基于财务档案管理的问题及完善对策

符晓红

（衡东县农业广播电视学校，湖南 衡阳 421400）

具体来说，我们可以将财务档案理解为事业单位财务活动的高度浓缩，因此是其日常档案管理工作中必须要涉及到的内容。具体来说，财务档案主要包括资金档案、预算档案、财务支出往来文件、财务年度报告等内容，所以是事业单位财务活动的重要参考，之后还会影响到事业单位的发展转型。

一、现阶段事业单位财务档案管理中遇到的问题

（一）管理机制有待于优化

改革背景下，虽说事业单位内部的财务管理工作的关注度正在不断提高，但却并没有制定出科学严谨的管理机制，致使针对财务档案所开展的管理工作始终没有形成统一化的管理标准，最终拉低了这部分工作的整体效果。【1】需要明确的是，这方面的问题还体现在没有形成完善的档案管理流程之上，所以无论是档案资料的收集整理还是分析整合之后都存在诸多问题。而在出现问题之后，由于没有制定完善的追责机制，所以相关问题也很难在短时间内得到及时有效的解决，进而造成了一连串的负面影响。

（二）管理人员的专业素质有待于提高

与其他类型的档案管理工作相比，财务档案管理需要相关负责人员具备一定的主要素质，至少要能够分清楚哪些档案资料是重要的，进而找到管理重点并且做好相关档案资料的分析整合工作。但结合实际管理现状分析，眼下负责财务档案管理的工作人员却并没有掌握财务领域的专业技能。【2】因此他们只能根据自己积累的工作经验被动的完成相关财务资料的收集整理工作，难以让针对财务档案所开展的管理工作发挥出应有作用。除了专业素质方面的问题之外，还有很多负责人员一直在消极应付自己所负责的工作。主要是因为薪资福利待遇以及工作环境难以达到预期标准，对此同样需要摆正认识。最后还需要关注相关负责人员工作理念陈旧的问题。在大部分负责人员的认识中，财务档案管理可能都只是在收集、整理、分析收支凭证和财务报告，自己不需要投入过多的时间和精力，只要保证档案资料不丢失、不受损即可。在上述观念的影响之下，即便已经制定的科学严谨的管理机制，工作人员也很少会主动将其落实到位，于是便造成了实际管理现状难有改观的局面。

（三）档案管理的信息化改革难以推进

目前，以互联网为代表的新兴技术已经在档案管理工作中得到了相对广泛的应用实践，所以应当继续推进这部分工作的信息化改革。然而需要强调的是，目前这部分工作中却依旧存在诸多问题。【3】主要是因为这方面改革的要求较高，再加上缺乏统一的改革标准，所以无论是硬件基础设施还是软件技术层面的改革都没有取得理想的效果。后续工作中，要立足于信息化档案管理模式的优势完成这部分工作的创新改革，以提高改革效果。

二、解决上述问题，推进财务档案管理改革的策略分析

（一）优化管理制度

基于瞬息万变的工作形势，需要从优化管理制度着手推进这部分工作的创新改革，进而营造出全新的档案管理格局。首先，要确定下财务档案管理的基本流程，让相关负责人员和事业单位内部的财务明确各个环节需要完成的工作以及工作标准。以财务档案资料的分类汇总为例，先要做好相关档案资料的分类工作，具体可以分成凭证、账簿、报告、合同以及其他档案这几类。【4】待完成分类工作之后，需要确定相关档案资料的保密程度并且根据实际工作需要制定完善的审核制度。在存档环节的工作中，要根据财务资料的零散程度、调用频率来选择合适的装订方式，以延长相关档案资料的保存和使用期限。以上述工作为基础，还需要明确相关负责人员的工作职责，进而对其工作行为进行监督约束，提高其工作效率和工作积极性。要注意做好档案管理人员的考核激励，引导其为事业单位的转型发展贡献出自己的力量。

（二）做好人才培养工作

财务档案管理的特殊性决定了相关负责人员的专业素质会直接影响到管理效果，因此需要做好这方面的人才培养工作，进而营造出全新的档案管理格局。首先，应当通过职业道德层面的培训教育活动来提高相关负责人员对自己所负责的工作的关注度，以端正其工作态度、约束其工作行为。其次，需要通过工作技巧方面的培训活动来提高相关负责人员的专业技能，进而帮助其适应全新的工作形势。期间，需要结合相关档案管理岗位的实际任职需要制定科学严谨的培训计划，以保证培训效果。在条件允许的情况下，可以选派表现优异的档案管理人员外出学习，加强与同类型单位的沟通交流，引进全新的档案管理模式和管理经验。之后还可以尝试邀请相关领域内的专业来单位进行讲座，进而帮助相关负责人员打开思路，提高档案管理效率。【5】应当以管理制度为依托努力实现相关培训活动的制度化、常态化，进而提高管理效果。如果在岗管理人员不了解财务会计方面的知识，那么为了让其更好的开展工作，则必须要通过有针对性的培训活动来弥补其在这方面存在的短板，帮助其适应日渐复杂化的工作局势。

（三）对管理制度的落实执行情况进行监督

以完善档案管理制度为基础，还应当做好相关管理制度落实执行情况的监督工作，进而营造出全新的档案管理格局。这需要由单位内的财务部门和档案管理部门共同牵头制定完善的监督审查机制，重点在于通过对档案资料的审查来明确相关负责人员落实各项管理制度的情况。在设置监督审查机制之余，还应当建立必要的激励和奖惩工作。如果发现工作中存在疏漏或短板，那就需要直接向当事人追责并且按照预先制定的管理制度对其进行惩罚。部门领导要定期对相关负责人员进行绩效考评，若发现有消极怠工的问题，要进行适当的处罚。当然，对表现积极、工作业绩突出的员工也需要进行适当的奖励，进而在单位内部营造出宽松、融洽的档案管理秩序。

（四）推进档案管理信息化改革

要积极推进互联网技术在财务档案管理中的应用实践，以弥补传统管理模式的缺陷，提高管理效率。在此基础上，还需要进一步推进档案内部的电子档案管理改革，利用电子档案、数字档案替代原有的纸质档案，进而实现对于各项财务支出数据的精准把控，提高资金利用效率。这方面的改革中，需要加大资金投入，及时更新相应的管理设施、购置先进的计算机设置，组建高效的数字化档案管理系统，进而使财务档案资料实现在单位内部的高速流通。

总结：财务档案管理是事业单位日常运营管理中涉及到的非常重要的一部分工作，所以要提高关注度。在此基础上，财务档案的特殊性也决定了其管理工作中依旧存在诸多问题，因此应当在解决现存问题的基础上推进相关细节工作的优化改革，进而营造出全新的管理格局。前文中笔者对这类问题进行了研究阐述，希望能够为相关工作的创新优化调整带来新启示。