后按照开放档案的相关方法对档案数据库进行审查，编制开放档案目录并发送至互联网。

（四）文件访问范围

各级档案馆保存的档案来源十分广泛，有上级机关、下级机关、下级机关、本机关机关、非下属机关，也有民间单位和个人。如果每个档案馆都将档案馆保存的档案录入数据库，必然会造成大量的文件重复，其数据库的容量可想而知。因此，各级档案馆要以辖区内党政机关组建的档案馆为重点，在数据库建设中以具有地方特色的档案馆为重点。这样可以大大减少档案信息的重复，使数据库更加精致实用。

（五）原始数据库与网络数据库的连接

在上线之前，一些档案馆已经建立了数据库，但单于上线时使用的软件不同，两个数据库之间的转换有时很难实现。因此，做好两个数据库的连接是非常重要的。对此，档案部门在软件的使用上必须有所选择。一些技术含量低、不符合国家标准的软件，必须确定淘汰。国家清理档案馆确保各类档案软件能够与互联网软件统一接口[3]。只有这样，档案信息才能充满希望地联网。

四、档案网站建设

档案站点建设是档案室网络建设的第一步。档案网站建立在公共信息服务网络上，以主页的形式提供档案室的相关信息和服务，集服务窗口、中介窗口、中介窗口五项功能于一体。档案网站提供图书馆功能信息、图书馆资源信息、档案利用服务信息、档案工作信息及相关资源信息。

档案局可根据自身情况采用虚拟主机、托管、联通专线等不同技术方案，按照一定的Rennet 程序建立和维护自己的网站，采用“网站服务补充”的运营模式。档案网站建设和维护的相当一部分资金可能来自非金融投资。因此，档案网站提供的服务除了公共服务之外，还有一个“附加服务”的组成部分。档案馆可以通过提高赞助费、收取网络广告费、收取信息服务费等方式收取这些优质服务的运营成本。这笔收入弥补了财政预算之外的额外投资。减轻档案网站建设和维护资金缺口压力，有效推动公共档案网站建设的启动和可持续发展，加快档案信息网络建设进程。

档案室网站建设要始终坚持标准化。档案网站建设的相关规范包括站点设置和站点名称规范、域名规范、邮箱规范、站点信息和网页格式规范等。

一要建立全国档案信息网（或称为门户网站导航网站）。这个领先的网站直接命名为中国档案信息网[4]。龙头网站直接链接国家历史档案馆、专业档案馆和特色档案网站。省级档案信息网络门户；二是各省建立国家档案信息网省级门户网站，名称为“xx 省档案信息网”。本网站向上链接中国档案信息网龙头网站，直接向下链接全省所有档案站点，再次覆盖全国各级各类档案每个房间建立自己的档案网站，网站名称与档案室名称相同。

表征站点IP 地址的域名具有在线“品牌”的含义。档案网站现有的注册域名可谓五花八门[5]。这种情况如果不规范，将不利于档案网站的宣传，影响档案信息网络的整体形象，阻碍未来的发展。

查询全网文件信息。将我国档案网站的一级、二级域名注册为“ORGCN”较为合适，三级及以上域名按一定规则设置。

近年来，我国建立了一批档案网站。由于还处于发展初期，这些网站目标不足，内容不足，访问率低，维护不到位。因此，有必要倡导“档案在线工程”，建立领先的网站。采取行动改变现状。国外越来越多的档案馆在互联网上建立了网站，网站的质量参差不齐。

结论

综上所述，电子档案信息网络建设有待加强，电子档案管理系统的建立和完善仍有待解决。网络化档案系统需要定期更新信息，不断丰富档案分类，保证信息的准确性和检索过程的便捷性。