档案应用管理效率提升的方法探究

刘培峰

（鄂尔多斯市中共准格尔旗委员会宣传部，内蒙古 鄂尔多斯 010300）

档案管理员加强对档案应用效率的提升，寻求有效的解决办法，是希望档案管理更加科学化，更加系统化，更加优质化，更加专业化，让档案管理跟上社会发展水平，跟上人们对档案管理的需求，促使档案管理理念不断更新，适应变化的时代和社会。档案管理并不是一朝一夕就可以完成的，而是需要管理人员投入大量的心血和精力，遵循档案管理工作的原则，运用多样化的管理技术手段，科学探讨档案管理的方法。可以说，档案管理人员任重道远。

一、档案管理实施的现实价值

档案可以将散乱的信息整理在一起，运用时间线来将内容理顺，清楚地反映一个人的学习、工作事迹，便于人们直观地了解一个人的过往，从中提炼出有效信息，得到自己所需的结论。由此可见，档案对人的影响是深远的。实施档案管理，可以为档案利用者提供服务便利，规范档案管理的行为和准则，完善档案管理的程序，让档案不因在个人手中保存而出现遗失、杂乱、分散等问题，增加档案管理和应用的负担。档案管理可以集中管理档案，然后依据档案的特点、内容等进行系统分类，方便人们在使用档案的时候，快速地找到自己需要的档案，节省大家的时间。档案管理工作是逐渐向系统性发展的，这就意味着档案管理将更加科学，划分更加合理，更能满足每一个人的需求，让档案成为人们生活、学习、工作的敲门砖。档案管理能够更好地为社会实践服务，是具有服务性的，可以依据社会的变化来调整档案管理方法，更具灵活特征，实现档案管理的安全服务、文化服务、经济服务、政治服务等目的。档案管理是国家信息系统的一部分，在某方面对国家发展起着战略意义，能够延续历史，昭示未来，做好人才服务。可以说，档案管理在现实生活中的应用，并不陌生，推动了我国档案事业的发展。

二、档案管理中存在的问题

时代的变化发展，使得人们的生活日新月异，在这样的背景下，进行档案管理，需要跟上时代发展的步伐，人们的切实需求。但是，受传统档案管理理念的影响，人们的档案管理思想存在滞后性，喜欢沿用传统的档案管理模式，遵循传统的档案管理观点与原则，没有做到与时俱进。当档案利用者需要提取档案的时候，不仅要费力费时地查找自己档案所在位置，还要面临档案可能出现损坏、丢失等情况，影响人们的体验，耽误人对档案的正常使用，使得档案管理成为工作质量下降的助推手。档案管理人员在进行档案管理的时候，存在思想不重视、工作不认真的问题，没有树立终身学习的意识，而是采取了得过且过的工作态度，致使档案管理散漫，迟迟得不到更新，档案管理方法落后，埋下了档案管理的安全隐患。档案建立之后，没有进行及时更新，导致档案处于静态状态，无法真实地反映档案的实际情况，使得档案存在不足之处，需要进一步完善档案管理的措施。档案管理过程中，要做好档案信息收集工作，节省档案信息收集的流程，使得档案管理水平得到提升，避免因为收集时间长、步骤繁多等影响档案管理的效率，激化档案管理的矛盾。除此之外，档案管理人员在进行档案管理的时候，还要做好档案安全保护工作，避免出现档案信息不合理泄露，因自然灾害、人为因素等出现档案损毁的问题，加大档案保存管理的难度。

三、档案应用管理效率提升的方法

（一）完善档案管理制度

档案管理并不是盲目开展的，而是需要一定的规则规范，确保每一位档案管理人员都能严格遵守，让档案管理人员按照一定的规章制度来进行档案管理，可以优化档案管理的现状，让档案管理更加完善。一方面，可以建立统一的档案管理制度，参考《中华人民共和国档案法》，了解如何规范档案收集、整理工作，对档案实施科学保护、有效利用，让档案更具法律参考意义，使得档案管理更加标准、更具说服力。档案管理体现一个单位的管理水平，完善档案管理体系，需要大家认识到档案管理的地位，真正形成档案管理的意识，然后开展档案管理活动，建设档案基础设施，按照年度、类别、主题等对档案进行科学分类和归档，配备相关的档案管理人员，带动档案管理的发展。完善档案管理，可以参考档案管理员的意见，从档案管理现实情况出发，制定统一的规范，明确电子档案与纸质版档案应该怎样进行保存，提出归档材料的质量要求，按照一定的分布来确定档号标识，总结档案管理的原则。可以说，完善档案管理制度，一定要从实际情况出发，发挥档案管理人员的作用和职责，明确档案管理的内容与原则，运用多样化管理手段来构建档案管理的框架。

（二）充分利用信息技术

纸质档案在应用的时候，需要专门的房间进行储存，还需要专门的设备来保护，预防纸质档案出现受潮、发霉等问题，及时地对档案进行检查和维护，无形之中增加了档案管理人员的负担。纸质档案在存储的时候，还会因为环境的变化，发生不同的变化，在面对火灾、水涝等灾害，更是没有招架的能力，面临着巨大的风险。纸质档案还存在容易丢失的问题，并且一旦丢失很难弥补。除此之外，纸质档案的保密性管理相较于电子档案来说，需要安排更多的工作人员参与进来，还要加强对档案管理人员的培训，存在环节冗杂、管理滞后等问题。信息技术的融入，让人们的生活发生了明显的变化，与传统方式有着翻天覆地的不同。档案管理人员应用信息技术来加强档案管理，可以将重要的信息传输到网上，保证数据的安全性和通用性，让档案以电子文档的方式顺利保存下来，避免出现纸质档案的问题，提高档案管理的效率。纸质档案管理过程中，会存在耗时耗力的情况，出现档案堆积的问题，在遇到人们查阅档案的时候，需要花费很多时间来寻找档案，对档案的查询并不便捷、高效。而档案管理人员使用信息技术，可以有效地解决这一问题，利用电子档案管理系统来对档案进行筛选和搜索，知道档案在系统中的分类位置，然后批量地进行档案查阅，能够有效地降低档案管理人员的查阅难度，增加档案管理的便利性。

（三）丰富档案管理设备

档案管理人员进行档案管理，应保证档案的使用寿命，尽可能地将其延长，让档案发挥最大的作用。档案管理需要专用的管理库房，并且有专门的人员负责，确保档案管理的安全性。在使用档案管理库房的时候，要确保档案管理库房内的环境符合档案存放的要求，安装防火防盗的装置，避免空气过于潮湿、存在火灾隐患等问题，需要档案管理人员定期排查，发现问题后及时解决。档案管理地区应当是专门存放档案的地方，不能存放其他无关物品，以免影响档案的查阅和使用。档案管理区域内，应该具有适当数量的柜货架，方便档案管理人员按照档案的类型、载体等对档案进行整理，按照实际需要和科学管理办法进行排序、入柜，做好档案使用记录，确保档案使用与归还的时候，能够查到相关信息。档案管理人员可以利用防虫药品来预防鼠、虫等，发现问题的时候进行科学处理，将对档案的影响降到最低。对于信息化档案，在管理的时候，要重视档案管理的网络环境建设、硬件、系统软件等设备，其中网络环境建设要做到内部服务的网与公众网的协调配合，硬件基础建设则要建设信息资源数据库，方便用户访问档案管理系统，发挥系统的安全性、存储性、数字化等特点，档案管理系统软件设备的完善，离不开数据库管理系统、操作系统等的维持，可以让档案管理人员在相关的系统应用软件下开展档案管理工作。

（四）加强管理人员培训

信息管理人员在管理档案的时候，要想提高档案管理的应用效率，就要形成不断学习的意识，将自己的成长与档案管理的成长有机地联系在一起，学习先进的档案管理技术与档案管理理念，得到思想和技能上的熏陶，然后转变自己的档案管理态度，灵活地开展档案管理工作。在实际工作中，首先要做的就是提升档案管理人员的服务意识，让档案管理人员对自己的工作特点、工作内容、工作意义等有一个清晰的认识，知道自己所处的位置有着怎样的重要性，端正档案管理人员的态度。接着，要带领档案管理人员学习现代化档案管理手段，不再局限于传统的档案管理方式与方法，而是能够利用信息技术来提高档案管理质量，在规定的时间内更加高效地完成档案管理任务。档案管理人员可以积极地与其他人员进行交流，了解其他人对档案管理的想法，综合他们的意见后提出具体的档案管理措施，也可以积极地参与培训讲座活动，在活动中汲取新的知识，了解新的技术，然后实现档案管理的飞跃。

（五）做好安全保护工作

档案在当今社会有着十分重要的作用，做好档案安全保护工作，刻不容缓，特别是对于纸质档案来说，稍有不慎，就会出现安全问题。档案管理人员在管理纸质档案的时候，要严禁档案管理室存在人员吸烟的行为，严禁存放易燃、易爆的物品，做好防霉、防虫、防强光等工作，保持档案管理室的整洁，对室内的温度、湿度等进行记录和调节，定期检查，了解电源、电器、消防装置等，杜绝档案管理安全隐患的出现。在管理档案的时候，要严格把控出入的人员，未经允许，不相关人员不得翻阅档案材料，对于需要销毁的档案，应妥善处理，不随意扔弃，更不能进行复印、传播，做好保密工作。档案管理人员在管理电子档案的时候，要安装杀毒软件并及时更新，做好数据维护、光盘档案等，定期备份数据，发现安全问题的时候及时报警，建立健全的跟踪制度，让档案管理更具效力。

总之，本文通过了解档案管理实施的现实价值，分析档案管理中存在的问题，展开了实践探索，总结了档案应用管理效率提升的方法，完善了档案管理制度；充分利用了信息技术；丰富了档案管理设备；加强了管理人员培训；做好了安全保护工作。档案管理关乎每一个人，有着重要的影响，需要档案管理人员加强对档案的管理，发挥档案应有的作用，更好地为大家服务，让档案成为人们工作、生活中必不可少的部分，推动档案管理的人性化、完善化、现代化。档案管理人员提高档案管理效率，能够集中统一地对档案进行合理管理，做好档案维护工作，满足不同人对档案的需求，使得档案管理的服务功能得到更大的提升，实现由单一到完善，由简单到复杂，由循旧到创新，由人工到智能，由封闭到开放等的跨越发展。