浅谈新时期企业人事档案管理存在的问题及对策

李艳平

（国能朔黄铁路发展有限责任公司原平分公司，山西 原平 034100）

前言

人事档案是指人事部门根据党的政策组织的文件和资料，用来控制个人数据的基本内容。企业人事档案是国家人事档案的重要组成部分。企业人事档案可以反映企业的成长过程和就业能力。人事档案的管理包括统计数据的收集、清理，编制和确定，人事部门通过这种人事档案，根据人事档案选择和培训员工。人事管理是业务人事管理的重要组成部分，改革开放以来，我国的人力资源管理发生了明显的变化。近年来，社会主义市场经济体制改革，随着这一深化和人才流动的“双向选择”，不同企业对合理的人才流动的限制。如何充分发挥服务经济社会的功能，已经成为必须努力解决的重大问题[1]。

一、企业人事档案管理的重要性

企业人事档案中收集了员工的工作技能和基本情况。员工的个人档案是企业员工的重要招工标准，这是无可争辩的。企业的人事档案管理是由人力资源来进行的，特别是在社会政治经济迅速发展的今天，为了保障个人档案的安全和保障，这也是企业间竞争多元化的原因。企业的个人档案中包含着大量重要的人才信息，是培训和选拔的重要参考框架。企业的发展和竞争力至关重要，因此，在新时期加强人事档案管理势在必行。

二、当前企业人事档案管理存在的问题

（一）对人事档案管理管理水平有待提高和工作重视程度不足

由于传统档案管理中对管理的认识不足，是片面的，使得人事档案只是静态简单的工作，没有理由花费过多的时间和精力，对人事档案知识的缺乏，档案内容和信息不全，导致管理水平低下，严重影响了企业人力资源管理的发展，专职档案数量的减少和岗位的增加，导致了档案工作的忽视，部分档案频繁变化，工作质量不理想。

进入21 世纪，社会各个领域都得到了飞速的发展，职业类型发生了变化，人力资源需求不断变化，企业发展所必需的，对企业人事档案管理提出了新的更高的要求，并满足社会和企业发展的需要，从事企业人事档案处理，必须具备良好的专业技能和资质，由于企业对档案重视不够，档案缺乏，基本上没有专业的档案管理人员，缺乏专业的档案的专业管理，档案管理和保存技术相对落后[2]。

（二）企业发展过程中缺乏人事档案意识

随着我国各类企业与日俱增，主要是全外企，中资合资和特殊项目。这些企业是非国有企业，特别是一些私营企业。在招聘员工时，求职者不需要完善完整的人事档案，这些企业往往注重其他职位的招聘，如申请人的资格或能力，而不注意以前的工作经验、个人关系。对企业的发展，候选人的诚信和犯罪记录都目光短浅。

总之，许多企业缺乏对人事档案的了解，所以不会过多地关注人事档案的管理，因为管理人员不会过多地关注人事档案，企业管理者也不会过多地关注人事档案的管理。很多企业管理员认为，人事档案管理对企业的发展并不重要。企业不重视人事档案管理，会造成重大危害[3]。一是不重视人事档案管理，就无法建立和完善人事档案管理系统。二是人事档案管理的人力物力不足。第三，不重视人力资源档案管理人员的培训，管理人员的工作水平是不平等的。上述情况不利于企业人事档案的安全。

（三）企业人事档案管理机制不能灵活性适应人事工作机制

随着市场经济体制的建立，人们的观念发生了很大的变化。企业在招聘和使用员工时更加强调个人技能，企业对劳动者的限制主要是以合同和协议为基础，一旦完成，劳动者就可以自由流动，选择更适合其工作的工作。鉴于招聘制度的变迁和人才竞争的激烈，原单位为维护公司利益而打开人事档案。因此，社会上有‘死档或存在“弃档”“人档分离”“人质档”“复制档”“假档”等现象。

企业人事档案管理意识的缺乏，导致企业人事档案管理权利责任的严重不清。许多企业没有建立人事档案管理制度，企业人事档案管理的权利和责任不明确。但是，在人力资源管理和档案管理方面存在很多问题，如:人事档案管理的多重性，存储的混乱性，最终会导致一些企业的人事档案流失，从而产生“档案拒收”的现象。

（四）企业人事档案信息拓展不全面，使用价值不高

目前，人事档案管理多沿袭计划经济时代的工作流模式，忽视了市场经济体制下人员的大量流动，只有姓名，性别，年龄，国籍，共青团党员等简单资料[4]。工作时间、文化程度、工作经验等可以反映出业绩，专业知识、技术水平、工作经验等重要资料的收集和归档不完整，尤其是专业技术性能力的缺失，职称考核和招聘信息在档案内不完整，不能全面客观地反映一个人的情况。

（五）档案管理非标准操作规程

企业人事档案管理的核心是企业人事档案的收集，处理，归档，清点，使其在企业发展中发挥更大的作用，提高对档案分类，检索，分类等的需求。企业人事档案管理能够反映企业的整体管理水平，对企业的长远发展和科学化十分重要；合理规范地管理企业档案，有利于提高企业的竞争力。

另一方面，人事档案制度存在明显缺陷。最棘手的问题是不公开文件资料，对记录对象不透明，而且当事人的知情权，没有查询自己文件的权利。文件记录的内容无法理解，即使人事档案被神秘的面纱遮盖，也有“秘密篡改人事档案”的嫌疑，剥夺当事人依法保护个人名誉和信誉的权利。另一方面，现行人事档案制度对存储和传输有严格的规定，但执行上有很多不足。例如，文件的移交程序，文件是自己保存的，所有这些都失去了文件的保密性和真实性，并检索和替换重要的信息，会造成严重的后果。

（六）档案管理信息化程度明显落后

当今社会已进入信息时代，一些发达国家和地区用电子文档替代纸质文档，通过网络实现人事档案的社会资源共享，是信息时代人事管理的一场革命。与国外档案管理的网络化相比，我国的档案管理相对落后，目前大多数用人单位的档案管理还是人工操作或纸质管理，不利于社会档案信息共享。实现档案网络管理化更有利于提高工作效率，降低管理成本。

三、新时期企业人事档案管理的建议和对策

（一）建立和完善科学合理管理模式，提升服务效能

在人事档案管理过程中，要改革适应新环境的制度，针对新任务的规章制度，建立新的，更科学，更合理，更现代化的人事档案管理制度，使人事档案工作更加系统化，规范化。档案的收集工作必须按时完成，档案评价应遵循“证据合理性”原则；档案工作要严格科学化；应根据具体情况分析查阅档案的情况；档案管理等机关不能袖手旁观，档案安全要注意，档案现代化建设要及时、准确、完整。特别是，必须及时和积极地完成新档案的收集工作。

（二）全面从严要求企业人事档案意识，提高政治素质

在缺乏人事档案知识的情况下，要提高企业对人事档案管理重要性的认识，就必须提高对人事档案重要性的进行有效宣传，由于企业档案意识的弱化，政府、社会和人力资源单位应积极开展宣传和提高认识活动。定期对企业人员进行个人档案方面的培训，对个人档案意识低下的人员进行培训，使企业和行政部门充分了解个人档案对员工和企业自身的影响。

提高政治素质加强制度建设,转变行风,改善服务。在社会主义市场经济条件下,人们的思想观念发生了很大变化,提高人的政治素质,建立和严格各项制度,用制度来规范人们的行为,层层有章可循,也是提高素质一种保障措施,形成单位与个人的制约和相互关系,相互监督。提高自觉性,主要目的还是要增强服务意识,改善服务态度,克服消极情绪,冷漠态度和行业不正之风,要注重廉洁自律与纠正不正之风结合起来,提高档案管理人员的思想觉悟,增强自觉性,懂得搞好行风建设与单位形象的关系,增强集体荣誉感,既讲行风,又讲服务,不断提高管理人员的政治素质。

（三）加强培训，提高管理人员素质

人才是企业建立和完善人事档案改革和发展的基础。加强人事档案管理，在职称宣传，选举人才，任免员工中具有重要作用。由于企业不重视人事档案的管理，对人事管理人员在工作层面上的要求不高。为提高人事档案管理水平，企业应提高人事档案管理水平，在选拔企业员工时，应选拔具有责任心，耐心和学习热情的员工。企业应投入一定的人力，物力，财力进行人事档案管理，定期对员工进行管理技能培训，提高行政人员的工作、敬业、保密水平。促进企业人事档案的发展，必须提高管理人员的素质，对档案管理人员进行职业道德和现代科学技术的培训，以适应新的条件和要求，提高项目质量和档案管理水平，更好地为项目服务。

（四）强化服务意识，提高档案利用价值

人事档案是记录员工的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。这是个人经验，随着时间的推移，如果这些数据不及时更新，个人经验就会变得不完整，不利于工人的选择，并可能导致有效信息的丢失。企业个人档案管理可以信息丰富。同时，要及时更新个人档案，扩大其使用范围。

（五）增强人事档案管理的数字化和信息化水平

加强数字化人事档案管理，修复网络，实现个人数据的条件集成，对个人信息的管理方式很多，在一定程度上，人事档案存在重叠，需要对一些已知、共通的信息进行整合和分类，首先将日常管理自动化，借助计算机进行编码进行档案的查询和传输，不仅可以省去人工操作的麻烦，而且可以提高档案的准确率和效率。其次，档案的信息内容，将共享文件的内容尽可能地转化为信息，存储在微机中，既可以优化人事档案的信息资源，提高人事档案的效率，又可以帮助企业节约人力和财产。

企业人事档案信息化是时代的要求。例如，许多企业可以大大减少工作时间，使用扫描仪，摄像机和录像机以及计算机等相关信息技术，用于存储信息的电子数据文件的人员配置，减少存储个人数据所需的行政人员人数，并通过信息技术简化文件分类和管理。

四、结语

最后，企业人力资源管理是一门信息量大，知识密集的学科。在新的环境下，人事档案管理工作面临着一系列的挑战。没有经验可借鉴，只有完善档案管理机制，提高管理人员素质，实践创新档案管理方法，才能促进档案事业和管理事业的健康发展。档案人员要解放思想，不断完善人力资源管理创新机制，充分利用人力资源管理反馈系统收集和处理各方面的信息。